.svg)
La agenda de una reunión es la parte más importante de estas. Además de permitirnos saber de qué se hablará en la reunión, es un medio para estructurar y permitir que no se desordene. Pero lo cierto es que no siempre es fácil diseñar una agenda, o si la hacemos no la hacemos de la manera más efectiva.
Así que es bueno seguir algunos consejos importantes para diseñar una buena agenda para una reunión. Con estos podrás hacer una agenda efectiva que permita estructurar la reunión y que se le saque el mayor provecho.
¿Por qué hacer una agenda para las reuniones?
Se calcula que los empleados pasan alrededor de 30 horas en reuniones. Sin embargo, el 63% de estas reuniones se realizan sin una agenda efectiva, lo que hace quye estas reuniones no sean eficientes, de manera que en muchas ocasiones este se vuelve en tiempo perdido. Claro, la solución no es dejar de realizar reuniones, ya que estos espacios son para el adiestramiento de los empleados.
Lo mejor es hacer una agenda para reunión muy estructurada. Esto permitirá mejorar la efectividad del encuentro. Por ejemplo, se reduce el tiempo que se dedica a puntos innecesarios ya que se han establecido con anterioridad los puntos que se deben tratar. Además, en muchos casos se establece con anterioridad el tiempo que se dedicara a cada punto.
Por otro lado, pasar una agenda con anterioridad permite que los participantes de la reunión puedan prepararse para la misma. De modo que la reunión se vuelve más efectiva. Y si alguien tiene alguna participación estará avisado y podrá mejorar los puntos que le tocara exponer.
Sin lugar a dudas es muy importante hacer una buena agenda para una reunión de trabajo. De esta forma se aprovechará mejor el encuentro y la empresa verá los resultados de forma más rápida.
Como hacer una buena agenda de reunión
A la hora de diseñar la agenda de una reunión es importante seguir algunos pasos para que ésta sea efectiva. Es cierto que no todas las personas saben realizar una agenda, pero con estas indicaciones a seguir podrás hacer que la reunión sea todo un éxito.
Establece un objetivo en la reunión
A la hora de diseñar la agenda de una reunión, lo mejor es comenzar con un objetivo. De esta forma se puede determinar el enfoque que tendrá la reunión. Así las personas pueden mantenerse más concentradas en la misma.
Define y prioriza los aspectos a tratar
A la hora de hacer una agenda para reunión, es importante que tengas cuidado a la hora de escoger los puntos que colocaras en la misma. Se debe resistir la tentación de colocar puntos que no son importantes, ya que alargaría la reunión. Además existen puntos que pueden tratarse en privado y que no deben formar parte de la agenda.
En la agenda deben estar puntos que sean de interés general y donde todos puedan participar. Además, después de elegir los puntos que se tratarán, se deben organizar en orden de prioridad, dejando en último lugar los puntos menos importantes. Esto por si acaso se acaba el tiempo de la reunión.
Por otro lado se puede organizar los puntos de la reunión en tres categorías: Puntos informativos, Puntos de debate y acciones a emprender. De esta forma las personas que estén en la reunión pueden estar mejor ubicados en lo que se realizará.
Consultar con el resto de los integrantes los puntos a tratar
En ocasiones puede ser buena idea consultar con algunos de los asistentes a la reunión si deseas tratar un punto, sobre todo con los jefes de departamento. Quizás estos tengan la visión de un aspecto que quien organiza la reunión no ha visto. De manera que se puede ampliar la visión que se tenga de la empresa.
Asignar facilitadores para cada punto
No es bueno que la unión sea dominada por una sola persona. Así que es importante que se asignen encargados de los puntos a tratar. Si estos se colocan en la agenda se asegura que puedan prepararse con tiempo y hacer una mejor exposición de lo que se les ha asignado. Esta es una buena manera de mejorar la eficiencia de la reunión.
Indica fuentes de información
Si se ha usado alguna fuente de información para preparar algún punto de la reunión es importante que se indique en la agenda. Así los participantes podrán prepararse con anticipación a fin de también contribuir al punto en cuestión.
Comparte la agenda con suficiente tiempo
Como la idea de la agenda es que las personas tengan la oportunidad de prepararse con anterioridad, es importante que se envíe con suficiente tiempo de antelación. Claro, todo dependerá de las circunstancias, pero como mínimo se debe enviar una hora antes de comenzar la reunión. Aunque lo ideal es que se envíe con varios días de antelación.
Usar la agenda durante la reunión
Por supuesto, además de diseñar la agenda para una reunión, esta debe usarse durante la misma. Se deben seguir los puntos en el orden en que se han organizado y además se pueden hacer notas tomando en cuenta los puntos citados. Así se logrará que la reunión sea más efectiva.
Por otra parte, en el acta de la reunión se deben ir desglosando cada punto de la reunión y dejar constancia de las decisiones tomadas. Casi cualquier persona podrá consultarla cuando así lo desee.
Decubre el creador de agendas de reuniones de Convene
Ejemplo de agenda de reunión
Existen muchos tipos de agendas que se pueden usar para una reunión. Lo más importante es que aparezca el nombre de la empresa, los puntos a tratar en el orden seleccionado y los encargados de cada punto. Además no pueden faltar la fecha y la hora en la que se realizará la reunión.
A continuación veamos una plantilla para agenda de reunión:
Descarga nuestro modelo gratuito de Agenda de Reunión
