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Celebra mejores reuniones en Teams con una sola aplicación

By Audrey Quiteves on 28 de octubre de 2022 12:10:36 BST

A principios de 2022, Microsoft Teams anunció oficialmente que había superado los 270 millones de usuarios activos en su plataforma de colaboración. Con un crecimiento tan meteórico, MS Teams es ahora la plataforma de colaboración y comunicación empresarial más popular, superando a Slack y Zoom.

La herramienta de mensajería empresarial de Microsoft se enorgullece de sus capacidades de colaboración inteligente y en equipo, como las integraciones con otras aplicaciones de Office 365 como Outlook y SharePoint. Sin embargo, la preparación de las reuniones puede seguir siendo complicada con todas las aplicaciones de MS abiertas para hacer las cosas.

No hay un enfoque único para la colaboración, pero las reuniones de MS Teams pueden prepararse y ejecutarse sin esfuerzo con un solo software integrado, lo que garantiza que no se comprometa la calidad. Siga leyendo para saber más.

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¿Cómo pasar de una mentalidad individual a una colaborativa?

By Darren Walker on 12 de septiembre de 2022 15:19:03 BST

Colaboración. Es una palabra de moda en las empresas que ha cobrado aún más importancia a raíz de la pandemia. Trabajar juntos impulsa el éxito, y corresponde a los empresarios y a los jefes de equipo asegurarse de que se fomenta una cultura de colaboración.

El problema es que las empresas suelen pensar que han creado un entorno que promueve el trabajo en equipo. Pero en realidad, sólo han tocado la superficie. La necesidad de actualizar las operaciones, cambiar los procesos y pasar realmente de una mentalidad individual a una de colaboración es esencial para el éxito.

¿En qué consiste la mentalidad de colaboración?
Fomentar una mentalidad de colaboración en una empresa puede hacer que la plantilla sea más feliz, más sana y mucho más productiva de lo que sería sin una mentalidad de trabajo en equipo. La colaboración en la empresa se compone de algunos elementos: la cultura del lugar de trabajo, la fijación de objetivos y la comunicación transparente.

Una mentalidad de colaboración significa trabajar juntos hacia un objetivo común. A menudo, los empleados individuales se encuentran distanciados unos de otros porque la dirección exige resultados sin un liderazgo que los apoye. La colaboración en el trabajo tiene que venir de arriba.

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Cómo llevar a cabo una reunión del consejo mediante videoconferencia

By Darren Walker on 8 de septiembre de 2022 15:47:47 BST

Las reuniones a distancia y las herramientas de videoconferencia ayudan a las empresas a colaborar y tomar decisiones importantes con rapidez, independientemente de las circunstancias. Esto también se aplica incluso a los directores y a las reuniones de su consejo de administración. Con la tecnología y el enfoque adecuados, las reuniones del consejo a distancia pueden ser tan eficaces como las reuniones en persona. Ahora bien, ¿cuáles son las mejores prácticas que los directores tienen que tener en cuenta a la hora de llevar a cabo una reunión del consejo de administración mediante videoconferencia?

1. Antes de la reunión
Elija el software correcto
Los preparativos comienzan con la elección del software y las herramientas de videoconferencia adecuados para celebrar la reunión del consejo de administración a distancia.

Se recomienda una solución que sea segura y cómoda y que facilite la colaboración. Dado que se discutirá la documentación de la empresa, una solución que permita a los participantes trabajar y colaborar en los documentos amplificará la experiencia de la reunión de la junta directiva.

Asimismo, considere las funciones disponibles frente a las que necesitará para llevar a cabo una reunión de junta eficaz. Un software lleno de funciones poco utilizadas puede resultar demasiado complicado para los participantes y generará costes elevados. Elija soluciones funcionales y eficaces, como el software de gestión de reuniones del consejo de administración de Convene, compatible con las videoconferencias.

¿Nuevo en el software para reuniones del consejo de administración? Lea nuestra guía para principiantes sobre el software para las reuniones de la junta.

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Registros de Auditoría: qué son y por qué son importantes para la seguridad del software

By Lucy Palmer on 10 de junio de 2022 15:34:27 BST

Los registros de auditoría son esenciales para dirigir una organización con éxito. Le ayudan a seguir la seguridad, administración, gobernanza y cumplimiento de la normativa. Si algo va mal, la pista de auditoría es el primer lugar en el que debe buscar respuestas.

Por ello, es importante asegurarse de que sus registros de auditoría sean de la máxima calidad. Aunque al principio parezca posible tomar atajos, esto se volverá en su contra en caso de que se produzca una violación de datos o una mala conducta.

Consiga que sus registros de auditoría sean correctos a la primera siguiendo estos prácticos consejos:

Mantenga la claridad
Ante todo, su pista de auditoría debe estar diseñada para ser clara. Incluya sólo lo esencial y asegúrese de que se presenta de forma clara y eficaz.

La tecnología ha facilitado mucho este proceso. Antes, había que escribir a mano páginas de documentos, lo que convertía la coherencia en un verdadero reto. Ahora, basta con unos pocos clics para generar un informe.

Sin embargo, incluso con la tecnología, hay una gran variedad de software disponible y no todos tendrán el mismo nivel. Asegúrese de que el software que seleccione formatee los datos de manera profesional.

Una forma de evaluar la claridad del software es a través de los comentarios de los clientes. Cuando se trata de reuniones, asegúrese de que los clientes destacan la posibilidad de descargar y visualizar claramente cada documento.

Compruebe dos veces los detalles
Las actas digitales pueden ahorrar tiempo y energía, pero aún así es necesario revisarlas. A veces, hay errores evitables que podrían haberse solucionado con un breve repaso. Esto es poco profesional y puede resultar problemático en caso de incumplimiento.

Un ejemplo claro de ello son las marcas temporales. Si los relojes de su sistema no están sincronizados al minuto, puede haber variaciones de tiempo. Este tipo de error no es "culpa" del sistema, pero puede tener importantes implicaciones en el futuro.

Hay muchos otros errores que pueden obstaculizar la claridad y la precisión. La ortografía y la gramática, los conjuntos de datos duplicados y muchas otras cuestiones pueden aclararse con una simple revisión. No lo deje al azar y revise su pista de auditoría con regularidad.

Haga una copia de seguridad de sus datos
Hacer una copia de seguridad de sus datos es absolutamente crucial cuando se trata de pistas de auditoría. Este es su registro de cumplimiento y sin él pone a su empresa en riesgo.

Asegúrese de hacer una copia de seguridad de su registro de auditoría a través de una fuente de confianza. Esto puede ser a través de un software de alojamiento en la nube (como el almacenamiento de AWS) o en una ubicación remota.

Lo ideal es que cualquier software que utilice realice copias de seguridad automáticas diarias. Esto puede ayudar a garantizar que no se guarden datos obsoletos, lo que facilitará el seguimiento de los documentos.

Dar prioridad a la seguridad
Una de las principales ventajas de la auditoría digital es la seguridad. Los documentos en papel nunca han sido seguros, ya que pueden ser leídos por cualquiera. La era digital ofrece una nueva oportunidad para proteger su pista de auditoría del riesgo de infracción.

Tal y como se ha comentado anteriormente, no hay que menospreciar la importancia de mantener la integridad de la auditoría. No tiene sentido tener una pista de auditoría perfectamente clara si cualquier persona de la empresa puede editarla a voluntad.

El sistema que utilice debería tener un sistema basado en permisos para garantizar la integridad de los datos. También sería útil disponer de informes de uso detallados para poder ver los cambios históricos.

Dar prioridad a la seguridad también implica ponerse en contacto con los procesadores de datos que utilice para asegurarse de que mantienen los estándares. Cualquier empresa con la que trabaje debería tener la acreditación CMMI de nivel 5. Deberían emplear software con encriptación de 256 bits, que es el nivel de seguridad más alto disponible.

¿Cómo puede Convene ayudarle a crear un registro de auditoría eficaz?
Los registros de auditoría son una parte clave de su proceso de gobernanza, por lo que es esencial que sean coherentes y eficaces. Si sigue estos consejos, estará en camino de crear una pista de auditoría de buena calidad.

Los registros de auditoría digitales son el tipo de registro de auditoría más eficaz.

Un portal para juntas directivas como Convene puede ayudar a su organización a crear un registro de auditoría eficaz. El software integral fue concebido para agilizar la comunicación y mejorar sus procesos administrativos. Desde la agenda hasta la auditoría, puede asegurarse de que todo su equipo está en la misma página.

Si desea saber más sobre cómo Convene puede ayudar a su empresa, lea las historias de éxito de nuestros clientes o reserve una prueba gratuita hoy mismo.

Topics: Portal de Juntas Directivas
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¿Por qué los bancos eligen a Convene?

By Lucy Palmer on 9 de junio de 2022 17:41:56 BST

A medida que el sector financiero avanza hacia el futuro, la tecnología desempeñará un papel crucial en la mejora de las prácticas bancarias. En Convene, entendemos lo importante que es para los bancos confiar en el software que utilizan. Por eso estamos tan orgullosos de la cantidad de bancos que han elegido a Convene.

