Reunión híbrida | Qué es, ventajas y herramientas para llevarla a cabo

Para las empresas de hoy en día, las reuniones virtuales pueden dar lugar a un compromiso insuficiente. Aunque estas presentan ventajas como la comodidad y la colaboración remota, la productividad y la flexibilidad pueden verse comprometidas. Por eso, muchas organizaciones y equipos corporativos prefieren las reuniones híbridas. La combinación de asistentes presenciales y remotos permite mayor flexibilidad y un mayor compromiso.

Qué es una reunión híbrida

Una reunión híbrida es aquella que incluye participantes en persona y online. Los asistentes presenciales se reúnen en un lugar físico y participan en persona. Los participantes remotos, por su parte, se reúnen a través de herramientas virtuales.

Adoptar un formato híbrido permite a los organizadores enriquecer a ambos tipos de público creando dos entornos de reunión simultáneos. Este formato amplía las conexiones más allá de los límites físicos de la reunión y ofrece más opciones de mensajería o contenidos.

¿En qué se diferencian de las reuniones presenciales y virtuales?

Las reuniones en persona o presenciales son aquellas en las que todos los invitados asisten físicamente, por lo que todos los participantes se reúnen en persona en un mismo lugar al mismo tiempo. Aunque se trata de un tipo de reunión que permite la interacción directa y una comunicación más fluida, este formato suele plantear problemas de agenda y flexibilidad, teniendo en cuenta la disponibilidad reducida de los participantes.

Las reuniones virtuales, por su parte, utilizan la videoconferencia para conectar a participantes de distintos lugares. Las reuniones online pueden proporcionar un mayor acceso, pero también implican una menor interacción directa, una tendencia a que los participantes se distraigan fácilmente y una comprensión más limitada de los asuntos que se tratan.

Las reuniones híbridas son una mezcla de estos dos formatos. Fusiona las ventajas de ambas, como interacción personal y fácil acceso, a la vez que se abordan sus desventajas, como la programación, la disponibilidad y los problemas de participación.

Las reuniones híbridas resuelven las limitaciones de las reuniones presenciales y las virtuales, ya que los participantes tienen la flexibilidad de elegir lo que más les convenga: ¿Viajar no es un problema para ellos? ¿Prefieren una interacción más personal? En ese caso pueden asistir presencialmente. ¿Hay participantes que no pueden viajar? Se les puede dar acceso a la reunión online.

Ventajas de las reuniones híbridas

Hay buenas razones para implantar las reuniones híbridas en una organización. Entre las principales ventajas encontramos las siguientes:

• Permite obtener mayores índices de asistencia a las reuniones, ya que se facilita la conexión de estos por medios digitales.
• Convierte las reuniones en eventos más versátiles y completos en los que se puede usar la tecnología para ofrecer un mejor contenido y una información más completa.
• Permite maximizar la participación de los asistentes, tanto de los asistentes presenciales como de los remotos, siempre que se cuente con una herramienta digital que brinde funcionalidades para fomentar la interacción y la comunicación.
• Mejora el compromiso de los participantes, ya que el hecho de que la reunión sea en parte presencial hace que los asistentes se tomen más en serio la reunión, adopten una actitud más activa y se involucren más en las decisiones.
• Mejora la eficiencia, ya que los asistentes pueden acceder de forma online a los documentos y materiales utilizados y las decisiones, comunicaciones y temas tratados pueden incorporarse en tiempo real al acta de la reunión.
• Son una opción respetuosa con el medio ambiente, ya que se elimina la necesidad de consumir papel en imprimir los documentos y se evitan viajes en coche o en avión. 

