A medida que muchas empresas adoptan una combinación de trabajo presencial y remoto, también cambia la forma de celebrar las reuniones. Hoy en día, las reuniones híbridas se están convirtiendo en algo habitual en los lugares de trabajo, en ocasiones denominadas "la nueva normalidad". Independientemente de su ubicación, los equipos pueden colaborar sin problemas y hacer un seguimiento de los progresos y las tareas sin necesidad de desplazarse.

Obtenga más información sobre cómo funciona este formato de reunión, así como consejos y prácticas sobre reuniones híbridas que debe tener en cuenta.

¿Qué es una reunión híbrida?
Una reunión híbrida es una forma de organizar reuniones con una combinación de elementos presenciales y virtuales. Este formato permite a los asistentes presenciales y remotos colaborar a través de videoconferencias u otras herramientas de reunión.

Si se ejecuta correctamente, una reunión híbrida puede ser muy eficaz y menos problemática para todos los asistentes. En una encuesta realizada por Live Career, el 49% de los profesionales encuestados revelaron que asisten a reuniones tanto en línea como en persona, frente al 26% que sólo asiste a reuniones en línea.

¿Por qué los equipos se están pasando a las reuniones híbridas?

El pasado 12 de marzo, Convene organizó el primer webinar de nuestra serie Convene ESG, sobre actualizaciones en materia de ESG en la Unión Europea.

En este webinar, Santiago Durán Domínguez, de EFRAG, nos puso al día sobre la Directiva CSRD. La CSRD, o Directiva sobre Informes de Sostenibilidad Corporativa, es la nueva legislación de la UE que obliga a las empresas a publicar informes periódicos sobre sus esfuerzos en materia de ESG.

En primer lugar, el webinar comenzó con una demostración sobre la elaboración de informes para la CSRD con Convene ESG, el software de elaboración de informes ESG de Convene. Convene ESG es una plataforma integral que permite recopilar datos, realizar un seguimiento de los progresos, compararlos con los de sus homólogos, alinearlos con los marcos y elaborar informes ESG. Con Convene ESG, puede recopilar sus datos para todas las métricas necesarias en la próxima legislación CSRD, asegurándose de que cumple con la normativa.

Seguidamente, se presentó Santiago Durán Domínguez para hablar sobre la actualización de la CSRD. En su intervención, habló de la información sobre sostenibilidad que deben conocer las organizaciones y de las áreas actuales de desarrollo normativo: taxonomía, herramientas para las empresas y regímenes de divulgación. 

Discutió los aspectos relevantes de la CSRD, y subrayó la importancia de la CSRD como medio para que todas las empresas informen de acuerdo con las normas europeas. 

Santiago Durán Domínguez también repasó las tres categorías de normas para el CSRD, y discutió los temas relevantes de la doble materialidad, la diligencia debida, la interoperabilidad con otros marcos internacionales y la cadena de valor. 

A continuación habló del papel del EFRAG en todo esto, y de las cuestiones actuales de verificación con la CSRD, que tendrá en cambio una garantía limitada hasta 2028. Al final de la sesión hubo un breve turno de preguntas y respuestas.

Para descargar las diapositivas de la charla de Santiago, haga clic aquí. O puede ver a continuación la grabación del webinar.

Si le ha gustado este seminario web o quiere asistir al siguiente, nuestro próximo tema será " Desmitificar la ESG en la UE" el 9 de abril.

Gracias a todos los asistentes, y a Santiago Durán Domínguez por sus conocimientos sobre la CDSR. 

A medida que las prácticas y la información sobre ESG se vuelven cruciales para la imagen pública de las empresas, sus inversores y su éxito en general, 2024 parece ser un año de aún más regulaciones y un aumento de las políticas de ESG. 

Ahora, más que nunca, es importante que las organizaciones se preparen para ESG en 2024 y comprendan las tendencias que podríamos ver en el futuro panorama de la sostenibilidad.

Pero primero, ¿cómo era ESG en 2023?

El gobierno corporativo, conjunto de principios y prácticas para promover la transparencia, responsabilidad y eficiencia en las empresas, ha cobrado importancia en Latinoamérica. Se reconoce como esencial para fortalecer el entorno empresarial y atraer inversiones.

Inscribirse para probar un producto puede parecer un gran esfuerzo. Especialmente cuando el producto tiene el potencial de cambiar los procesos de su organización, es posible que piense que sólo merece la pena dedicar tiempo a algo que esté seguro de que funcionará.

Ahora bien, esto no es necesariamente lo mejor para su empresa a largo plazo. Las pruebas tienen numerosas ventajas que ninguna otra experiencia puede reproducir. Sobre todo cuando son gratuitas.

Para ayudarte a tomar la decisión, hemos reunido algunas de las lecciones más importantes que puedes aprender probando un producto:

Evalúe la calidad:
La primera y más importante razón para probar un producto es poder evaluar la calidad de aquello por lo que estás pagando. Antes de la era digital, podías tener un producto en las manos antes de comprarlo, así que era fácil saber si era real.

Hoy en día, una prueba gratuita es un paso igualmente útil para adquirir un producto con éxito. Aunque la lista de funciones sea impresionante, hay que saber cómo funcionan en la práctica. Incluso si cada herramienta funciona por separado, tienen que crear un conjunto cohesionado y eficaz.

Por ejemplo, el producto puede tener toda una lista de funciones llamativas que resulten abrumadoras para su equipo y hagan que el software sea menos intuitivo. Debe asegurarse de que cualquier software en el que invierta sea accesible y fácil de usar. La mejor forma de comprobarlo es probarlo.

Compruebe que el software es el adecuado:
Cada organización tiene necesidades y expectativas diferentes. Un software que funciona perfectamente para una empresa puede resultar más difícil para otra. A lo largo del desarrollo del producto, los diseñadores tienen en cuenta tantas situaciones como pueden, pero deben adaptarse a su situación particular.

Una prueba puede ayudarle a comprender cómo encajará el software en sus procesos actuales. ¿Es el servicio flexible para su empresa? ¿Será escalable la implantación del producto? Son preguntas que hay que hacerse antes de comprar, así que siempre es mejor experimentar la realidad de primera mano.

Compare con la competencia:
En los tiempos que corren, existen numerosas opciones para cualquier elección que haga. Cuando se trata de software, usted quiere asegurarse de que está recibiendo el mejor y más fiable servicio disponible.

Con una prueba gratuita, tiene la oportunidad de comprobar lo que obtiene por su dinero. Esto significa que puede equilibrar el coste con la funcionalidad y evaluar los beneficios a largo plazo de cualquier producto.

Prepárese para la implantación:
Una vez evaluadas las ventajas del producto, una prueba gratuita puede ayudarle a preparar la implantación. Puede ver si hay alguna modificación que desee hacer en el servicio antes de una implantación completa. Si la empresa es flexible, le permitirá hacer estos cambios y asegurarse de que el servicio se ajusta a sus necesidades.

El proceso de implantación no siempre es tan sencillo como usted desea. A veces, los miembros del Consejo están acostumbrados a trabajar con software heredado y no están preparados para el cambio.

Una prueba gratuita puede ayudarle a evaluar posibles áreas problemáticas (o incluso personas) que necesitarán más apoyo durante el proceso. También puede ser una buena oportunidad para comprobar si los miembros de su equipo tienen buenas ideas sobre la forma que debería adoptar la implantación.

Garantizar la profesionalidad:
Aunque esté convencido de que es un gran producto, también es importante asegurarse de que el proveedor del software está al mismo nivel. Una prueba puede darle la oportunidad de ver cómo funciona la organización y si dan prioridad a sus clientes.

En Convene, tenemos más de 30 años de experiencia prestando asistencia a clientes de todo el mundo. Pero no se quede sólo con eso.

Para las administraciones públicas y sus reuniones importantes, un portal de consejos de administración es una pieza de software crucial para ayudar a agilizar las operaciones. Los sistemas eficaces de gestión de reuniones permiten a las organizaciones del sector público funcionar de forma más eficiente, simplificar las tareas más complejas y aumentar su transparencia.

Hay muchos portales de consejos de administración diferentes en el mercado, por lo que es importante determinar qué funciones serán las más beneficiosas para sus reuniones.

Son muchas las características que debe tener en cuenta a la hora de buscar un nuevo portal para la administración pública. Hemos recopilado las cinco más importantes para que su organización las tenga en cuenta.

Pero primero, ¿qué es un portal para consejos de administración?

La UE está a punto de introducir una legislación más rigurosa en materia de ESG en los próximos años, tanto para las grandes empresas como para las pymes. Es crucial que su organización se anticipe a estas normativas y reduzca cualquier impacto negativo aplicando estrategias exhaustivas de supervisión, recopilación de datos y elaboración de informes.

En un momento en el que el cambio climático amenaza nuestro planeta, las organizaciones son cada vez más conscientes del daño que pueden causar al medio ambiente y de los esfuerzos que deben hacer para reducir su impacto.

• La huella de carbono: hace alusión a la cantidad de energía, gas y agua que consume su negocio, incluyendo la utilizada en los desplazamientos laborales.

• ¿Cuán sostenibles son sus procesos? Debería preguntarse: ¿cuántos residuos producimos a diario? ¿Cuánta presión ejerce el uso de este material sobre el clima? ¿Existe una forma mejor de hacerlo?  

• Aunque al principio cueste más, los procesos sostenibles son más baratos porque no necesitan tantos materiales escasos. Al final tendrás que gastarte el dinero. 

El 28 de noviembre, la Unión Europea aprobó la Directiva de Informes sobre Sostenibilidad Corporativa (CSDR), marcando un paso importante hacia la promoción de la sostenibilidad empresarial. Esta directiva tiene como objetivo equiparar la información sobre sostenibilidad a la información financiera, reconociendo su mismo valor y reflejando de manera complementaria la actividad empresarial. 

En un mundo cada vez más consciente de la sostenibilidad, los informes de sostenibilidad se han convertido en una herramienta fundamental para que las empresas comuniquen su desempeño ambiental, social y de gobierno corporativo. 

En el mundo empresarial actual, la adopción de criterios ESG (ambientales, sociales y de gobierno corporativo) se ha convertido en una prioridad para las organizaciones que desean operar de manera sostenible y responsable. 

En la actualidad, el mundo empresarial se encuentra en un punto de inflexión, donde la sostenibilidad y la responsabilidad social son elementos clave para el éxito a largo plazo. La estrategia ESG, que engloba los aspectos ambientales, sociales y de gobierno corporativo, ha emergido como un enfoque holístico para abordar estos desafíos. 

La agenda de una reunión es la parte más importante de estas. Además de permitirnos saber de qué se hablará en la reunión, es un medio para estructurar y permitir que no se desordene. Pero lo cierto es que no siempre es fácil diseñar una agenda, o si la hacemos no la hacemos de la manera más efectiva.

Para las empresas de hoy en día, las reuniones virtuales pueden dar lugar a un compromiso insuficiente. Aunque estas presentan ventajas como la comodidad y la colaboración remota, la productividad y la flexibilidad pueden verse comprometidas. Por eso, muchas organizaciones y equipos corporativos prefieren las reuniones híbridas. La combinación de asistentes presenciales y remotos permite mayor flexibilidad y un mayor compromiso.

