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El cambio de la disposición del consejo de administración de presencial en la prepandemia a remoto en la pandemia ha acelerado las tendencias en la transformación digital del consejo. El enfoque principal ahora de la sala de juntas se dirige hacia la seguridad de los datos, la colaboración remota y las reuniones sin interrupciones. Las empresas y organizaciones se han pasado a plataformas y herramientas que mejoran su experiencia de reunión virtual y simplifican sus tareas, una de las cuales es la firma de documentos.
El ecosistema empresarial actual de Singapur ha impulsado la integración perfecta de la tecnología en los procesos empresariales. Descubre las ventajas y la implantación de la firma electrónica en los consejos de administración.
La firma tradicional de documentos resulta ineficaz
Los consejeros y ejecutivos son los responsables de vincular las acciones corporativas y fortificar las decisiones. Sus firmas tienen el poder de autorizar proyectos, presupuestos y acciones realizadas bajo su afirmación. La firma de documentos es un proceso de acuerdo formal que mantiene la responsabilidad y la gobernanza en las organizaciones.
Antes de la pandemia, la mayoría de las organizaciones recurrían a la firma física de documentos, que solía hacerse en la sala de juntas. El consejo de administración y los ejecutivos debatían el documento o la resolución del consejo y procedían a firmarlo con lápiz y papel para su aprobación. Como todas las autoridades firmantes se encontraban en una misma sala, las firmas paralelas y secuenciales se realizaban con facilidad. Los secretarios recopilaban todas las copias del documento con las firmas del consejo para su registro.
Lamentablemente, con el inicio de la pandemia de COVID-19, se han suspendido las reuniones físicas y el trabajo de oficina, lo que ha obligado a que las reuniones de los consejos de administración se celebren a distancia. Los secretarios, administradores y asistentes ejecutivos de las empresas tienen que pensar en soluciones para que los directores y ejecutivos firmen documentos, incluso durante y después de la pandemia.
Algunas empresas, por no decir la mayoría, siguen utilizando el método tradicional de firma de documentos mediante papeles. Los secretarios y asistentes ejecutivos siguen imprimiendo copias del documento o resolución y enviándolas por mensajero a los domicilios de los directores y ejecutivos para su revisión y aprobación. Una vez firmados físicamente, los directores deben devolver los documentos a los secretarios y asistentes ejecutivos para su compilación y registro.
Como alternativa, los directores y ejecutivos pueden imprimir y firmar ellos mismos los documentos o resoluciones. Después, tienen que escanear y enviar por fax los documentos firmados a los secretarios de la empresa. Estos procesos requieren un esfuerzo y un tiempo adicional antes de que las decisiones y acciones puedan aprobarse formalmente.
Aunque algunos miembros del consejo de administración todavía se sientan reacios a integrar herramientas digitales para firmar documentos, la forma tradicional sigue pareciendo ineficiente, sobre todo ahora que las reuniones físicas están restringidas. He aquí algunas desventajas de la revisión y firma de documentos en papel.
Costes y horas de trabajo adicionales: la firma de documentos no puede realizarse en tiempo real, puesto que los secretarios tienen que esperar a que los documentos firmados estén en tránsito. También incurren en gastos adicionales de impresión y entrega.- Retrasos en el flujo de trabajo - Como los documentos en trámite tardan en llegar, puede haber retrasos en los procesos de trabajo. La ralentización de los plazos puede afectar negativamente a la empresa.
- Riesgos de seguridad - El tiempo que transcurre entre el envío y la recepción de documentos puede suponer riesgos de duplicación y alteración de firmas si no se gestiona adecuadamente.
- Más consumo de papel y residuos - La impresión y el envío de documentos niegan la responsabilidad corporativa de los consejos de administración de ser más sostenibles, ya que consumen más recursos.
Aunque la firma en papel se está quedando obsoleta en la era de la información digital, es posible que pocas organizaciones sigan recurriendo a este proceso, ya que todavía desconocen las implicaciones legales de la firma digital de documentos o del uso de firmas electrónicas.
¿Son las firmas electrónicas soluciones de firma legítimas?La firma electrónica y la firma digital suelen utilizarse indistintamente. Aunque ambos términos se refieren a tener una firma en formato digital, técnicamente, estos dos suelen complementarse.
Las firmas electrónicas, o e-firmas, son formas digitales de firma que se realizan cargando una imagen de la firma o firmando en una pantalla con un lápiz óptico o el dedo. Las firmas digitales, en cambio, validan la autenticidad e integridad de los documentos o mensajes electrónicos. Equivale a una firma manuscrita o un sello, pero con seguridad arraigada: al verificar la identidad del firmante. Las empresas solían utilizar firmas digitales para las transacciones gubernamentales.
Las firmas digitales y electrónicas se utilizan cada vez más en todo el mundo, especialmente debido a la brusca transformación digital y a las consecuencias de distanciamiento social de la pandemia del COVID-19. Este tipo de firmas son legalmente vinculantes desde hace mucho tiempo en muchos lugares del mundo, pero últimamente han empezado a ganar más popularidad debido al aumento de la necesidad.
En Singapur, el uso de firmas electrónicas ha sido reconocido por el gobierno en virtud de la Ley de Transacciones Electrónicas (Cap.88) (ETA). Las autoridades proporcionan ahora una base legal para la promulgación de la firma electrónica y la promoción de su uso. Según la Infocomm Media Development Authority (IDMA) de Singapur, las firmas aceptadas deben adoptar los siguientes formatos, aunque sin limitarse a ellos:
- Imagen digitalizada de la firma física
- Firma dibujada en un dispositivo electrónico
- Clic en "Acepto" en los términos y condiciones
- Firma generada a partir de un programa informático de firma electrónica.
