A medida que muchas empresas adoptan una combinación de trabajo presencial y remoto, también cambia la forma de celebrar las reuniones. Hoy en día, las reuniones híbridas se están convirtiendo en algo habitual en los lugares de trabajo, en ocasiones denominadas "la nueva normalidad". Independientemente de su ubicación, los equipos pueden colaborar sin problemas y hacer un seguimiento de los progresos y las tareas sin necesidad de desplazarse.

Obtenga más información sobre cómo funciona este formato de reunión, así como consejos y prácticas sobre reuniones híbridas que debe tener en cuenta.

¿Qué es una reunión híbrida?
Una reunión híbrida es una forma de organizar reuniones con una combinación de elementos presenciales y virtuales. Este formato permite a los asistentes presenciales y remotos colaborar a través de videoconferencias u otras herramientas de reunión.

Si se ejecuta correctamente, una reunión híbrida puede ser muy eficaz y menos problemática para todos los asistentes. En una encuesta realizada por Live Career, el 49% de los profesionales encuestados revelaron que asisten a reuniones tanto en línea como en persona, frente al 26% que sólo asiste a reuniones en línea.

¿Por qué los equipos se están pasando a las reuniones híbridas?

Convene está disponible totalmente integrado con Microsoft Teams, pero puede que estés confundido en cuanto a lo que esto significa.

¿Qué significa "integrado"?
En términos de software, integrado significa un conjunto de herramientas diseñadas para trabajar en programas estrechamente relacionados. Esto significa que el resultado de un software puede ser fácilmente compartido entre otras aplicaciones. Un grupo de software integrado en una aplicación crea una suite, como Microsoft Office, o ahora Microsoft Teams.

¿Cuál es la diferencia entre integración y extensión?

Una extensión de software es un complemento de un módulo de software sin modificarlo y una integración es añadir un módulo de software en un sistema de software existente. Esencialmente, una extensión es un accesorio para el software y una integración se convierte en una nueva característica dentro del software.

¿Qué características de Convene están disponibles integradas con Microsoft Teams?

Todas las funciones de reunión de Convene están disponibles completamente integradas con Microsoft Teams.

Esto incluye

Programador de reuniones
Calendario de reuniones
Creador de agendas
Notificaciones de reuniones
Generador de paquetes de juntas digitales
Seguimiento e informes de asistencia a las reuniones
Elementos de acción
Firma electrónica
Aprobaciones y votaciones
Encuestas
Audio/vídeo conferencia
Creación y edición de documentos

Anteriormente, las herramientas de colaboración como Microsoft Teams debían utilizarse por separado de un portal para juntas directivas, pero eso ya no es así. Con Convene in Teams, puede cambiar sin problemas entre la seguridad de un software de gestión de juntas directivas y la flexibilidad de las herramientas de colaboración online.

¿Por qué las herramientas de colaboración no pueden sustituir a un portal para juntas directivas?

Para muchas empresas, las reuniones virtuales de la Junta Directiva son una necesidad. Apoyan la importancia de la comunicación y permiten a los equipos colaborar a cientos de kilómetros de distancia.

Microsoft Teams es una potente herramienta para simplificar el proceso de las reuniones virtuales. El software de videoconferencia permite intercambiar ideas sin tener que volar todos a un mismo lugar. A lo largo de la pandemia, muchos han adoptado el software como un nuevo estándar de comunicación.

Aunque esto conlleva muchas ventajas inestimables, el nuevo formato de las reuniones puede presentar otros retos. Hemos reunido algunos consejos clave para ejecutar una reunión remota impactante con Microsoft Teams:

     1. Preparación
Cuando se trata de reuniones remotas, la preparación es clave. Envía los materiales con suficiente antelación y asegúrate de que todos puedan acceder a ellos con tiempo suficiente. Si el equipo recibe los paquetes de la junta directiva demasiado tarde, no tendrá tiempo de leerlos a fondo antes de que comience la reunión.