El acta de reunión es un documento clave para garantizar que las reuniones sean eficaces. Uno de los errores comunes que impiden que las reuniones sean realmente útiles es su tendencia a la informalidad.

La junta general de accionistas, también llamada asamblea general de accionistas, es el principal órgano rector de cualquier sociedad de capital. La junta se reúne una o más veces al año para tomar decisiones importantes sobre el futuro de la sociedad. Es por ello que la convocatoria de la junta general de accionistas es muy importante y tiene carácter legal.

Para que una empresa se mantenga operativa y pueda seguir creciendo de manera sostenida es importante que exista una buena organización y una gestión eficiente desde los órganos de gobierno. Una de las claves para conseguirlo es tener un buen gobierno corporativo.

El consejo de administración de una sociedad es el encargado de dirigir y gestionar la organización desde el punto de vista de sus objetivos estratégicos y su administración económica. y están nombrados por la junta general de accionistas.

El teletrabajo es cada vez más común en todo el mundo. Desde el confinamiento descubrimos que se puede trabajar de manera eficiente desde casa. Pero lo cierto es que para lograr la mayor eficiencia se deben usar herramientas que permitan maximizar la eficiencia del trabajo y la comunicación con el equipo.

 La seguridad debe ser la máxima preocupación de todas las instituciones financieras por diversas razones. La primera de ellas es proteger los activos de los clientes. Reforzando las medidas de ciberseguridad, las empresas financieras pueden garantizar la protección de los datos de los clientes y, con ello, la confianza de las partes interesadas. Esto exige que los consejos financieros integren medidas de seguridad avanzadas en todas las prácticas de gobierno, incluidas las reuniones y la gestión de datos. Teniendo en cuenta este impacto, ¿cómo puede ayudar un portal para consejos de administración a implantar medidas de seguridad sólidas e infalibles?

Todas las reuniones de un consejo de Administración debe quedar registradas para que se pueda realizar un seguimiento de las decisiones tomadas. El acta del consejo de administración es muy importante y debe redactarse de la manera correcta. De esta forma se deja constancia de todo lo que se habla en la reunión.

Las reuniones de trabajo siempre han sido importantes para la efectividad de la actividad en la empresa, pero con el crecimiento del teletrabajo, cada vez es más difícil realizar una reunión de manera presencial. Es por ello que cada vez son más importante contar con herramientas de calidad para llevar a cabo la comunicación online en la empresa. Si quieres saber cuáles son los  Mejores Softwares de Videoconferencia, a continuación te presentamos diferentes opciones para elegir según cuáles sean las necesidades concretas.

¿Sabía que los " ordenadores " existían antes que el software y el hardware? No hace mucho, dependíamos de "ordenadores humanos" para realizar nuestros cálculos y, a partir del siglo XIX, esta tarea fue realizada predominantemente por mujeres.  

En este Día Internacional de la Mujer queremos destacar las tareas importantes realizadas por todas las mujeres invisibles, mostrando sólo algunas que ayudaron a abrir el camino en el ámbito de la informática.

Convene cuenta con la confianza de instituciones financieras de todo el mundo que se apoyan en nuestro software para proteger sus datos confidenciales. Las organizaciones financieras desempeñan un papel crucial en la economía mundial por lo que no pueden permitirse correr riesgos en materia de seguridad.

Convene ofrece numerosas ventajas, pero la seguridad es una de las más importantes. Con numerosos clientes en el sector financiero, nuestro sistema de última generación está diseñado para garantizar el máximo nivel de cumplimiento y protección de datos.

Veamos algunas de las razones por las que nuestros clientes se benefician de nuestro avanzado sistema de seguridad.

El sector privado suele centrarse en innovar o aprovechar las últimas tecnologías. Para seguir siendo competitivo, se espera que el sector público explote también las soluciones digitales en su beneficio. Sin embargo, esto requiere una gran comprensión del impacto de la digitalización, sobre todo en sus actividades y procesos.

Las reuniones formales en Teams se vuelven improductivas si no hay una amplia preparación. Las empresas suelen descuidar la idea de la preparación de las reuniones y, en su lugar, proceden a discusiones informales, ya que es más fácil pulsar el botón de llamada, en lugar de una coordinación y planificación elaborada. Como resultado, aumentan las reuniones de seguimiento, lo que agota a los participantes en la reunión.

Hay que dar más importancia a la preparación de las reuniones formales, ya que supone un intercambio de ideas mucho más productivo. Según un estudio reciente, la programación de reuniones formales ayuda a aumentar la productividad en un 71%.

Algunas de las cosas que hay que tener en cuenta para preparar las reuniones formales son la alineación y el establecimiento de objetivos claros, la selección de los participantes adecuados y la redacción del orden del día. Tener en cuenta estos aspectos ayudará a aliviar el "tecnoestrés" derivado de las reuniones sobrecargadas y seguidas.

En 2022, el foco de atención se desplazó hacia las crisis climática, energética y del coste de la vida, que afectan con mayor dureza a los más desfavorecidos de la sociedad, por lo que 2023 seguirá una senda similar. Las claves que debes recordar para una buena gobernanza este año son la flexibilidad y la gestión del riesgo.

En 2023, la inestabilidad seguirá siendo la nueva normalidad, y las empresas dependerán del apoyo de sus Consejos. La comunicación eficaz será clave en la estrategia empresarial. 

En Convene nos comprometemos a ayudar a la buena gobernanza, por lo que hemos enumerado las tendencias de gobernanza corporativa para 2023 para mantenerle informado.

Estas tendencias, y muchas otras, afectarán a la forma en que los Consejos harán negocios en 2023. Estar preparado para navegar por estos desafíos y oportunidades establecerá el éxito de su Junta en el Año Nuevo y más allá.

1. Gestión de riesgos
Dada la actual coyuntura económica, así como la crisis del coste de la vida, los consejos deben ser conscientes de los posibles riesgos de la inflación y el aumento de los tipos de interés, así como de la fluctuación de los costes operativos de la empresa. 

Los consejos deberían plantearse la creación de comités de auditoría y otros subcomités con el fin de seguir de cerca las tendencias económicas, además de permitirles tomar decisiones inteligentes y evitar riesgos. 

La gestión del riesgo empresarial permitirá a los consejos ser más flexibles en 2023, preparándolos para los retos del año que comienza.


2. Mentalidad de "tono en la cima"
 
En 2023, será crucial que los miembros de los consejos de administración sean conscientes de cualquier disparidad entre lo que ocurre en la cima y lo que ocurre en el medio. Es en este nivel medio, el de los empleados, donde vive la verdadera cultura corporativa.

Cree una cultura corporativa que dé prioridad a las normas éticas, la profesionalidad, la integridad y el cumplimiento. Esta cultura debe reflejar y apoyar el propósito de la empresa.  


3. Divulgación de información climática y ESG

En 2023, los consejos de administración tendrán que seguir dando prioridad al valor empresarial de ESG, al tiempo que son conscientes de sus riesgos. Los consumidores están empezando a entender los impactos negativos que la industria puede tener en el planeta, y responsabilizan a las empresas de ser buenos ciudadanos corporativos.

Aunque actualmente no existen leyes en el Reino Unido en torno a la divulgación e información sobre ESG, pronto se convertirá en una medida necesaria para desarrollar mejores prácticas de sostenibilidad y gobernanza. Algunos sectores en el Reino Unido, incluido el sector de la vivienda, ya han puesto en marcha sus propias iniciativas para tratar de empezar a rodar la pelota con las normas de información ESG emergentes, como el SRS.

Los consejos de administración deben estar al tanto de cualquier novedad en materia de divulgación obligatoria de información ESG, asegurándose de que están preparados para mostrar sus políticas, prácticas y resultados ESG, y para comunicar sus objetivos a las diferentes partes interesadas, tanto por el bien de la empresa como del planeta.


4. Consejeros independientes

Una nueva tendencia en 2023 serán más consejeros independientes, que aportarán nuevas perspectivas y nuevas ideas al Consejo. 

Los consejeros independientes resultan más imparciales porque no tienen vínculos tan estrechos con la empresa como los consejeros ejecutivos e inversores. La gobernanza moderna depende de esta neutralidad para que los Consejos de Administración puedan estar seguros de que están tomando decisiones que apoyan los objetivos de la empresa a corto y largo plazo.


5. Centrarse en la diversidad del Consejo

Las empresas y los consejos de administración están presionados para crear entornos diversos, solidarios e integradores. Además de los beneficios finales de tener diversidad en los Consejos de Administración, éstos están mejorando la diversidad, la inclusión y la accesibilidad por ser lo correcto.

Los consejos diversos incluyen miembros de diferentes orígenes culturales y económicos, así como miembros multigeneracionales. Muchos consejos han optado por contratar a líderes en DE&I para que les ayuden a sortear los posibles prejuicios y otros retos que conlleva el deseo de aumentar la diversidad en los consejos.


6. Aumento de la transparencia y la rendición de cuentas

Si bien esto está vinculado tanto a un mayor enfoque en la diversidad del Consejo como a ESG, es un aspecto importante de la gobernanza a recordar de cara a 2023. 

Los consejos de administración deben comprometerse a ser transparentes ante el público, sus clientes, inversores, empleados, proveedores, prestamistas y accionistas. Deben responsabilizarse a sí mismos y a los individuos dentro de la organización de las acciones de la empresa. 


7. Evaluaciones y autoevaluaciones del Consejo

Garantizar que su Consejo funcione con la mayor eficacia posible será aún más crucial en 2023, por lo que es vital que las organizaciones lleven a cabo evaluaciones y valoraciones periódicas del rendimiento del Consejo. Las crecientes exigencias que se impondrán a los consejos de administración en 2023 hacen que las evaluaciones periódicas de su rendimiento sean una necesidad.

Las empresas deben evaluar periódicamente a los directores individuales, el consejo y los comités, y luego abordar los cambios que puedan ser necesarios. 

Además, piense si deben formarse comités adicionales para supervisar áreas de riesgo clave, como la ciberseguridad, para mostrar una gestión adecuada del riesgo.

El cambio de la disposición del consejo de administración de presencial en la prepandemia a remoto en la pandemia ha acelerado las tendencias en la transformación digital del consejo. El enfoque principal ahora de la sala de juntas se dirige hacia la seguridad de los datos, la colaboración remota y las reuniones sin interrupciones. Las empresas y organizaciones se han pasado a plataformas y herramientas que mejoran su experiencia de reunión virtual y simplifican sus tareas, una de las cuales es la firma de documentos.

El ecosistema empresarial actual de Singapur ha impulsado la integración perfecta de la tecnología en los procesos empresariales. Descubre las ventajas y la implantación de la firma electrónica en los consejos de administración.

La firma tradicional de documentos resulta ineficaz
Los consejeros y ejecutivos son los responsables de vincular las acciones corporativas y fortificar las decisiones. Sus firmas tienen el poder de autorizar proyectos, presupuestos y acciones realizadas bajo su afirmación. La firma de documentos es un proceso de acuerdo formal que mantiene la responsabilidad y la gobernanza en las organizaciones.