Hemos reunido algunas de las razones clave por las cuales han elegido Convene:

Convene transforma los obsoletos procesos internos
Conforme el sector financiero avanza hacia el futuro, muchos bancos se están percatando de que necesitan desprenderse del software obsoleto para mejorar los procesos internos. Convene está diseñado para mejorar la colaboración en todas las fases del proceso administrativo. Este software, creado específicamente, ofrece la alternativa perfecta a las prácticas anticuadas e ineficaces.

Así lo señaló Chris Spanias, arquitecto de soluciones de Tesco Bank: 'Antes de Convene, nuestros administradores tenían que imprimir los paquetes de reuniones y utilizar el antiguo software. Esto anulaba el propósito de la digitalización y sólo aumentaba la carga de trabajo para ellos. Convene ha ahorrado tiempo a nuestros administradores y ha aumentado la eficacia a la hora de organizar reuniones".

La interfaz intuitiva de Convene es fácil de implementar
La complejidad de los asuntos que manejan los bancos durante las reuniones del consejo de administración hace que los directores no necesiten añadir a su trabajo la complejidad de un software confuso. La interfaz de Convene es fácil de usar, por lo que incluso los miembros más tecnófobos del Consejo de Administración pueden hacerse con ella fácilmente.

En palabras de Christina Giannopoulou, del Piraeus Bank: "Era importante para nuestros miembros poder acceder a la información con facilidad y compartir documentos importantes durante las reuniones. Nos gustó mucho la interfaz de usuario de la aplicación Convene, y la encontramos muy fácil de usar'.

Convene cumple con altos requisitos de seguridad
Los bancos no pueden permitirse correr riesgos con sus datos, ya que tienen un deber con sus clientes. Con la encriptación AES de 256 bits y la acreditación CMMI de nivel 5, Convene está diseñado para responder a las amenazas de ciberseguridad en evolución. Para saber más sobre el sistema de protección de datos de última generación de Convene, eche un vistazo a nuestra gama de características de seguridad.

Convene mejora la colaboración a distancia
El objetivo principal de Convene es agilizar la comunicación y crear reuniones más dinámicas. Muchos bancos aprecian la posibilidad de reunir a sus miembros a distancia, especialmente tras la pandemia.

Tal y como observó Afonso Cardoso de Menezes, secretario de empresa del Bison Bank: 'Convene facilita y fomenta una colaboración internacional vital que es fundamental para el éxito. La información es ahora accesible para los miembros del Consejo de Administración a nivel internacional en un instante".

Una comunicación fluida está en el centro de la transformación financiera, y nuestro software lo hace más sencillo que nunca. Convene es un galardonado portal para juntas directivas diseñado para digitalizar y agilizar sus procesos de reunión de principio a fin. Nuestras completas funciones incluyen

-Una Biblioteca de Documentos con acceso basado en roles para garantizar la protección de sus documentos sensibles.
-Un registro de auditoría integrado, para que pueda estar seguro de que cumple con todas las normativas.
-Videoconferencia integrada, para que pueda pasar del trabajo remoto al híbrido sin problemas, sin dejar de ver el paquete de la junta directiva en una sola pantalla.
-Encuestas, con opción de anonimato, para que pueda conocer la opinión de sus empleados.
-Funciones de accesibilidad, incluyendo la conversión de texto a voz, lo que nos convierte en el principal portal de juntas directivas accesible.

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Aumente la eficacia en procesos posteriores a la reunión de su junta

By Karenina Lyons on 2 de junio de 2022 15:31:10 BST

Durante las reuniones de la junta directiva, los directores fijan objetivos y estrategias , y resuelven cuestiones críticas que requieren atención urgente. Pero en realidad, la optimización del rendimiento de la organización no termina durante las reuniones de la junta. Lo que ocurre fuera de las reuniones es igual de importante que lo que ocurre durante las reuniones del consejo.

La mayoría de las veces, los directores necesitan tiempo para reflexionar antes de tomar una decisión acertada. Además, su ajetreada agenda dificulta el seguimiento de las acciones que hay que llevar a cabo. Por eso, el consejo, con la ayuda de los secretarios de empresa y los administradores del directorio, debe simplificar el flujo de trabajo para llevar a cabo las decisiones incluso fuera de la reunión.

Las ventajas de un flujo de trabajo eficaz después de la reunión

Topics: Gobernanza
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¿Por qué las organizaciones sanitarias eligen Convene?

By Lucy Palmer on 25 de mayo de 2022 13:18:54 BST

 En los últimos años, los proveedores de servicios sanitarios se han visto sometidos a una presión sin precedentes. El tiempo, el dinero y la inspiración se han estirado al máximo. En Convene, hemos apoyado a numerosos clientes para que cumplan su misión ahorrando valiosos recursos y mejorando su gobernanza clínica.

Hemos reunido algunas de las razones por las que han valorado una solución de gestión de reuniones como Convene:

Convene hace que la administración sea más eficiente
Aumentar la eficacia de la administración previa a las reuniones es una de las principales razones que mencionaron nuestros clientes para elegir Convene. Como dice Gerry Crow, miembro de la junta directiva y responsable de desarrollo empresarial del Mary Stevens Hospice: 'Después de nuestras reuniones de la junta directiva, volvía a salir mucho papeleo para confirmar las decisiones, que a veces se perdía en el correo. Teníamos papel por todas partes'.

Con Convene, los administradores pueden componer el paquete de reuniones con un simple arrastrar y soltar. El intuitivo creador de agendas significa que ya no tienen que perder horas en la preparación. Muchos de nuestros clientes citaron mejoras tangibles en sus procesos internos.

En palabras de Anne Greaves, responsable de comunicación digital de Sheffield Children's NHS Foundation Trust: "El tiempo administrativo que Convene ha ahorrado es increíble. Antes tardaba unas cinco horas en preparar los paquetes para una reunión de la junta directiva. Ahora se tarda unos 30 minutos".


Convene simplifica el mantenimiento de registros
Convene no es sólo para la preparación de las reuniones. El software está diseñado para ayudar a las organizaciones en todas las fases del proceso. Esto resuena en las organizaciones sanitarias que necesitan un servicio fiable para hacer mejor su trabajo.

Este es otro aspecto que destacó Gerry Crow, del hospicio Mary Stevens: antes de Convene, una de sus mayores dificultades "era que no teníamos un repositorio de información accesible. Cuando llegaban nuevos miembros del personal o de los fideicomisarios, podían ir a los archivos a buscar copias impresas de los paquetes de reuniones y documentos, pero nunca eran de fácil acceso y a menudo resultaban imposibles de encontrar'.

Con Convene, las organizaciones tienen acceso a una biblioteca de documentos en la que pueden almacenar archivos de forma segura. Se trata de un sistema accesible que permite a los usuarios con los permisos adecuados añadir, editar y eliminar archivos en un instante. Cuando se trata de mantener registros, esto es esencial para la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento de la normativa.

Convene cumple con los requisitos de alta seguridad
Las organizaciones sanitarias tienen un deber con sus pacientes y no pueden permitirse correr riesgos con los datos personales. Con un cifrado AES de 256 bits y la acreditación CMMI de nivel 5, Convene está diseñado para responder a las amenazas de ciberseguridad emergentes. Para saber más sobre el sistema de protección de datos de última generación de Convene, eche un vistazo a nuestras características de seguridad.


Convene se adapta a las necesidades de la organización
Cada organización sanitaria es diferente y, por tanto, tiene necesidades y expectativas distintas. La implementación de Convene es flexible y permite a los clientes sacar el máximo provecho de su software.

Esta fue una ventaja que destacó Anne Greaves, del Sheffield Children's NHS Foundation Trust. Uno de los factores que influyeron en la adopción de Convene por parte de los fideicomisos de hospitales infantiles ha sido que "el software es multiplataforma y funciona en Android, Windows y iOS. Además, tuvimos la sensación de que había mucha más flexibilidad a la hora de hacer que Convene avanzara y se adaptara a nuestras necesidades'.

Convene ofrece una asistencia dedicada las 24 horas del día para cualquier pregunta. Aunque nuestro software intuitivo hace que haya pocos problemas, entendemos lo importante que es para las organizaciones sanitarias recibir asistencia en el momento en que la necesitan.

¿Cómo puede Convene apoyar a su organización sanitaria?
Convene es un galardonado portal para juntas directivas diseñado para digitalizar y agilizar sus procesos de reuniones de principio a fin. Nuestras completas funciones incluyen:

-Una biblioteca de documentos con acceso basado en roles para garantizar la protección de sus documentos sensibles.
-Un registro de auditoría integrado, para que pueda estar seguro de que cumple con todas las normativas.
-Videoconferencia integrada, para que pueda pasar del trabajo remoto al híbrido sin problemas, sin dejar de ver el paquete de la junta directiva en una sola pantalla.
-Encuestas, con opción de anonimato, para que pueda conocer la opinión de sus empleados.
-Funciones de accesibilidad, incluyendo la conversión de texto a voz, lo que nos convierte en el principal portal de juntas directivas accesible.

Topics: Portal de Juntas Directivas
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¿Qué significa una integración con Microsoft Teams?

By Gabriella Mangham on 25 de mayo de 2022 13:17:47 BST

Convene está disponible totalmente integrado con Microsoft Teams, pero puede que estés confundido en cuanto a lo que esto significa.

