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Para muchas empresas, las reuniones virtuales de la Junta Directiva son una necesidad. Apoyan la importancia de la comunicación y permiten a los equipos colaborar a cientos de kilómetros de distancia.
Microsoft Teams es una potente herramienta para simplificar el proceso de las reuniones virtuales. El software de videoconferencia permite intercambiar ideas sin tener que volar todos a un mismo lugar. A lo largo de la pandemia, muchos han adoptado el software como un nuevo estándar de comunicación.
Aunque esto conlleva muchas ventajas inestimables, el nuevo formato de las reuniones puede presentar otros retos. Hemos reunido algunos consejos clave para ejecutar una reunión remota impactante con Microsoft Teams:
1. Preparación
Cuando se trata de reuniones remotas, la preparación es clave. Envía los materiales con suficiente antelación y asegúrate de que todos puedan acceder a ellos con tiempo suficiente. Si el equipo recibe los paquetes de la junta directiva demasiado tarde, no tendrá tiempo de leerlos a fondo antes de que comience la reunión.
También debes ser consciente de las normas legales que rigen las reuniones en línea. Esto varía según los países y las empresas, por lo que será individual para el equipo. Antes de organizar una reunión online, debes conocer las normas de seguridad de tu empresa para almacenar documentos y compartir información.
2. Minimizar las distracciones
Una cosa que hay que tener en cuenta es que cada uno trabaja desde un entorno diferente. Cuando se está en una sala de juntas, las interrupciones se pueden controlar al instante. Esto es más difícil cuando los miembros de la Junta Directiva están a cientos de kilómetros de distancia en sus propios hogares.
En consecuencia, todos los presentes en la reunión tienen que hacer un esfuerzo. Guía a tu equipo para establecer un espacio de trabajo remoto eficaz. Puedes compartir consejos sobre cómo trabajar desde casa, para que puedan prepararse para estos retos. Además, establece un punto de contacto para cualquier problema, como la pérdida de conexión o la dificultad para acceder a los documentos.
También es importante prestar atención a las necesidades individuales de los miembros de tu Junta Directiva. Por ejemplo, asegúrate de comprobar las zonas horarias de tu equipo. Una reunión a las 9 de la mañana GMT tendrá lugar a las 5 de la mañana EST, lo que dejaría a algunos miembros en desventaja. Al atender a todos, puedes ayudarles a sentirse como si estuvieran en una misma sala.
3. Cambia el fondo de pantalla
Esto puede parecer obvio, pero cuando estás en una sala de juntas en persona, todos tienen el mismo fondo. Esto es difícil de mantener mientras se trabaja desde casa y puede crear desafíos.
Algunas personas pueden tener una ambientación que distraiga, mientras que otras pueden no querer mostrar su casa por razones personales. Por suerte, Microsoft Teams te permite ocultar tu fondo. Puedes difuminar la imagen existente o subir una nueva.
La función es totalmente personalizable, por lo que puedes utilizar una de las imágenes proporcionadas por Teams o una propia. Puede ser una foto de tu espacio de trabajo en la oficina o una imagen de marca con el logotipo de tu empresa. Para utilizar esta función, seleccione el fondo antes de comenzar la reunión en el menú "Efectos de fondo".
4. Controla a tus usuarios
Como las salas de juntas virtuales facilitan la comunicación, existe la tentación de enviar numerosas invitaciones. Asegúrate de no invitar a personas que no necesitan estar allí. Esto ayudará a agilizar el proceso de la reunión y a ahorrar tiempo al evitar interrupciones.
Esto también es crucial desde el punto de vista de la seguridad. Aunque las reuniones digitales de la junta directiva son más seguras que las reuniones en persona, hay que tomar precauciones. Asegúrate de no compartir documentos sensibles en un chat público si no quieres que todos los miembros tengan acceso a ellos.