Antes de la pandemia, la mayoría de las organizaciones recurrían a la firma física de documentos, que solía hacerse en la sala de juntas. El consejo de administración y los ejecutivos debatían el documento o la resolución del consejo y procedían a firmarlo con lápiz y papel para su aprobación. Como todas las autoridades firmantes se encontraban en una misma sala, las firmas paralelas y secuenciales se realizaban con facilidad. Los secretarios recopilaban todas las copias del documento con las firmas del consejo para su registro.

A principios de 2022, Microsoft Teams anunció oficialmente que había superado los 270 millones de usuarios activos en su plataforma de colaboración. Con un crecimiento tan meteórico, MS Teams es ahora la plataforma de colaboración y comunicación empresarial más popular, superando a Slack y Zoom.

La herramienta de mensajería empresarial de Microsoft se enorgullece de sus capacidades de colaboración inteligente y en equipo, como las integraciones con otras aplicaciones de Office 365 como Outlook y SharePoint. Sin embargo, la preparación de las reuniones puede seguir siendo complicada con todas las aplicaciones de MS abiertas para hacer las cosas.

No hay un enfoque único para la colaboración, pero las reuniones de MS Teams pueden prepararse y ejecutarse sin esfuerzo con un solo software integrado, lo que garantiza que no se comprometa la calidad. Siga leyendo para saber más.

Colaboración. Es una palabra de moda en las empresas que ha cobrado aún más importancia a raíz de la pandemia. Trabajar juntos impulsa el éxito, y corresponde a los empresarios y a los jefes de equipo asegurarse de que se fomenta una cultura de colaboración.

El problema es que las empresas suelen pensar que han creado un entorno que promueve el trabajo en equipo. Pero en realidad, sólo han tocado la superficie. La necesidad de actualizar las operaciones, cambiar los procesos y pasar realmente de una mentalidad individual a una de colaboración es esencial para el éxito.

¿En qué consiste la mentalidad de colaboración?
Fomentar una mentalidad de colaboración en una empresa puede hacer que la plantilla sea más feliz, más sana y mucho más productiva de lo que sería sin una mentalidad de trabajo en equipo. La colaboración en la empresa se compone de algunos elementos: la cultura del lugar de trabajo, la fijación de objetivos y la comunicación transparente.

Una mentalidad de colaboración significa trabajar juntos hacia un objetivo común. A menudo, los empleados individuales se encuentran distanciados unos de otros porque la dirección exige resultados sin un liderazgo que los apoye. La colaboración en el trabajo tiene que venir de arriba.

Las reuniones a distancia y las herramientas de videoconferencia ayudan a las empresas a colaborar y tomar decisiones importantes con rapidez, independientemente de las circunstancias. Esto también se aplica incluso a los directores y a las reuniones de su consejo de administración. Con la tecnología y el enfoque adecuados, las reuniones del consejo a distancia pueden ser tan eficaces como las reuniones en persona. Ahora bien, ¿cuáles son las mejores prácticas que los directores tienen que tener en cuenta a la hora de llevar a cabo una reunión del consejo de administración mediante videoconferencia?

1. Antes de la reunión
Elija el software correcto
Los preparativos comienzan con la elección del software y las herramientas de videoconferencia adecuados para celebrar la reunión del consejo de administración a distancia.

Se recomienda una solución que sea segura y cómoda y que facilite la colaboración. Dado que se discutirá la documentación de la empresa, una solución que permita a los participantes trabajar y colaborar en los documentos amplificará la experiencia de la reunión de la junta directiva.

Asimismo, considere las funciones disponibles frente a las que necesitará para llevar a cabo una reunión de junta eficaz. Un software lleno de funciones poco utilizadas puede resultar demasiado complicado para los participantes y generará costes elevados. Elija soluciones funcionales y eficaces, como el software de gestión de reuniones del consejo de administración de Convene, compatible con las videoconferencias.

¿Nuevo en el software para reuniones del consejo de administración? Lea nuestra guía para principiantes sobre el software para las reuniones de la junta.

Los registros de auditoría son esenciales para dirigir una organización con éxito. Le ayudan a seguir la seguridad, administración, gobernanza y cumplimiento de la normativa. Si algo va mal, la pista de auditoría es el primer lugar en el que debe buscar respuestas.

Por ello, es importante asegurarse de que sus registros de auditoría sean de la máxima calidad. Aunque al principio parezca posible tomar atajos, esto se volverá en su contra en caso de que se produzca una violación de datos o una mala conducta.

Consiga que sus registros de auditoría sean correctos a la primera siguiendo estos prácticos consejos:

Mantenga la claridad
Ante todo, su pista de auditoría debe estar diseñada para ser clara. Incluya sólo lo esencial y asegúrese de que se presenta de forma clara y eficaz.

La tecnología ha facilitado mucho este proceso. Antes, había que escribir a mano páginas de documentos, lo que convertía la coherencia en un verdadero reto. Ahora, basta con unos pocos clics para generar un informe.

Sin embargo, incluso con la tecnología, hay una gran variedad de software disponible y no todos tendrán el mismo nivel. Asegúrese de que el software que seleccione formatee los datos de manera profesional.

Una forma de evaluar la claridad del software es a través de los comentarios de los clientes. Cuando se trata de reuniones, asegúrese de que los clientes destacan la posibilidad de descargar y visualizar claramente cada documento.

Compruebe dos veces los detalles
Las actas digitales pueden ahorrar tiempo y energía, pero aún así es necesario revisarlas. A veces, hay errores evitables que podrían haberse solucionado con un breve repaso. Esto es poco profesional y puede resultar problemático en caso de incumplimiento.

Un ejemplo claro de ello son las marcas temporales. Si los relojes de su sistema no están sincronizados al minuto, puede haber variaciones de tiempo. Este tipo de error no es "culpa" del sistema, pero puede tener importantes implicaciones en el futuro.

Hay muchos otros errores que pueden obstaculizar la claridad y la precisión. La ortografía y la gramática, los conjuntos de datos duplicados y muchas otras cuestiones pueden aclararse con una simple revisión. No lo deje al azar y revise su pista de auditoría con regularidad.

Haga una copia de seguridad de sus datos
Hacer una copia de seguridad de sus datos es absolutamente crucial cuando se trata de pistas de auditoría. Este es su registro de cumplimiento y sin él pone a su empresa en riesgo.

Asegúrese de hacer una copia de seguridad de su registro de auditoría a través de una fuente de confianza. Esto puede ser a través de un software de alojamiento en la nube (como el almacenamiento de AWS) o en una ubicación remota.

Lo ideal es que cualquier software que utilice realice copias de seguridad automáticas diarias. Esto puede ayudar a garantizar que no se guarden datos obsoletos, lo que facilitará el seguimiento de los documentos.

Dar prioridad a la seguridad
Una de las principales ventajas de la auditoría digital es la seguridad. Los documentos en papel nunca han sido seguros, ya que pueden ser leídos por cualquiera. La era digital ofrece una nueva oportunidad para proteger su pista de auditoría del riesgo de infracción.

Tal y como se ha comentado anteriormente, no hay que menospreciar la importancia de mantener la integridad de la auditoría. No tiene sentido tener una pista de auditoría perfectamente clara si cualquier persona de la empresa puede editarla a voluntad.

El sistema que utilice debería tener un sistema basado en permisos para garantizar la integridad de los datos. También sería útil disponer de informes de uso detallados para poder ver los cambios históricos.

Dar prioridad a la seguridad también implica ponerse en contacto con los procesadores de datos que utilice para asegurarse de que mantienen los estándares. Cualquier empresa con la que trabaje debería tener la acreditación CMMI de nivel 5. Deberían emplear software con encriptación de 256 bits, que es el nivel de seguridad más alto disponible.

¿Cómo puede Convene ayudarle a crear un registro de auditoría eficaz?
Los registros de auditoría son una parte clave de su proceso de gobernanza, por lo que es esencial que sean coherentes y eficaces. Si sigue estos consejos, estará en camino de crear una pista de auditoría de buena calidad.

Los registros de auditoría digitales son el tipo de registro de auditoría más eficaz.

Un portal para juntas directivas como Convene puede ayudar a su organización a crear un registro de auditoría eficaz. El software integral fue concebido para agilizar la comunicación y mejorar sus procesos administrativos. Desde la agenda hasta la auditoría, puede asegurarse de que todo su equipo está en la misma página.

Si desea saber más sobre cómo Convene puede ayudar a su empresa, lea las historias de éxito de nuestros clientes o reserve una prueba gratuita hoy mismo.

A medida que el sector financiero avanza hacia el futuro, la tecnología desempeñará un papel crucial en la mejora de las prácticas bancarias. En Convene, entendemos lo importante que es para los bancos confiar en el software que utilizan. Por eso estamos tan orgullosos de la cantidad de bancos que han elegido a Convene.

Hemos reunido algunas de las razones clave por las cuales han elegido Convene:

Convene transforma los obsoletos procesos internos
Conforme el sector financiero avanza hacia el futuro, muchos bancos se están percatando de que necesitan desprenderse del software obsoleto para mejorar los procesos internos. Convene está diseñado para mejorar la colaboración en todas las fases del proceso administrativo. Este software, creado específicamente, ofrece la alternativa perfecta a las prácticas anticuadas e ineficaces.

Así lo señaló Chris Spanias, arquitecto de soluciones de Tesco Bank: 'Antes de Convene, nuestros administradores tenían que imprimir los paquetes de reuniones y utilizar el antiguo software. Esto anulaba el propósito de la digitalización y sólo aumentaba la carga de trabajo para ellos. Convene ha ahorrado tiempo a nuestros administradores y ha aumentado la eficacia a la hora de organizar reuniones".

La interfaz intuitiva de Convene es fácil de implementar
La complejidad de los asuntos que manejan los bancos durante las reuniones del consejo de administración hace que los directores no necesiten añadir a su trabajo la complejidad de un software confuso. La interfaz de Convene es fácil de usar, por lo que incluso los miembros más tecnófobos del Consejo de Administración pueden hacerse con ella fácilmente.

En palabras de Christina Giannopoulou, del Piraeus Bank: "Era importante para nuestros miembros poder acceder a la información con facilidad y compartir documentos importantes durante las reuniones. Nos gustó mucho la interfaz de usuario de la aplicación Convene, y la encontramos muy fácil de usar'.

Convene cumple con altos requisitos de seguridad
Los bancos no pueden permitirse correr riesgos con sus datos, ya que tienen un deber con sus clientes. Con la encriptación AES de 256 bits y la acreditación CMMI de nivel 5, Convene está diseñado para responder a las amenazas de ciberseguridad en evolución. Para saber más sobre el sistema de protección de datos de última generación de Convene, eche un vistazo a nuestra gama de características de seguridad.

Convene mejora la colaboración a distancia
El objetivo principal de Convene es agilizar la comunicación y crear reuniones más dinámicas. Muchos bancos aprecian la posibilidad de reunir a sus miembros a distancia, especialmente tras la pandemia.

Tal y como observó Afonso Cardoso de Menezes, secretario de empresa del Bison Bank: 'Convene facilita y fomenta una colaboración internacional vital que es fundamental para el éxito. La información es ahora accesible para los miembros del Consejo de Administración a nivel internacional en un instante".