¿Qué significa "integrado"?
En términos de software, integrado significa un conjunto de herramientas diseñadas para trabajar en programas estrechamente relacionados. Esto significa que el resultado de un software puede ser fácilmente compartido entre otras aplicaciones. Un grupo de software integrado en una aplicación crea una suite, como Microsoft Office, o ahora Microsoft Teams.

¿Cuál es la diferencia entre integración y extensión?

Una extensión de software es un complemento de un módulo de software sin modificarlo y una integración es añadir un módulo de software en un sistema de software existente. Esencialmente, una extensión es un accesorio para el software y una integración se convierte en una nueva característica dentro del software.

¿Qué características de Convene están disponibles integradas con Microsoft Teams?

Todas las funciones de reunión de Convene están disponibles completamente integradas con Microsoft Teams.

Esto incluye

Programador de reuniones
Calendario de reuniones
Creador de agendas
Notificaciones de reuniones
Generador de paquetes de juntas digitales
Seguimiento e informes de asistencia a las reuniones
Elementos de acción
Firma electrónica
Aprobaciones y votaciones
Encuestas
Audio/vídeo conferencia
Creación y edición de documentos

Topics: Convene in Teams
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¿Por qué los despachos de abogados eligen Convene?

By Lucy Palmer on 17 de mayo de 2022 16:08:14 BST

En Convene, reconocemos la importancia de la responsabilidad y la fiabilidad en el sector jurídico. Por eso estamos tan orgullosos de la cantidad de firmas de abogados que han elegido nuestro software para mejorar sus reuniones.

A continuación, hemos reunido algunas razones por las que nuestros clientes han elegido Convene:

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¿Qué es el Día de la Tierra?

By Gabriella Mangham on 21 de abril de 2022 16:25:57 BST

Hoy, 22 de abril, el mundo celebra el Día de la Tierra, pero ¿qué es exactamente?

El Día de la Tierra es un acontecimiento anual que comenzó en 1970, diseñado para celebrar el nacimiento del movimiento medioambiental moderno. Contribuye a poner de manifiesto la importancia de nuestro planeta y a concienciar sobre el calentamiento global y otros problemas relacionados con la destrucción de nuestro medio ambiente.

Cada Día de la Tierra tiene un tema, el de este año es "Invertir en nuestro planeta".

¿Qué significa "Invertir en nuestro planeta"?
Se trata de las inversiones físicas y monetarias necesarias para lograr un cambio. Tu energía y tu tiempo pueden marcar la diferencia. Citando al propio Día de la Tierra, tenemos que "actuar (con audacia), innovar (ampliamente)e implementar (equitativamente)".

¿Cómo puede su organización "Invertir en nuestro planeta"?
La mejor manera de marcar la diferencia es con un plan ESG claro. Se puede conseguir un impacto mínimo en el medio ambiente invirtiendo en el tipo adecuado de proveedores de energía, software, tecnología y sistemas de información.

También debes tener en cuenta los efectos secundarios de tu producción. Por ejemplo, si utilizas un proveedor de computación en la nube para tu software, ¿cómo están compensando su producción de carbono? AWS, de Amazon, tiene como objetivo utilizar energía 100% renovable para los servidores de la nube en 2025, lo cual es una de las muchas razones por las que los elegimos para alojar nuestros productos.

¿Cómo puede Convene ayudar al plan ESG de su organización?

Topics: ESG
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5 razones para elegir Convene en lugar de otros portales de juntas

By Karenina Lyons on 18 de abril de 2022 12:56:27 BST

Hace poco más de una década, el concepto de portal de juntas directivas era inexistente. Ahora se reconoce como parte de un mercado de rápido crecimiento, el tamaño del mercado d portal de juntas espera un aumento de 2849,7 millones de dólares para 2026. Asimismo, el informe muestra que la demanda global de soluciones para juntas directivas sigue aumentando a medida que más y más empresas integran la tecnología basada en la nube con los sistemas de portales.

El mercado de los portales para juntas directivas

Topics: Portal de Juntas Directivas
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¿Cómo tener una buena gobernanza durante el periodo de Pascua?

By Gabriella Mangham on 13 de abril de 2022 14:59:46 BST

Las vacaciones de Semana Santa son un tiempo bien merecido para descansar y reajustar, pero es posible que tenga que lidiar con mucho estrés en los momentos previos y posteriores a los 4 días de descanso. También es posible que algunos miembros de su equipo se tomen tiempo libre en estas fechas para aprovechar al máximo sin utilizar demasiadas vacaciones.

Para ello, es necesario que tenga una buena gobernanza en el periodo anterior y posterior a la Semana Santa.

     1. Tenga una buena gestión del tiempo:
Cuando la gente se tome vacaciones, es posible que tenga más tareas de lo normal. Si no tiene ninguna tarea de alta prioridad, puede ser útil empezar primero con los trabajos más pequeños. Otro consejo importante es dividir las tareas más grandes en pasos para que resulten menos abrumadoras. Si todavía tienes reuniones, puedes reservar un tiempo en tu calendario para centrarte en determinados elementos de tu lista de tareas.

Si tienes la suerte de tomarte unas vacaciones en este periodo, intenta asegurarte de que todas las tareas urgentes están terminadas antes de irte.


     2. Celebrar en la oficina:
La moral del equipo es importante para el éxito, y nada hace más feliz a la gente que el chocolate. En los días previos a la Semana Santa, puede organizar una venta de pasteles para una organización benéfica de su elección o una mini búsqueda de huevos de Pascua. Este tipo de ejercicios de creación de equipos puede ayudarle a centrarse en la S de ESG.

Si su empresa trabaja a distancia, puede crear fondos con temática de Pascua o enviar una tarjeta electrónica.


     3. No te preocupes por las cosas pequeñas:
Es el momento de centrarse en los detalles. Con menos gente en la oficina, puedes dedicar más tiempo a tus tareas y menos a las distracciones o a las reuniones. Perfeccione sus documentos, ponga las palabras correctas y actualice cualquier información. Acabamos de entrar en un nuevo año fiscal, ¡así que será esencial asegurarse de que todo está en orden para el año que viene!


     4. Delega sabiamente:
Si eres el responsable de repartir las tareas, ¡asegúrate de revisar el calendario! No querrás dar tareas de alta prioridad a quienes se están tomando un tiempo libre. Del mismo modo, debes asegurarte de no sobrecargar a los que están trabajando durante este periodo. Asignar elementos de acción con plazos adecuados significa que todo el mundo puede trabajar eficazmente.


     5. Priorice la seguridad:
Puede que te des cuenta de que empiezas a centrarte en otros elementos o que el ambiente de trabajo se relaja tanto que dejas escapar las pequeñas cosas, pero también debes tener en cuenta el protocolo de seguridad, sobre todo si tratas con datos de categoría especial. Contar con un software que sea intuitivo y seguro puede ayudarte a mantener las mejores prácticas.


¿Cómo puede Convene mejorar su gobernanza a lo largo del año?

Topics: Portal de Juntas Directivas
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¿Qué incluir en una encuesta de empleados?

By Gabriella Mangham on 6 de abril de 2022 17:27:30 BST

Si desea conocer en detalle la opinión de sus empleados, una encuesta a los mismos es el lugar donde debe comenzar. Aunque parezca un término sencillo, para mayor claridad, empecemos por definir qué es exactamente una encuesta de empleados.

¿Qué es una encuesta de empleados?
Una encuesta a los empleados es una herramienta para obtener un consenso y comentarios sobre el compromiso, la moral y la participación de los empleados. Esta información suele recogerse de forma anónima, lo que permite a la dirección obtener una visión realista de las condiciones de trabajo.

¿Qué preguntas debe hacer a sus empleados?
Es necesario entender cómo se sienten realmente sus empleados en su entorno de trabajo. Pero primero es necesario decidir si necesita preguntas específicas del sector o generales sobre el lugar de trabajo.

Lo más importante es que las preguntas deben ser siempre muy específicas y claras. Además, cada pregunta debe tener un propósito. También hay que asegurarse de que no haya lugar para la ambigüedad en lo que se pregunta.

Esto significa que las preguntas que formule no deben ser demasiado capciosas, ya que quiere respuestas sinceras. Esto le ayudará a obtener información sobre lo que importa a sus empleados. Por ejemplo, si ha introducido un nuevo programa informático, pregunte "¿qué le parece el programa x?" en lugar de "¿le gusta el programa x?".

También debe evitar cualquier tipo de pregunta de doble sentido o de dos partes. Por ejemplo, "¿Cree que tenemos un ambiente de trabajo agradable que le motiva de forma efectiva?", es decir, preguntar si hay un ambiente de trabajo agradable y uno motivador. Necesita respuestas sencillas y concisas que se centren en una cuestión específica, sería mejor decidir qué pregunta es más importante para usted o dividir esta pregunta en dos.

A continuación, algunos ejemplos de preguntas que podría utilizar:

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¿Por qué las universidades eligen Convene?

