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Antes de que su empresa pueda adoptar plenamente la transformación digital, primero debe hacer frente a los diversos retos del trabajo remoto. La falta de interacciones cara a cara significa que hay ciertas limitaciones en la comunicación, especialmente en la difusión de información y el compromiso.
De hecho, un estudio de Deloitte muestra que el 75% de los trabajos remotos luchan por mantener a sus miembros conectados a medida que adoptan la configuración virtual. Esto se aplica no sólo a los empleados, sino también a los miembros del consejo de administración.
Necesitas las herramientas adecuadas para superar estos retos y preparar a tu empresa para el trabajo a distancia. Considere la posibilidad de invertir en el mejor portal de consejos de administración para su sala de juntas y la empresa.
¿Qué es un portal para consejos de administración?
Un portal para juntas directivas es una plataforma digital en línea que permite a los usuarios programar, organizar y celebrar reuniones de juntas directivas. Le proporciona herramientas para agilizar la comunicación y la colaboración en el lugar de trabajo en el espacio virtual. Hace que el intercambio de documentos e información sea más fácil y cómodo para los miembros del consejo de administración, para ayudarles en la toma de decisiones.
A través de este software, puedes prescindir del papel en las reuniones del consejo de administración y adoptar por completo la transformación digital en tu empresa. Esto permite disfrutar de los beneficios de la digitalización de los flujos de trabajo y los procesos, por lo que es una herramienta perfecta para aquellos que planean migrar a un lugar de trabajo remoto.
Dependiendo del tipo de junta directiva que tenga su organización, una solución de portal de directores de junta directiva podría ser justo lo que está buscando. Esta solución proporciona herramientas para llevar a cabo las diversas responsabilidades corporativas y funcionales de los miembros de la junta directiva, a la vez que garantiza una sólida seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
Ventajas de un portal para juntas directivas
Hoy en día todo el mundo espera una comunicación rápida e instantánea gracias a los avances tecnológicos. En consecuencia, los miembros de su consejo de administración esperan y exigen los mismos estándares a la hora de llevar a cabo sus actividades. Entonces, ¿por qué utilizar un software para juntas directivas?
Una de las ventajas más esenciales de un portal para juntas directivas es la comodidad y la accesibilidad que ofrece a los miembros. A través de esta solución, pueden realizar las tareas en cualquier momento y en cualquier lugar. Algunas de sus otras ventajas son:
- Proporciona un acceso rápido a la información importante
- Agiliza la administración de la junta directiva
- Aumenta el compromiso de los miembros
- Mejora el espacio de trabajo y la productividad
- Permite un mejor control del acceso y la información
- Reduce los gastos
- Hace que las reuniones de la junta directiva sean más accesibles y cómodas para los miembros
¿Cómo un portal para juntas directivas supera las limitaciones del trabajo a distancia?
Agiliza las reuniones virtuales
El paso a un lugar de trabajo remoto significa que las interacciones cara a cara son limitadas. Por ello, las reuniones del consejo de administración suelen celebrarse virtualmente en lugar de en las salas de juntas. Algunos miembros pueden tener dificultades y dudar en adaptarse a esta modalidad al principio. Al fin y al cabo, hay cosas que las reuniones virtuales no pueden ofrecer, ya que las reuniones presenciales solían ser algo natural.
Por ejemplo, asistir a reuniones virtuales en casa puede no permitir que los ejecutivos o directores se concentren en el flujo de la reunión debido a las diferentes distracciones en casa. Además, las reuniones virtuales son más propensas a los problemas técnicos, lo que puede dar lugar a comunicaciones ineficaces.
En este punto, una herramienta básica de videoconferencia puede no ser suficiente. Es importante que la completes con una herramienta de reuniones y presentaciones para ayudar a llevar a cabo una reunión virtual de la junta directiva con éxito. Este tipo de herramientas ofrecen algo más que una plataforma donde celebrar reuniones. También ofrecen funciones que le ayudarán a organizar dichas reuniones. Esto incluye:
- Programar reuniones
- Invitar y notificar a los participantes
- Elaborar el orden del día
- Crear y distribuir paquetes de reuniones
- Compartir documentos y presentaciones en tiempo real
- Realizar un seguimiento de la asistencia
- Tomar actas y notas en directo
- Archivar reuniones y archivos esenciales para su revisión
- Realizar un seguimiento y comprobar el progreso de los elementos de acción.
Propicia una mejor colaboración
El mayor reto del trabajo a distancia es mantener la colaboración entre sus miembros. Trabajar desde casa a veces puede resultar estresante y aislante. Como resultado, los miembros pueden sentirse aislados del resto de sus colegas. Pierden la motivación para participar y compartir ideas durante las reuniones virtuales de la junta directiva.