Una comunicación fluida está en el centro de la transformación financiera, y nuestro software lo hace más sencillo que nunca. Convene es un galardonado portal para juntas directivas diseñado para digitalizar y agilizar sus procesos de reunión de principio a fin. Nuestras completas funciones incluyen

-Una Biblioteca de Documentos con acceso basado en roles para garantizar la protección de sus documentos sensibles.
-Un registro de auditoría integrado, para que pueda estar seguro de que cumple con todas las normativas.
-Videoconferencia integrada, para que pueda pasar del trabajo remoto al híbrido sin problemas, sin dejar de ver el paquete de la junta directiva en una sola pantalla.
-Encuestas, con opción de anonimato, para que pueda conocer la opinión de sus empleados.
-Funciones de accesibilidad, incluyendo la conversión de texto a voz, lo que nos convierte en el principal portal de juntas directivas accesible.

Durante las reuniones de la junta directiva, los directores fijan objetivos y estrategias , y resuelven cuestiones críticas que requieren atención urgente. Pero en realidad, la optimización del rendimiento de la organización no termina durante las reuniones de la junta. Lo que ocurre fuera de las reuniones es igual de importante que lo que ocurre durante las reuniones del consejo.

La mayoría de las veces, los directores necesitan tiempo para reflexionar antes de tomar una decisión acertada. Además, su ajetreada agenda dificulta el seguimiento de las acciones que hay que llevar a cabo. Por eso, el consejo, con la ayuda de los secretarios de empresa y los administradores del directorio, debe simplificar el flujo de trabajo para llevar a cabo las decisiones incluso fuera de la reunión.

Las ventajas de un flujo de trabajo eficaz después de la reunión

 En los últimos años, los proveedores de servicios sanitarios se han visto sometidos a una presión sin precedentes. El tiempo, el dinero y la inspiración se han estirado al máximo. En Convene, hemos apoyado a numerosos clientes para que cumplan su misión ahorrando valiosos recursos y mejorando su gobernanza clínica.

Hemos reunido algunas de las razones por las que han valorado una solución de gestión de reuniones como Convene:

Convene hace que la administración sea más eficiente
Aumentar la eficacia de la administración previa a las reuniones es una de las principales razones que mencionaron nuestros clientes para elegir Convene. Como dice Gerry Crow, miembro de la junta directiva y responsable de desarrollo empresarial del Mary Stevens Hospice: 'Después de nuestras reuniones de la junta directiva, volvía a salir mucho papeleo para confirmar las decisiones, que a veces se perdía en el correo. Teníamos papel por todas partes'.

Con Convene, los administradores pueden componer el paquete de reuniones con un simple arrastrar y soltar. El intuitivo creador de agendas significa que ya no tienen que perder horas en la preparación. Muchos de nuestros clientes citaron mejoras tangibles en sus procesos internos.

En palabras de Anne Greaves, responsable de comunicación digital de Sheffield Children's NHS Foundation Trust: "El tiempo administrativo que Convene ha ahorrado es increíble. Antes tardaba unas cinco horas en preparar los paquetes para una reunión de la junta directiva. Ahora se tarda unos 30 minutos".


Convene simplifica el mantenimiento de registros
Convene no es sólo para la preparación de las reuniones. El software está diseñado para ayudar a las organizaciones en todas las fases del proceso. Esto resuena en las organizaciones sanitarias que necesitan un servicio fiable para hacer mejor su trabajo.

Este es otro aspecto que destacó Gerry Crow, del hospicio Mary Stevens: antes de Convene, una de sus mayores dificultades "era que no teníamos un repositorio de información accesible. Cuando llegaban nuevos miembros del personal o de los fideicomisarios, podían ir a los archivos a buscar copias impresas de los paquetes de reuniones y documentos, pero nunca eran de fácil acceso y a menudo resultaban imposibles de encontrar'.

Con Convene, las organizaciones tienen acceso a una biblioteca de documentos en la que pueden almacenar archivos de forma segura. Se trata de un sistema accesible que permite a los usuarios con los permisos adecuados añadir, editar y eliminar archivos en un instante. Cuando se trata de mantener registros, esto es esencial para la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento de la normativa.

Convene cumple con los requisitos de alta seguridad
Las organizaciones sanitarias tienen un deber con sus pacientes y no pueden permitirse correr riesgos con los datos personales. Con un cifrado AES de 256 bits y la acreditación CMMI de nivel 5, Convene está diseñado para responder a las amenazas de ciberseguridad emergentes. Para saber más sobre el sistema de protección de datos de última generación de Convene, eche un vistazo a nuestras características de seguridad.


Convene se adapta a las necesidades de la organización
Cada organización sanitaria es diferente y, por tanto, tiene necesidades y expectativas distintas. La implementación de Convene es flexible y permite a los clientes sacar el máximo provecho de su software.

Esta fue una ventaja que destacó Anne Greaves, del Sheffield Children's NHS Foundation Trust. Uno de los factores que influyeron en la adopción de Convene por parte de los fideicomisos de hospitales infantiles ha sido que "el software es multiplataforma y funciona en Android, Windows y iOS. Además, tuvimos la sensación de que había mucha más flexibilidad a la hora de hacer que Convene avanzara y se adaptara a nuestras necesidades'.

Convene ofrece una asistencia dedicada las 24 horas del día para cualquier pregunta. Aunque nuestro software intuitivo hace que haya pocos problemas, entendemos lo importante que es para las organizaciones sanitarias recibir asistencia en el momento en que la necesitan.

¿Cómo puede Convene apoyar a su organización sanitaria?
Convene es un galardonado portal para juntas directivas diseñado para digitalizar y agilizar sus procesos de reuniones de principio a fin. Nuestras completas funciones incluyen:

-Una biblioteca de documentos con acceso basado en roles para garantizar la protección de sus documentos sensibles.
-Un registro de auditoría integrado, para que pueda estar seguro de que cumple con todas las normativas.
-Videoconferencia integrada, para que pueda pasar del trabajo remoto al híbrido sin problemas, sin dejar de ver el paquete de la junta directiva en una sola pantalla.
-Encuestas, con opción de anonimato, para que pueda conocer la opinión de sus empleados.
-Funciones de accesibilidad, incluyendo la conversión de texto a voz, lo que nos convierte en el principal portal de juntas directivas accesible.

Convene está disponible totalmente integrado con Microsoft Teams, pero puede que estés confundido en cuanto a lo que esto significa.

¿Qué significa "integrado"?
En términos de software, integrado significa un conjunto de herramientas diseñadas para trabajar en programas estrechamente relacionados. Esto significa que el resultado de un software puede ser fácilmente compartido entre otras aplicaciones. Un grupo de software integrado en una aplicación crea una suite, como Microsoft Office, o ahora Microsoft Teams.

¿Cuál es la diferencia entre integración y extensión?

Una extensión de software es un complemento de un módulo de software sin modificarlo y una integración es añadir un módulo de software en un sistema de software existente. Esencialmente, una extensión es un accesorio para el software y una integración se convierte en una nueva característica dentro del software.

¿Qué características de Convene están disponibles integradas con Microsoft Teams?

Todas las funciones de reunión de Convene están disponibles completamente integradas con Microsoft Teams.

Esto incluye

Programador de reuniones
Calendario de reuniones
Creador de agendas
Notificaciones de reuniones
Generador de paquetes de juntas digitales
Seguimiento e informes de asistencia a las reuniones
Elementos de acción
Firma electrónica
Aprobaciones y votaciones
Encuestas
Audio/vídeo conferencia
Creación y edición de documentos

En Convene, reconocemos la importancia de la responsabilidad y la fiabilidad en el sector jurídico. Por eso estamos tan orgullosos de la cantidad de firmas de abogados que han elegido nuestro software para mejorar sus reuniones.

A continuación, hemos reunido algunas razones por las que nuestros clientes han elegido Convene:

Hoy, 22 de abril, el mundo celebra el Día de la Tierra, pero ¿qué es exactamente?

El Día de la Tierra es un acontecimiento anual que comenzó en 1970, diseñado para celebrar el nacimiento del movimiento medioambiental moderno. Contribuye a poner de manifiesto la importancia de nuestro planeta y a concienciar sobre el calentamiento global y otros problemas relacionados con la destrucción de nuestro medio ambiente.

Cada Día de la Tierra tiene un tema, el de este año es "Planeta versus Plásticos".

¿Qué significa "Invertir en nuestro planeta"?
"Planeta versus Plásticos" es una demanda para reducir la producción mundial de plástico en un 60% para 2040.

Hace poco más de una década, el concepto de portal de juntas directivas era inexistente. Ahora se reconoce como parte de un mercado de rápido crecimiento, el tamaño del mercado d portal de juntas espera un aumento de 2849,7 millones de dólares para 2026. Asimismo, el informe muestra que la demanda global de soluciones para juntas directivas sigue aumentando a medida que más y más empresas integran la tecnología basada en la nube con los sistemas de portales.

El mercado de los portales para juntas directivas

Las vacaciones de Semana Santa son un tiempo bien merecido para descansar y reajustar, pero es posible que tenga que lidiar con mucho estrés en los momentos previos y posteriores a los 4 días de descanso. También es posible que algunos miembros de su equipo se tomen tiempo libre en estas fechas para aprovechar al máximo sin utilizar demasiadas vacaciones.

Para ello, es necesario que tenga una buena gobernanza en el periodo anterior y posterior a la Semana Santa.

     1. Tenga una buena gestión del tiempo:
Cuando la gente se tome vacaciones, es posible que tenga más tareas de lo normal. Si no tiene ninguna tarea de alta prioridad, puede ser útil empezar primero con los trabajos más pequeños. Otro consejo importante es dividir las tareas más grandes en pasos para que resulten menos abrumadoras. Si todavía tienes reuniones, puedes reservar un tiempo en tu calendario para centrarte en determinados elementos de tu lista de tareas.

Si tienes la suerte de tomarte unas vacaciones en este periodo, intenta asegurarte de que todas las tareas urgentes están terminadas antes de irte.


     2. Celebrar en la oficina:
La moral del equipo es importante para el éxito, y nada hace más feliz a la gente que el chocolate. En los días previos a la Semana Santa, puede organizar una venta de pasteles para una organización benéfica de su elección o una mini búsqueda de huevos de Pascua. Este tipo de ejercicios de creación de equipos puede ayudarle a centrarse en la S de ESG.

Si su empresa trabaja a distancia, puede crear fondos con temática de Pascua o enviar una tarjeta electrónica.


     3. No te preocupes por las cosas pequeñas:
Es el momento de centrarse en los detalles. Con menos gente en la oficina, puedes dedicar más tiempo a tus tareas y menos a las distracciones o a las reuniones. Perfeccione sus documentos, ponga las palabras correctas y actualice cualquier información. Acabamos de entrar en un nuevo año fiscal, ¡así que será esencial asegurarse de que todo está en orden para el año que viene!


     4. Delega sabiamente:
Si eres el responsable de repartir las tareas, ¡asegúrate de revisar el calendario! No querrás dar tareas de alta prioridad a quienes se están tomando un tiempo libre. Del mismo modo, debes asegurarte de no sobrecargar a los que están trabajando durante este periodo. Asignar elementos de acción con plazos adecuados significa que todo el mundo puede trabajar eficazmente.


     5. Priorice la seguridad:
Puede que te des cuenta de que empiezas a centrarte en otros elementos o que el ambiente de trabajo se relaja tanto que dejas escapar las pequeñas cosas, pero también debes tener en cuenta el protocolo de seguridad, sobre todo si tratas con datos de categoría especial. Contar con un software que sea intuitivo y seguro puede ayudarte a mantener las mejores prácticas.


¿Cómo puede Convene mejorar su gobernanza a lo largo del año?

Si desea conocer en detalle la opinión de sus empleados, una encuesta a los mismos es el lugar donde debe comenzar. Aunque parezca un término sencillo, para mayor claridad, empecemos por definir qué es exactamente una encuesta de empleados.

¿Qué es una encuesta de empleados?
Una encuesta a los empleados es una herramienta para obtener un consenso y comentarios sobre el compromiso, la moral y la participación de los empleados. Esta información suele recogerse de forma anónima, lo que permite a la dirección obtener una visión realista de las condiciones de trabajo.

¿Qué preguntas debe hacer a sus empleados?
Es necesario entender cómo se sienten realmente sus empleados en su entorno de trabajo. Pero primero es necesario decidir si necesita preguntas específicas del sector o generales sobre el lugar de trabajo.

Lo más importante es que las preguntas deben ser siempre muy específicas y claras. Además, cada pregunta debe tener un propósito. También hay que asegurarse de que no haya lugar para la ambigüedad en lo que se pregunta.

Esto significa que las preguntas que formule no deben ser demasiado capciosas, ya que quiere respuestas sinceras. Esto le ayudará a obtener información sobre lo que importa a sus empleados. Por ejemplo, si ha introducido un nuevo programa informático, pregunte "¿qué le parece el programa x?" en lugar de "¿le gusta el programa x?".

También debe evitar cualquier tipo de pregunta de doble sentido o de dos partes. Por ejemplo, "¿Cree que tenemos un ambiente de trabajo agradable que le motiva de forma efectiva?", es decir, preguntar si hay un ambiente de trabajo agradable y uno motivador. Necesita respuestas sencillas y concisas que se centren en una cuestión específica, sería mejor decidir qué pregunta es más importante para usted o dividir esta pregunta en dos.

A continuación, algunos ejemplos de preguntas que podría utilizar:

El rol de las universidades en el intercambio de conocimientos es esencial mientras el mundo trabaja por un futuro mejor. En Convene reconocemos la importancia de la comunicación y la colaboración. Por eso estamos tan orgullosos de la cantidad de instituciones académicas que han decidido adoptar nuestro software.

Más de 300 instituciones académicas, como la Universidad de Warwick y la LSE, ya confían en Convene. ¿Qué es lo que hace que Convene sobresalga con respecto a otro software de gestión?

Convene cumple con altos estándares de seguridad

Una agenda de reuniones eficaz es el núcleo de cualquier reunión. Para lograr la mejor colaboración, una Junta Directiva debe saber a dónde va. No tiene sentido presentarse el día de la reunión y esperar lo mejor.

Antes de emprender cualquier acción, hay que saber qué temas hay que tratar y cómo se van a abordar. Hemos reunido algunos consejos clave para responder a estas preguntas y mejorar la comunicación dentro de su organización.


     1.Mantenga la consistencia

Tu memoria puede desvanecerse, pero las anotaciones de las reuniones son para siempre.

Tomar buenas anotaciones para y durante las reuniones puede ayudarte a mantener las discusiones más productivas, pero puede ser difícil saber qué anotar. Por eso es importante saber qué información es necesaria y cuál no.

 ¿Cómo tomar buenas anotaciones antes de una reunión?
Cuando reciba el dossier de la Junta Directiva, es recomendable que lo revise lo antes posible y destaque lo que le parezca más importante o aquello sobre lo que necesite saber más.

Luego, cuando tenga tiempo de revisar los documentos de la reunión en detalle, debería escribir anotaciones privadas de lo que le gustaría discutir en las reuniones. Esto debería incluir:

Reunir a tu equipo es crucial para avanzar en los negocios, pero a veces puede ser un reto. Cuando todo el mundo está ocupado, no es fácil encontrar una fecha y una hora que funcionen. Todos hemos visto lo difícil que puede ser trabajar con diferentes horarios.

Pero sólo porque sea un reto, no significa que no merezca la pena el esfuerzo. Una reunión bien programada puede mejorar la colaboración entre las partes y apoyar a su organización.

Para ayudarle a mejorar su calendario de reuniones, hemos reunido cinco consejos útiles:

Planifique con antelación

La preparación es uno de los aspectos más importantes de la gestión de cualquier organización. Cuando se trata de programar una reunión, no se puede dejar para el último momento. Todo el mundo tiene responsabilidades que atender, y planificar con antelación le dará las herramientas necesarias para gestionar el tiempo de forma adecuada.

La otra ventaja de planificar con antelación es que puedes entender mejor cuándo debe tener lugar la reunión. Si se echa un vistazo al calendario, es posible tener en cuenta las tendencias estacionales. Esto puede incluir cosas como la temporada alta, los cambios en la gestión, las revisiones de personal o el nuevo año fiscal.

Aprenda del pasado

Cada empresa tiene una historia única de colaboración de la que puede servirse. Tome nota de cuándo la hora de la reunión funciona para todos y cuándo no. Si ves que falta energía en una reunión concreta, puede haber una razón para ello.

Recuerda que siempre puedes pedir opiniones. Esperar a que el equipo se dirija a ti con sus quejas fomentará una mentalidad negativa. Al preguntarles directamente por los mejores momentos, puede asegurarse de que estarán preparados y entusiasmados con la reunión.


Manténgase flexible

Como hemos mencionado, la planificación por adelantado es crucial. Sin embargo, el pasado año nos ha demostrado que las cosas pueden cambiar. Hay que ser capaz de adaptarse si las cosas no salen como uno quiere y un poco de flexibilidad mejorará su estructura organizativa. Esto es especialmente importante en la era de Covid-19, en la que los cambios en la normativa pueden afectar a la capacidad de reunión.

El trabajo online facilita mucho las cosas, ya que puedes elegir una fecha y una hora que funcionen para todos. Dependiendo de la naturaleza de tu empresa, la adaptabilidad puede ser más o menos importante. A la hora de planificar tu calendario, tienes que encontrar un equilibrio entre estabilidad y flexibilidad.

Una forma de equilibrar esto podría ser establecer reuniones más regulares y flexibles con el comité ejecutivo. Se trata de un pequeño equipo formado por los miembros más importantes que puede ocuparse de los asuntos con poca antelación. De este modo, las reuniones de la Junta Directiva quedarán libres para debatir los problemas a largo plazo de la empresa.

Una de las principales ventajas del trabajo a distancia es la posibilidad de adaptarse a los cambios a medida que se producen. Aprovecha esta ventaja.


Compruebe las zonas horarias

Otra ventaja de las reuniones a distancia es que tu equipo puede reunirse desde cualquier parte del mundo. Sin embargo, a menudo es fácil olvidarse de las zonas horarias. Cuando pases a una reunión online, asegúrate de elegir una hora que se adapte a todos.

No se trata sólo de asegurarse de que la reunión empiece a una hora razonable (y evitar las reuniones a las 3 de la madrugada). También se trata de considerar la duración de la reunión y hacer los ajustes necesarios. Tal vez su equipo esté dispuesto a trabajar hasta tarde, pero no hará el mejor trabajo al estar demasiado agotado.

Envíe las invitaciones con antelación

El momento adecuado para la reunión sólo es perfecto si todo el mundo está preparado. Incluso si has hecho todo lo que hay en esta lista y has fijado la fecha ideal, no sirve de nada si tu equipo no es consciente de esa fecha. Presta atención a cuándo envías las invitaciones. Si es demasiado tarde, es posible que no puedan gestionar su tiempo de forma eficaz.

Todo lo que hay en esta lista se aplica al momento en que se envían las invitaciones. No envíes las invitaciones a última hora de un viernes a menos que sea necesario. Si la mitad de tu equipo se encuentra en una zona horaria con cuatro horas de retraso, presta atención a cuándo les sería útil recibir la información.

¿Cómo puede Convene ayudarle a programar sus reuniones?

Con un portal para juntas directivas como Convene, puede programar una reunión y enviar las invitaciones con unos pocos clics. Seleccione el tipo de reunión, el título, la fecha y la hora antes de añadir los puntos de la agenda, publicar y notificar a los asistentes.

También puede programar futuras reuniones con la misma plantilla. Esto mejorará la productividad de su organización y le permitirá aprender del pasado. Nuestro completo software de gestión de reuniones incluye la posibilidad de copiar la agenda y los puntos de acción pendientes de reuniones anteriores.

Convene está diseñado para apoyar a su organización en cada parte del proceso de la reunión. Desde la programación de la reunión hasta la creación de una pista de auditoría segura, puede garantizar que la comunicación sea eficaz. Para saber más sobre cómo mantener una buena gobernanza, lea los casos de éxito de nuestros clientes o póngase en contacto con nosotros hoy mismo.

Anteriormente, las herramientas de colaboración como Microsoft Teams debían utilizarse por separado de un portal para juntas directivas, pero eso ya no es así. Con Convene in Teams, puede cambiar sin problemas entre la seguridad de un software de gestión de juntas directivas y la flexibilidad de las herramientas de colaboración online.

¿Por qué las herramientas de colaboración no pueden sustituir a un portal para juntas directivas?

Para muchas empresas, las reuniones virtuales de la Junta Directiva son una necesidad. Apoyan la importancia de la comunicación y permiten a los equipos colaborar a cientos de kilómetros de distancia.

Microsoft Teams es una potente herramienta para simplificar el proceso de las reuniones virtuales. El software de videoconferencia permite intercambiar ideas sin tener que volar todos a un mismo lugar. A lo largo de la pandemia, muchos han adoptado el software como un nuevo estándar de comunicación.

Aunque esto conlleva muchas ventajas inestimables, el nuevo formato de las reuniones puede presentar otros retos. Hemos reunido algunos consejos clave para ejecutar una reunión remota impactante con Microsoft Teams:

     1. Preparación
Cuando se trata de reuniones remotas, la preparación es clave. Envía los materiales con suficiente antelación y asegúrate de que todos puedan acceder a ellos con tiempo suficiente. Si el equipo recibe los paquetes de la junta directiva demasiado tarde, no tendrá tiempo de leerlos a fondo antes de que comience la reunión.

También debes ser consciente de las normas legales que rigen las reuniones en línea. Esto varía según los países y las empresas, por lo que será individual para el equipo. Antes de organizar una reunión online, debes conocer las normas de seguridad de tu empresa para almacenar documentos y compartir información.