By Lucy Palmer on 6 de abril de 2022 15:07:27 BST

El rol de las universidades en el intercambio de conocimientos es esencial mientras el mundo trabaja por un futuro mejor. En Convene reconocemos la importancia de la comunicación y la colaboración. Por eso estamos tan orgullosos de la cantidad de instituciones académicas que han decidido adoptar nuestro software.

Más de 300 instituciones académicas, como la Universidad de Warwick y la LSE, ya confían en Convene. ¿Qué es lo que hace que Convene sobresalga con respecto a otro software de gestión?

Convene cumple con altos estándares de seguridad

Topics: Portal de Juntas Directivas
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¿Cómo construir la agenda perfecta?

By Lucy Palmer on 31 de marzo de 2022 11:00:35 BST

Una agenda de reuniones eficaz es el núcleo de cualquier reunión. Para lograr la mejor colaboración, una Junta Directiva debe saber a dónde va. No tiene sentido presentarse el día de la reunión y esperar lo mejor.

Antes de emprender cualquier acción, hay que saber qué temas hay que tratar y cómo se van a abordar. Hemos reunido algunos consejos clave para responder a estas preguntas y mejorar la comunicación dentro de su organización.


     1.Mantenga la consistencia

Topics: Reuniones virtuales
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¿Por qué son importantes las anotaciones en las reuniones?

By Gabriella Mangham on 21 de marzo de 2022 15:51:52 GMT

Tu memoria puede desvanecerse, pero las anotaciones de las reuniones son para siempre.

Tomar buenas anotaciones para y durante las reuniones puede ayudarte a mantener las discusiones más productivas, pero puede ser difícil saber qué anotar. Por eso es importante saber qué información es necesaria y cuál no.

 ¿Cómo tomar buenas anotaciones antes de una reunión?
Cuando reciba el dossier de la Junta Directiva, es recomendable que lo revise lo antes posible y destaque lo que le parezca más importante o aquello sobre lo que necesite saber más.

Luego, cuando tenga tiempo de revisar los documentos de la reunión en detalle, debería escribir anotaciones privadas de lo que le gustaría discutir en las reuniones. Esto debería incluir:

Topics: Portal de Juntas Directivas
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¿Cómo programar el horario perfecto para las reuniones?

By Lucy Palmer on 14 de marzo de 2022 16:02:13 GMT

Reunir a tu equipo es crucial para avanzar en los negocios, pero a veces puede ser un reto. Cuando todo el mundo está ocupado, no es fácil encontrar una fecha y una hora que funcionen. Todos hemos visto lo difícil que puede ser trabajar con diferentes horarios.

Pero sólo porque sea un reto, no significa que no merezca la pena el esfuerzo. Una reunión bien programada puede mejorar la colaboración entre las partes y apoyar a su organización.

Para ayudarle a mejorar su calendario de reuniones, hemos reunido cinco consejos útiles:

Planifique con antelación

La preparación es uno de los aspectos más importantes de la gestión de cualquier organización. Cuando se trata de programar una reunión, no se puede dejar para el último momento. Todo el mundo tiene responsabilidades que atender, y planificar con antelación le dará las herramientas necesarias para gestionar el tiempo de forma adecuada.

La otra ventaja de planificar con antelación es que puedes entender mejor cuándo debe tener lugar la reunión. Si se echa un vistazo al calendario, es posible tener en cuenta las tendencias estacionales. Esto puede incluir cosas como la temporada alta, los cambios en la gestión, las revisiones de personal o el nuevo año fiscal.

Aprenda del pasado

Cada empresa tiene una historia única de colaboración de la que puede servirse. Tome nota de cuándo la hora de la reunión funciona para todos y cuándo no. Si ves que falta energía en una reunión concreta, puede haber una razón para ello.

Recuerda que siempre puedes pedir opiniones. Esperar a que el equipo se dirija a ti con sus quejas fomentará una mentalidad negativa. Al preguntarles directamente por los mejores momentos, puede asegurarse de que estarán preparados y entusiasmados con la reunión.


Manténgase flexible

Como hemos mencionado, la planificación por adelantado es crucial. Sin embargo, el pasado año nos ha demostrado que las cosas pueden cambiar. Hay que ser capaz de adaptarse si las cosas no salen como uno quiere y un poco de flexibilidad mejorará su estructura organizativa. Esto es especialmente importante en la era de Covid-19, en la que los cambios en la normativa pueden afectar a la capacidad de reunión.

El trabajo online facilita mucho las cosas, ya que puedes elegir una fecha y una hora que funcionen para todos. Dependiendo de la naturaleza de tu empresa, la adaptabilidad puede ser más o menos importante. A la hora de planificar tu calendario, tienes que encontrar un equilibrio entre estabilidad y flexibilidad.

Una forma de equilibrar esto podría ser establecer reuniones más regulares y flexibles con el comité ejecutivo. Se trata de un pequeño equipo formado por los miembros más importantes que puede ocuparse de los asuntos con poca antelación. De este modo, las reuniones de la Junta Directiva quedarán libres para debatir los problemas a largo plazo de la empresa.

Una de las principales ventajas del trabajo a distancia es la posibilidad de adaptarse a los cambios a medida que se producen. Aprovecha esta ventaja.


Compruebe las zonas horarias

Otra ventaja de las reuniones a distancia es que tu equipo puede reunirse desde cualquier parte del mundo. Sin embargo, a menudo es fácil olvidarse de las zonas horarias. Cuando pases a una reunión online, asegúrate de elegir una hora que se adapte a todos.

No se trata sólo de asegurarse de que la reunión empiece a una hora razonable (y evitar las reuniones a las 3 de la madrugada). También se trata de considerar la duración de la reunión y hacer los ajustes necesarios. Tal vez su equipo esté dispuesto a trabajar hasta tarde, pero no hará el mejor trabajo al estar demasiado agotado.

Envíe las invitaciones con antelación

El momento adecuado para la reunión sólo es perfecto si todo el mundo está preparado. Incluso si has hecho todo lo que hay en esta lista y has fijado la fecha ideal, no sirve de nada si tu equipo no es consciente de esa fecha. Presta atención a cuándo envías las invitaciones. Si es demasiado tarde, es posible que no puedan gestionar su tiempo de forma eficaz.

Todo lo que hay en esta lista se aplica al momento en que se envían las invitaciones. No envíes las invitaciones a última hora de un viernes a menos que sea necesario. Si la mitad de tu equipo se encuentra en una zona horaria con cuatro horas de retraso, presta atención a cuándo les sería útil recibir la información.

¿Cómo puede Convene ayudarle a programar sus reuniones?

Con un portal para juntas directivas como Convene, puede programar una reunión y enviar las invitaciones con unos pocos clics. Seleccione el tipo de reunión, el título, la fecha y la hora antes de añadir los puntos de la agenda, publicar y notificar a los asistentes.

También puede programar futuras reuniones con la misma plantilla. Esto mejorará la productividad de su organización y le permitirá aprender del pasado. Nuestro completo software de gestión de reuniones incluye la posibilidad de copiar la agenda y los puntos de acción pendientes de reuniones anteriores.

Convene está diseñado para apoyar a su organización en cada parte del proceso de la reunión. Desde la programación de la reunión hasta la creación de una pista de auditoría segura, puede garantizar que la comunicación sea eficaz. Para saber más sobre cómo mantener una buena gobernanza, lea los casos de éxito de nuestros clientes o póngase en contacto con nosotros hoy mismo.

Topics: Portal de Juntas Directivas Reuniones virtuales
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Herramientas de colaboración junto a un portal de juntas directivas

By Gabriella Mangham on 10 de marzo de 2022 13:16:06 GMT

Anteriormente, las herramientas de colaboración como Microsoft Teams debían utilizarse por separado de un portal para juntas directivas, pero eso ya no es así. Con Convene in Teams, puede cambiar sin problemas entre la seguridad de un software de gestión de juntas directivas y la flexibilidad de las herramientas de colaboración online.

¿Por qué las herramientas de colaboración no pueden sustituir a un portal para juntas directivas?

Topics: Convene in Teams
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Consejos para que las reuniones de la junta sean impactantes en Teams

By Lucy Palmer on 2 de marzo de 2022 9:04:53 GMT

Para muchas empresas, las reuniones virtuales de la Junta Directiva son una necesidad. Apoyan la importancia de la comunicación y permiten a los equipos colaborar a cientos de kilómetros de distancia.

Microsoft Teams es una potente herramienta para simplificar el proceso de las reuniones virtuales. El software de videoconferencia permite intercambiar ideas sin tener que volar todos a un mismo lugar. A lo largo de la pandemia, muchos han adoptado el software como un nuevo estándar de comunicación.

Aunque esto conlleva muchas ventajas inestimables, el nuevo formato de las reuniones puede presentar otros retos. Hemos reunido algunos consejos clave para ejecutar una reunión remota impactante con Microsoft Teams:

     1. Preparación
Cuando se trata de reuniones remotas, la preparación es clave. Envía los materiales con suficiente antelación y asegúrate de que todos puedan acceder a ellos con tiempo suficiente. Si el equipo recibe los paquetes de la junta directiva demasiado tarde, no tendrá tiempo de leerlos a fondo antes de que comience la reunión.