También debes ser consciente de las normas legales que rigen las reuniones en línea. Esto varía según los países y las empresas, por lo que será individual para el equipo. Antes de organizar una reunión online, debes conocer las normas de seguridad de tu empresa para almacenar documentos y compartir información.

     2. Minimizar las distracciones
Una cosa que hay que tener en cuenta es que cada uno trabaja desde un entorno diferente. Cuando se está en una sala de juntas, las interrupciones se pueden controlar al instante. Esto es más difícil cuando los miembros de la Junta Directiva están a cientos de kilómetros de distancia en sus propios hogares.

En consecuencia, todos los presentes en la reunión tienen que hacer un esfuerzo. Guía a tu equipo para establecer un espacio de trabajo remoto eficaz. Puedes compartir consejos sobre cómo trabajar desde casa, para que puedan prepararse para estos retos. Además, establece un punto de contacto para cualquier problema, como la pérdida de conexión o la dificultad para acceder a los documentos.

También es importante prestar atención a las necesidades individuales de los miembros de tu Junta Directiva. Por ejemplo, asegúrate de comprobar las zonas horarias de tu equipo. Una reunión a las 9 de la mañana GMT tendrá lugar a las 5 de la mañana EST, lo que dejaría a algunos miembros en desventaja. Al atender a todos, puedes ayudarles a sentirse como si estuvieran en una misma sala.

     3. Cambia el fondo de pantalla
Esto puede parecer obvio, pero cuando estás en una sala de juntas en persona, todos tienen el mismo fondo. Esto es difícil de mantener mientras se trabaja desde casa y puede crear desafíos.

Algunas personas pueden tener una ambientación que distraiga, mientras que otras pueden no querer mostrar su casa por razones personales. Por suerte, Microsoft Teams te permite ocultar tu fondo. Puedes difuminar la imagen existente o subir una nueva.

La función es totalmente personalizable, por lo que puedes utilizar una de las imágenes proporcionadas por Teams o una propia. Puede ser una foto de tu espacio de trabajo en la oficina o una imagen de marca con el logotipo de tu empresa. Para utilizar esta función, seleccione el fondo antes de comenzar la reunión en el menú "Efectos de fondo".

     4. Controla a tus usuarios
Como las salas de juntas virtuales facilitan la comunicación, existe la tentación de enviar numerosas invitaciones. Asegúrate de no invitar a personas que no necesitan estar allí. Esto ayudará a agilizar el proceso de la reunión y a ahorrar tiempo al evitar interrupciones.

Esto también es crucial desde el punto de vista de la seguridad. Aunque las reuniones digitales de la junta directiva son más seguras que las reuniones en persona, hay que tomar precauciones. Asegúrate de no compartir documentos sensibles en un chat público si no quieres que todos los miembros tengan acceso a ellos.

     5. Aprovecha al máximo las funciones de reunión de Teams
Muchos piensan que Teams es un simple software de videoconferencia. Aunque destaca en esto, hay muchas otras funciones de las que puede beneficiarse. Estas funciones pueden incluso ayudarle a mejorar sus procesos presenciales.

Por ejemplo, la función Hand Raise puede permitir a su equipo plantear puntos de forma ordenada. No interrumpirán el flujo del orador como lo haría una interrupción vocal. Además, puedes aprovechar las herramientas de comunicación compartida, como la función de pizarra, las presentaciones de PowerPoint y las notas.

La pandemia hizo que muchos vieran las ventajas del trabajo remoto o híbrido, y en esta nueva era de trabajo la mayoría está recurriendo a Microsoft Teams como solución integral. Se trata de una herramienta fantástica para el teletrabajo. Aun así, es posible que encuentres carencias en comparación con una reunión en persona. A pesar de su utilidad, Teams presenta varios inconvenientes.