     2. Minimizar las distracciones
Una cosa que hay que tener en cuenta es que cada uno trabaja desde un entorno diferente. Cuando se está en una sala de juntas, las interrupciones se pueden controlar al instante. Esto es más difícil cuando los miembros de la Junta Directiva están a cientos de kilómetros de distancia en sus propios hogares.

En consecuencia, todos los presentes en la reunión tienen que hacer un esfuerzo. Guía a tu equipo para establecer un espacio de trabajo remoto eficaz. Puedes compartir consejos sobre cómo trabajar desde casa, para que puedan prepararse para estos retos. Además, establece un punto de contacto para cualquier problema, como la pérdida de conexión o la dificultad para acceder a los documentos.

También es importante prestar atención a las necesidades individuales de los miembros de tu Junta Directiva. Por ejemplo, asegúrate de comprobar las zonas horarias de tu equipo. Una reunión a las 9 de la mañana GMT tendrá lugar a las 5 de la mañana EST, lo que dejaría a algunos miembros en desventaja. Al atender a todos, puedes ayudarles a sentirse como si estuvieran en una misma sala.

     3. Cambia el fondo de pantalla
Esto puede parecer obvio, pero cuando estás en una sala de juntas en persona, todos tienen el mismo fondo. Esto es difícil de mantener mientras se trabaja desde casa y puede crear desafíos.

Algunas personas pueden tener una ambientación que distraiga, mientras que otras pueden no querer mostrar su casa por razones personales. Por suerte, Microsoft Teams te permite ocultar tu fondo. Puedes difuminar la imagen existente o subir una nueva.

La función es totalmente personalizable, por lo que puedes utilizar una de las imágenes proporcionadas por Teams o una propia. Puede ser una foto de tu espacio de trabajo en la oficina o una imagen de marca con el logotipo de tu empresa. Para utilizar esta función, seleccione el fondo antes de comenzar la reunión en el menú "Efectos de fondo".

     4. Controla a tus usuarios
Como las salas de juntas virtuales facilitan la comunicación, existe la tentación de enviar numerosas invitaciones. Asegúrate de no invitar a personas que no necesitan estar allí. Esto ayudará a agilizar el proceso de la reunión y a ahorrar tiempo al evitar interrupciones.

Esto también es crucial desde el punto de vista de la seguridad. Aunque las reuniones digitales de la junta directiva son más seguras que las reuniones en persona, hay que tomar precauciones. Asegúrate de no compartir documentos sensibles en un chat público si no quieres que todos los miembros tengan acceso a ellos.

     5. Aprovecha al máximo las funciones de reunión de Teams
Muchos piensan que Teams es un simple software de videoconferencia. Aunque destaca en esto, hay muchas otras funciones de las que puede beneficiarse. Estas funciones pueden incluso ayudarle a mejorar sus procesos presenciales.

Por ejemplo, la función Hand Raise puede permitir a su equipo plantear puntos de forma ordenada. No interrumpirán el flujo del orador como lo haría una interrupción vocal. Además, puedes aprovechar las herramientas de comunicación compartida, como la función de pizarra, las presentaciones de PowerPoint y las notas.

La pandemia hizo que muchos vieran las ventajas del trabajo remoto o híbrido, y en esta nueva era de trabajo la mayoría está recurriendo a Microsoft Teams como solución integral. Se trata de una herramienta fantástica para el teletrabajo. Aun así, es posible que encuentres carencias en comparación con una reunión en persona. A pesar de su utilidad, Teams presenta varios inconvenientes.

En este artículo exponemos las principales desventajas de Microsoft Teams para que sepas cuáles son sus limitaciones. Pero también hemos recopilado 5 características que pueden ayudarte a mejorar tus reuniones de Microsoft Teams. Además, si perteneces al comité de dirección o el consejo de administración de una empresa y quieres maximizar las prestaciones de Microsoft Teams para adaptarlas a las reuniones del consejo, no puedes perderte el apartado final de este artículo.

Desventajas de Microsoft Teams

Las principales desventajas de Microsoft Teams tienen que ver con carencias en los procesos propios de las reuniones de las juntas directivas, consejos de administración y asambleas de accionistas. Es decir, reuniones en las que intervienen personas con gran responsabilidad dentro de la empresa que tienen que llegar a acuerdos y tomar decisiones capitales para la empresa.

1) Documentos y vídeo en una sola pantalla

Trabajar desde casa, para la mayoría, significa hacerlo todo en una sola pantalla. Quieres ser capaz de leer los documentos por ti mismo, así como ver a la persona que está hablando.

Aunque ya estés familiarizado con la pantalla compartida, esta herramienta no es perfecta. Tienes que seguir el ritmo del presentador, lo cual no es eficiente. Sería mucho más fácil si pudieras estar en la misma página que el presentador y tener la opción de leer a tu propio ritmo, todo en una pantalla.

2) Puntos de acción

A veces, en una reunión se quiere hacer un plan u organizar una reunión de seguimiento. Sin embargo, es posible que no quieras ocupar el tiempo de la reunión para hacerlo.

Aquí es donde una función de Elementos de Acción sería útil. Los puntos de acción se dirigen a personas y asuntos concretos, lo que permite centrarse en el resto de la discusión sin distracciones.

3) Anotaciones en los documentos

Junto con los elementos de acción, a veces es útil escribir notas tanto en privado como en público en la plataforma. Una de las desventajas de Microsoft Teams es que no permite realizar anotaciones.

En una plataforma tradicional puedes hacer anotaciones en los márgenes. Sin embargo, en la era digital esto resulta cada vez más difícil. A veces, mezclar lo viejo con lo nuevo es necesario para la productividad.

Tomar notas en los márgenes mejora la calidad de los debates. El objetivo es que los debates sean lo más dinámicos posible. Además, llevar un registro de los puntos tratados agiliza el proceso de toma de decisiones. Si Teams tuviera esta función, podrías centrarte en los temas importantes.

Microsoft Teams y Slack están diseñados para promover la comunicación. En los últimos 18 meses, hemos visto un rápido paso a la transformación digital. Estas plataformas virtuales son ahora un estándar para la colaboración en el siglo XXI.

Hay dos tipos de reuniones: las formales y las informales. Las reuniones formales son una parte estructurada de la toma de decisiones que se cumplen. Los consejos de administración las utilizan para garantizar que todas las decisiones empresariales se comprueban y registran de forma adecuada.

Por otro lado, las reuniones informales están diseñadas para promover una conversación fluida. Forman parte del proceso para llegar a conclusiones en virtud de la discusión colectiva.

Microsoft Teams y Slack se utilizan sobre todo para las reuniones informales. Están pensados para personas que quieren relacionarse con otras en un contexto de colaboración. Por ello, este tipo de software se puede ver en la mayoría de los dispositivos: desde teléfonos móviles hasta tabletas.


¿Cuáles son las similitudes entre Teams y Slack?

Tanto Teams como Slack parten de la idea de que el trabajo es un proceso orgánico que se ve favorecido por un enfoque colaborativo. Para que el trabajo sea eficaz, el acceso a diferentes canales es esencial. Ofrecen múltiples métodos para compartir archivos, incluyendo texto, vídeo, imágenes o mensajería instantánea.

Slack se desarrolló como una herramienta de comunicación interna para Tiny Speck y se lanzó al público en 2013. Teams se lanzó 4 años después, en 2017. Antes de este lanzamiento, Slack escribió una carta abierta a Microsoft que fue publicada en el New York Times. En ella daban 3 consejos para desarrollar el nuevo software:

Antes de que su empresa pueda adoptar plenamente la transformación digital, primero debe hacer frente a los diversos retos del trabajo remoto. La falta de interacciones cara a cara significa que hay ciertas limitaciones en la comunicación, especialmente en la difusión de información y el compromiso.

De hecho, un estudio de Deloitte muestra que el 75% de los trabajos remotos luchan por mantener a sus miembros conectados a medida que adoptan la configuración virtual. Esto se aplica no sólo a los empleados, sino también a los miembros del consejo de administración.

Necesitas las herramientas adecuadas para superar estos retos y preparar a tu empresa para el trabajo a distancia. Considere la posibilidad de invertir en el mejor portal de consejos de administración para su sala de juntas y la empresa.

¿Qué es un portal para consejos de administración?

¡El Día de San Valentín llegó rápidamente y el amor está en el aire! Pero, por desgracia, a menos que seas un romántico realmente entregado y te tomes tiempo libre, lo más probable es que pases el día trabajando como el resto de nosotros. La pandemia dificulta aún más las cosas, ya que no todo el mundo puede reunirse para celebrarlo en la oficina.

Ya sabemos lo que estás pensando: ¡el Día de San Valentín de este año va a ser un desperdicio! ¡De ninguna manera! Con un poco de imaginación y nuestras sugerencias, puedes hacer que el día sea especial y divertido. Reúne a tus compañeros de trabajo y coordina con ellos la programación de alguna (¡o todas!) de las siguientes ideas para tener un San Valentín sencillo y memorable.

Antes de planificar nada, asegúrate de que no estás afectando a la cultura y la ética laboral de tu empresa ni al trabajo de nadie.

Veamos cómo puedes hacer que tu San Valentín sea especial:

     1. Juega al Cupido Secreto:
Sabemos que todos los años juegas al amigo invisible en la oficina. Pero esta vez, puedes organizar una actividad divertida en la que todos los miembros del equipo sorteen un nombre y dejen a esa persona golosinas en secreto durante San Valentín. Cada persona debe adivinar quién era su Cupido Secreto. Será como celebrar de nuevo la Navidad con una dosis de amor para el día de San Valentín.


     2. Decora tu espacio de trabajo:
Haz que todos participen en la decoración de su espacio de trabajo para el día de San Valentín. Haz que cada empleado coloque diferentes elementos como serpentinas, globos y cualquier otra cosa relacionada con este día tan especial. En el día del amor, organiza una sesión de fotos digitales con el equipo para que puedan presumir de sus fondos: ¡asegúrate de que todos inunden sus redes sociales con las capturas de pantalla!


     3. Personaliza tu software:
Con programas como Microsoft Teams, puedes actualizar tu fondo con una imagen personalizada. Asegúrate de que el fondo no te distraiga demasiado. Quizás puedas hacer uno con el logotipo de tu empresa en rojo y rosa.


     4. Organiza un concurso divertido:
Puedes organizar un divertido concurso para compartir las historias de amor más interesantes o quizás un concurso de canto. Los premios podrían ser entradas de cine, una caja de bombones, una cena romántica de San Valentín para dos personas o un ramo de rosas rojas, cosas que le vendrían muy bien a cualquiera. Asegúrate de que sean premios que todos se sientan cómodos aprovechando la pandemia.


     5. Reparte bombones:
En la época anterior a Covid-19, podías tener un tarro lleno de kisses de Hershey para compartir. Hoy en día, la gente podría traer sus propios chocolates. Afortunadamente, esto funciona bien, ya que todo el mundo disfruta de diferentes golosinas. Haz que tu equipo aproveche al máximo las vacaciones dándose un capricho dulce.

Dependiendo de si se trabaja desde la oficina, desde casa o con un sistema de trabajo híbrido, se puede aprovechar la fiesta al máximo. Puedes sorprender a quien creas que es el mejor vestido, incluso si trabajas a distancia. Simplemente tendrán que esperar para recibir su premio.