También debes ser consciente de las normas legales que rigen las reuniones en línea. Esto varía según los países y las empresas, por lo que será individual para el equipo. Antes de organizar una reunión online, debes conocer las normas de seguridad de tu empresa para almacenar documentos y compartir información.

     2. Minimizar las distracciones
Una cosa que hay que tener en cuenta es que cada uno trabaja desde un entorno diferente. Cuando se está en una sala de juntas, las interrupciones se pueden controlar al instante. Esto es más difícil cuando los miembros de la Junta Directiva están a cientos de kilómetros de distancia en sus propios hogares.

En consecuencia, todos los presentes en la reunión tienen que hacer un esfuerzo. Guía a tu equipo para establecer un espacio de trabajo remoto eficaz. Puedes compartir consejos sobre cómo trabajar desde casa, para que puedan prepararse para estos retos. Además, establece un punto de contacto para cualquier problema, como la pérdida de conexión o la dificultad para acceder a los documentos.

También es importante prestar atención a las necesidades individuales de los miembros de tu Junta Directiva. Por ejemplo, asegúrate de comprobar las zonas horarias de tu equipo. Una reunión a las 9 de la mañana GMT tendrá lugar a las 5 de la mañana EST, lo que dejaría a algunos miembros en desventaja. Al atender a todos, puedes ayudarles a sentirse como si estuvieran en una misma sala.

     3. Cambia el fondo de pantalla
Esto puede parecer obvio, pero cuando estás en una sala de juntas en persona, todos tienen el mismo fondo. Esto es difícil de mantener mientras se trabaja desde casa y puede crear desafíos.

Algunas personas pueden tener una ambientación que distraiga, mientras que otras pueden no querer mostrar su casa por razones personales. Por suerte, Microsoft Teams te permite ocultar tu fondo. Puedes difuminar la imagen existente o subir una nueva.

La función es totalmente personalizable, por lo que puedes utilizar una de las imágenes proporcionadas por Teams o una propia. Puede ser una foto de tu espacio de trabajo en la oficina o una imagen de marca con el logotipo de tu empresa. Para utilizar esta función, seleccione el fondo antes de comenzar la reunión en el menú "Efectos de fondo".

     4. Controla a tus usuarios
Como las salas de juntas virtuales facilitan la comunicación, existe la tentación de enviar numerosas invitaciones. Asegúrate de no invitar a personas que no necesitan estar allí. Esto ayudará a agilizar el proceso de la reunión y a ahorrar tiempo al evitar interrupciones.

Esto también es crucial desde el punto de vista de la seguridad. Aunque las reuniones digitales de la junta directiva son más seguras que las reuniones en persona, hay que tomar precauciones. Asegúrate de no compartir documentos sensibles en un chat público si no quieres que todos los miembros tengan acceso a ellos.

     5. Aprovecha al máximo las funciones de reunión de Teams
Muchos piensan que Teams es un simple software de videoconferencia. Aunque destaca en esto, hay muchas otras funciones de las que puede beneficiarse. Estas funciones pueden incluso ayudarle a mejorar sus procesos presenciales.

Por ejemplo, la función Hand Raise puede permitir a su equipo plantear puntos de forma ordenada. No interrumpirán el flujo del orador como lo haría una interrupción vocal. Además, puedes aprovechar las herramientas de comunicación compartida, como la función de pizarra, las presentaciones de PowerPoint y las notas.

Topics: Convene in Teams
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Desventajas de Microsoft Teams y cómo solucionarlas

By Gabriella Mangham on 2 de marzo de 2022 9:00:44 GMT

La pandemia hizo que muchos vieran las ventajas del trabajo remoto o híbrido y en esta nueva era de trabajo la mayoría está recurriendo a Microsoft Teams como solución integral.

Microsoft Teams es una herramienta fantástica para el teletrabajo, pero es posible que encuentres carencias en comparación con una reunión en persona. A pesar de su utilidad, Teams presenta varios inconvenientes. En este artículo te hablamos de las desventajas de Microsoft Tems, pero también hemos recopilado 5 características que pueden ayudarte a mejorar tus reuniones de Microsoft Teams.

Desventajas de Microsoft Teams

Las principales desventajas de Miscrosoft Teams tienen que ver con carencias en los procesos propios de las reuniones de las juntas directivas, consejos de administración o asambleas de accionistas. Es decir, reuniones en las que intervienen personas con gran responsabilidad dentro de la empresa que tienen que llegar a acuerdos y tomar decisiones capitales para la empresa.

1) Documentos y vídeo en una sola pantalla

Trabajar desde casa, para la mayoría, significa hacerlo todo en una sola pantalla. Quieres ser capaz de leer los documentos por ti mismo, así como ver a la persona que está hablando.

Aunque ya estés familiarizado con la pantalla compartida, esta herramienta no es perfecta. Tienes que seguir el ritmo del presentador, lo que no es eficiente. Sería mucho más fácil si pudieras estar en la misma página que el presentador y tener la opción de leer a tu propio ritmo, todo en una pantalla.

2) Puntos de acción

A veces, en una reunión se quiere hacer un plan u organizar una reunión de seguimiento. Sin embargo, es posible que no quieras ocupar el tiempo de la reunión para hacerlo.

Aquí es donde una función de Elementos de Acción sería útil. Los puntos de acción se dirigen a personas y asuntos concretos, lo que permite centrarse en el resto de la discusión sin distracciones.

3) Anotaciones en los documentos

Junto con los elementos de acción, a veces es útil escribir notas tanto en privado como en público en el Board Pack. Una de las desventajas de Microsoft Teams es que no permite realizar anotaciones.

En un Board Pack tradicional, podrías hacer anotaciones en los márgenes. Sin embargo, en la era digital esto resulta cada vez más difícil. A veces, mezclar lo viejo con lo nuevo es necesario para la productividad.

Tomar notas en los márgenes mejora la calidad de los debates. El objetivo es que los debates sean lo más dinámicos posible y llevar un registro de los puntos tratados agiliza el proceso de toma de decisiones. Si Teams tuviera esta función, podrías centrarte en los temas importantes.

Topics: Convene in Teams
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Software de colaboración virtual: Slack, Teams y Convene

By Lucy Palmer on 2 de marzo de 2022 8:58:07 GMT

Microsoft Teams y Slack están diseñados para promover la comunicación. En los últimos 18 meses, hemos visto un rápido paso a la transformación digital. Estas plataformas virtuales son ahora un estándar para la colaboración en el siglo XXI.

Hay dos tipos de reuniones: las formales y las informales. Las reuniones formales son una parte estructurada de la toma de decisiones que se cumplen. Los consejos de administración las utilizan para garantizar que todas las decisiones empresariales se comprueban y registran de forma adecuada.

Por otro lado, las reuniones informales están diseñadas para promover una conversación fluida. Forman parte del proceso para llegar a conclusiones en virtud de la discusión colectiva.

Microsoft Teams y Slack se utilizan sobre todo para las reuniones informales. Están pensados para personas que quieren relacionarse con otras en un contexto de colaboración. Por ello, este tipo de software se puede ver en la mayoría de los dispositivos: desde teléfonos móviles hasta tabletas.


¿Cuáles son las similitudes entre Teams y Slack?

Tanto Teams como Slack parten de la idea de que el trabajo es un proceso orgánico que se ve favorecido por un enfoque colaborativo. Para que el trabajo sea eficaz, el acceso a diferentes canales es esencial. Ofrecen múltiples métodos para compartir archivos, incluyendo texto, vídeo, imágenes o mensajería instantánea.

Slack se desarrolló como una herramienta de comunicación interna para Tiny Speck y se lanzó al público en 2013. Teams se lanzó 4 años después, en 2017. Antes de este lanzamiento, Slack escribió una carta abierta a Microsoft que fue publicada en el New York Times. En ella daban 3 consejos para desarrollar el nuevo software:

Topics: Convene in Teams
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Supera las limitaciones del trabajo remoto en tus juntas directivas

By Darren Walker on 18 de febrero de 2022 16:07:44 GMT

Antes de que su empresa pueda adoptar plenamente la transformación digital, primero debe hacer frente a los diversos retos del trabajo remoto. La falta de interacciones cara a cara significa que hay ciertas limitaciones en la comunicación, especialmente en la difusión de información y el compromiso.

De hecho, un estudio de Deloitte muestra que el 75% de los trabajos remotos luchan por mantener a sus miembros conectados a medida que adoptan la configuración virtual. Esto se aplica no sólo a los empleados, sino también a los miembros del consejo de administración.

Necesitas las herramientas adecuadas para superar estos retos y preparar a tu empresa para el trabajo a distancia. Considere la posibilidad de invertir en el mejor portal de consejos de administración para su sala de juntas y la empresa.

¿Qué es un portal para consejos de administración?

Topics: Portal de Juntas Directivas Reuniones virtuales
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¡6 formas divertidas de celebrar San Valentín en tu lugar de trabajo!

By Lucy Palmer on 14 de febrero de 2022 10:09:08 GMT

¡El Día de San Valentín llegó rápidamente y el amor está en el aire! Pero, por desgracia, a menos que seas un romántico realmente entregado y te tomes tiempo libre, lo más probable es que pases el día trabajando como el resto de nosotros. La pandemia dificulta aún más las cosas, ya que no todo el mundo puede reunirse para celebrarlo en la oficina.

