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Las empresas y organizaciones están obligadas a celebrar juntas generales anuales para tratar asuntos con los miembros del consejo de administración y los accionistas. La celebración de estas reuniones debe prepararse y facilitarse adecuadamente, ya que hay consecuencias legales en juego. Pero, ¿qué son exactamente las juntas generales anuales? ¿Cómo deben administrar las empresas estas reuniones?
A continuación:
Definición y objetivo de las Asambleas generales:
¿Quién asiste a las asambleas generales?
¿Qué debe tratarse en las juntas generales?
¿Cómo llevar a cabo las juntas generales?
¿Cómo pueden las empresas celebrar juntas generales en medio de la pandemia de COVID-19 y después de la pandemia?
¿Qué es una asamblea general?
Las juntas generales anuales, también conocidas como asambleas anuales de accionistas, son reuniones anuales orquestadas para que los miembros del consejo de administración y los accionistas discutan los asuntos de la empresa y aborden las resoluciones planteadas. Durante estas reuniones, los participantes pueden hacer preguntas al consejo sobre el bienestar de la empresa y de los accionistas.
El objetivo de las juntas generales es dar a los accionistas la oportunidad de conocer y evaluar la salud de la empresa. Esto incluye los asuntos habituales de presentación de las cuentas anuales de la empresa y el informe del director. Aparte de consolidar los aspectos más destacados del año de la empresa, las juntas generales anuales son cruciales, ya que sirven como vía para recabar la aprobación de los accionistas sobre las resoluciones y las votaciones de las elecciones al consejo de administración.
En los casos en los que el debate y las decisiones no pueden esperar a la siguiente junta general anual, los socios y accionistas pueden seguir celebrando reuniones. Las juntas generales extraordinarias son reuniones que se celebran entre dos juntas generales. El consejo de administración o cualquier accionista debe solicitar la asamblea con una décima parte de las acciones con derecho a voto o del capital desembolsado.
¿Quién asiste a las asambleas generales?
Las juntas generales suelen celebrarse para que el consejo de administración y los accionistas deliberen sobre las cuentas de la empresa. En virtud de la Ley de Sociedades de 2006 del Reino Unido y de los estatutos de las sociedades de la mayoría de los países, las empresas públicas están obligadas a celebrar juntas generales anuales una vez al año.
Los principales asistentes a las juntas generales anuales son:
- El consejo de administración
- Los altos ejecutivos
- El secretario de la empresa
- Los accionistas
- El auditor de la empresa
- Los representantes legales
Las empresas pueden requerir que representantes externos o apoderados asistan a la junta general anual en nombre de los accionistas que no participarían en la junta. Las normas para el empleo de apoderados deben observarse de acuerdo con las leyes o los estatutos de la sociedad.
Cualquier candidato al Consejo de Administración que no forme parte de los asistentes mencionados deberá asistir a las juntas generales. Los auditores individuales de las empresas que cotizan en bolsa deben participar en la junta general. En el caso de que no puedan participar, deben enviar a un miembro cualificado del equipo de auditores que haya realizado la auditoría para que responda a las preguntas relativas a la misma.
¿Qué debe figurar en el orden del día de las juntas generales anuales?
La realización de las juntas generales anuales sin problemas puede lograrse cuando se cumplen las expectativas de reunión. Para ello, hay que establecer un orden del día que prepare al consejo y a los accionistas de los puntos a deliberar. La convocatoria inicial de la junta general anual debe incluir el orden del día de la reunión para proporcionar a los accionistas las expectativas sobre los puntos de debate.
Las juntas generales anuales están normalizadas por ley para tratar los siguientes asuntos:
Aprobación del acta de la junta general anual anterior:
Antes de pasar a los asuntos que se debatirán en la actual junta general, se debe presentar y aprobar el acta de la junta general anual del año pasado. Cualquier inquietud de los accionistas en relación con la Junta General anterior debe ser abordada durante este período.
Presentación de los estados financieros:
La organización debe presentar el informe financiero anual a los accionistas para su aprobación. El auditor de la empresa suele dirigir la presentación. Las preguntas de los accionistas pueden estar relacionadas con la auditoría propiamente dicha, el informe de auditoría y las políticas contables.
Declaración de dividendos:
Las empresas deben declarar el beneficio anual y distribuir el dividendo. El consejo de administración emite una declaración sobre la cantidad pagada en dividendos a los accionistas en un plazo determinado.
