Las reuniones formales en Teams se vuelven improductivas si no hay una amplia preparación. Las empresas suelen descuidar la idea de la preparación de las reuniones y, en su lugar, proceden a discusiones informales, ya que es más fácil pulsar el botón de llamada, en lugar de una coordinación y planificación elaborada. Como resultado, aumentan las reuniones de seguimiento, lo que agota a los participantes en la reunión.

Hay que dar más importancia a la preparación de las reuniones formales, ya que supone un intercambio de ideas mucho más productivo. Según un estudio reciente, la programación de reuniones formales ayuda a aumentar la productividad en un 71%.

Algunas de las cosas que hay que tener en cuenta para preparar las reuniones formales son la alineación y el establecimiento de objetivos claros, la selección de los participantes adecuados y la redacción del orden del día. Tener en cuenta estos aspectos ayudará a aliviar el "tecnoestrés" derivado de las reuniones sobrecargadas y seguidas.

Prepararse con antelación en las reuniones formales de Teams: ¿Qué ventajas tiene?

Los administradores tienen la tarea de asegurar que se realicen flujos de trabajo eficientes antes de las reuniones. Los preparativos para las reuniones formales deben seguir varios pasos para garantizar una pérdida de tiempo mínima. Entre estos pasos se incluye la coordinación con varias personas y la redacción de temas para la reunión.

Es posible que las organizaciones tengan más facilidad para preparar las reuniones formales con MS Teams, pero no siempre es así, ya que aún pueden enfrentarse a algunos contratiempos al preparar las reuniones formales.

Las reuniones formales suelen ser estrictas en cuanto a su esquema, tanto los administradores como los participantes en la reunión deben disponer de tiempo suficiente y de las herramientas adecuadas para prepararlas. Este tipo de reuniones son más estructuradas, ya que tienen una dirección clara y una lista de acciones que hay que abordar durante los debates. Sin embargo, para que las reuniones formales sean eficaces, la preparación debe ser también rigurosa.

Esto es lo que le espera si se prepara con antelación para las reuniones formales:

• Coordinación productiva y procesos automatizados en las reuniones
  Para los administradores de reuniones, las herramientas de coordinación productiva ayudan a construir una agenda clara y definida. La preparación de reuniones formales en Teams puede ayudar a facilitar mejores discusiones y deliberaciones al automatizar la preparación, la revisión y otras funciones para una mejor colaboración durante la reunión.
   
  Definir el orden del día antes de la reunión proporciona a los participantes un esquema y una estructura más concretos durante la reunión formal. Sin embargo, para ampliar la productividad de su empresa, es imprescindible contar con una herramienta unificada que automatice todos los procesos previos a la reunión. Aunque Teams está diseñado para simplificar la coordinación, la confección manual de un paquete de agenda puede llevar demasiado tiempo.
  
• Envío oportuno de información y documentos
  Las encuestas o cuestionarios iniciales ayudan a definir los objetivos y la agenda de la próxima reunión formal. Una vez que los administradores han recogido las aportaciones de los asistentes, pueden acotar los temas para que la sesión sea más productiva.
  
  Compartir archivos en MS Teams puede ser tan fácil como arrastrar y soltar desde el escritorio local a la aplicación, pero buscar la última versión del archivo puede ser una molestia. Hay que rebuscar entre los canales, los chats y las carpetas para conseguir el archivo correcto. Con la suficiente preparación, los administradores de reuniones pueden enviar la agenda y los documentos sin problemas a los participantes. Sin embargo, es necesario gestionar los archivos para facilitar el acceso a los participantes.
  
• Acceso a los archivos de la reunión con antelación para que los debates sean más fructíferos en la propia reunión
  Una amplia preparación de la reunión permite a los participantes recibir los archivos de la reunión con antelación. Al tener acceso a los documentos de la reunión con antelación, los participantes pueden preparar preguntas y recomendaciones para mantener conversaciones fructíferas.
  
  Además de consultar los expedientes, los participantes pueden tomar notas de los mismos. Incluso antes de la reunión formal, pueden revisar el orden del día y los documentos pertinentes, e incluso anotarlos para facilitar la colaboración durante la reunión. Sin embargo, esto significa que los participantes en la reunión tendrían que acceder a múltiples plataformas para anotar.

¿Cómo prepararse para las reuniones formales en Teams?

Aunque es más fácil y tentador pulsar el botón de llamada y discutir los asuntos, celebrar demasiadas reuniones puede agotar tanto a los organizadores como a los participantes en las mismas. En lugar de celebrar reuniones ad hoc para preparar las próximas reuniones formales, se puede hacer una preparación asíncrona. Como administradores u organizadores, es su tarea asegurarse de que las reuniones que se celebran en su empresa merecen el tiempo de todos.

Convene in Teams (CiT) es la herramienta de productividad basada en Teams que le ayudará a preparar todas sus reuniones formales para alcanzar sus objetivos internos y externos. Así es como CiT mejora la preparación de sus reuniones, tanto para los administradores como para los participantes:

• Prepara los archivos de la reunión y otra información necesaria en un solo lugar
  Para garantizar una preparación eficaz de las reuniones, necesitará una herramienta de productividad dentro de MS Teams. CiT es una herramienta centralizada en la que puede encontrar todos los archivos e información de la reunión sin tener que salir de la aplicación de MS Teams. El CiT también elimina la necesidad de enviar manualmente la información a través de canales de grupo, chats de grupo o chats individuales.
• En un solo lugar, se puede acceder a todos los archivos e información importantes. 
  CiT tiene un repositorio incorporado que se integra con su repositorio de SharePoint para facilitar el acceso, eliminando la necesidad de buscar archivos e información en diferentes plataformas. También ofrece una función de arrastrar y soltar para los archivos de la agenda y los archivos adjuntos y los consolida automáticamente en un paquete de reuniones.
• Con un solo clic, los administradores pueden publicar la reunión formal y distribuir los documentos necesarios a todos los participantes. Todo esto ocurre en una sola página, eliminando la necesidad de abrir varias pestañas. Además, con CiT no es necesario un enlace a la reunión, ya que dirige automáticamente a los usuarios a la videoconferencia.
• Asegúrese de que los participantes en la reunión tengan en sus manos la versión más reciente y correcta de los archivos
  No hay que preocuparse por revisar los documentos y enviarlos de nuevo a los participantes antes de la reunión formal. El CiT se adapta a los cambios de última hora en los documentos y el orden del día y notifica a los participantes estos cambios.
• También garantiza que todos los participantes reciban la versión más reciente y correcta de los documentos de la reunión. Cuenta con una función que permite a los administradores cargar nuevas versiones de los archivos y conservar las versiones antiguas para que los participantes puedan consultarlas en caso necesario. Esto reducirá el tiempo dedicado a buscar la última versión de los documentos, con lo que la preparación de la reunión será más rápida.
• Para asegurar sus archivos, CiT garantiza controles de permisos definidos para los archivos de sus reuniones formales. Si algunos de los puntos de la agenda o archivos sólo deben ser visibles para algunos asistentes, CiT le permite restringir y definir los permisos en dichos niveles.
• Proporcione tiempo y herramientas para que los participantes revisen los documentos
  Las reuniones formales pueden resultar abrumadoras por la cantidad de información que hay que discutir, por lo que es mejor revisar los documentos con antelación. CiT ofrece una variedad de herramientas de anotación, como texto, resaltador y notas adhesivas. Los participantes pueden tomar notas privadas para tomar notas individuales, y notas compartidas para colaborar. Las notas de los documentos también pueden convertirse en elementos de acción para facilitar la delegación de tareas. Las herramientas de votación y firma de CiT también permiten a los participantes tomar decisiones formales dentro y fuera de las reuniones.
  
  Con herramientas tan robustas, no será necesario crear un archivo separado fuera de MS Teams para abrir las notas durante la reunión. CiT es tu lienzo para compartir en Teams, asegurando que cada participante esté alineado antes y durante la reunión formal.

CiT es el mejor compañero de Teams en las reuniones formales

Las reuniones formales se vuelven improductivas si la preparación se toma a la ligera. Convene in Teams automatiza su preparación, ya que permite conectar y almacenar información en un espacio centralizado, lo que da lugar a reuniones formales más productivas. Como herramienta de productividad, comprime incluso el proceso más tedioso de colaboración y alineación en su empresa, con sus herramientas de anotación, función de control de versiones y muchas más.

Obtenga más información sobre las funciones de CiT para la preparación de reuniones y la colaboración eficaz.