Bison Bank, establecido en el 2000, tiene una red comercial que abarca China, Hong Kong, Europa y África. El banco proporciona una conexión sólida e ininterrumpida entre los mercados cubriendo una amplia gama de actividades en los servicios financieros, incluyendo banca privada, banca de inversión, ventas institucionales y gestión de activos.
El proceso de la reunión antes de Convene era muy tradicional
Como suele ser el caso con los bancos, Bison Bank tenia un espíritu muy tradicional. Esto contribuyo a que en todos los proceso de reunión, acabáramos con altos volúmenes de documentos. Como secretario de la compañía, tenia que tener acceso a todos los documentos para preparar las reuniones y las actas y lo hacía siempre de la forma tradicional. Cuando se acordaban elementos de acción, se requerirá que nuestros Directores ingresarán la información en secciones que luego se firmarían y se distribuirán a las personas relevantes. ¡Era un proceso interminable!
La colaboración aumentó y el Gobierno Corporativo se volvió más eficiente y transparente
Bison Bank experimentó una transición a gran escala de su posición como banco específico de un país, a uno con un fuerte enfoque internacional. Con Convene, la información ahora está disponible para los miembros de la junta internacional en un instante. Por ejemplo, para los miembros chinos y holandeses que a veces no están en Portugal y los cuales eran reacios al sistema basado en papel. En esencia, Convene facilita y fomenta la colaboración internacional vital que es crítica para el éxito. Los temas de las reuniones se discuten de antemano, las decisiones se evalúan antes de las reuniones y los secretarios de la compañía ahora tienen la capacidad de revelar información antes de enviarla a todas las partes interesadas. Antes de Convene, los procesos descritos generaron grandes volúmenes de documentos internos que, además de tener un impacto ambiental, ralentizaba todo el proceso en general.
Un proceso de compra fácil y directo
Convene fue la solución inicial que analizamos, y parecía ofrecer la gama completa de beneficios que estábamos buscando. Otros fueron considerados pero Convene encabezó la lista. El costo era un factor importante. Convene ofrecía unos precios competitivos, entendía la historia, las necesidades y las formas de trabajar de Bison Bank.
La decisión de implementar Convene se tomó conjuntamente con el departamento de TI y los Secretarios de la Compañía. Las dos divisiones vieron el valor agregado que Convene aportó a las reuniones. Antonio Henriques, nuestro miembro de la junta con responsabilidad de TI fue un gran defensor de Convene.
Ampliamente utilizada en nuestra organización
Actualmente utilizamos 20 licencias de Convene. Nuestro consejo de supervisión tiene acceso, al igual que todos los miembros del consejo, también se ha otorgado el acceso a todos los jefes de departamentos del banco. Tenemos una junta de siete miembros que se reúnen mensualmente y un comité ejecutivo de cinco miembros que se reúnen semanalmente. Obviamente, las reuniones dan como resultado una gran cantidad de elementos de acción que ahora son gestionados efectivamente por la funcionalidad de Convene. Además de nuestro consejo y comité ejecutivo, ha sido adoptado por otros dos comités.
Uso intuitivo con capacidad de realizar votaciones en directo tanto presenciales como no presenciales
Como sistema, lo encontramos muy fácil de usar. En términos de funcionalidad específica, es útil poder arrastrar y mover documentos. También encontramos que la herramienta de anotaciones es una característica útil. Nos gusta la movilidad de la aplicación y el hecho de que se puede usar fuera de la sala de juntas, por ejemplo, cuando se viaja o en dispositivos fuera de línea.
Con Convene, los votos ahora son emitidos por nuestra junta después de cada tema de la agenda que se discute durante la reunión, en lugar de los votos emitidos colectivamente una vez que la reunión ha cerrado. Esto significa que los Secretarios de la Compañía pueden auditar todos los puntos de la agenda individualmente después de que las reuniones hayan terminado para confirmar quién ha emitido votos y para saber si alguno se ha quedado fuera.
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