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Para las administraciones públicas y sus reuniones importantes, un portal de consejos de administración es una pieza de software crucial para ayudar a agilizar las operaciones. Los sistemas eficaces de gestión de reuniones permiten a las organizaciones del sector público funcionar de forma más eficiente, simplificar las tareas más complejas y aumentar su transparencia.
Hay muchos portales de consejos de administración diferentes en el mercado, por lo que es importante determinar qué funciones serán las más beneficiosas para sus reuniones.
Son muchas las características que debe tener en cuenta a la hora de buscar un nuevo portal para la administración pública. Hemos recopilado las cinco más importantes para que su organización las tenga en cuenta.
Pero primero, ¿qué es un portal para consejos de administración?
¿Qué es un portal para consejos de administración?
Un portal para consejos de administración es una solución para celebrar reuniones sin problemas en la era digital.
El software de gestión de juntas utiliza herramientas de comunicación y colaboración para ayudar a simplificar la preparación de material, informes y muchas otras tareas relacionadas con las reuniones.
Los portales para consejos de administración también facilitan un entorno seguro para compartir documentos e información confidenciales.
El software para consejos de administración simplifica todo el proceso de reunión, con el objetivo de aumentar la transparencia, practicar el cumplimiento corporativo y aumentar la eficiencia. Elimina la necesidad de tareas como la impresión de documentos, el envío manual de correos electrónicos y la recopilación física de anotaciones.
En Convene, nuestro galardonado portal para consejos de administración está diseñado para ayudar a los gobiernos a funcionar de forma eficaz y eficiente. Convene está aquí para ayudarle a establecer una buena gobernanza y comunicación en las reuniones de sus comités.
Características de un portal para consejos de administración:
Si desea gestionar eficazmente distintos aspectos de la administración, es importante invertir en las herramientas adecuadas. A continuación se enumeran las características esenciales de un portal para juntas directivas que le ayudarán a alcanzar sus objetivos sin esfuerzo.
1. Creador de agendas
Esta función permite a su equipo estar en la misma página antes, durante y después de las reuniones del comité.
El Creador de agendas le permite arrastrar y soltar documentos en la agenda y actualizar los paquetes de la Junta al instante. De este modo, podrá encontrar de una sola vez toda la información necesaria para las reuniones.
Una vez creada la agenda, los organizadores de reuniones también pueden elegir qué participantes pueden acceder a los archivos de la agenda. Esto contribuye a aumentar la seguridad y la confidencialidad.
Los organizadores pueden asignar acciones al crear la agenda. Al añadir la acción, pueden asignar a la persona o personas designadas para la tarea y fijar la fecha límite.
Con una función como el Creador de Agendas, las reuniones de tu comité pueden tener un plan y un calendario claros. Así el proceso de tu reunión será aún más ágil.
2. Anotaciones
La celebración de reuniones a distancia requiere la capacidad de colaborar sin problemas con una serie de herramientas de anotación. Los asistentes deben poder tomar notas, resaltar secciones o dibujar en los documentos de la Junta.
Las herramientas de anotación deben ser fáciles de usar para todos los participantes. Esto no sólo facilita el proceso de comunicación, sino que también permite a todos los asistentes registrar sus ideas en el portal de la Junta.
Además, las anotaciones ofrecen un nivel adicional de responsabilidad a los participantes. Una vez anotado un acta, se dispone de un rastro digital que ayuda a hacer un seguimiento de lo ocurrido en determinadas reuniones.
Las anotaciones en papel pueden perderse, sobre todo cuando las reuniones se celebran a distancia. Esto convierte a las anotaciones en una función crucial del portal de consejos de administración, tanto para la rendición de cuentas como para la productividad.
3. Votación en las reuniones
Las reuniones presenciales suelen requerir desplazamientos, gastos de alojamiento y mucho tiempo. Por este motivo, los portales para consejos de administración deben facilitar el proceso de toma de decisiones.
Un portal para consejos de administración de calidad debe permitir crear una encuesta que pueda votarse durante la reunión o antes de ella. El sistema de votación debe ser secreto o a mano alzada. Esto mejora la rendición de cuentas y acelera el proceso de toma de decisiones.
Convene permite a los participantes votar de forma anónima y a distancia, de forma que si un miembro no puede asistir a la reunión puede participar igualmente.
