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Ventajas de Teams y guía para aprovechar al máximo la herramienta

20 de abril de 2023 13:34:39 CEST

El teletrabajo es cada vez más común en todo el mundo. Desde el confinamiento descubrimos que se puede trabajar de manera eficiente desde casa. Pero lo cierto es que para lograr la mayor eficiencia se deben usar herramientas que permitan maximizar la eficiencia del trabajo y la comunicación con el equipo.

Una de estas herramientas es Teams, el programa creado por Microsoft para el trabajo remoto. Pero para sacarle el máximo provecho es importante conocer muy bien todas sus funcionalidades.

Beneficios de usar Teams para tus reuniones

Son muchos los beneficios de Teams que se pueden obtener para mejorar la forma en que se lleva a cabo el trabajo remoto de una empresa.

Por un lado, se mejora la comunicación entre los miembros del equipo, lo que ayuda a aumentar la eficiencia del trabajo.

Además, permite evaluar el trabajo realizado por los diferentes miembros del equipo, logrando así que se puedan realizar las correcciones correspondientes.

Asimismo, se pueden crear diferentes grupos de trabajo para dar indicaciones a cada uno por separado.

También puedes aprovechar mejor el tiempo, ya que ofrece la posibilidad de organizar las tareas de forma más eficiente. 

Otro beneficio de Teams es que permite gestionar el flujo de trabajo de manera más rápida y asignar tareas a las diferentes partes del equipo. Lo mejor de todo es que puedes ver el trabajo en tiempo real para que todo el equipo pueda revisar los avances.

Además se pueden establecer niveles de acceso para que las personas aprobadas puedan modificar ciertas partes del proyecto y mantener otras partes restringidas.

Pero lo mejor de todo es que siempre podrás organizar reuniones con el equipo de trabajo para mantener un contacto sencillo, dinámicos y fluido. Además, en estas reuniones pueden surgir ideas que mejoran el rendimiento general del equipo de trabajo.

Por tanto, el principal beneficio de usar Teams es que podrás mantener el contacto con equipo, aunque estos trabajen de manera remota.

Claro, estas no es la única plataforma que se puede usar para el trabajo remoto, pero si tiene muchas ventajas que otras no. Por ello, es la principal opción a la hora de realizar trabajo desde casa. Veamos cuales son las principales ventajas de esta plataforma.

Las 5 ventajas de Teams respecto a otras plataformas

Teams no es la única plataforma que se puede usar para el trabajo remoto, pero sí cuenta con muchas ventajas que otras no. Por ello, es la principal opción a la hora de realizar trabajo desde casa. Veamos cuales son las principales ventajas de Teams:

1. Es más que un chat

Aunque puedes mantener contacto con el resto del equipo por medio de chat, esta es más que una aplicación de intercambio de mensajes instantáneos. Además de ello, tienes muchas otras formas de mantener el contacto con el resto del equipo.

Por ejemplo, se pueden realizar videollamadas, y mientras estás en la llamada puedes compartir la pantalla y revisar información en conjunto. Por otro lado, te permite enviar archivos que pueden ser revisados simultáneamente por todo el equipo.

2. Integración de aplicaciones

Teams permite la integración de más 700 aplicaciones para que puedas realizar muchas otras actividades. Esto añade muchas funcionalidades a la plataforma que mejoran de forma notable el trabajo remoto. Además, estas pueden ser agregadas según la necesidad del usuario y no son obligatorias.

3. Alta cobertura en reuniones online

Una de las características más atractivas de estas plataformas es la posibilidad de realizar reuniones en tiempo real con el equipo. Puedes hacer videoconferencias y en la misma compartir pantallas para hacer demostraciones.

La ventaja de Teams en este caso es que las reuniones pueden ser de hasta 250 personas. Y si realizas un evento, hasta 10 mil asistentes. Además, Teams te ofrece la posibilidad de introducir subtítulos a la reunión para que personas de otro idioma también puedan entender. Esta es una posibilidad que no ofrecen otras aplicaciones.

4. Almacenamiento de uso personal y compartido

Teams también te ofrece la posibilidad de disfrutar de un espacio de almacenamiento. Así puedes guardar tu trabajo en un lugar seguro y a la vez accesible. Si se contrata la herramienta tendrás almacenamiento ilimitado en OneDrive y podrás crear carpetas compartidas para que otras personas del equipo puedan ver, gestionar o editar los archivos.

5. Bots de ayuda

La app también cuenta con bots de ayuda para que sea más sencillo realizar el trabajo con la plataforma. Estos pueden responder preguntas sobre el funcionamiento de Teams, ayudar a buscar personas en la plataforma u organizar calendarios.

Además, estos bots también son capaces de realizar sondeos y encuestas. Estas son ventajas que no podrás encontrar en otras plataformas y que hacen de Teams la mejor opción para el trabajo remoto.

Funcionalidades que probablemente desconozcas de Teams

La plataforma cuenta con muchas funciones que pueden ser muy útiles, algunas de las cuales no son tan conocidas. Por ello, a continuación explicamos algunas de las funcionalidades de Teams que probablemente no conozcas para que puedas aprovecharlas.