En este artículo exponemos las principales desventajas de Microsoft Teams para que sepas cuáles son sus limitaciones. Pero también hemos recopilado 5 características que pueden ayudarte a mejorar tus reuniones de Microsoft Teams. Además, si perteneces al comité de dirección o el consejo de administración de una empresa y quieres maximizar las prestaciones de Microsoft Teams para adaptarlas a las reuniones del consejo, no puedes perderte el apartado final de este artículo.

Desventajas de Microsoft Teams

Las principales desventajas de Microsoft Teams tienen que ver con carencias en los procesos propios de las reuniones de las juntas directivas, consejos de administración y asambleas de accionistas. Es decir, reuniones en las que intervienen personas con gran responsabilidad dentro de la empresa que tienen que llegar a acuerdos y tomar decisiones capitales para la empresa.

1) Documentos y vídeo en una sola pantalla

Trabajar desde casa, para la mayoría, significa hacerlo todo en una sola pantalla. Quieres ser capaz de leer los documentos por ti mismo, así como ver a la persona que está hablando.

Aunque ya estés familiarizado con la pantalla compartida, esta herramienta no es perfecta. Tienes que seguir el ritmo del presentador, lo cual no es eficiente. Sería mucho más fácil si pudieras estar en la misma página que el presentador y tener la opción de leer a tu propio ritmo, todo en una pantalla.

2) Puntos de acción

A veces, en una reunión se quiere hacer un plan u organizar una reunión de seguimiento. Sin embargo, es posible que no quieras ocupar el tiempo de la reunión para hacerlo.

Aquí es donde una función de Elementos de Acción sería útil. Los puntos de acción se dirigen a personas y asuntos concretos, lo que permite centrarse en el resto de la discusión sin distracciones.

3) Anotaciones en los documentos

Junto con los elementos de acción, a veces es útil escribir notas tanto en privado como en público en la plataforma. Una de las desventajas de Microsoft Teams es que no permite realizar anotaciones.

En una plataforma tradicional puedes hacer anotaciones en los márgenes. Sin embargo, en la era digital esto resulta cada vez más difícil. A veces, mezclar lo viejo con lo nuevo es necesario para la productividad.

Tomar notas en los márgenes mejora la calidad de los debates. El objetivo es que los debates sean lo más dinámicos posible. Además, llevar un registro de los puntos tratados agiliza el proceso de toma de decisiones. Si Teams tuviera esta función, podrías centrarte en los temas importantes.

Microsoft Teams y Slack están diseñados para promover la comunicación. En los últimos 18 meses, hemos visto un rápido paso a la transformación digital. Estas plataformas virtuales son ahora un estándar para la colaboración en el siglo XXI.

Hay dos tipos de reuniones: las formales y las informales. Las reuniones formales son una parte estructurada de la toma de decisiones que se cumplen. Los consejos de administración las utilizan para garantizar que todas las decisiones empresariales se comprueban y registran de forma adecuada.

Por otro lado, las reuniones informales están diseñadas para promover una conversación fluida. Forman parte del proceso para llegar a conclusiones en virtud de la discusión colectiva.

Microsoft Teams y Slack se utilizan sobre todo para las reuniones informales. Están pensados para personas que quieren relacionarse con otras en un contexto de colaboración. Por ello, este tipo de software se puede ver en la mayoría de los dispositivos: desde teléfonos móviles hasta tabletas.


¿Cuáles son las similitudes entre Teams y Slack?

Tanto Teams como Slack parten de la idea de que el trabajo es un proceso orgánico que se ve favorecido por un enfoque colaborativo. Para que el trabajo sea eficaz, el acceso a diferentes canales es esencial. Ofrecen múltiples métodos para compartir archivos, incluyendo texto, vídeo, imágenes o mensajería instantánea.

Slack se desarrolló como una herramienta de comunicación interna para Tiny Speck y se lanzó al público en 2013. Teams se lanzó 4 años después, en 2017. Antes de este lanzamiento, Slack escribió una carta abierta a Microsoft que fue publicada en el New York Times. En ella daban 3 consejos para desarrollar el nuevo software: