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Todas las reuniones de un consejo de Administración debe quedar registrada para que se
pueda realizar un seguimiento de las decisiones tomadas. El acta del consejo de
administración es muy importante y debe redactarse de la manera correcta. De esta
forma se deja constancia de todo lo que se habla en la reunión.
Un consejo de administración busca la manera de que la empresa tenga un crecimiento
constante. Por lo que las decisiones que se tomen deben estar bien registradas, por
supuesto en un acta.
Qué es el acta del consejo de administración
Las actas son documentos importantes que dan fe de los acuerdos realizados en una
reunión del consejo administrativo. Estas permiten que los asistentes y los ausentes
tengan un resumen de todo lo que se conversó en la reunión. Incluso si una decisión no
se coloca en el acta, es como si no se hubiera tomado.
Se trata de un documento legal que puede ser revisado tanto por los tribunales, los
auditores y todos los interesados que formen parte de la entidad. De allí que sea tan
importante que esta se redacte de manera apropiada. El acta de la última reunión se
revisará en la siguiente reunión y todos la formarán.
Que debe contener el acta del consejo de administración
Es importante que las actas del consejo de administración contengan cierta información
importante para que pueda seguir el modelo establecido. Además esta información dará
mayor validez, permitiendo que nada ponga duda la veracidad de la misma. Entre las
cosas que deben estar en un acta de consejo de administración están:
- Datos de la Reunión: lo que incluye la fecha, la hora y el lugar
- Nombres completos de quien liderará la reunión y del secretario
- Nombre de todos los asistentes a la reunión.
- Resumen de la acta de la reunión anterior, y también un seguimiento de la misma
- Las decisiones que se han tomado para cada orden del día. Esto incluirá todos los
detalles, como las acciones tomadas, las peticiones palabra por palabra y los votos. - Qué temas se trataron y cuales se desestimaron
- Si se han mencionado asuntos que no estaban en la agenda
- La fecha y la hora en la que se terminó la reunión.
Toda esta información servirá como prueba fidedigna de las decisiones que tomaron en
una reunión del consejo de administración.
Quién se encarga de redactar el acta del consejo de administración
Es el secretario del consejo de administración el encargado de llevar el acta de la
reunión. Tomará notas de las conversaciones durante la reunión, y al finalizar redactará el
acta la cual se debe hacer llegar a los asistentes a la reunión para que estos puedan
formular y aprobar. Debe enfocarse de que el acta esté bien redactada y que no quede
por fuera ninguno de los puntos tratados.
En ocasiones, el secretario puede delegar la toma de notas a otras personas para que
este pueda participar de la reunión. Por ejemplo, quizás los mismos administradores
pueden tomar notas, así como otras personas ajenas al consejo de administración para
que estos puedan concentrarse en la reunión.
Consejos para redactar el acta de forma adecuada
Un acta bien redactada no deja lugar a dudas en las decisiones que se han tomado. De
allí que sea de suma importancia que sea de suma importancia seguir algunos consejos
que permitan tener un acta adecuada.
Redacción adecuada
Es importante que para conseguir una buena redacción se utilicen frases cortas, las
cuales permiten que se entiendan mucho mejor. Además las oraciones cortas causan
menor cansancio al leer.
Contextualizar la reunión
Es importante que en el acta se entienda el contexto en el que se están realizando la
reunión. Por un lado, se debe colocar el lugar, la fecha y la hora donde se realiza la
reunión, pero además, es importante que ésta contenga a todos los asistentes. Esto da
mayor validez al acta.
Agrupar los temas
Para que el acta mantenga un orden lógico se deben agrupar los temas con temáticas
parecidas. Para ello, el acta debe ir muy apegada a los puntos que se encuentran en la
agenda. De esa forma el acta será más sencillo de entender.
Usar un formato
Lo mejor es establecer un formato del acta y usarlo para todas las reuniones del consejo
de administración. De esta forma el proceso de elaborarla será mucho más rápido y sólo
será necesario llenar los renglones en blanco.
Ejemplo de acta del consejo de administración
A continuación pudes descargar un ejemplo de acta del consejo de administración para usarla y modificarla según tus necesidades:
Herramientas que facilitan la redacción del acta del consejo de administración
Contar con un formato puede ser una gran idea para realizar un acta del consejo de
Administración, pero si tienes una herramienta que te ayude a este respecto puede ser
mucho más sencillo. Una de estas herramientas puede ser covene. Con ella podrás tomar
notas de las reuniones y luego compartirlas con la persona que está encargada de hacer
el acta.
Además te ofrece formatos digitales para realizar las actas y también para que pueda
hacerse llegar a los integrantes del consejo para proponer modificaciones. De esta forma
se pueden redactar actas que se apeguen de manera fidedigna a todos los puntos
tratados.
