.svg)
Anteriormente, las herramientas de colaboración como Microsoft Teams debían utilizarse por separado de un portal para juntas directivas, pero eso ya no es así. Con Convene in Teams, puede cambiar sin problemas entre la seguridad de un software de gestión de juntas directivas y la flexibilidad de las herramientas de colaboración online.
¿Por qué las herramientas de colaboración no pueden sustituir a un portal para juntas directivas?
El software de colaboración se ha vuelto cada vez más útil durante la pandemia, pero no lo suficiente como para reemplazar una solución de Portal para Juntas Directivas. En pocas palabras, un Portal de la Junta Directiva agiliza los procesos.
Beneficios antes de la reunión:
La creación de un Board Pack en Microsoft Teams puede ser tediosa y llevar mucho tiempo. Hay que esperar a que se envíen o compartan los archivos individuales para poder cotejarlos en un documento compartido de gran tamaño. Con un Portal de Juntas, es tan sencillo como arrastrar y soltar el archivo en una plantilla preexistente.
Y lo que es mejor, ¡puede actualizar el Board Pack al instante y sin esfuerzo! Se acabaron los días en los que había que buscar en el archivador para reemplazar las palabras. Ahora, sólo tienes que hacer clic en reemplazar el archivo y todo el Board Pack se ajustará.
Además, con un Portal de Juntas, puede automatizar una agenda al crear su Pack de Juntas. Esto minimiza el tiempo de clasificación y organización de los archivos del Board Pack. También puede dar a cada punto un límite de tiempo, agilizando así toda la reunión. Nadie quiere que una reunión se alargue.
Un portal de juntas directivas puede enviar recordatorios para todas y cada una de las reuniones. Esto elimina otra tarea tediosa para el personal administrativo del Consejo. En el siglo XXI, queremos que los miembros de su equipo se centren en lo que es importante.
Ventajas en las reuniones:
La principal ventaja de un portal para juntas directivas es su capacidad para celebrar reuniones. Puede tomar notas directamente en la página de cualquier documento de la reunión como si fuera papel. Además, estas notas pueden ser personales o compartidas, asegurando que sus reuniones sean dinámicas y productivas. Algunos portales para juntas directivas ofrecen incluso funciones de votación y firma electrónica, lo que significa que son realmente una solución integral para reuniones.
El seguimiento de la asistencia es un proceso automatizado en un portal para juntas directivas. La asistencia a las reuniones se incluye en las actas de cada reunión, y también se puede realizar un seguimiento mediante informes de auditoría. Esto agiliza el proceso ya que elimina la necesidad de tomar la asistencia manualmente. El tiempo es dinero, por lo que debe utilizar el tiempo de sus reuniones sabiamente.
Puede mantener la reunión completamente digital con la posibilidad de votar en línea. Ésta puede ser anónima o abierta, dependiendo de la normativa de su Junta. También puede asegurarse de que todo el mundo vota, la toma de decisiones debe ser sencilla, y lo es con un Portal del Consejo.
El software del portal de la junta directiva puede eliminar por completo la necesidad de papel con la opción de firmar electrónicamente los documentos. Estos son tan legalmente vinculantes como una firma física en un papel. Lo digital es el futuro.
Beneficios posteriores a la reunión
Con un Portal de la Junta Directiva existen herramientas de gestión de proyectos que ayudan después de la reunión. Hay una biblioteca de documentos donde se pueden almacenar documentos seguros de la junta directiva. Esto asegura que cualquier información de la Junta sea fácilmente accesible para las auditorías.
Además, el material histórico de la Junta puede ser accesible para los nuevos miembros de la Junta o los directores generales. Convene ofrece asimismo una transcripción de cualquier reunión, ya que creemos que la accesibilidad es la clave para mejorar la diversidad.
Otra función es la de ayudar a su personal administrativo con las actas de las reuniones. Las actas de las reuniones son esenciales, pero pueden distraer a los secretarios de su empresa durante las reuniones y quitarles tiempo después. Un Portal de Juntas puede generarlas automáticamente, para que su personal pueda centrarse en los debates. Como hemos dicho anteriormente, ¡no debería haber espacio para las tareas tediosas en el siglo XXI!
¿Por qué son necesarias las herramientas de colaboración?
El software de colaboración le permite trabajar en tiempo real con otros, sin importar su ubicación. Por ejemplo, Microsoft Teams es un software basado en la nube con una serie de herramientas de colaboración, como la capacidad de compartir archivos.
Microsoft Teams está diseñado para ayudarte a gestionar equipos de proyectos. Esto significa que, con sus complementos como Trello o OnePlan, puede ser fácil supervisar el flujo de trabajo de un proyecto. También puedes colaborar en documentos y utilizar estos canales para comunicarte.
La comunicación es la clave del éxito de una empresa. El software de colaboración alberga toda la comunicación de forma accesible y lógica. Puedes crear una subcarpeta para equipos o proyectos específicos, de modo que la comunicación pueda ir realmente de la mano de los esfuerzos de colaboración. Estas subcarpetas incluirán una opción para realizar videollamadas o enviar mensajes instantáneos, así como para compartir archivos.
Como ya hemos dicho, el software de colaboración permite trabajar en el mismo documento con otras personas simultáneamente. Esto significa que se puede delegar fácilmente el trabajo en documentos más grandes y revisarlos a distancia. La eficiencia es clave, y las herramientas de colaboración están diseñadas para agilizar los procesos de tu equipo.
La colaboración también aumenta la satisfacción de los empleados. Por tanto, invertir en herramientas de colaboración eficaces garantiza un mejor entorno de trabajo. Esto es sólo para el desarrollo de un proyecto, en la nueva normalidad del trabajo a distancia, también se debe asegurar que las herramientas de colaboración ayuden al lado estratégico de las operaciones.
Microsoft Teams permite celebrar reuniones en cualquier momento y lugar. De este modo, las discusiones y los debates ya no tienen que tener lugar en una sala de juntas. Esto puede ayudar a la diversidad de su Consejo de Administración, ya que el trabajo a distancia permite a sus miembros participar desde cualquier parte del mundo.
¿Cómo ayudará Convene In Teams a su organización?
Con Convene in Teams, puede tener lo mejor de ambos mundos. Convene in Teams integra todo lo que le gusta de un portal del consejo con las capacidades de un software de colaboración.
Convene in Teams le permite tener sus reuniones de la Junta Directiva y todo el material en una sola pantalla. Esto crea una interfaz perfecta entre el presentador y los documentos sin necesidad de múltiples pantallas o pestañas. Incluso se puede participar en una reunión de la Junta Directiva de forma segura desde el smartphone.
Durante la reunión de la Junta Directiva, es posible crear elementos de acción como lo haría en la aplicación Convene y se generarán notificaciones dentro de Microsoft Teams. Un sistema integrado garantiza que sus empleados puedan estar al día de cualquier novedad.
Convene in Teams no sólo es útil para los directores, sino para toda la organización. Todos se pueden beneficiar de la función de encuesta, que facilita la realización de la diligencia debida. Nuestra biblioteca de documentos también le permite utilizar controles de acceso basados en roles, limitando el intercambio de archivos confidenciales. Esto es especialmente importante para garantizar el cumplimiento del GDPR.
Si quieres saber más, no dudes en ponerte en contacto con nosotros o reservar una demostración.