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Proceso para realizar una reunión híbrida

Acciones previas a una reunión híbrida

Aquí es donde los organizadores sientan las bases de la reunión, desde la definición del propósito hasta la decisión sobre los temas de debate. En esta fase, todos los participantes deben tener una idea clara del mensaje o contenido que la reunión pretende transmitir y abordar. Las tareas principales antes de celebrar la reunión híbrida son:

• Determinación del propósito de la reunión.
• Determinación del orden del día.
• Creación de la agenda de la reunión.
• Convocatoria y notificación a los participantes.
• Preparación de los materiales que se utilizarán.
• Consideración de las normas básicas
• Asignación de tareas previas a la reunión.
• Distribución del paquete de la reunión a los participantes.
• Realización de anotaciones privadas o compartidas previas a la reunión.

Acciones durante la reunión híbrida

Una vez realizado el trabajo previo, es hora de centrarse en la ejecución de la reunión. La mayoría de los organizadores de reuniones híbridas utilizan en esta fase un enfoque remoto, estableciendo la misma visibilidad para todos los asistentes. Algunas tareas necesarias durante esta fase son:

• Control de las intervenciones y turnos de palabra.
• Discusión de los temas de la agenda a través de videoconferencia.
• Realización de presentaciones y opción de compartir pantalla.
• Redacción del acta de la reunión y toma de notas.
• Toma de decisiones, asignación de tareas, realización de votaciones online.
• Aplicación de estrategias de engagement.

Acciones posteriores a la reunión híbrida

Esta fase es tan importante como la de preparación. En ella los organizadores resuelven los asuntos pendientes o determinan los resultados de la reunión. En la fase posterior a la reunión también se realiza el seguimiento, particularmente de las decisiones tomadas durante la reunión.

• Consolidación de las notas de la reunión y edición de las actas.
• Distribución y archivamiento de las actas y la documentación para uso compartido.
• Recopilación de comentarios de los participantes.
• Seguimiento y monitorización de puntos de acción (tareas a realizar).
• Finalización de los puntos de acción 
• Votación de resoluciones
• Envíos de resúmenes de reuniones.

Cómo llevar a cabo una reunión híbrida: recomendaciones

Usar la herramienta adecuada

Las reuniones híbridas deben llevarse a cabo a través de herramientas especializadas que dispongan de las funciones requeridas para ello. No basta con un sistema de videoconferencia. Es necesario contar con un software específico para la organización y preparación de la información previa a la reunión, la programación y convocatoria de la misma, la colaboración online durante la reunión, la transmisión de presentaciones, la realización de anotaciones, la creación de las actas o la gestión de los documentos compartidos. Todo ello de una forma centralizada, accesible y segura, ya que en muchas reuniones se tratan temas e informaciones confidenciales.

Asignar un organizador y/o moderador

Las reuniones híbridas pueden ser muy complejas, por lo que es imprescindible seleccionar a una persona que se encargue de organizarla con antelación y coordinar la asistencia de los participantes. Puede ser el secretario de la empresa o cualquiera de los administradores de su consejo de administración. En cualquier caso, un buen moderador supervisará el desarrollo de la reunión y mantendrá el interés de los asistentes, al tiempo que efectúa las acciones necesarias para facilitar la colaboración entre los participantes y su acceso a la información.

Preparar la reunión de forma adecuada

La higiene de las reuniones se refiere a cómo se organiza y ejecuta el evento, cómo
interactúan los participantes y si la conversación y el contenido son eficaces. Una buena organización previa puede ayudar a la  organización a celebrar reuniones más inclusivas y productivas.

Dependiendo de la finalidad y las necesidades de la reunión, hay varios elementos útiles que puedes tener en cuenta. Las más básicas son contar con un maestro de ceremonias o moderador adecuado, elaborar una buena agenda y hacer que la reunión sea lo más breve posible. Si has reservado la reunión para una hora o más, los asistentes también deberían disponer de descansos breves. Lo más importante es crear normas para la reunión y
comprometerse a cumplirlas. Fomentar la participación igualitaria de todos los asistentes.

Asegúrate también de que los asistentes virtuales reciben el mismo nivel de atención
que los participantes presenciales. También puedes establecer un apartado especial para los temas que no forman parte originalmente de la agenda, pero que son cruciales para discutir en otro momento.