4. Biblioteca de documentos
Para cualquier organización, habrá una cantidad interminable de documentos que pueden ser necesarios en una reunión de comité. Con una biblioteca de documentos, todos los paquetes de reuniones, los documentos de la Junta Directiva y las actas de las reuniones se guardan de forma segura en el mismo lugar.
Esto ayuda a mantener su reunión remota en marcha y funcionando sin problemas, al tiempo que mejora la rendición de cuentas y la transparencia. Con todo almacenado en un solo lugar, los miembros del Consejo pueden ver todos los documentos que puedan necesitar.
Convene dispone de un plan de retención incorporado por si necesita asegurarse de que sus registros cumplen con las normas específicas de gestión de registros corporativos, estableciendo aún más la seguridad de sus datos. La biblioteca de documentos de Convene está protegida por una encriptación de 256-AES bits, que es la tecnología más segura disponible.
Nuestro portal para consejos de administración también permite a los administradores gestionar los derechos de acceso durante la reunión. Esto significa que los asistentes sólo pueden ver documentos específicos si tienen la autorización de seguridad correcta...
Esta es la razón por la que una Biblioteca de Documentos segura y eficiente es otra característica importante de cualquier portal de Consejos.
5. Auditoría
Los registros de auditoría automatizados son otra forma en que un portal para juntas directivas fomenta una cultura de transparencia y responsabilidad en las reuniones de sus comités.
Los registros de auditoría garantizan que nada pase desapercibido u olvidado, ya que cada acción es supervisada y rastreada. Hacer un seguimiento de las acciones de los usuarios significa que no pueden hacer un mal uso de los datos o de la información confidencial, pues saben que cualquier infracción o uso indebido puede ser rastreado hasta ellos.
Con un portal de consejos de administración, las pistas de auditoría se automatizan fácilmente y se almacenan digitalmente. Esto ahorra tiempo a los administradores y permite almacenar más auditorías antiguas, además de mejorar la seguridad y la transparencia.
Con Convene, los administradores tienen acceso a un registro de pistas de auditoría, que mantiene un registro de las acciones de los usuarios, como el inicio de sesión, la creación, la modificación, la exportación o la eliminación, así como la fecha y la hora en que se produjeron estas transacciones. Convene permite a los usuarios exportar los registros del sistema en forma de informe PDF. Los registros que pueden exportarse incluyen reuniones, revisiones y aprobaciones, y resoluciones.
Los registros de auditoría son una forma fundamental de garantizar la seguridad y la transparencia de su gobierno, y contar con un sistema automatizado dentro de un portal de consejos permite esta seguridad.
Mejore la gobernanza de su portal para consejos de administración con Convene
El software de portal para consejos de administración debería simplificar sus reuniones, no complicarlas. Únase a cientos de organizaciones de todo el mundo que adoptan un futuro inteligente, sencillo y seguro con Convene.
Cada paso de su proceso de reunión debería ser lo más fluido posible; con el software adecuado que tenga las funciones adecuadas, la compleja tarea de la gobernanza puede ser mucho más fácil.
Las funciones del portal de consejos de Convene incluyen:
- Una biblioteca de documentos, con acceso basado en funciones para garantizar la protección de sus documentos confidenciales.
- Un registro de auditoría integrado, para que pueda estar seguro de que cumple todas las normativas.
- Videoconferencia integrada, para que pueda pasar del trabajo remoto al híbrido sin problemas.
- Encuestas, con opción de anonimato, para que pueda estar seguro de conocer las opiniones de sus empleados.
- Elementos de acción, para que pueda hacer un seguimiento automático de cualquier tarea.
- Funciones de accesibilidad, incluida la conversión de texto a voz, lo que nos convierte en el portal de consejos de administración líder en accesibilidad.
- Seguridad totalmente compatible con GDPR, incluido el cifrado AES de 256 bits y la acreditación ISO 27001.
Convene también viene ahora totalmente integrado con Microsoft Teams, lo que significa que sus reuniones y las funciones del portal del consejo se pueden consolidar en un solo lugar.
Para descubrir cómo puede beneficiarse de Convene, obtenga más información sobre nuestras funciones aquí o reserve una demostración gratuita hoy mismo.