Ya sabemos lo que estás pensando: ¡el Día de San Valentín de este año va a ser un desperdicio! ¡De ninguna manera! Con un poco de imaginación y nuestras sugerencias, puedes hacer que el día sea especial y divertido. Reúne a tus compañeros de trabajo y coordina con ellos la programación de alguna (¡o todas!) de las siguientes ideas para tener un San Valentín sencillo y memorable.

Antes de planificar nada, asegúrate de que no estás afectando a la cultura y la ética laboral de tu empresa ni al trabajo de nadie.

Veamos cómo puedes hacer que tu San Valentín sea especial:

     1. Juega al Cupido Secreto:
Sabemos que todos los años juegas al amigo invisible en la oficina. Pero esta vez, puedes organizar una actividad divertida en la que todos los miembros del equipo sorteen un nombre y dejen a esa persona golosinas en secreto durante San Valentín. Cada persona debe adivinar quién era su Cupido Secreto. Será como celebrar de nuevo la Navidad con una dosis de amor para el día de San Valentín.


     2. Decora tu espacio de trabajo:
Haz que todos participen en la decoración de su espacio de trabajo para el día de San Valentín. Haz que cada empleado coloque diferentes elementos como serpentinas, globos y cualquier otra cosa relacionada con este día tan especial. En el día del amor, organiza una sesión de fotos digitales con el equipo para que puedan presumir de sus fondos: ¡asegúrate de que todos inunden sus redes sociales con las capturas de pantalla!


     3. Personaliza tu software:
Con programas como Microsoft Teams, puedes actualizar tu fondo con una imagen personalizada. Asegúrate de que el fondo no te distraiga demasiado. Quizás puedas hacer uno con el logotipo de tu empresa en rojo y rosa.


     4. Organiza un concurso divertido:
Puedes organizar un divertido concurso para compartir las historias de amor más interesantes o quizás un concurso de canto. Los premios podrían ser entradas de cine, una caja de bombones, una cena romántica de San Valentín para dos personas o un ramo de rosas rojas, cosas que le vendrían muy bien a cualquiera. Asegúrate de que sean premios que todos se sientan cómodos aprovechando la pandemia.


     5. Reparte bombones:
En la época anterior a Covid-19, podías tener un tarro lleno de kisses de Hershey para compartir. Hoy en día, la gente podría traer sus propios chocolates. Afortunadamente, esto funciona bien, ya que todo el mundo disfruta de diferentes golosinas. Haz que tu equipo aproveche al máximo las vacaciones dándose un capricho dulce.

Dependiendo de si se trabaja desde la oficina, desde casa o con un sistema de trabajo híbrido, se puede aprovechar la fiesta al máximo. Puedes sorprender a quien creas que es el mejor vestido, incluso si trabajas a distancia. Simplemente tendrán que esperar para recibir su premio.

Recuerde que debe tener en cuenta las alergias o los requisitos dietéticos que pueda tener la gente.

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7 consejos para realizar una Asamblea General Virtual con éxito

By David Vaquero on 3 de febrero de 2022 15:31:00 GMT

Las juntas de accionistas son la piedra angular del buen gobierno corporativo. Es a través de esta reunión donde las partes interesadas y más relevantes de la empresa ejercen influencia en la dirección de la toma de decisiones.

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Principales usuarios de un portal para juntas directivas

By Gabriella Mangham on 1 de febrero de 2022 15:22:04 GMT

Todo proceso de reunión tiene tres etapas: planificación, ejecución y resoluciones. Como tal, también hay tres usuarios principales de Convene: los que planifican, los que se reúnen y los que ejecutan.

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Elige la mejor plataforma de Asamblea General para tu organización

By Karenina Lyons on 20 de enero de 2022 14:49:26 GMT

Adaptándose a la nueva realidad COVID-19, las empresas de todo el mundo realizan cada vez con más frecuencia sus juntas generales anuales online. Con muchas soluciones disponibles para elegir, escoger la mejor plataforma de asamblea general virtual (AGM) y online que satisfaga las necesidades de su organización puede ser difícil. Para ayudarle en el proceso de toma de decisiones, a continuación se exponen los puntos a tener en cuenta a la hora de seleccionar una solución de junta general electrónica o virtual.

Costo


Para muchas empresas que están considerando la posibilidad de celebrar juntas generales virtuales, el precio de la solución será probablemente uno de los principales factores determinantes.

Aunque son muchos los factores que determinan el precio de una solución, el coste de una plataforma de juntas generales en línea suele depender del número de funciones y de la capacidad de las reuniones. Así que antes de empezar a buscar un proveedor de plataformas de asambleas generales, analice qué características y capacidad de reunión necesitará.

Busque proveedores que ofrezcan paquetes personalizados que se ajusten a sus necesidades. Las soluciones a medida ayudan a evitar una situación en la que se paga por funciones que luego no se van a utilizar, lo que supone un exceso de costes.

Características

Una solución de asamblea general de accionistas online debe gestionar eficazmente el debate y la discusión a través de un conjunto adecuado de funciones.

Si bien los diferentes tipos de empresas tendrán necesidades únicas para sus asambleas generales, las funciones son de utilidad universal.


  • Votación:
    La función de votación es crucial para la toma de decisiones y el almacenamiento de un registro conforme de la votación. Compruebe si su organización necesita una solución que pueda facilitar la votación en directo.

  • Preguntas y respuestas:
    Una función intuitiva de preguntas y respuestas facilita la participación de los accionistas. La plataforma de preguntas -donde los participantes tienen tiempo suficiente para formular sus preguntas y revisar las respuestas- debe estar disponible antes, durante y después de la reunión. Además, soluciones como ConveneAGM admiten el vídeo interactivo bidireccional para facilitar mejor las sesiones de preguntas y respuestas en directo.

  • Lista de usuarios:
    Una lista de usuarios interactiva facilita el seguimiento de la asistencia para llevar un registro.

  • Informes y exportación de datos:
    La compilación de encuestas y actas de los procedimientos ayuda a mantener los registros disponibles para las auditorías internas y externas.

  • Administración digital de apoderados:
    La gestión de los formularios de apoderamiento y los derechos de voto mejoran las tareas administrativas y ofrecen una experiencia de reunión fluida.

  • Funciones de la reunión:
    La delegación de funciones en la reunión garantiza la organización de la misma.
Topics: Asamblea General
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¿Qué son las asambleas generales anuales?

By Darren Walker on 13 de enero de 2022 15:47:42 GMT

Las empresas y organizaciones están obligadas a celebrar juntas generales anuales para tratar asuntos con los miembros del consejo de administración y los accionistas. La celebración de estas reuniones debe prepararse y facilitarse adecuadamente, ya que hay consecuencias legales en juego. Pero, ¿qué son exactamente las juntas generales anuales? ¿Cómo deben administrar las empresas estas reuniones?

Topics: Asamblea General
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Cómo tener una buena gobernanza en 2022

By Gabriella Mangham on 10 de enero de 2022 16:01:39 GMT

Los últimos años han provocado muchos cambios en nuestra forma de actuar. Al comenzar este nuevo año es importante empezar a adaptarse a estos cambios y mirar hacia el futuro.

La pandemia del virus Covid-19 y sus variantes posteriores han hecho que el trabajo de oficina pase a ser un modelo híbrido o remoto. Una tendencia que parece que continuará en el futuro próximo, ya que es probable que entremos y salgamos de los lockdowns.

También ha aumentado la atención sobre el impacto medioambiental que tenemos como individuos y como organizaciones. Los consumidores están empezando a cambiar sus prioridades hacia los productos reutilizables y hay un movimiento creciente contra el consumismo excesivo.

También se hace hincapié, ahora más que nunca, en el impacto social y los valores que representa una organización. Esto significa que la diversidad ESG y de los consejos de administración es de vital importancia para el éxito.

Teniendo todo esto en cuenta, hemos reunido algunos consejos para el buen gobierno en 2022:

     1) Cambie al modelo híbrido:

Si aún no lo ha hecho o no se ha dado cuenta, el modelo híbrido es el futuro. El cambio puede ser más fácil si ya dispone de la tecnología adecuada.

El modelo híbrido no sólo es el más conveniente, dada la incertidumbre de las condiciones de trabajo que conlleva estar en una pandemia, sino que también es económico y respetuoso con el medio ambiente.

Puedes alquilar un espacio de trabajo más pequeño, ya que es probable que vengan equipos más pequeños en lugar de toda la organización a la vez. Esto significa que se utiliza menos energía y se producen menos residuos.

Esto es especialmente cierto en los meses de verano, ya que se ha demostrado que trabajar desde casa durante el verano reduce la huella de carbono de todos. 

     2) Invertir en soluciones híbridas para reuniones:

Como proveedor líder de portales para juntas directivas, somos expertos en el modelo de reuniones híbridas. La tecnología que se adquiere es lo que más influye en el buen funcionamiento de una reunión híbrida.

Uno de los mayores retos puede ser la igualdad de voces durante las reuniones híbridas. Usted quiere una tecnología que agilice sus procesos y garantice que, independientemente de si están presentes en persona o en línea, todas las voces tendrán el mismo peso.