Ratificación del informe de gestión:
Para ofrecer un resumen de los aspectos más destacados y las acciones de la empresa, los directores deben presentar las decisiones que han tomado durante el año anterior. Tras la presentación, los accionistas tienen la opción de aprobar y ratificar (o no) el informe. A menudo, el pago de los dividendos se establece aquí.
Elección del Consejo de Administración:
Uno de los principales objetivos de la celebración de las Juntas Generales de Accionistas (JGA) es elegir o reelegir a los consejeros para el año siguiente. El consejo de administración se encarga de la dirección y el gobierno de la empresa. Su mandato suele durar hasta la siguiente junta general anual, pero pueden ser reelegidos según los estatutos de la empresa.
Cambios en los estatutos de la organización:
Los directores y los accionistas pueden establecer mociones para revisar la constitución de la organización si surgen problemas relacionados con una política concreta. Enviar el orden del día con antelación puede garantizar que los asistentes hayan revisado las propuestas y los documentos antes de votar una revisión de los estatutos.
Cómo abordar las resoluciones:
Cualquier asunto de la empresa que requiera una votación debe presentarse al consejo de administración antes de la asamblea general y debe incluirse también en el orden del día. Las resoluciones planteadas durante la propia junta general que no puedan ser tratadas inmediatamente deben convocar una junta general extraordinaria.
¿Cómo deben celebrar las empresas sus juntas generales anuales?
Una junta general anual satisfactoria y que cumpla las normas requiere una preparación y el cumplimiento de políticas específicas. Los procedimientos son, por lo general, los mismos que los de otras reuniones de comités o de directores. Sin embargo, hay directrices que deben seguirse en la preparación y realización de la junta general anual.
Garantizar el cumplimiento de la junta general anual con las leyes estatales:
La mayoría de las empresas están obligadas a celebrar juntas generales anuales en función de la normativa gubernamental del estado o zona donde se haya establecido la empresa.
Existen normas estatutarias que regulan el periodo de notificación de la junta y los derechos de los miembros. Al informar a las partes relevantes de la celebración de la junta general, los directores son responsables de dar la notificación a los accionistas y representantes. De acuerdo con la Ley de Sociedades, el período de notificación requerido debe ser:
- Al menos 14 días para las empresas privadas,
- Al menos 21 días para las empresas públicas,
- Al menos 28 días para las Juntas Generales de Accionistas que soliciten los socios de la empresa.
La notificación formal debe incluir la fecha y la hora de la reunión y el lugar de celebración de la misma. La notificación debe enviarse a los miembros a través de los registros postales o por correo electrónico.
Prepararse antes de la Junta General de Accionistas:
La celebración de grandes eventos, como las asambleas generales anuales, requiere la preparación previa de la junta directiva. Se trata de asegurar que la ejecución de la reunión sea fluida y que haya menos fallos. Los elementos que hay que comprobar y preparar son el orden del día, las presentaciones de los informes y el redactor de las actas.
También hay que preparar a los anfitriones y otros aspectos logísticos antes de la propia asamblea general. Compruebe el equipo para la presentación, el debate y la votación, así como los mostradores de registro para la asistencia.
Ejercer los derechos y el compromiso de los accionistas:
Tal y como establecen las políticas legales, los accionistas tienen derechos que las empresas deben respetar y a los que deben dar una importancia primordial. El ejercicio de estos derechos, especialmente durante las Juntas Generales, puede proteger los intereses y preocupaciones de los accionistas. Independientemente del número de acciones que posean, los accionistas tienen estos derechos fundamentales
- Asistir a las juntas generales anuales y a las extraordinarias.
- Proponer mociones o resoluciones para su discusión en la asamblea general.
- Formular preguntas a los consejeros y auditores relacionadas con los puntos del orden del día.
- Proponer y ser elegido como parte del consejo.
- Votar sobre las elecciones y resoluciones planteadas en la junta
- Nombrar a un representante para que vote en nombre del accionista.
Las juntas generales anuales son las principales vías para que los accionistas ejerzan sus derechos y expresen su satisfacción con la actuación de la empresa. Los organizadores de las juntas deben asegurarse de que la reunión fomente la participación de los accionistas, ya que esto puede afectar principalmente a la reputación de la empresa. Además, las empresas deben asegurarse de que las Juntas Generales de Accionistas puedan atender a los accionistas activistas que tienen un papel crítico e influyente en la relación de la empresa con los accionistas.