5. Aprovecha al máximo las funciones de reunión de Teams
Muchos piensan que Teams es un simple software de videoconferencia. Aunque destaca en esto, hay muchas otras funciones de las que puede beneficiarse. Estas funciones pueden incluso ayudarle a mejorar sus procesos presenciales.
Por ejemplo, la función Hand Raise puede permitir a su equipo plantear puntos de forma ordenada. No interrumpirán el flujo del orador como lo haría una interrupción vocal. Además, puedes aprovechar las herramientas de comunicación compartida, como la función de pizarra, las presentaciones de PowerPoint y las notas.
6. Limitar la agenda
Cuando el equipo se está acostumbrando a la nueva tecnología, puede necesitar un poco más de tiempo del habitual. Tenlo en cuenta en tus reuniones y deja espacio para preguntas y tutorías. Esto simplificará el proceso de la reunión y facilitará la transición a la colaboración a distancia.
La eficiencia es siempre crucial en los negocios, pero con las reuniones a distancia es más importante que nunca. Limita los puntos de la agenda de la reunión para fomentar la concentración. Es mejor cubrir unos pocos temas con la profundidad adecuada que tocar brevemente numerosos puntos. Recuerda que el tiempo es oro.
7. Fomentar el espíritu de equipo
Uno de los retos potenciales de las reuniones de la Junta Directiva a distancia es la falta de conexión entre sus miembros. Se puede combatir fácilmente haciendo un esfuerzo adicional para que todos se sientan parte de un equipo.
Esto puede incluir que todos los asistentes a la reunión se presenten. También puede ser necesario dejar tiempo para las conversaciones en las que la gente puede ponerse al día. Esto creará un entorno de trabajo más dinámico, ya que todos se sienten seguros al compartir sus mejores ideas.
8. Mantener el compromiso del equipo
Al reunirse a distancia, algunos miembros del equipo pueden sentirse más inclinados a realizar varias tareas a la vez. Debe hacer un esfuerzo activo para desalentar esta práctica, ya que puede obstaculizar las reuniones. Una solución podría ser fomentar una política de "video-on", en la que los participantes estén obligados a utilizar sus cámaras.
Otra posibilidad es animar a todos los miembros a que se sientan implicados en la reunión. Pidiendo a todos que contribuyan, puedes asegurarte de que se centran en los procedimientos. Asegúrate de que todos los participantes en la reunión tienen un papel que desempeñar y que son conscientes de él. De este modo, todos se sentirán plenamente implicados en el debate y se creará una reunión más eficaz.
9. Aprender de la reunión
Se puede seguir sacando provecho de una reunión después de que ésta haya tenido lugar. Para asegurarte de que todo el mundo está en la misma página, resume los puntos clave de lo que ha ocurrido. Esto facilitará la redacción del acta de la reunión y fomentará un movimiento dinámico hacia el futuro. Asimismo, anotar los puntos clave hará que el equipo sienta que ha logrado el resultado deseado.
Puede valer la pena preguntar a los participantes su opinión sobre la reunión. Al pedirles su opinión, les puedes animar a reflexionar sobre las discusiones y los acuerdos. Esto también le permite desarrollar nuevos puntos de acción para llevar a la próxima reunión.
10. Utilizar complementos intuitivos
Estos aspectos de Teams son extremadamente útiles para agilizar la colaboración. Sin embargo, si está organizando una reunión formal de la Junta Directiva, es posible que no cubran todas las necesidades internas. Es posible que te preocupe la capacidad de Teams para trabajar dentro de las normas de gobernanza profesional.
Por suerte, puedes acceder fácilmente a un software adicional que facilitará un paquete de reuniones completo. No se conforme con lo mínimo. Con una solución integrada como Convene in Teams, puedes asegurarte de que el cambio a las reuniones online no afecta a tu profesionalidad. Funciones como el creador de agendas, la biblioteca de documentos y las votaciones en las reuniones, mejorarán la gobernanza y la comunicación.
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