Lo más importante que debe tener en cuenta a la hora de seleccionar el software para facilitar la transición es la seguridad. Las normas de cumplimiento están en constante cambio y es probable que haya actualizaciones en los próximos años a medida que la tecnología siga desarrollándose. Considere la posibilidad de optar por una empresa con un historial probado y que crezca con usted.


     3) Normas de cumplimiento:

Hacer la debida diligencia debería ser siempre lo primero en su lista de control de fin de año, así que a estas alturas ya debería haber completado su auditoría interna para 2021. Esto debería incluir la revisión de los informes financieros, así como la realización de auditorías de competencias.

Cualquier software que compre debe ser de la mejor calidad y cumplir con las normas de seguridad del sector. Esto significa que cualquier dato de categoría especial o información sensible que deba cumplir con el GDPR debe ser lo más seguro posible.

Más allá de la seguridad, es probable que haya nuevas regulaciones basadas en ESG y el medio ambiente en los próximos años y es mejor estar por delante que por detrás. Esto también es económicamente correcto, es mejor gastar menos durante un largo periodo de tiempo en lugar de tener que lidiar con las actualizaciones y encontrarlas en el presupuesto.


     4) Centrarse en la ESG:

Como se ha mencionado, se va a hacer más hincapié que nunca en las políticas ESG de una organización.

Mientras atravesamos el gran periodo de dimisiones, hay que dar prioridad a la obtención y retención de los mejores talentos. La mejor manera de mostrarlo es una puntuación ESG, que demostrará el impacto medioambiental y social que tiene su organización.

La mejor manera de mejorar la relación de su empresa con los ASG es convertirla en una prioridad. Una ventaja añadida será que la satisfacción de sus empleados probablemente aumentará. Si el trabajo les resulta satisfactorio, es más probable que sean más productivos.

Puede valer la pena nombrar a un responsable de sostenibilidad para que supervise los programas de ASG. Puede que su estructura organizativa necesite incluso una revisión para garantizar que se mantiene al día con las últimas tendencias ASG.


     5) Aumentar la diversidad de la alta dirección y del consejo de administración:

En los últimos años se ha hablado mucho de la diversidad en los consejos de administración. De hecho, muchas industrias, incluido el sector inmobiliario, lo han convertido en una prioridad urgente.

Se ha demostrado que contar con una variedad de experiencias vitales, opiniones y antecedentes en su equipo directivo supone una mejor planificación estratégica. Si todos han tenido la misma vida, entonces todos tendrán las mismas ideas.

Sin embargo, esto significa que todos deben tener acceso. En la era digital, esto puede ser cada vez más difícil, sobre todo para las personas con discapacidades, problemas visuales o dificultades auditivas. Es necesario invertir en un software para la era moderna que tenga acceso para todos.


¿Cómo puede Convene ayudarle con la buena gobernanza en 2022?

Topics: Gobernanza
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Azeus Convene patrocinador oficial del Congreso de CIOs en Barcelona

By Gabriela López on 30 de diciembre de 2021 13:01:58 GMT

El 23 y 24 de noviembre  de 2021, Convene asistió como patrocinador oficial al 4 Congreso Internacional de CIOS en Barcelona, bajo la temática "La tecnología como driver de la transformación exponencial". La conferencia tuvo lugar durante dos días y fue una emocionante oportunidad en la que parte del equipo pudo rencontrarse después de tantos meses de teletrabajo, haciendo nuevas conexiones y compartiendo ideas sobre el futuro de la tecnología en las empresas y cómo poder aprovechar estas herramientas para trabajar de manera mas eficiente.

Topics: Eventos
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Fiestas de empresa: 5 ideas para organizar una fiesta en la oficina

By Lucy Palmer on 16 de diciembre de 2021 16:24:00 GMT

Una de las formas más eficaces de construir equipo y fortalecer las relaciones en la empresa es celebrar fiestas de empresa. Aunque hay infinitas maneras de organizar una fiesta de empresa, en este post te traemos 5 ideas originales para fiestas en la oficina.

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Cómo mantener buena gobernanza durante las vacaciones

By Lucy Palmer on 16 de diciembre de 2021 14:12:39 GMT

Las fiestas son un momento para repartir alegría. Desafortunadamente, cuando se trabaja en una empresa, también pueden venir acompañadas de estrés.

Con todos tomándose vacaciones ¿cómo se puede mantener una buena gobernanza?

Hemos reunido algunos consejos para asegurarnos de que no dejes de cumplir las normas. Recuerde: ¡se supone que debe tomarse un descanso del estrés!

   1.Prepárese con antelación
La preparación siempre es importante cuando se trata de las vacaciones, pero esta época del año crea nuevos retos. No espere que las cosas caigan en su sitio. El departamento de RRHH debe mantener a todo el mundo informado de qué miembros del personal han solicitado vacaciones y cuándo.

Si hay una política particular que se quiere aplicar en relación con las vacaciones, ésta debe formar parte de los contratos de los empleados. No tiene sentido decir al personal en el último momento que no pueden tener ciertos días libres. Haz las cosas de forma correcta y asegúrate de que todo el mundo sabe lo que puede esperar de la empresa.

También es bastante habitual que los ejecutivos y directores cambien de puesto durante las navidades. Asegúrate de estar preparado para estos acontecimientos con antelación. No querrás volver de repente en enero y descubrir que tu empresa no tiene empleados para funcionar.

   2.Delegación
No todo el mundo se tomará las mismas vacaciones y es importante tenerlo en cuenta a la hora de asignar tareas. Para asegurarse de que todo está terminado antes de las vacaciones, asegúrese de que el trabajo se delega de manera uniforme.

La delegación no sólo consiste en saber "a quién" delegar, sino también "cuánto" delegar en ellos. Independientemente de la estructura de gobierno de tu organización, los responsables deben saber en qué fechas se toman libres los que están por debajo de ellos. No querrás programar accidentalmente una auditoría de competencias en una semana en la que el responsable de RRHH se tome vacaciones.

   3.Trabajo flexible
La flexibilidad es uno de los activos más importantes que puede tener su organización. La aplicación de políticas adaptables puede preparar a la empresa para el futuro. Con las nuevas variantes de Covid, trabajar desde casa parece cada vez más probable durante los meses de invierno.

La pandemia de Covid-19 ha transformado nuestra relación con la oficina. Muchos siguen trabajando desde casa, mientras que otros han vuelto a la oficina. Ambas opciones tienen sus propias ventajas y dificultades, que se pondrán de manifiesto durante las vacaciones.

Si aún no ha considerado las soluciones de trabajo híbrido, ahora puede ser el momento. Con el desorden que pueden crear las vacaciones, puede ser útil celebrar reuniones híbridas en las que algunos participantes estén en casa y otros permanezcan en la oficina.

   4.Seguridad
Durante las vacaciones, es posible que su seguridad se vea afectada, ya que los equipos de TI y de cumplimiento normativo no trabajan a tiempo completo. Por desgracia, muchos hackers no se toman vacaciones. Mientras usted está comiendo con su familia, sus datos podrían estar expuestos a violaciones.

No puede conformarse con una seguridad mediocre, ni siquiera durante las vacaciones. Asegúrate de que la empresa con la que trabajas ha tomado las medidas suficientes para proteger tus datos.

Este es el caso, sobre todo, si se trabaja con datos de categoría especial. Sin embargo, sus normas deben ser más que el mínimo. Una seguridad poco rigurosa puede poner en peligro sus prácticas empresariales y una infracción no es la forma en que quiere empezar el nuevo año.

   5.Comunicación
Cuando se trata de las vacaciones, es más importante que nunca que todos sepan lo que se espera de ellos. Si se comete un error, puede que no haya nadie cerca para solucionarlo. Asegúrese de hacer las cosas bien a la primera.

Un portal para juntas directivas como Convene puede mejorar la comunicación dentro de su empresa. Sea cual sea el sector en el que trabaje, nuestro software de gestión de reuniones "todo en uno" está diseñado para ayudar a los administradores a elaborar políticas eficaces.

Desde la creación de un orden del día hasta el establecimiento de un sólido seguimiento administrativo, cada paso del proceso debe ser lo más fluido posible. Con el software adecuado, la compleja tarea de la planificación estratégica puede ser mucho más fácil. Descubra el don de la buena gobernanza y reserve una prueba gratuita hoy mismo.

Topics: Gobernanza
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¡Felices fiestas de parte de Convene!

By Lucy Palmer on 14 de diciembre de 2021 16:38:06 GMT

Es difícil creer que 2021 esté a punto de terminar, este año ha pasado volando.

Los últimos doce meses no han sido fáciles, pero hemos aprendido a adaptarnos a la nueva normalidad. Para muchos, esto ha supuesto formas innovadoras de seguir conectados. Esperemos que el año 2022 nos traiga aún más oportunidades de reunirnos.

Una de las principales conclusiones de este año es la creciente importancia del trabajo híbrido. A pesar de que muchos han vuelto a trabajar en la oficina, muchos siguen trabajando desde casa, las organizaciones han tenido que buscar soluciones que funcionen para todos.

Las reuniones híbridas pueden tener sus propios retos, pero han llegado para quedarse. Las ventajas de poder celebrar reuniones en parte a distancia y en parte en persona no se pueden subestimar.

