Desventajas de Microsoft Teams y cómo solucionarlas

La pandemia hizo que muchos vieran las ventajas del trabajo remoto o híbrido, y en esta nueva era de trabajo la mayoría está recurriendo a Microsoft Teams como solución integral. Se trata de una herramienta fantástica para el teletrabajo. Aun así, es posible que encuentres carencias en comparación con una reunión en persona. A pesar de su utilidad, Teams presenta varios inconvenientes.

En este artículo exponemos las principales desventajas de Microsoft Teams para que sepas cuáles son sus limitaciones. Pero también hemos recopilado 5 características que pueden ayudarte a mejorar tus reuniones de Microsoft Teams. Además, si perteneces al comité de dirección o el consejo de administración de una empresa y quieres maximizar las prestaciones de Microsoft Teams para adaptarlas a las reuniones del consejo, no puedes perderte el apartado final de este artículo.

Desventajas de Microsoft Teams

Las principales desventajas de Microsoft Teams tienen que ver con carencias en los procesos propios de las reuniones de las juntas directivas, consejos de administración y asambleas de accionistas. Es decir, reuniones en las que intervienen personas con gran responsabilidad dentro de la empresa que tienen que llegar a acuerdos y tomar decisiones capitales para la empresa.

1) Documentos y vídeo en una sola pantalla

Trabajar desde casa, para la mayoría, significa hacerlo todo en una sola pantalla. Quieres ser capaz de leer los documentos por ti mismo, así como ver a la persona que está hablando.

Aunque ya estés familiarizado con la pantalla compartida, esta herramienta no es perfecta. Tienes que seguir el ritmo del presentador, lo cual no es eficiente. Sería mucho más fácil si pudieras estar en la misma página que el presentador y tener la opción de leer a tu propio ritmo, todo en una pantalla.

2) Puntos de acción

A veces, en una reunión se quiere hacer un plan u organizar una reunión de seguimiento. Sin embargo, es posible que no quieras ocupar el tiempo de la reunión para hacerlo.

Aquí es donde una función de Elementos de Acción sería útil. Los puntos de acción se dirigen a personas y asuntos concretos, lo que permite centrarse en el resto de la discusión sin distracciones.

3) Anotaciones en los documentos

Junto con los elementos de acción, a veces es útil escribir notas tanto en privado como en público en la plataforma. Una de las desventajas de Microsoft Teams es que no permite realizar anotaciones.

En una plataforma tradicional puedes hacer anotaciones en los márgenes. Sin embargo, en la era digital esto resulta cada vez más difícil. A veces, mezclar lo viejo con lo nuevo es necesario para la productividad.

Tomar notas en los márgenes mejora la calidad de los debates. El objetivo es que los debates sean lo más dinámicos posible. Además, llevar un registro de los puntos tratados agiliza el proceso de toma de decisiones. Si Teams tuviera esta función, podrías centrarte en los temas importantes.

4) Aprobaciones y votaciones

Otra desventaja de Microsoft Teams es que no dispone de un sistema de votación online o de aprobación de decisiones. Esto es una parte fundamental en las reuniones de la Junta Directiva. Deben llegar a un consenso sobre las acciones que deben tomarse y aprobar dichas decisiones. Esto puede hacerse de muchas maneras, tanto durante la reunión como fuera de ella.

Puedes utilizar encuestas o sondeos antes o después de la reunión para averiguar qué temas necesitan más discusión. Esto puede ayudarle a centrarse en cuestiones específicas durante las reuniones en lugar de repasar detalles innecesarios.

A continuación, durante la reunión de la Junta, hay que votar las decisiones. El sistema varía en función de su organización, pero algunos pueden optar por una votación a mano alzada, mientras que otros prefieren una votación secreta. Sea cual sea su método, es una parte esencial del proceso de toma de decisiones, por lo que sería útil contar con la opción de ambos.

Además, tener la opción de revisar los documentos para su aprobación, antes de subirlos a un área de documentos compartidos, agilizaría los procesos y reduciría el riesgo de error. Esto sería especialmente útil para las actas de las reuniones.

La última parte del proceso de toma de decisiones es la firma para ratificar las decisiones. Durante las reuniones a distancia, esto se hace mediante firmas electrónicas después de la reunión. Esto significa que los miembros de su Junta Directiva pueden olvidarse fácilmente de hacer un seguimiento y el envío de correos electrónicos recordatorios consume el tiempo de sus administradores. Agilizaría sus procesos si pudiera firmar los documentos durante la reunión.

5) Auditoría

Tener una pista de auditoría clara es crucial en los negocios. Si algo va mal, un registro exhaustivo de las acciones permite evaluar la situación. También puede mejorar el cumplimiento, la gobernanza y la seguridad.

Sin embargo, generar un registro de auditoría puede ser tedioso y pesado. Hay que recopilar registros de diversas fuentes y presentarlos de forma clara. Si Teams contara con informes de uso y auditorías, esto facilitaría mucho el mantenimiento de los registros.

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Con Convene in Teams todo esto es posible.

Con Convene, los procesos de las reuniones se agilizan de principio a fin. Ahora puedes tener todas las ventajas de Microsoft Teams y de un portal para juntas directivas en un solo producto integrado.

Esto significa la mejor seguridad para sus documentos y una pista de auditoría clara. Microsoft Teams no permite la elaboración de informes de uso, mientras que Convene in Teams ofrece no solo estos informes, sino también la realización de auditorías de uso y cifrado completo de datos y alojamiento en la UE.

A través de Convene in Teams puedes crear, antes de la reunión, una agenda y un board pack con tan solo arrastrar y soltar. También puede crear elementos de acción, antes, durante o después de la reunión, lo que le permite crear debates muy específicos sobre determinados temas.

Además, tu lista de contactos también se integrará con Active Directory, lo cual permite enviar recordatorios automáticos a los calendarios de los participantes, agilizando así las bandejas de entrada y los procesos de las reuniones.

Nuestra amplia gama de funciones está disponible en Convene in Teams incluyendo la realización de videoconferencias. Pero lo mejor es que, durante las videoconexiones, puedes votar, anotar y leer tu Board Pack y firmar electrónicamente cualquier documento necesario durante la reunión.

Por último, los procesos posteriores a la reunión se simplifican con Convene, ya que dispone de actas de reunión autogeneradas, una biblioteca de documentos para facilitar el acceso seguro a los documentos confidenciales, y opciones adicionales para registrar la asistencia a la reunión y el seguimiento para su revisión. Estas funciones garantizan que las reuniones serán inteligentes, sencillas y seguras.

Si estás interesado en obtener más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros o reserva tu demostración gratuita ahora.

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