Recuerde que debe tener en cuenta las alergias o los requisitos dietéticos que pueda tener la gente.

Las asambleas de accionistas son la piedra angular del buen gobierno corporativo. Es a través de esta reunión donde las partes interesadas y más relevantes de la empresa ejercen influencia en la dirección de la toma de decisiones. Sin embargo, todas las áreas de actividad de las empresas tienden cada vez más hacia la digitalización y la conexión en remoto. Por este motivo, en este artículo hablamos sobre las ventajas de implementar un sistema que permita celebrar una asamblea virtual online.

Todo proceso de reunión tiene tres etapas: planificación, ejecución y resoluciones. Como tal, también hay tres usuarios principales de Convene: los que planifican, los que se reúnen y los que ejecutan.

Adaptándose a la nueva realidad COVID-19, las empresas de todo el mundo realizan cada vez con más frecuencia sus juntas generales anuales online. Con muchas soluciones disponibles para elegir, escoger la mejor plataforma de asamblea general virtual (AGM) y online que satisfaga las necesidades de su organización puede ser difícil. Para ayudarle en el proceso de toma de decisiones, a continuación se exponen los puntos a tener en cuenta a la hora de seleccionar una solución de junta general electrónica o virtual.

Costo

Para muchas empresas que están considerando la posibilidad de celebrar juntas generales virtuales, el precio de la solución será probablemente uno de los principales factores determinantes.

Aunque son muchos los factores que determinan el precio de una solución, el coste de una plataforma de juntas generales en línea suele depender del número de funciones y de la capacidad de las reuniones. Así que antes de empezar a buscar un proveedor de plataformas de asambleas generales, analice qué características y capacidad de reunión necesitará.

Busque proveedores que ofrezcan paquetes personalizados que se ajusten a sus necesidades. Las soluciones a medida ayudan a evitar una situación en la que se paga por funciones que luego no se van a utilizar, lo que supone un exceso de costes.

Características

Una solución de asamblea general de accionistas online debe gestionar eficazmente el debate y la discusión a través de un conjunto adecuado de funciones.

Si bien los diferentes tipos de empresas tendrán necesidades únicas para sus asambleas generales, las funciones son de utilidad universal.

• Votación:
  La función de votación es crucial para la toma de decisiones y el almacenamiento de un registro conforme de la votación. Compruebe si su organización necesita una solución que pueda facilitar la votación en directo.
  
  
• Preguntas y respuestas:
  Una función intuitiva de preguntas y respuestas facilita la participación de los accionistas. La plataforma de preguntas -donde los participantes tienen tiempo suficiente para formular sus preguntas y revisar las respuestas- debe estar disponible antes, durante y después de la reunión. Además, soluciones como ConveneAGM admiten el vídeo interactivo bidireccional para facilitar mejor las sesiones de preguntas y respuestas en directo.
  
  
• Lista de usuarios:
  Una lista de usuarios interactiva facilita el seguimiento de la asistencia para llevar un registro.
  
  
• Informes y exportación de datos:
  La compilación de encuestas y actas de los procedimientos ayuda a mantener los registros disponibles para las auditorías internas y externas.
  
  
• Administración digital de apoderados:
  La gestión de los formularios de apoderamiento y los derechos de voto mejoran las tareas administrativas y ofrecen una experiencia de reunión fluida.
  
  
• Funciones de la reunión:
  La delegación de funciones en la reunión garantiza la organización de la misma.

Las empresas y organizaciones están obligadas a celebrar juntas generales anuales para tratar asuntos con los miembros del consejo de administración y los accionistas. La celebración de estas reuniones debe prepararse y facilitarse adecuadamente, ya que hay consecuencias legales en juego. Pero, ¿qué son exactamente las juntas generales anuales? ¿Cómo deben administrar las empresas estas reuniones?

Los últimos años han provocado muchos cambios en nuestra forma de actuar. Al comenzar este nuevo año es importante empezar a adaptarse a estos cambios y mirar hacia el futuro.

La pandemia del virus Covid-19 y sus variantes posteriores han hecho que el trabajo de oficina pase a ser un modelo híbrido o remoto. Una tendencia que parece que continuará en el futuro próximo, ya que es probable que entremos y salgamos de los lockdowns.

También ha aumentado la atención sobre el impacto medioambiental que tenemos como individuos y como organizaciones. Los consumidores están empezando a cambiar sus prioridades hacia los productos reutilizables y hay un movimiento creciente contra el consumismo excesivo.

También se hace hincapié, ahora más que nunca, en el impacto social y los valores que representa una organización. Esto significa que la diversidad ESG y de los consejos de administración es de vital importancia para el éxito.

Teniendo todo esto en cuenta, hemos reunido algunos consejos para el buen gobierno en 2022:

     1) Cambie al modelo híbrido:

Si aún no lo ha hecho o no se ha dado cuenta, el modelo híbrido es el futuro. El cambio puede ser más fácil si ya dispone de la tecnología adecuada.

El modelo híbrido no sólo es el más conveniente, dada la incertidumbre de las condiciones de trabajo que conlleva estar en una pandemia, sino que también es económico y respetuoso con el medio ambiente.

Puedes alquilar un espacio de trabajo más pequeño, ya que es probable que vengan equipos más pequeños en lugar de toda la organización a la vez. Esto significa que se utiliza menos energía y se producen menos residuos.

Esto es especialmente cierto en los meses de verano, ya que se ha demostrado que trabajar desde casa durante el verano reduce la huella de carbono de todos. 

     2) Invertir en soluciones híbridas para reuniones:

Como proveedor líder de portales para juntas directivas, somos expertos en el modelo de reuniones híbridas. La tecnología que se adquiere es lo que más influye en el buen funcionamiento de una reunión híbrida.

Uno de los mayores retos puede ser la igualdad de voces durante las reuniones híbridas. Usted quiere una tecnología que agilice sus procesos y garantice que, independientemente de si están presentes en persona o en línea, todas las voces tendrán el mismo peso.

Lo más importante que debe tener en cuenta a la hora de seleccionar el software para facilitar la transición es la seguridad. Las normas de cumplimiento están en constante cambio y es probable que haya actualizaciones en los próximos años a medida que la tecnología siga desarrollándose. Considere la posibilidad de optar por una empresa con un historial probado y que crezca con usted.


     3) Normas de cumplimiento:

Hacer la debida diligencia debería ser siempre lo primero en su lista de control de fin de año, así que a estas alturas ya debería haber completado su auditoría interna para 2021. Esto debería incluir la revisión de los informes financieros, así como la realización de auditorías de competencias.

Cualquier software que compre debe ser de la mejor calidad y cumplir con las normas de seguridad del sector. Esto significa que cualquier dato de categoría especial o información sensible que deba cumplir con el GDPR debe ser lo más seguro posible.

Más allá de la seguridad, es probable que haya nuevas regulaciones basadas en ESG y el medio ambiente en los próximos años y es mejor estar por delante que por detrás. Esto también es económicamente correcto, es mejor gastar menos durante un largo periodo de tiempo en lugar de tener que lidiar con las actualizaciones y encontrarlas en el presupuesto.


     4) Centrarse en la ESG:

Como se ha mencionado, se va a hacer más hincapié que nunca en las políticas ESG de una organización.

Mientras atravesamos el gran periodo de dimisiones, hay que dar prioridad a la obtención y retención de los mejores talentos. La mejor manera de mostrarlo es una puntuación ESG, que demostrará el impacto medioambiental y social que tiene su organización.

La mejor manera de mejorar la relación de su empresa con los ASG es convertirla en una prioridad. Una ventaja añadida será que la satisfacción de sus empleados probablemente aumentará. Si el trabajo les resulta satisfactorio, es más probable que sean más productivos.

Puede valer la pena nombrar a un responsable de sostenibilidad para que supervise los programas de ASG. Puede que su estructura organizativa necesite incluso una revisión para garantizar que se mantiene al día con las últimas tendencias ASG.


     5) Aumentar la diversidad de la alta dirección y del consejo de administración:

En los últimos años se ha hablado mucho de la diversidad en los consejos de administración. De hecho, muchas industrias, incluido el sector inmobiliario, lo han convertido en una prioridad urgente.

Se ha demostrado que contar con una variedad de experiencias vitales, opiniones y antecedentes en su equipo directivo supone una mejor planificación estratégica. Si todos han tenido la misma vida, entonces todos tendrán las mismas ideas.

Sin embargo, esto significa que todos deben tener acceso. En la era digital, esto puede ser cada vez más difícil, sobre todo para las personas con discapacidades, problemas visuales o dificultades auditivas. Es necesario invertir en un software para la era moderna que tenga acceso para todos.


¿Cómo puede Convene ayudarle con la buena gobernanza en 2022?

El 23 y 24 de noviembre  de 2021, Convene asistió como patrocinador oficial al 4 Congreso Internacional de CIOS en Barcelona, bajo la temática "La tecnología como driver de la transformación exponencial". La conferencia tuvo lugar durante dos días y fue una emocionante oportunidad en la que parte del equipo pudo rencontrarse después de tantos meses de teletrabajo, haciendo nuevas conexiones y compartiendo ideas sobre el futuro de la tecnología en las empresas y cómo poder aprovechar estas herramientas para trabajar de manera mas eficiente.

Una de las formas más eficaces de construir equipo y fortalecer las relaciones en la empresa es celebrar fiestas de empresa. Aunque hay infinitas maneras de organizar una fiesta de empresa, en este post te traemos 5 ideas originales para fiestas en la oficina.

Las fiestas son un momento para repartir alegría. Desafortunadamente, cuando se trabaja en una empresa, también pueden venir acompañadas de estrés.

Con todos tomándose vacaciones ¿cómo se puede mantener una buena gobernanza?

Hemos reunido algunos consejos para asegurarnos de que no dejes de cumplir las normas. Recuerde: ¡se supone que debe tomarse un descanso del estrés!

   1.Prepárese con antelación
La preparación siempre es importante cuando se trata de las vacaciones, pero esta época del año crea nuevos retos. No espere que las cosas caigan en su sitio. El departamento de RRHH debe mantener a todo el mundo informado de qué miembros del personal han solicitado vacaciones y cuándo.

Si hay una política particular que se quiere aplicar en relación con las vacaciones, ésta debe formar parte de los contratos de los empleados. No tiene sentido decir al personal en el último momento que no pueden tener ciertos días libres. Haz las cosas de forma correcta y asegúrate de que todo el mundo sabe lo que puede esperar de la empresa.

También es bastante habitual que los ejecutivos y directores cambien de puesto durante las navidades. Asegúrate de estar preparado para estos acontecimientos con antelación. No querrás volver de repente en enero y descubrir que tu empresa no tiene empleados para funcionar.

   2.Delegación
No todo el mundo se tomará las mismas vacaciones y es importante tenerlo en cuenta a la hora de asignar tareas. Para asegurarse de que todo está terminado antes de las vacaciones, asegúrese de que el trabajo se delega de manera uniforme.

