Convocatoria del Consejo de Administración: Guía + Plantilla Gratis

El consejo de administración de una sociedad es el encargado de dirigir y gestionar la organización desde el punto de vista de sus objetivos estratégicos y su administración económica. y están nombrados por la junta general de accionistas.

Después de ser nombrados, los integrantes del consejo, que a menudo también se llama junta directiva, deben reunirse periódicamente para tomar decisiones que influyen en el funcionamiento de la sociedad.

Aunque las reuniones pueden ser un poco más flexibles que las de la junta general de accionistas, estas deben estar correctamente convocadas. Por ello en este texto vamos a ver cómo se realiza una convocatoria del consejo de administración y compartimos una plantilla gratis para que puedas utilizarla libremente.

Qué es la convocatoria del Consejo de Administración

Este es un acto necesario del presidente antes de realizar una reunión del consejo de administración. Va dirigido a todos los consejeros que forman parte de este órgano de gobierno y que deben reunirse cada cierto tiempo para tomar decisiones importantes en relación a la empresa.

La convocatoria es un medio legal de información a todos los que forman parte del consejo. Así se permite que todos puedan asistir y, en caso de que alguno no lo haga, no sea por haber estado desinformado.

Para qué sirve la convocatoria del Consejo de Administración

La convocatoria del consejo de administración da validez a la reunión que se realizará. Si no se ha convocado de manera adecuada, las decisiones que se tomen en esta reunión podrían ser derogadas si alguno de los miembros así lo solicita.

Por otro lado, una buena convocatoria permite que todos los miembros del consejo de administración estén informados sobre los puntos que se trataran. Así todos los asistentes tendrán algo que aportar en la reunión.

Cómo se convoca el Consejo de Administración

Para realizar una convocatoria de una reunión del consejo de administración, es importante es que se sigan los pasos oportunos. Una correcta convocatoria permitirá que la reunión tenga la legalidad correspondiente y se lleve a cabo de forma más ordenada e informada.

Quién convoca el Consejo de Administración

El presidente del consejo de administración o, en su defecto, el secretario, son los encargados de realizar la convocatoria de la reunión. También la pueden convocar los miembros del consejo si después de haber solicitado una reunión al presidente este no la convocara sin ninguna razón aparente. Para ello, deben estar de acuerdo en la convocatoria al menos un tercio de los miembros del consejo.

Cuándo se convoca el Consejo, en qué casos

El consejo de administración debe reunirse constantemente para tomar decisiones correspondientes al funcionamiento de la empresa. En general, este debe reunirse al menos una vez al mes. Las reuniones deben convocarse con cierta antelación. Lo ideal es que se notifique la convocatoria un mínimo de 10 días antes de la celebración.

Sin embargo, se pueden realizar reuniones universales, que son aquellas donde el consejo decide reunirse aprovechando que están todos juntos y deciden realizar una reunión. En este caso no haría falta la convocatoria del consejo de administración, pero sí que conste en acta que todos está de acuerdo.

Contenido de la convocatoria: qué datos debe incluir

El contenido de la convocatoria debe ser claro para que las personas que deben asistir tengan toda la información pertinente. Lo primero que debe incluir es el nombre de la sociedad  a la que representan.

Además, debe contener la fecha en la que se realiza la convocatoria, así como la fecha de la reunión. También los datos como hora y lugar de la misma.

Por otro lado, se debe indicar el orden del día, es decir, los puntos que se trataran. También se colocará quien dirigirá cada punto.

Para finalizar, la convocatoria debe contener los datos de la persona que ha convocado la reunión, en caso ideal el presidente del consejo.

Cómo se notifica la convocatoria: formas de comunicación válidas

Se debe usar cualquier medio apropiado para convocar a las partes del consejo. Se puede usar correo ordinario, correo electrónico, llamadas, faxes, entre otros sistemas de notificación. Es importante dejar constancia de que se ha notificado a todos los miembros del consejo para que estos puedan asistir y tener participación en las decisiones tomadas.

Pasos para realizar una convocatoria del Consejo de Administración

Lo primero es definir cuándo se realizará la reunión y dónde, lo que puede hacer el presidente. Además, es importante establecer los temas que se discutirán en la reunión. En muchas ocasiones estos puntos ya están establecidos por el reglamento interno, pero siempre es importante consultar con los miembros qué puntos hay que tratar.

Por otra parte, después de haber elaborado la convocatoria, esta debe enviarse por los medios adecuados para que llegue a todos los miembros. Después de ello, cada miembro debe confirmar sus asistencia.

Recomendaciones para convocar al Consejo de Administración

Es importante que a la hora de convocar a una junta del consejo de administración estas se hagan con al menos 10 días de antelación. Esto permitirá que todos puedan reservarse la fecha y organizarse para poder asistir.

Además, se debe enviar toda la información correspondiente a la reunión y los documentos que se analizarán. Se pueden usar plataformas que permitan ver qué personas ya han revisado la convocatoria, como por ejemplo Microsoft Teams. De esta forma es más fácil llevar el control de quienes están notificados.

Por otro lado, es importante utilizar una buena redacción a la hora de realizar una convocatoria del consejo de administración. Lo mejor es usar frases cortas para lograr un mejor entendimiento y causan menor cansancio al leer.

Tipos de convocatoria: ordinaria y extraordinaria

Las reuniones ordinarias son aquellas que ya están estipuladas por el reglamento del consejo. En la mayoría de los casos estas se realizan 1 vez al mes. En otros se realizan 1 vez cada tres meses. Para ellas se usan convocatorias como las que hemos descrito en el texto.

Por su parte, las reuniones extraordinarias son aquellas reuniones de emergencia que surgen para atender una necesidad inmediata. En este caso, también se debe realizar una convocatoria, para lo cual se puede usar el mismo modelo, pero adaptándolo al orden del día de la reunión extraordinaria, en la que se suele hablar de un tema específico.

Plantilla Gratis de Convocatoria del Consejo de Administración

A continuación puedes descargar un modelo gratuito de convocatoria para que puedas usarlo a la hora de convocar al consejo de administración: