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Durante las reuniones de la junta directiva, los directores fijan objetivos y estrategias , y resuelven cuestiones críticas que requieren atención urgente. Pero en realidad, la optimización del rendimiento de la organización no termina durante las reuniones de la junta. Lo que ocurre fuera de las reuniones es igual de importante que lo que ocurre durante las reuniones del consejo.
La mayoría de las veces, los directores necesitan tiempo para reflexionar antes de tomar una decisión acertada. Además, su ajetreada agenda dificulta el seguimiento de las acciones que hay que llevar a cabo. Por eso, el consejo, con la ayuda de los secretarios de empresa y los administradores del directorio, debe simplificar el flujo de trabajo para llevar a cabo las decisiones incluso fuera de la reunión.
Las ventajas de un flujo de trabajo eficaz después de la reunión
Las juntas directivas deben seguir teniendo un sistema organizado de procesos incluso después de la reunión de la junta directiva para garantizar la eficiencia y producir resultados eficaces. Estos son los beneficios que aportan a la junta directiva los flujos de trabajo posteriores a la reunión:
- Aumenta la productividad y ahorra tiempo
En la mayoría de los casos, los consejeros celebran reuniones para tratar ciertos asuntos que requieren una acción inmediata. Un flujo de trabajo eficiente después de las reuniones reduce los procesos innecesarios al disminuir la carga de trabajo redundante y agilizar las resoluciones y acciones. Herramientas como la firma digital y el seguimiento de acciones simplifican los procesos y ayudan a los directores y administradores del consejo a ser más sistemáticos, incluso fuera de las reuniones.
- Aumentar la responsabilidad de los consejeros
Los directores de los consejos de administración suelen tener agendas muy apretadas y algunos forman parte de diferentes consejos. Disponer de un flujo de trabajo posterior a la reunión aumenta el compromiso de la junta con los asuntos importantes.
Por ejemplo, la rápida difusión de las actas después de una reunión orienta a los directores sobre los asuntos en los que deben centrarse. Disponer de un flujo de trabajo eficaz garantiza que no se olvide ni se pase por alto ningún elemento de acción. Permite a la junta directiva evitar o abordar los cuellos de botella que pueden causar retrasos en la aplicación de lo que se discutió durante la reunión de la junta.
En este proceso se informa a todos de sus respectivas responsabilidades y con quién deben coordinar las tareas. Un flujo de trabajo eficaz mantiene a los directores proactivos en la toma de decisiones y en la elaboración de sus respectivos productos. También les permite transmitir los elementos de acción en cadena a las respectivas unidades para ejecutar los planes y las estrategias.
- Acelerar la toma de decisiones
Además de aumentar la responsabilidad de los directores, los flujos de trabajo posteriores a las reuniones también mejoran la coordinación entre los directores y promueven la sinergia, acelerando así el proceso de toma de decisiones. Disponer de un flujo de trabajo sin fisuras acelera las revisiones y las aprobaciones, especialmente cuando es necesario firmar.
Por ejemplo, una resolución del consejo de administración requiere la decisión de los directores. Los directores tienen que revisar, aprobar y firmar la resolución para que surta efecto. Hay casos, como en el orden secuencial de la firma, que los directores del consejo tienen que firmar primero la resolución antes de que el presidente pueda firmar para su aprobación final. Un flujo de trabajo eficaz garantiza que no se salten etapas durante las aprobaciones. Mientras tanto, el secretario o el administrador del consejo pueden compartir y conservar copias de la resolución del consejo para su documentación.
5 herramientas esenciales para los flujos de trabajo posteriores a la reunión
Sin herramientas, cumplir con todos los entregables y elementos de acción asignados a los directores puede resultar tedioso. Las organizaciones deberían invertir en herramientas que simplifiquen aún más el flujo de trabajo posterior a la reunión. Esto permite a los directores, secretarios y administradores asignar tiempo y recursos a otras tareas importantes.
Un software de gestión de juntas directivas es una plataforma integral que está equipada con herramientas para agilizar las reuniones y los flujos de trabajo de las juntas directivas. Estas herramientas agilizan los flujos de trabajo posteriores a las reuniones, mejorando el rendimiento colectivo de la sala de juntas, las colaboraciones y la productividad. Convene es un software de gestión de juntas directivas equipado con herramientas cómodas y potentes, así como con sólidas funciones de seguridad para ayudar a los directores, secretarios y administradores a gestionar su carga de trabajo.
Depósito seguro de documentos
Poder repasar las actas de las reuniones y los paquetes de la junta directiva con anotaciones y puntos de acción acelera la toma de decisiones. Además, los directores pueden consultar los informes y datos anteriores para tener una mejor perspectiva. Es importante contar con un repositorio seguro que permita a los directores acceder fácilmente a los materiales necesarios para la toma de decisiones.