La delegación no sólo consiste en saber "a quién" delegar, sino también "cuánto" delegar en ellos. Independientemente de la estructura de gobierno de tu organización, los responsables deben saber en qué fechas se toman libres los que están por debajo de ellos. No querrás programar accidentalmente una auditoría de competencias en una semana en la que el responsable de RRHH se tome vacaciones.

   3.Trabajo flexible
La flexibilidad es uno de los activos más importantes que puede tener su organización. La aplicación de políticas adaptables puede preparar a la empresa para el futuro. Con las nuevas variantes de Covid, trabajar desde casa parece cada vez más probable durante los meses de invierno.

La pandemia de Covid-19 ha transformado nuestra relación con la oficina. Muchos siguen trabajando desde casa, mientras que otros han vuelto a la oficina. Ambas opciones tienen sus propias ventajas y dificultades, que se pondrán de manifiesto durante las vacaciones.

Si aún no ha considerado las soluciones de trabajo híbrido, ahora puede ser el momento. Con el desorden que pueden crear las vacaciones, puede ser útil celebrar reuniones híbridas en las que algunos participantes estén en casa y otros permanezcan en la oficina.

   4.Seguridad
Durante las vacaciones, es posible que su seguridad se vea afectada, ya que los equipos de TI y de cumplimiento normativo no trabajan a tiempo completo. Por desgracia, muchos hackers no se toman vacaciones. Mientras usted está comiendo con su familia, sus datos podrían estar expuestos a violaciones.

No puede conformarse con una seguridad mediocre, ni siquiera durante las vacaciones. Asegúrate de que la empresa con la que trabajas ha tomado las medidas suficientes para proteger tus datos.

Este es el caso, sobre todo, si se trabaja con datos de categoría especial. Sin embargo, sus normas deben ser más que el mínimo. Una seguridad poco rigurosa puede poner en peligro sus prácticas empresariales y una infracción no es la forma en que quiere empezar el nuevo año.

   5.Comunicación
Cuando se trata de las vacaciones, es más importante que nunca que todos sepan lo que se espera de ellos. Si se comete un error, puede que no haya nadie cerca para solucionarlo. Asegúrese de hacer las cosas bien a la primera.

Un portal para juntas directivas como Convene puede mejorar la comunicación dentro de su empresa. Sea cual sea el sector en el que trabaje, nuestro software de gestión de reuniones "todo en uno" está diseñado para ayudar a los administradores a elaborar políticas eficaces.

Desde la creación de un orden del día hasta el establecimiento de un sólido seguimiento administrativo, cada paso del proceso debe ser lo más fluido posible. Con el software adecuado, la compleja tarea de la planificación estratégica puede ser mucho más fácil. Descubra el don de la buena gobernanza y reserve una prueba gratuita hoy mismo.

Es difícil creer que 2021 esté a punto de terminar, este año ha pasado volando.

Los últimos doce meses no han sido fáciles, pero hemos aprendido a adaptarnos a la nueva normalidad. Para muchos, esto ha supuesto formas innovadoras de seguir conectados. Esperemos que el año 2022 nos traiga aún más oportunidades de reunirnos.

Una de las principales conclusiones de este año es la creciente importancia del trabajo híbrido. A pesar de que muchos han vuelto a trabajar en la oficina, muchos siguen trabajando desde casa, las organizaciones han tenido que buscar soluciones que funcionen para todos.

Las reuniones híbridas pueden tener sus propios retos, pero han llegado para quedarse. Las ventajas de poder celebrar reuniones en parte a distancia y en parte en persona no se pueden subestimar.

Los últimos dos años han tenido un impacto dramático en la forma en que hacemos negocios. Al mirar hacia el futuro, nuestras prioridades se han desplazado y nuestra perspectiva ha cambiado. Desde la pandemia mundial de Covid-19 hasta incidentes menores como el bloqueo del Canal de Suez, ahora sabemos lo importante que es para las empresas la cadena de suministro local y la gestión de riesgos.

Esto ha coincidido con una revolución cultural, en la que la gente ha revaluado sus actitudes junto con sus hábitos de consumo. La ESG nunca ha sido más importante, los inversores más jóvenes optan por comprar acciones de empresas éticas que dan prioridad al medio ambiente.

¿Qué significa esto para el futuro de la gobernanza? El tiempo lo dirá, pero aquí están 10 de nuestras predicciones sobre lo que tendrá prioridad en los próximos años:

• Encriptación (preferiblemente de varios niveles)
• Opción de purga automática para dispositivos robados o perdidos
• Control de acceso basado en permisos

Medidas de autenticación sólidas

Otro aspecto que determina la seguridad es el tipo de alojamiento: una solución de portal para juntas directivas puede implementarse en la nube o en las instalaciones. La implementación en las instalaciones refuerza aún más la seguridad al dar a las empresas la propiedad y el control exclusivos de los datos.

A medida que avanzamos hacia un mundo post-pandémico, es necesario adaptarse a la nueva normalidad. Hablando de la nueva normalidad, una gran tendencia que estamos viendo en el lugar de trabajo es la de volverse híbrido. De hecho, algunas organizaciones consideran que la tecnología híbrida es el futuro del trabajo.

Convertirse en híbrido significa establecer una configuración de trabajo que implique tanto trabajar en la oficina como en otro lugar, normalmente en casa. Ya sea al 50% o más en la oficina que a distancia o viceversa, una configuración híbrida utiliza una combinación de reuniones cara a cara y videoconferencias para garantizar una comunicación eficaz y eficiente.

¿Por qué debería optar por la modalidad híbrida?
Estar en territorios inexplorados nos dio la oportunidad de explorar y navegar a través de diferentes configuraciones, y luego decidir cuál funciona mejor para la organización. El lugar de trabajo híbrido es cada vez más popular porque favorece el equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Además, es más seguro y conlleva menos desplazamientos y estrés.

Establecer un lugar de trabajo híbrido también es ideal para las organizaciones que no están preparadas para una transición completa a 100% remota o para volver a trabajar completamente en la oficina. Adaptar un espacio temporal de lugar de trabajo híbrido será beneficioso para facilitar la transición y beneficiarse de lo mejor de ambos mundos.

¿Cuáles son los tipos de configuración del lugar de trabajo híbrido?
Aunque tienes la opción de establecer tu propio modelo de puesto de trabajo híbrido, siempre es útil examinar primero los modelos existentes y ver si se ajustan a las necesidades de tu organización. La empresa de software Whatfix sugiere estos tres modelos de puestos de trabajo híbridos a tener en cuenta:

Modelo de trabajo a distancia
Este modelo implica trabajar completamente a distancia, con una excepción: la organización identifica a unos pocos empleados cuyo trabajo requiere estar físicamente presente en la oficina. Las organizaciones que adaptan este modelo actúan como una empresa remota, fomentando la colaboración virtual y la comunicación en línea.

Modelo de oficina ocasional
Reconociendo que no todas las organizaciones están dispuestas a abandonar sus oficinas, este modelo permite a las empresas crear un horario de trabajo para sus empleados que incluye tanto el trabajo presencial como el remoto. Este modelo pone de manifiesto cómo cambiar el entorno de trabajo de vez en cuando puede repercutir en la productividad y el compromiso.

Modelo de trabajo en la oficina y a distancia
Incluso antes de que se produjera la pandemia, varias organizaciones ya practicaban este modelo. En este modelo concreto, se ofrecen a los empleados tanto opciones de trabajo en la oficina como a distancia. Sin embargo, la oficina se identifica como el lugar de trabajo principal. Además, la organización llega a ofrecer trabajo a distancia a los empleados que tienen ciertos requisitos que les dan derecho a trabajar desde casa. Como su nombre indica, este modelo da flexibilidad tanto a la organización como a los empleados a través de las dos opciones.

Híbrido con Convene
Después de identificar qué modelo funciona mejor para la organización, el siguiente paso es evaluar qué herramientas se pueden utilizar para garantizar una práctica eficaz y eficiente del modelo elegido. Afortunadamente, Convene funciona a la perfección con cualquier modelo híbrido.

Con su potente portal web, sus herramientas fáciles de usar y su soporte multiplataforma, Convene es una innovadora plataforma de gestión de juntas directivas que agiliza los procesos de las reuniones y mejora las experiencias en las salas de juntas. Trabajar bajo un modelo híbrido requiere una plataforma inteligente, sencilla y segura que se centre en la colaboración: Convene es precisamente eso. Obtenga más información sobre las características de un portal para juntas directivas que puede adoptar en la configuración de su lugar de trabajo híbrido.

Azeus Convene el software líder para los consejos de administración y juntas directivas fue reconocido como el software de gestión de juntas directivas número 1 en los premios Data Quadrant 2021. Convene obtuvo una alta puntuación en todas las categorías y logró la mayor puntuación de satisfacción compuesta. El premio refleja el compromiso inquebrantable de Convene con una gobernanza inteligente, simple y segura.

La evaluación en profundidad de Info-Tech Research Group comparó varios portales de juntas directivas basándose en los datos de los clientes existentes. En esencia, la experiencia con el software está determinada por la experiencia con el software y la relación con el proveedor.

Los premios Data Quadrant crearon un informe detallado basado en Net Emotional Footprint, con las capacidades del proveedor, las características del producto y la probabilidad de recomendación.

El éxito de Convene puede atribuirse a las completas funciones de gestión de reuniones que apoyan la comunicación intuitiva. Con más de 30 años de servicio, la empresa ha desarrollado una solución que rinde en todos los ámbitos. El software de Convene destacó especialmente con las funciones esenciales, como Dashboard y Minutes management, en las que obtuvo las puntuaciones totales más altas.

Además de estos triunfos individuales, la clave del éxito de Convene estuvo en como sobresalió en todas las categorías. El consenso abrumador fue que los sistemas de gestión de Convene mejoran la productividad y la profesionalidad.

Uno de los participantes en la evaluación describió cómo "Convene permite planificar reuniones desde cualquier lugar y en cualquier momento. Dispone de un mecanismo para proteger todos los datos y documentos para que no tengas que preocuparte. Es sencillo de usar, ecónomico y cómodo".

Azeus Convene es utilizado por directores y ejecutivos en más de 100 países. Diseñado específicamente para los líderes de las organizaciones, ofrece a sus usuarios un control completo sobre todo el proceso de las reuniones, desde la preparación previa a la reunión hasta la distribución de documentos después de la misma.

Si quieres saber más, no dudes en ponerte en contacto con nosotros o reserva tu demostración gratuita ahora.

A medida que avanzamos hacia el próximo trimestre, su organización puede estar considerando formas de reducir algunos costes clave mientras hace balance y planifica cómo va a navegar en estos tiempos económicos difíciles.

Los documentos en papel nunca han sido seguros. Por muy cuidadoso que sea, cualquiera puede cogerlos y leerlos. La era digital ofrece una nueva oportunidad de proteger sus valiosos datos, pero ¿qué medidas debe tomar para mejorar su seguridad?

A medida que nos adentramos en la era post-pandémica, muchos se preguntan si habrá una vuelta a la oficina o si seguirán trabajando a distancia. Con el distanciamiento social, la falta de espacio en la oficina y la ansiedad que algunos pueden sentir por volver a estar cara a cara a tiempo completo, el futuro del trabajo en una oficina puede ser muy diferente.