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6 consejos para llevar a cabo reuniones remotas con éxito

By Lemuel Canes on 2 de diciembre de 2021 18:19:12 GMT

El trabajo remoto es un aspecto destacado de la empresa moderna, donde los avances tecnológicos han impulsado el éxito de nuevas iniciativas laborales. El trabajo remoto es más común que nunca  , lo que brinda a las partes involucradas la flexibilidad de trabajar desde cualquier ubicación. Sin embargo, coordinar reuniones remotas no es tan fácil como parece.
Topics: Reuniones virtuales
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Las 10 principales tendencias en materia de gobernanza para el futuro

By Gabriella Mangham on 22 de noviembre de 2021 15:21:47 GMT

Los últimos dos años han tenido un impacto dramático en la forma en que hacemos negocios. Al mirar hacia el futuro, nuestras prioridades se han desplazado y nuestra perspectiva ha cambiado. Desde la pandemia mundial de Covid-19 hasta incidentes menores como el bloqueo del Canal de Suez, ahora sabemos lo importante que es para las empresas la cadena de suministro local y la gestión de riesgos.

Esto ha coincidido con una revolución cultural, en la que la gente ha revaluado sus actitudes junto con sus hábitos de consumo. La ESG nunca ha sido más importante, los inversores más jóvenes optan por comprar acciones de empresas éticas que dan prioridad al medio ambiente.

¿Qué significa esto para el futuro de la gobernanza? El tiempo lo dirá, pero aquí están 10 de nuestras predicciones sobre lo que tendrá prioridad en los próximos años:

Topics: Gobernanza
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6 ideas erróneas sobre los portales para juntas directivas

By Abby Portugal on 1 de noviembre de 2021 18:12:15 GMT

Aunque la creciente popularidad de los portales para juntas directivas y de las reuniones a distancia es indiscutible, hay algunos conceptos erróneos que han surgido junto con la creciente demanda de este tipo de software. Exploremos los 6 conceptos erróneos más comunes y eliminemos la niebla de la confusión:

1. Los portales para juntas directivas no son seguros
Debido a la naturaleza de las operaciones que tienen lugar en los portales para juntas directivas, el mayor error se refiere a la seguridad de los datos y la comunicación que se mantienen dentro del portal del consejo.

La verdad es que los proveedores de portales para juntas directivas de buena reputación abordan la cuestión de la seguridad de forma muy meticulosa. Al emplear una estrategia de varios niveles y herramientas de probada eficacia, los portales para juntas directivas garantizan que los datos estén seguros, sean conformes y estén cifrados en todo momento.

Pero la seguridad de alto nivel no viene por defecto. Por lo tanto, las características de seguridad esenciales que debe tener todo portal para juntas directivas son

  • Encriptación (preferiblemente de varios niveles)
  • Opción de purga automática para dispositivos robados o perdidos
  • Control de acceso basado en permisos

Medidas de autenticación sólidas

Otro aspecto que determina la seguridad es el tipo de alojamiento: una solución de portal para juntas directivas puede implementarse en la nube o en las instalaciones. La implementación en las instalaciones refuerza aún más la seguridad al dar a las empresas la propiedad y el control exclusivos de los datos.

Topics: Portal de Juntas Directivas
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Establezca un entorno de trabajo híbrido adecuado para usted

By Audrey Quiteves on 1 de noviembre de 2021 17:24:49 GMT

A medida que avanzamos hacia un mundo post-pandémico, es necesario adaptarse a la nueva normalidad. Hablando de la nueva normalidad, una gran tendencia que estamos viendo en el lugar de trabajo es la de volverse híbrido. De hecho, algunas organizaciones consideran que la tecnología híbrida es el futuro del trabajo.

Convertirse en híbrido significa establecer una configuración de trabajo que implique tanto trabajar en la oficina como en otro lugar, normalmente en casa. Ya sea al 50% o más en la oficina que a distancia o viceversa, una configuración híbrida utiliza una combinación de reuniones cara a cara y videoconferencias para garantizar una comunicación eficaz y eficiente.

¿Por qué debería optar por la modalidad híbrida?
Estar en territorios inexplorados nos dio la oportunidad de explorar y navegar a través de diferentes configuraciones, y luego decidir cuál funciona mejor para la organización. El lugar de trabajo híbrido es cada vez más popular porque favorece el equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Además, es más seguro y conlleva menos desplazamientos y estrés.

Establecer un lugar de trabajo híbrido también es ideal para las organizaciones que no están preparadas para una transición completa a 100% remota o para volver a trabajar completamente en la oficina. Adaptar un espacio temporal de lugar de trabajo híbrido será beneficioso para facilitar la transición y beneficiarse de lo mejor de ambos mundos.

¿Cuáles son los tipos de configuración del lugar de trabajo híbrido?
Aunque tienes la opción de establecer tu propio modelo de puesto de trabajo híbrido, siempre es útil examinar primero los modelos existentes y ver si se ajustan a las necesidades de tu organización. La empresa de software Whatfix sugiere estos tres modelos de puestos de trabajo híbridos a tener en cuenta:

Modelo de trabajo a distancia
Este modelo implica trabajar completamente a distancia, con una excepción: la organización identifica a unos pocos empleados cuyo trabajo requiere estar físicamente presente en la oficina. Las organizaciones que adaptan este modelo actúan como una empresa remota, fomentando la colaboración virtual y la comunicación en línea.

Modelo de oficina ocasional
Reconociendo que no todas las organizaciones están dispuestas a abandonar sus oficinas, este modelo permite a las empresas crear un horario de trabajo para sus empleados que incluye tanto el trabajo presencial como el remoto. Este modelo pone de manifiesto cómo cambiar el entorno de trabajo de vez en cuando puede repercutir en la productividad y el compromiso.

Modelo de trabajo en la oficina y a distancia
Incluso antes de que se produjera la pandemia, varias organizaciones ya practicaban este modelo. En este modelo concreto, se ofrecen a los empleados tanto opciones de trabajo en la oficina como a distancia. Sin embargo, la oficina se identifica como el lugar de trabajo principal. Además, la organización llega a ofrecer trabajo a distancia a los empleados que tienen ciertos requisitos que les dan derecho a trabajar desde casa. Como su nombre indica, este modelo da flexibilidad tanto a la organización como a los empleados a través de las dos opciones.

Híbrido con Convene
Después de identificar qué modelo funciona mejor para la organización, el siguiente paso es evaluar qué herramientas se pueden utilizar para garantizar una práctica eficaz y eficiente del modelo elegido. Afortunadamente, Convene funciona a la perfección con cualquier modelo híbrido.

Con su potente portal web, sus herramientas fáciles de usar y su soporte multiplataforma, Convene es una innovadora plataforma de gestión de juntas directivas que agiliza los procesos de las reuniones y mejora las experiencias en las salas de juntas. Trabajar bajo un modelo híbrido requiere una plataforma inteligente, sencilla y segura que se centre en la colaboración: Convene es precisamente eso. Obtenga más información sobre las características de un portal para juntas directivas que puede adoptar en la configuración de su lugar de trabajo híbrido.


Topics: Portal de Juntas Directivas
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Convene es nombrado mejor portal de juntas en premios Data Quadrant

By Lucy Palmer on 1 de noviembre de 2021 15:59:12 GMT

Azeus Convene el software líder para los consejos de administración y juntas directivas fue reconocido como el software de gestión de juntas directivas número 1 en los premios Data Quadrant 2021. Convene obtuvo una alta puntuación en todas las categorías y logró la mayor puntuación de satisfacción compuesta. El premio refleja el compromiso inquebrantable de Convene con una gobernanza inteligente, simple y segura.

La evaluación en profundidad de Info-Tech Research Group comparó varios portales de juntas directivas basándose en los datos de los clientes existentes. En esencia, la experiencia con el software está determinada por la experiencia con el software y la relación con el proveedor.

Los premios Data Quadrant crearon un informe detallado basado en Net Emotional Footprint, con las capacidades del proveedor, las características del producto y la probabilidad de recomendación.

El éxito de Convene puede atribuirse a las completas funciones de gestión de reuniones que apoyan la comunicación intuitiva. Con más de 30 años de servicio, la empresa ha desarrollado una solución que rinde en todos los ámbitos. El software de Convene destacó especialmente con las funciones esenciales, como Dashboard y Minutes management, en las que obtuvo las puntuaciones totales más altas.

Además de estos triunfos individuales, la clave del éxito de Convene estuvo en como sobresalió en todas las categorías. El consenso abrumador fue que los sistemas de gestión de Convene mejoran la productividad y la profesionalidad.

Uno de los participantes en la evaluación describió cómo "Convene permite planificar reuniones desde cualquier lugar y en cualquier momento. Dispone de un mecanismo para proteger todos los datos y documentos para que no tengas que preocuparte. Es sencillo de usar, ecónomico y cómodo".

Azeus Convene es utilizado por directores y ejecutivos en más de 100 países. Diseñado específicamente para los líderes de las organizaciones, ofrece a sus usuarios un control completo sobre todo el proceso de las reuniones, desde la preparación previa a la reunión hasta la distribución de documentos después de la misma.

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