El cambio de la disposición del consejo de administración de presencial en la prepandemia a remoto en la pandemia ha acelerado las tendencias en la transformación digital del consejo. El enfoque principal ahora de la sala de juntas se dirige hacia la seguridad de los datos, la colaboración remota y las reuniones sin interrupciones. Las empresas y organizaciones se han pasado a plataformas y herramientas que mejoran su experiencia de reunión virtual y simplifican sus tareas, una de las cuales es la firma de documentos.

El ecosistema empresarial actual de Singapur ha impulsado la integración perfecta de la tecnología en los procesos empresariales. Descubre las ventajas y la implantación de la firma electrónica en los consejos de administración.

La firma tradicional de documentos resulta ineficaz
Los consejeros y ejecutivos son los responsables de vincular las acciones corporativas y fortificar las decisiones. Sus firmas tienen el poder de autorizar proyectos, presupuestos y acciones realizadas bajo su afirmación. La firma de documentos es un proceso de acuerdo formal que mantiene la responsabilidad y la gobernanza en las organizaciones.

Antes de la pandemia, la mayoría de las organizaciones recurrían a la firma física de documentos, que solía hacerse en la sala de juntas. El consejo de administración y los ejecutivos debatían el documento o la resolución del consejo y procedían a firmarlo con lápiz y papel para su aprobación. Como todas las autoridades firmantes se encontraban en una misma sala, las firmas paralelas y secuenciales se realizaban con facilidad. Los secretarios recopilaban todas las copias del documento con las firmas del consejo para su registro.

Durante las reuniones de la junta directiva, los directores fijan objetivos y estrategias , y resuelven cuestiones críticas que requieren atención urgente. Pero en realidad, la optimización del rendimiento de la organización no termina durante las reuniones de la junta. Lo que ocurre fuera de las reuniones es igual de importante que lo que ocurre durante las reuniones del consejo.

La mayoría de las veces, los directores necesitan tiempo para reflexionar antes de tomar una decisión acertada. Además, su ajetreada agenda dificulta el seguimiento de las acciones que hay que llevar a cabo. Por eso, el consejo, con la ayuda de los secretarios de empresa y los administradores del directorio, debe simplificar el flujo de trabajo para llevar a cabo las decisiones incluso fuera de la reunión.

Las ventajas de un flujo de trabajo eficaz después de la reunión

Hace poco más de una década, el concepto de portal de juntas directivas era inexistente. Ahora se reconoce como parte de un mercado de rápido crecimiento, el tamaño del mercado d portal de juntas espera un aumento de 2849,7 millones de dólares para 2026. Asimismo, el informe muestra que la demanda global de soluciones para juntas directivas sigue aumentando a medida que más y más empresas integran la tecnología basada en la nube con los sistemas de portales.

El mercado de los portales para juntas directivas

Adaptándose a la nueva realidad COVID-19, las empresas de todo el mundo realizan cada vez con más frecuencia sus juntas generales anuales online. Con muchas soluciones disponibles para elegir, escoger la mejor plataforma de asamblea general virtual (AGM) y online que satisfaga las necesidades de su organización puede ser difícil. Para ayudarle en el proceso de toma de decisiones, a continuación se exponen los puntos a tener en cuenta a la hora de seleccionar una solución de junta general electrónica o virtual.

Costo

Para muchas empresas que están considerando la posibilidad de celebrar juntas generales virtuales, el precio de la solución será probablemente uno de los principales factores determinantes.

Aunque son muchos los factores que determinan el precio de una solución, el coste de una plataforma de juntas generales en línea suele depender del número de funciones y de la capacidad de las reuniones. Así que antes de empezar a buscar un proveedor de plataformas de asambleas generales, analice qué características y capacidad de reunión necesitará.

Busque proveedores que ofrezcan paquetes personalizados que se ajusten a sus necesidades. Las soluciones a medida ayudan a evitar una situación en la que se paga por funciones que luego no se van a utilizar, lo que supone un exceso de costes.

Características

Una solución de asamblea general de accionistas online debe gestionar eficazmente el debate y la discusión a través de un conjunto adecuado de funciones.

Si bien los diferentes tipos de empresas tendrán necesidades únicas para sus asambleas generales, las funciones son de utilidad universal.

• Votación:
  La función de votación es crucial para la toma de decisiones y el almacenamiento de un registro conforme de la votación. Compruebe si su organización necesita una solución que pueda facilitar la votación en directo.
  
  
• Preguntas y respuestas:
  Una función intuitiva de preguntas y respuestas facilita la participación de los accionistas. La plataforma de preguntas -donde los participantes tienen tiempo suficiente para formular sus preguntas y revisar las respuestas- debe estar disponible antes, durante y después de la reunión. Además, soluciones como ConveneAGM admiten el vídeo interactivo bidireccional para facilitar mejor las sesiones de preguntas y respuestas en directo.
  
  
• Lista de usuarios:
  Una lista de usuarios interactiva facilita el seguimiento de la asistencia para llevar un registro.
  
  
• Informes y exportación de datos:
  La compilación de encuestas y actas de los procedimientos ayuda a mantener los registros disponibles para las auditorías internas y externas.
  
  
• Administración digital de apoderados:
  La gestión de los formularios de apoderamiento y los derechos de voto mejoran las tareas administrativas y ofrecen una experiencia de reunión fluida.
  
  
• Funciones de la reunión:
  La delegación de funciones en la reunión garantiza la organización de la misma.