Hacer streaming

Los streaming se han convertido en una manera de hacer llegar información a las personas de forma masiva. Además es una buena herramienta para realizar seminarios online y webinars. Además, las personas que no puedan ver las retransmisiones en directo pueden ver la grabación de las mismas en otro momento.

Lista sugerida de personas para agregar a un chat

La IA te puede ayudar a encontrar personas con las que has estado trabajando para sugerirles y agregarlas a nuevos chats de trabajo. Así será más fácil encontrar a las personas ideales que deseas incorporar en tu equipo de trabajo.

Fijar canales

Si hay un canal con el que trabajas de manera más frecuente, puedes fijarlo para que se encuentre en el primer lugar de la lista. De esta manera puedes ahorrar tiempo a la hora de encontrarlo y comenzar a trabajar.

Planner

Planner es un organizador de tareas integrado en Teams que puedes usar para organizar el trabajo de todo el equipo. Puedes establecer las tareas por departamento y ubicarlas en la categoría de pendientes, en proceso o realizadas. Esto ayuda a mantener al día todas las tareas programadas o planificadas.

Cómo aprovechar Teams al máximo: 10 trucos para un mejor uso de la herramienta

Temas es una de las mejores plataformas para el trabajo remoto, pero a pesar de todas su características aún se les puede sacar mucho más provecho. La idea es que conozcas los mejores trucos para aprovecharla al máximo.

1. Usa los atajos de teclado

Al igual que con otros programas de ordenador, los atajos de teclado pueden ser una excelente herramienta para aprovechar al máximo Teams. Estos te permitirán ahorrar tiempo a la hora de realizar las diversas tareas o acciones. Por ejemplo para buscar puedes presionar Ctrl + E. pero si deseas silenciar puedes usar Ctrl + Shift + M.

2. Organiza los canales

Puedes organizar cada canal como un equipo distinto y así podrás definir muy bien las tareas que asignarás a los miembros. Además, el canal permitirá una transmisión de la información más efectiva entre los integrantes de esa unidad.

3. Usa un fondo en las reuniones

Como muchas otras aplicaciones de videoconferencia, Teams te permite usar un fondo distinto cuando enciendes la videocámara. Como normalmente estas app se usan para el trabajo en casa, puede ser apropiado colocar un fondo más profesional.

4. Fijar canales importantes

Fijar los canales más importantes en el inicio de la lista de chat te permitirá encontrar los canales que usas con más frecuencia. Así no será necesario buscarlos, ya que siempre estarán en el mismo lugar.

5. Crea pestañas

Si acostumbras a enviar archivos por los canales que usas para trabajar, es probable que el almacenamiento de archivos esté un poco desorganizado. Una manera de mejorar la productividad del equipo es estableciendo pestañas donde se puedan encontrar los archivos por categorías.

6. Traducción

Si tienes que trabajar con personas que hablen otros idiomas no habrá ningún problema, ya que puedes usar la opción de traducir los mensajes. Con Teams puedes traducir tanto mensajes escritos como videoconferencias en tiempo real.

7. Realizar encuestas

Si se necesita hacer una votación para tomar una decisión, quizá lo mejor sea realizar una encuesta. Teams te permite realizar encuestas electrónicas, lo cual es muy útil sobre todo cuando hay muchos asistentes y es difícil escuchar la opinión de todas las personas una a una.

8. Compartir memes

Si quieres que el equipo sea eficiente, en ocasiones hay que ponerle un poco de humor a las cosas, porque no todo puede ser trabajo. De modo que Teams te ofrece la posibilidad de usar memes en los chats, además de gifs y stickers.

9. Compartir archivos

Para que todos tengan los archivos necesarios para el trabajo, pueden enviarlos por medio del chat. Además, puedes seleccionar un mensaje y agregar el archivo para que aparezca debajo de este. De esta manera, cualquier persona del chat puede acceder a este archivo.

10. Gestionar notificaciones

Un buen truco es que configures las notificaciones para que las que te aparezcan sean las más importantes. Entre otras cosas, esto puede ayudar a que no te distraigas con mucha frecuencia y que le des prioridad al trabajo más urgente.

Teams para Consejos de Administración: descubre Convene in Teams

Una buena manera de usar Teams de forma productiva es en la preparación y realización de los consejos de administración de las empresas. Estos tienen reuniones en las que deben colaborar y trabajar en equipo para lograr el éxito de sus proyectos. Los mejores resultados se consiguen cuando se logra que el trabajo esté mejor organizado y todos participen en su ejecución.

Una de las maneras de sacarle mayor provecho al trabajo y las reuniones del consejo de administración es usando Convene in Teams. Con esta herramienta digital integrada en Teams podrás disfrutar de muchas funciones que no están disponibles ni en la versión gratuita ni en la de pago de Teams y que están pensadas expresamente para digitalizar y hacer más eficiente la gestión del consejo de administración.

Así que contacta ya con Convene y comienza a organizar tu consejo de administración.

 

Javi Gracia

Written by Javi Gracia