Garantizar una buena conexión de los asistentes virtuales

Realizar una buena reunión híbrida significa crear una experiencia equilibrada tanto para los asistentes presenciales como para los remotos. Los asistentes virtuales deben tener una presencia de tamaño real en la sala de reuniones.

Por ejemplo, en la sede física o conferencia, puedes utilizar una pantalla enorme para mostrar a los asistentes remotos. De este modo, los asistentes presenciales podrán interactuar mejor con los participantes remotos. Su solución para reuniones también debe proporcionar pantallas de audio y vídeo de alta calidad para mejorar la interacción. Además, así se reduce la charla paralela que excluye a los asistentes virtuales.

Facilitar la participación de todos los asistentes

Independientemente del éxito de la reunión, siempre es recomendable conocer
las experiencias de los asistentes presenciales y remotos. Esto ayuda a comprender
mejor si tu estructura híbrida de reuniones es eficaz para todos y qué aspectos deben
mejorarse.

Puedes utilizar las reuniones de equipo periódicas como base de contacto para
los empleados que participaron en el evento o realizar reuniones individuales para obtener
comentarios sinceros. Además, también se pueden enviar correos electrónicos de seguimiento para recoger las opiniones de los invitados. Si deseas generar comentarios anónimos, disponer
de buzones de sugerencias es una buena solución. De este modo se fomenta que los
participantes en la reunión envíen comentarios más sinceros o sin filtrar, sin riesgo de
revelar su identidad.

Plataforma para reuniones híbridas

Los profesionales y organizadores de eventos deben entender qué necesitan exactamente en una plataforma de reuniones híbrida. Esto ayuda no solo a gestionar la reunión, sino que también agiliza la comunicación entre los participantes y los facilitadores. A continuación algunos factores clave a tener en cuenta en una solución híbrida para reuniones:

Facilidad de uso

Seleccione una plataforma de reuniones que ofrezca una curva de aprendizaje mínima y sea altamente intuitivo. El uso de una plataforma con una interfaz compleja solo traerá posibles retrasos y confusión a sus ponentes y participantes. Cuanto menos tiempo dedique a aprender cómo funciona la plataforma, mejor. Puede obtener una mejor idea de la facilidad de uso a través de una demostración en vivo.

Integración con otras herramientas

Debes elegir una plataforma que pueda integrarse con otras soluciones y herramientas de comunicación y colaboración. Por ejemplo, Convene in Teams es un completo portal de juntas que puede usarse de forma 100% integrada con Microsoft Teams. Estas soluciones permiten a los usuarios realizar múltiples tareas en un entorno centralizado. También hay herramientas como Convene que cuentan con integración de videoconferencia con plataformas como Zoom y WebEx.

Funciones de agenda y programación

Es recomendable invertir en una plataforma que cuente con todas las funciones esenciales de reuniones híbridas, como la programación y la invitación, la agenda y el contenido de la reunión, y la toma de actas.

Gestión de documentos

Es mejor si también puede ayudar con aspectos como biblioteca de documentos y aprobaciones, elementos de acción, registros de auditoría, y más.

Versatilidad en la retransmisión y creación de contenido

Una buena plataforma de reuniones debería permitirle presentar tanto grabaciones pregrabadas como contenido en vivo para los asistentes. Optar por soluciones como Convene con herramientas de reunión en vivo, anotaciones compartidas y sincronización de páginas. La herramienta debería permitirle crear, presentar y compartir minutas o notas de reuniones, independientemente del tipo de dispositivo en uso. Una función de pre-grabación, por otro lado, es beneficiosa para evitar problemas técnicos de última hora y la capacidad de reproducción.

Conclusión: ¿por qué utilizar una plataforma para reuniones híbridas?

Utilizar la plataforma de reuniones híbrida adecuada conlleva varias ventajas, como una mejora conexión y colaboración entre los participantes, el aumento de la asistencia y la gestión optimizada y centralizada de las reuniones.

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