Los directores también pueden solicitar los documentos de la junta directiva a los secretarios de la junta que cotejan estos materiales. La biblioteca de documentos de Convene permite a los secretarios gestionar los documentos de la junta directiva en una ubicación centralizada. Esto ayuda a los miembros de la junta directiva a recuperar documentos anteriores en cualquier momento y lugar, sin tener que depender de los secretarios de la junta directiva.
Y no sólo eso, tener un control de acceso basado en roles limita los niveles de acceso a los archivos confidenciales mediante configuraciones basadas en permisos. Estos roles definen lo que se puede hacer con los materiales de la junta, garantizando la máxima seguridad de los datos.
Una sala dedicada a las revisiones y aprobaciones
La junta directiva, los administradores y los secretarios pueden emplear una única plataforma para alinear todos los materiales de la junta que necesiten aprobación. Estos documentos pueden compilarse en una lista organizada, minimizando las idas y venidas durante la firma.
Convene ofrece la Sala de Revisión, donde los miembros de la junta directiva pueden colaborar y comunicarse sobre los documentos incluso sin necesidad de videoconferencia. Los secretarios corporativos pueden compilar una lista de materiales de la junta directiva y luego invitar a los directores a revisar y anotar los documentos de la junta. Las anotaciones realizadas por los consejeros en un documento son visibles para quienes tengan acceso a la sala. Además, se puede hacer un seguimiento del estado de la revisión, notificando a los directores cualquier material pendiente de aprobación.
Acuerdos colaborativos de la junta directiva
La junta debe considerar cuidadosamente y acordar de forma colectiva cualquier resolución. Por ello, es necesario utilizar herramientas para colaborar y votar fácilmente las resoluciones de la junta.
La función de Resoluciones de Convene permite a los consejeros abordar asuntos urgentes votando cursos de acción viables. Anima a la junta a ser productiva y a colaborar en tiempo real, incluso fuera de las reuniones. La herramienta de votación hace un seguimiento de los resultados de las votaciones para acelerar el recuento de votos y formular resoluciones sólidas.
Función de firma electrónica integrada
Las firmas garantizan la veracidad de las resoluciones y los materiales de la junta directiva que circulan dentro de la organización. Las firmas digitales o electrónicas son jurídicamente vinculantes y actualmente son ampliamente aceptadas por las organizaciones.
Convene cuenta con una herramienta de firma electrónica integrada para que los directores hagan más eficientes los flujos de trabajo de firma. Los directores pueden firmar documentos sin esfuerzo en cualquier momento y lugar, incluso sin necesidad de imprimir los documentos. Esto reduce los retrasos en el proceso de aprobación, sobre todo en situaciones de alto riesgo en las que las decisiones son urgentes.
Y no sólo eso, la adopción de una plataforma que integre la firma electrónica ahorra a los secretarios y administradores tiempo y esfuerzo en el seguimiento de los documentos para su aprobación. Esto elimina la tediosa tarea de imprimir y distribuir documentos que deben ser firmados en orden secuencial.
Gestión organizada de las acciones
El seguimiento de los entregables y las acciones de los directores aumenta su responsabilidad y promueve la transparencia entre ellos. Dado que la junta directiva aborda importantes asuntos de la organización, el progreso de los elementos de acción y las actividades debe seguirse en cada etapa.
Una herramienta de gestión de acciones se asegura de que no se pase por alto ningún elemento de acción o entregable. Puede ayudar a la junta a agilizar el flujo de trabajo posterior a la reunión promoviendo la responsabilidad y estableciendo un calendario para que puedan cumplir con los entregables a tiempo.
Con una herramienta de gestión de acciones, los directores se hacen responsables, ya que los elementos de acción se delegan y se fijan con plazos. Los directores pueden actualizar el estado de los elementos de acción para mostrar el progreso. Mientras tanto, los administradores pueden hacer un seguimiento de los elementos de acción y los plazos de cada director.
Optimizar los flujos de trabajo posteriores a las reuniones con plataformas únicas
Los procesos sólidos de gobierno corporativo fomentan la responsabilidad e impulsan el crecimiento de las organizaciones. Dado que la tecnología desempeña un papel más importante en los procesos internos hoy en día, las organizaciones buscan adoptar herramientas disponibles que puedan agilizar y automatizar los procesos.
Un software de gestión de juntas directivas como Convene es una plataforma todo en uno para la aprobación de documentos y los procesos posteriores a las reuniones. Le permitirá gestionar los recursos de su organización y también hacer un seguimiento de las aprobaciones de documentos y los elementos de acción en cualquier momento y lugar.
Si opera dentro del espacio de Microsoft, integre sin problemas todos sus procesos en una sola plataforma: Convene in Teams (CiT). Con un portal para juntas directivas basado en Teams, los directores y administradores no tendrán que recorrer varias aplicaciones como el repositorio de documentos de SharePoint y OneNote para sus procesos de junta directiva. El CiT le permite maximizar las capacidades de colaboración de Microsoft Teams a través de herramientas de gobierno expertas a las que puede acceder en una sola plataforma.
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