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Lo más probable es que su empresa emplee al menos uno o dos trabajadores remotos, si ya no lo han hecho. Si ha experimentado reuniones virtuales mediocres, apreciará cómo pueden reducir la productividad.
Si se encuentra en esta posición, probablemente se esté preguntando cómo puede asegurarse de que sus reuniones remotas se desarrollen sin problemas. A continuación, se ofrecen algunos consejos para realizar una reunión remota satisfactoria:
1. Preparación
La preparación previa a la reunión lo es todo, tanto si está organizando una reunión en persona o de manera virtual. Sin embargo, lo único de las reuniones remotas es que no se puede improvisar de la misma forma que en persona. Por ejemplo, en una reunión física, puede entablar conversaciones triviales fácilmente mientras obtiene documentos relevantes de su computadora. En una reunión virtual, todo debe estar organizado y listo para funcionar, porque esos momentos intermedios pueden perderse en la traducción.
Es importante crear una agenda con anticipación y ceñirse a ella, junto con una buena preparación de los materiales necesarios. Puede enviar esta agenda a las partes interesadas antes de las reuniones, para que puedan ponerse al día con lo que se cubrirá. Al mismo tiempo, esto los coloca en una mejor posición para obtener el máximo beneficio de la disposición remota.
Si ingresa a una reunión bien preparado y aborda los temas de conversación con anticipación, logrará mucho más.
2. Utilice aplicaciones
Las modernas aplicaciones para reuniones remotas como Convene pueden mejorar considerablemente las reuniones virtuales, dando a los asistentes la oportunidad de contribuir sin interrumpir. Interrumpir durante las reuniones virtuales puede interrumpir el flujo de eventos, pero con la función Conversaciones de Convene puede enviar mensajes dentro de la sección de comentarios para abordar su punto de vista antes de que sea demasiado tarde.
También puede sondear opiniones durante las reuniones de toma de decisiones, utilizando la función Resoluciones de Convene. De este modo, se garantiza que todos tengan voz, con igual participación en todos los ámbitos. Lo mejor de las herramientas de colaboración modernas es que puede compartir rápidamente documentos importantes en una ubicación central. Esto garantiza que todos tengan acceso a los recursos necesarios para que las reuniones se desarrollen de manera eficiente.
3. Trátela como una reunión real
Una reunión remota puede parecer poco convencional, pero eso no significa que deba tratarse de manera diferente. Aunque habrá matices, tratar una reunión virtual como si fuera presencial te ayudará a apreciar su valor y a tratarla con el debido respeto.
El hecho de que esté en un entorno virtual no significa que no tenga un horario al que atenerse. Los participantes aún deben llegar a tiempo y las reuniones deben finalizar de acuerdo con el plan para que todos puedan continuar con el trabajo del día. El organizador debe preparar una agenda y ceñirse a ella, de la misma manera que normalmente se lleva a cabo una reunión típica.
4. Preparar la tecnología
Si alguna vez ha sido parte de una reunión en la que todo ha tardado demasiado en prepararse, entenderá las frustraciones de esperar más de lo necesario. Debe preparar con antelación cosas como auriculares, micrófonos y equipos de video con anticipación para evitar perder un valioso tiempo de reunión.
También debe tomarse un tiempo para comprender la tecnología que está utilizando . De lo contrario, su reunión caerá en oídos sordos. Es extremadamente importante saber cómo solucionar problemas de la tecnología en caso de que algo vaya mal. Inevitablemente, habrá ocasiones en las que necesite llamar al departamento de TI, pero conocer los aspectos básicos puede ahorrarle a usted y a sus colegas mucho tiempo.
Para ponerse al día con los sistemas que está utilizando, siempre puede reservar algo de tiempo para que alguien le muestre los entresijos de su sistema para que esté listo para las reuniones virtuales. Esto le ayudará a evitar la experiencia frustrante de una pantalla en blanco o pérdida de audio.
5. Vístase adecuadamente
El hecho de que estés en una reunión virtual no significa que no debas vestirte como corresponde. Esto es especialmente importante si es usted quién dirige la reunión. Debes dar un buen ejemplo con una vestimenta formal. Aunque normalmente no te vistas así, es un buen método para mantener la profesionalidad en estos entornos.
Asegura el mismo nivel de profesionalidad que esperarías en una reunión normal de oficina.
6. Tenga en cuenta los husos horarios
Si colabora con colegas de diferentes zonas horarias, es importante que tenga en cuenta estas diferencias a la hora de coordinar las reuniones. Es fácil olvidar que, aunque sean las 9 de la mañana en la Costa Este, tus colegas de la Costa Oeste probablemente estén durmiendo.
Los mismos principios se aplican a los trabajadores y clientes internacionales, por lo que es importante que elija un horario de reunión que funcione para todos los involucrados. El protocolo telefónico sugiere que no se debe contactar con un cliente antes de las 9 de la mañana o después de las 9 de la noche, lo que también se aplica a las videoconferencias. También es importante tener en cuenta los días festivos internacionales y religiosos, para evitar que surjan complicaciones por contactar con las personas en momentos inoportunos.
En el caso de desastres naturales, brotes de enfermedades y cualquier otra emergencia, las reuniones a distancia son una necesidad. En medio de la crisis global, organizaciones en más de 100 países utilizan la solución de reuniones remotas de Convene para respaldar sus planes de continuidad comercial.
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