Implementar el voto sin fisuras:
Uno de los derechos de los accionistas es votar sobre los asuntos planteados durante la junta general anual. La decisión de los accionistas es crucial para las acciones y direcciones del consejo y de la empresa.
¿Quién puede votar en la junta general?
Todos los accionistas y directores registrados en las participaciones tienen derecho a votar. En las ocasiones en que los accionistas no puedan asistir a la junta general anual, pueden identificar a un apoderado independiente para que represente su voto. Para ejercer esta opción, los accionistas deben cumplir con el procedimiento antes de la reunión real.
Los miembros con derecho a voto deben emitir su voto en las resoluciones comunes de las juntas generales anuales, tales como:
- Aprobación de informes y cuentas
- Declaración de dividendos
- Elección o reelección de los miembros del consejo de administración
- Nombramiento de auditores y remuneración
- Modificación de los estatutos
- Otras resoluciones propuestas en la junta
Las juntas generales de accionistas deben cumplir los requisitos de quórum prescritos por la Ley de Sociedades Anónimas para confirmar la validez de los resultados de la votación. El quórum es el número mínimo de miembros presentes en la reunión. Los estatutos de la empresa suelen determinar los requisitos de quórum.
Consejos adicionales para llevar a cabo asambleas generales exitosas:
Para que las juntas generales sean eficaces hay que pensar desde la preparación hasta la documentación de la junta. Aparte de las consideraciones anteriores, he aquí otras cosas que hay que tener en cuenta al organizar las JGA.
Proceso de la junta sin fisuras:
Disponer de un proceso ágil, desde la preparación hasta la distribución de las actas de la reunión, puede ayudar a garantizar que se han preparado todos los elementos necesarios. Esto puede beneficiar a los organizadores y administradores de la junta, ya que tendrán una menor carga sobre sus espaldas en los aspectos técnicos de la junta.
Compromiso y responsabilidad de los accionistas:
Al igual que cualquier otra reunión, las juntas generales anuales deben permitir la participación de los accionistas mediante debates y votaciones. Deben instalarse plataformas o equipos para gestionar estas acciones. La tabulación de los votos y la documentación de las preguntas de los accionistas deben garantizarse a efectos de transparencia y responsabilidad.
Seguridad y apoyo a la junta:
Aunque algunas juntas generales anuales pueden ser atendidas o vistas públicamente, las empresas deben proporcionar medidas de seguridad a los informes, documentos y resultados de las votaciones de las juntas. También debe garantizarse la privacidad de los asistentes o accionistas.
¿Cómo pueden las empresas celebrar juntas generales en la post-pandemia?
Las consecuencias de la pandemia del COVID-19 obligaron a las empresas y organizaciones a recurrir a la vía virtual para celebrar sus juntas generales. A algunas empresas no se les permitió aplazar sus asambleas, por lo que las plataformas virtuales han experimentado un aumento en su utilización para las reuniones de la junta directiva.
Sin embargo, las plataformas de videoconferencia, como Zoom, ofrecen una capacidad limitada para llevar a cabo una junta general completa. Es necesario tener en cuenta las consideraciones anteriores para celebrar las juntas generales, sobre todo porque están en juego el interés y el compromiso de los accionistas. Además, las empresas necesitan una plataforma que garantice la seguridad y promueva el gobierno corporativo de las JGA.
ConveneAGM es una plataforma única para celebrar juntas generales virtuales o híbridas. Sus potentes funciones permiten agilizar todo el proceso de la junta, desde la fase previa hasta la posterior. Antes de la reunión, los organizadores pueden configurar la plataforma para asignar usuarios y funciones.
Las empresas pueden promover la participación de los accionistas con funciones durante la reunión que pueden gestionar la participación virtual de los asistentes. La retransmisión en tiempo real de la Junta General de Accionistas en línea garantiza que los accionistas puedan participar en la reunión desde cualquier lugar. Además, las preguntas y respuestas en directo y las votaciones en directo permiten a los usuarios participar activamente en la reunión, lo que aumenta el compromiso.
ConveneAGM da prioridad a la seguridad de la junta. Los organizadores pueden optar por activar medidas de seguridad como la autenticación de dos factores para controlar el acceso de los usuarios. Los registros de auditoría se generan después de la reunión para hacer un seguimiento de las actividades de los usuarios, garantizando la transparencia y la responsabilidad.
Administre sus juntas generales anuales de forma más inteligente y eficiente con ConveneAGM. Explore la Junta General de Accionistas virtual ahora y vea la diferencia.
