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Una agenda de reuniones eficaz es el núcleo de cualquier reunión. Para lograr la mejor colaboración, una Junta Directiva debe saber a dónde va. No tiene sentido presentarse el día de la reunión y esperar lo mejor.
Antes de emprender cualquier acción, hay que saber qué temas hay que tratar y cómo se van a abordar. Hemos reunido algunos consejos clave para responder a estas preguntas y mejorar la comunicación dentro de su organización.
1.Mantenga la consistencia
A menos que la empresa haya sido fundada ayer, habrá una historia única de comunicación. Hay que aprovechar el pasado para construir el futuro. Mire las últimas actas de las reuniones e incorpórelas a su agenda actual. Si has creado puntos de acción claros en las actas, esta tarea debería ser mucho más fácil.
Tanto si la colaboración pasada ha sido exitosa como si no, siempre habrá aspectos que puedas utilizar en tu agenda actual. A largo plazo, poder ver la raíz de los temas de discusión mejorará tu comprensión de la cultura de la empresa. A medida que avance con agendas más efectivas, esta tarea será más intuitiva.
2.Mejorar el pasado
Aunque es crucial basarse en las discusiones pasadas, siempre hay que ser consciente de las mejoras que se pueden hacer. Los negocios son un viaje y usted debe asegurarse de dirigir la empresa en la dirección correcta.
Al redactar la agenda, tenga en cuenta los aspectos de las reuniones anteriores que funcionaron para su equipo y los que no. ¿Hay algún tema que haya tardado más tiempo en resolverse de lo que se esperaba? Utiliza esta información para agilizar la agenda que crees. Cada empresa es diferente y la cantidad de tiempo que se necesita para resolver los temas será única para las exigencias de su organización.
3.Pida opiniones
Una reunión es un ejercicio de colaboración, por lo que la preparación debe tener en cuenta las necesidades de todos. Una forma de hacerlo es pedir directamente sugerencias a los participantes. Incluso puede valer la pena convertir esto en una parte habitual de sus reuniones. Deje tiempo al final para resolver cualquier cuestión que deba plantearse.
Aunque esto es más complicado en empresas grandes, siempre vale la pena tener en cuenta las necesidades de todos los participantes. Considere la agenda desde el punto de vista de todos los que van a estar presentes.
4.Planificar los puntos de acción
La agenda de una reunión no consiste únicamente en anotar los temas generales de debate. También se trata de dirigir la conversación sobre esos temas. Desglosa los temas más importantes en decisiones o acciones individuales que deban tomarse en el futuro.
Esto no significa enumerar todos los aspectos del tema que se te ocurran. Asegúrate de que los puntos de acción que incluyas sean claros y relevantes para la progresión futura. Una agenda confusa sólo dificultará la comunicación.
5.Mantenga una agenda eficiente
Su Junta Directiva está ocupada. Sólo dispone de un tiempo limitado para colaborar y no quiere desperdiciarlo hablando de temas sin importancia. Agilice la comunicación y asegúrese de que no hay nada en la agenda que pueda tratarse mejor sin necesidad de una reunión.
En la era digital, es más importante que nunca que las agendas de las reuniones no sean demasiado largas. Intenta minimizar el número de puntos que añades, quizá algunos puedan resumirse en la siguiente reunión o incluirse en un tema más amplio.
6.Utilice una plantilla coherente
Mantener la coherencia de la agenda es una forma de mejorar la claridad de su colaboración. Puede ahorrar tiempo en la reunión, ya que todos entienden cómo funcionará el debate. También puede ahorrar tiempo administrativo en la preparación.
La estructura de su agenda puede cambiar al principio, a medida que aprende lo que funciona mejor para su empresa. Sin embargo, esta evolución debe ser gradual. Utilizar una estructura totalmente nueva para cada reunión dificulta que su equipo sepa a qué atenerse.
7.Revise su agenda
Puede que la ortografía y la gramática se conviertan en algo natural para usted, pero aún así debe revisar el documento antes de enviarlo. Una agenda incorrecta da mala imagen a la empresa e incluso puede causar confusión en la propia reunión. Una coma mal colocada puede ser crucial para el significado de una tarea. No dejes que los errores evitables se interpongan en el camino de la comunicación fluida.
8.Asignar puntos en la agenda
Asignar puntos en la agenda a determinados participantes puede mejorar la calidad de la reunión, ya que todos son más conscientes de su papel. Si quieres mejorar la responsabilidad en tus reuniones, este es un paso clave para asegurarte de que cada tarea se gestiona de forma responsable.
Esta medida también es importante cuando se trata de seguridad y cumplimiento. Con un generador de agendas diseñado específicamente, puede seleccionar el nivel de acceso que tiene cada participante al documento. Esto significa que no hay posibilidad de que nadie vea "accidentalmente" archivos confidenciales.
9.Dé a los participantes tiempo para prepararse
Enviar la agenda en el último momento hará que todos tengan menos tiempo para prepararse y obstaculizará la comunicación dinámica. Asegúrate de enviar el paquete de la Junta Directiva, incluida la agenda, con tiempo suficiente para que todo el equipo pueda leerlo.
Esto no siempre es fácil. A veces estás esperando que llegue un último papel y sientes que no puedes enviar el Board Pack sin él. Aquí es donde entra Convene. Con un Portal de la Junta Directiva, puedes hacer cambios de última hora en el paquete de la Junta Directiva después de haberlo enviado. Si llegan más documentos, añádelos con un simple arrastrar y soltar. Ya no tendrás que preocuparte por el pánico de última hora para componer los documentos.
Crear una agenda y un paquete de reuniones en Convene es tan fácil como rellenar un formulario. Los organizadores de las reuniones pueden reorganizar libremente los puntos de la agenda en un orden que se adapte a su organización. Una vez creada una plantilla de reunión, puede ahorrar tiempo reutilizándola tantas veces como quiera para futuras reuniones.
Además de mejorar su agenda, Convene está diseñado para apoyar a su organización en cada parte del proceso de la reunión. Desde la redacción de la agenda hasta la creación de una pista de auditoría segura, puede garantizar una comunicación eficaz. Para saber más sobre cómo mantener una buena gobernanza, lea los casos de éxito de nuestros clientes o póngase en contacto con nosotros hoy mismo.
