Tesco S.A usa Convene para sus reuniones del consejo desde 2014. Tesco es un líder minorista multinacional, comprometido en mejorar el servicio a sus clientes cada día.
La compatibilidad entre plataformas es importante para nosotros
Anteriormente usábamos BoardPad un portal de juntas diferente que no cumplía con nuestras necesidades. La razón principal por la cual nos pasamos a Convene fue que BoardPad no era compatible con Android. Habíamos desarrollado una herramienta interna que se ejecutaba en Android y queríamos también promocionarla dentro de los miembros de la junta. Necesitábamos encontrar una solución que pudiera cubrir esta necesidad y fuese compatible con Android. Hicimos una comparativa con otros portales de junta como Diligent, pero Convene nos impresiono.
Los comentarios de nuestros miembros de la junta han sido muy positivos. Pueden usar Convene desde cualquier dispositivo, iPads, nuestras tabletas Android y Windows. Están felices y satisfechos de poder usar Convene con flexibilidad y no tener que llevar con ellos los paquetes de documentos de cada una de sus reuniones.
Ahorra tiempo a nuestros administrativos
Antes de Convene, nuestros administrativos tenían que imprimir los paquetes de reunión y usar un software anticuado. Esto aumentaba la carga de trabajo para ellos. Con Convene han dejado de imprimir. Funciona en todas las plataformas así que todos los usuarios pueden acceder al portal y la aplicación de Convene. Nuestros administrativos programan la reunión desde el portal y los usuarios acceden a los documentos desde la aplicación para su colaboración y presentación. En resumen con Convene ya no tienen que imprimir cantidades ridículas de papel, ahorran tiempo y ha aumentado la eficiencia en materia de organización de reuniones.
Hemos amortizado el pago de Convene
Nosotros solíamos imprimir cientos de páginas de presentaciones de PowerPoint, images, etc para 20 o 30 personas en cada reunión, mas las copias de seguridad. Este proceso se repetía mas o menos cada dos semanas. Una vez que se hizo el cambio a Convene, dejamos de imprimir papel. El único coste que tenemos es el de la licencia anual de cada usuario de Convene.
Realizamos un estudio interno para saber cuánto ahorramos con este sistema. Los resultados fueron sorprendentes. Ahorramos tanto dinero en impresión y en papel, que Convene se paga por si solo cada año, lo que es bastante impresionante.
Fácil de comenzar a utilizar
Desde que comenzamos a usar Convene, hemos hecho prácticamente cero llamadas al servicio de asistencia. Esto en sí es para nosotros una evidencia del éxito de la herramienta. Los comentarios de los usuarios han sido muy buenos, sobre todo destacan la facilidad de uso y su habilidad para sustituir los documentos impresos por un sistema digital ágil e interactivo. Ser sostenibles con el medio ambiente fue el motor principal para adquirirlo en un primer momento. Una vez que los participantes inician su sesión el resto del proceso es bastante intuitivo tanto para los administrativos como para los miembros de la junta. Después de una demo de 30 minutos quedo claro la facilidad de uso y cómo Convene potencia la participación de los asistentes.
La seguridad está a un peldaño por encima de la competencia
Convene fue revisado por nuestro equipo de Seguridad de la Información. Estuvieron muy contentos e impresionados por los estándares y certificaciones de seguridad y manifestaron que Convene estaba un peldaño por encima de la herramienta que habíamos utilizado antes. La autenticación con ADFS es extremadamente útil para nosotros porque usamos autenticación AD. Convene también cumple con los estándares necesarios de seguridad. Este requisito es indispensable para los miembros de la junta, nuestros directores, etc debido a la naturaleza sensible de la información discutida en estas reuniones.
Herramientas de colaboración y presentación que nos ayudan a conducir reuniones
A mí particularmente me gusta la posibilidad de realizar anotaciones en tiempo real durante una reunión. Puedo hacerlo de manera privada, así que sólo puedo tener acceso a estas anotaciones o puedo compartir mis comentarios con cualquier asistente de la reunión. Estas características son realmente resulta útiles cuando estás conduciendo una reunión.
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