Sin embargo, la ETA también hace hincapié en el uso de firmas electrónicas seguras que estén protegidas por certificados digitales y que cumplan condiciones de verificación como:
- La firma electrónica es única y corresponde únicamente al firmante.
- La firma electrónica se crea y controla durante el periodo de validez del certificado digital, haciendo referencia a la clave pública del firmante.
- Una autoridad de certificación acreditada debe emitir el certificado digital
Los consejos de administración y las empresas de Singapur pueden disfrutar de las ventajas de utilizar la firma electrónica en sus procesos empresariales siempre que cumplan los requisitos de la ETA. Pero los usuarios, como directores y ejecutivos, deben tener en cuenta las restricciones de las comunicaciones electrónicas. Una de ellas es el error en la firma de documentos. Una vez colocadas las firmas electrónicas o digitales, éstas no pueden deshacerse ni borrarse, emulando la experiencia de la firma física.
Aunque las firmas electrónicas estándar están legalmente aceptadas, los consejos de administración de Singapur deben procurar utilizar firmas electrónicas seguras, especialmente al firmar documentos. Deben buscar una herramienta de firma que sea eficaz, legítima y segura.
Revisar y firmar documentos con una solución de firma electrónica
Implantar el uso de firmas electrónicas o digitales en consejos de administración y empresas requiere una solución que no sólo mejore el proceso de firma, sino que también proteja los documentos y las firmas. El empleo de software de firma electrónica puede beneficiar varios aspectos: en los flujos de trabajo, al ahorrar tiempo y costes en la entrega de documentos; en la seguridad, al aplicar métodos de autenticación; y en la sostenibilidad, al promover la firma sin papel.
En la sala de juntas, las soluciones de firma electrónica ofrecen eficiencia y seguridad en la revisión y firma de documentos. Los consejeros y ejecutivos pueden adjuntar cómodamente sus firmas a documentos y resoluciones, lo que acelera los plazos de entrega. Además, los secretarios y administradores de la empresa pueden guardar todos los documentos y firmas en una plataforma segura, sin preocuparse por la fuga de información y la pérdida en la entrega física de documentos.
Convene permite a las organizaciones celebrar reuniones electrónicas del consejo de administración con una suite completa de herramientas de firma digital que permite a los miembros del comité, directores y ejecutivos estampar sus firmas al instante en los documentos, cumpliendo al mismo tiempo con la normativa de firma de la organización. Convene Signature Suite incluye eSignature e Initials que permiten a los usuarios dibujar fácilmente sus firmas o adjuntar sus iniciales, respectivamente, en varios documentos y resoluciones del consejo con un solo clic.
Permite flujos de trabajo de firma eficaces con Sign Box, que permite a directores y ejecutivos localizar rápidamente todas las áreas que necesitan firmar. Con un solo toque, los usuarios pueden adjuntar fácilmente sus firmas a la aplicación Convene. Las autoridades firmantes también pueden cambiar el color de sus firmas e iniciales con Inks, lo que permite personalizar las firmas de acuerdo con las políticas de la organización.
Además de la eficacia, los secretarios de empresa también necesitan garantizar la seguridad de la herramienta de firma electrónica. Convene permite la firma segura al exigir la autenticación de la identidad de los usuarios, mediante Sign Auth, antes de que puedan adjuntar sus firmas a los documentos. La suite de firma también proporciona un Sign Trail que audita todas las firmas y rúbricas realizadas en cada documento.
Las empresas que ya dispongan de una solución de firma electrónica pueden optar por integrarla con Convene para obtener un sistema de firma sin fisuras. Los proveedores de firma digital de terceros legalmente exigibles, como DocuSign y SingPass, pueden integrarse con Convene.
Aunque Convene garantiza flujos de trabajo de firma más inteligentes y sencillos, no se limita a ser una plataforma de firma de documentos, sino que proporciona potentes herramientas para otras tareas, lo que lo convierte en un software de gestión centralizada de consejos de administración. Además de ofrecer un proceso fluido de estampación de firmas, también permite revisar y debatir documentos y resoluciones antes de firmarlos. Gracias a sus funciones de reunión en directo, Convene permite una mejor presentación y colaboración en la sala de juntas. Se establece un repositorio seguro de documentos dedicado a todos los archivos de la junta directiva, lo que crea un flujo de trabajo integral de la junta directiva dentro de una única plataforma.
Convene facilita la aprobación de documentos
La transformación digital de la sala de juntas permite agilizar los procesos necesarios para el trabajo a distancia y las exigencias de la sociedad digital. La firma convencional de documentos mediante bolígrafo y papel puede no ser la mejor opción para lograr la aprobación efectiva de documentos. Con Convene, los directores y ejecutivos pueden firmar documentos al instante con sólo unos clics a través de un sistema electrónico de reuniones.
Además, Convene es una plataforma integral de gestión de reuniones que proporciona todas las herramientas necesarias para ejecutar las actividades del consejo, desde reuniones virtuales del consejo hasta la revisión y firma de documentos. Está diseñada para ayudar a cumplir las responsabilidades del consejo que exigen cumplimiento, transparencia, responsabilidad y seguridad.
Olvídese de las molestias de la firma tradicional en una configuración de trabajo virtual o híbrida. Experimente la eficacia y la seguridad de la firma digital con una plataforma de gestión de reuniones integral. Descubra hoy mismo la solución de portal para juntas directivas Convene.