Afortunadamente, un portal para juntas directivas puede proporcionarte herramientas de colaboración para promover un mejor trabajo en equipo y compromiso. Por ejemplo, permite la edición, el seguimiento y la revisión de documentos en tiempo real. De este modo, los miembros pueden aportar libremente sus ideas y comentarios durante, antes y después de las reuniones de la junta directiva. Esencialmente, un portal para juntas directivas permite debates fructíferos y un trabajo productivo dentro y fuera de las reuniones.
Esta característica hace que, sorprendentemente, el software para juntas directivas sea también una gran herramienta para los gestores de proyectos, especialmente para la asignación y el seguimiento de los elementos de acción. Sin embargo, una herramienta de este tipo no es suficiente para salvar la enorme brecha existente entre la demanda práctica de gestores de proyectos y el número de talentos disponibles para el trabajo. Un máster en gestión de proyectos puede resultar útil en el futuro. Por lo tanto, considere la posibilidad de consultar el mejor título de gestión de proyectos en línea disponible.
Garantiza la privacidad y la seguridad
El trabajo a distancia puede hacer que tu empresa sea vulnerable a diversos ciberataques. Según el informe de mitad de año de Check Point, hubo un aumento del 93% en el número de ataques de ransomware a nivel mundial como resultado de la pandemia de COVID-19. La mayoría de ellos se dirigieron a lugares de trabajo remotos. De ahí que la ciberseguridad sea una de las principales preocupaciones de muchos líderes empresariales durante el trabajo desde casa.
Afortunadamente, existen numerosas herramientas de seguridad que puedes utilizar para proteger a tu personal remoto y a tu empresa de estos ciberataques. Entre ellas se encuentran el software antivirus, las soluciones anti-malware y los firewalls. No obstante, también debe asegurarse de que las aplicaciones empresariales que utilizas también son seguras.
Invierte en una solución para juntas directivas con herramientas y funciones de seguridad de primer nivel. Así te asegurarás de que todos tus archivos y datos sigan siendo confidenciales. Busca características como:
- Gestión de cuentas
- Gestión de contraseñas
- Control de acceso
- Seguridad de documentos y gestión de derechos digitales (DRM)
- Cifrado de varios niveles
Permite el uso multiplataforma
Los miembros de su junta directiva necesitan herramientas que les proporcionen una mayor flexibilidad para poder trabajar desde casa con eficacia. Lo que necesita son soluciones con compatibilidad multiplataforma. Esto garantiza que los miembros de la junta directiva puedan desempeñar sus responsabilidades en cualquier momento y lugar.
Disponer de un portal de gestión de juntas directivas con compatibilidad multiplataforma facilita a usted y a sus miembros el acceso a sus herramientas y funciones a través de cualquiera de sus dispositivos preferidos. Esto incluye smartphones, tabletas y ordenadores de sobremesa. También le permite cambiar de dispositivo sin problemas entre las tareas. Y con la capacidad multiplataforma, puedes adoptar plenamente la digitalización en la nueva normalidad.
Crea una experiencia digital sin fisuras gracias a las integraciones
El éxito de tu puesto de trabajo remoto depende de las soluciones que utilices para tu empresa. Asegura una experiencia digital envolvente integrando las distintas soluciones de software empresarial para tu lugar de trabajo virtual.
Por ejemplo, puedes conectar el portal de tu consejo de administración a una solución de firma electrónica, lo que permite completar las transacciones durante las reuniones del consejo. También puedes integrar el portal de tu consejo de administración con otras herramientas, como las de videoconferencia, las plataformas de correo electrónico o las aplicaciones de calendario, entre otras.
La integración facilita la sincronización de los datos en todas las aplicaciones de la empresa. Esto garantiza que todos los miembros de la junta directiva dispongan de información actualizada sobre la empresa mientras desempeñan sus responsabilidades.
Elija la herramienta adecuada para su lugar de trabajo remoto y digital
El cambio a un lugar de trabajo remoto requiere una planificación cuidadosa. En primer lugar, debes asegurarte de que cuentas con las herramientas adecuadas para que el traslado sea exitoso y eficaz. Para ayudarte a elegir, primero debes identificar los posibles problemas que podrías encontrar en la nueva instalación. Esto te dará una idea de las características y herramientas que necesitarás para tu lugar de trabajo remoto y digital.
Una de estas herramientas es un portal y un software para juntas directivas. Se trata de una plataforma "todo en uno" diseñada específicamente para ayudar a los miembros del consejo de administración en sus tareas y deberes. A la hora de elegir el portal para juntas directivas adecuado para tu empresa, debes evaluar primero lo que tu empresa necesita para el entorno de trabajo remoto, así como su precio.
Convene es un software de portal para juntas directivas que ofrece un conjunto completo de funciones que permiten a los directivos colaborar y acceder a la información en tiempo real. Esto ayuda a tomar decisiones informadas para la empresa.
Conozca cómo Convene puede ayudarle a superar los retos y seguir las tendencias del trabajo remoto. Si quiere saber más, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
