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¿Cómo puede mantener sus datos seguros?

By Lucy Palmer on 8 de septiembre de 2021 16:46:40 BST

Los documentos en papel nunca han sido seguros. Por muy cuidadoso que sea, cualquiera puede cogerlos y leerlos. La era digital ofrece una nueva oportunidad de proteger sus valiosos datos, pero ¿qué medidas debe tomar para mejorar su seguridad?

Hemos reunido diez consejos para mejorar la seguridad de sus documentos en línea:

1. Elige una contraseña segura

Antes de pasar a la parte técnica, debes asegurarte de que tienes lo básico. Tanto si eres nuevo en la tecnología como si eres un experto, las contraseñas son el centro de la seguridad online. Asegúrate de que todos los miembros de tu equipo tienen una contraseña segura. La diferencia entre una contraseña fuerte y una contraseña normal puede ser sólo una letra, pero podría salvar los documentos de tu empresa.

En la era moderna, las contraseñas están dejando de ser una "palabra". Deben incluir números y letras, así como otros signos de puntuación. Una forma de crear una contraseña es tomar la primera letra de cada palabra de un verso de una canción. Después, añade un número y un signo de puntuación, y ya está. Si no, utiliza una combinación de dígitos.

También es importante tener una contraseña diferente para cada cuenta. Esto puede ser fácil de olvidar ya que a todos nos da pereza, pero vale la pena si quieres proteger tus datos.

2.Autenticación de múltiples factores

Una contraseña es una autenticación de un solo factor. Esto significa que se necesita un solo paso para acceder a su cuenta. Sin embargo, esto significa que si tu contraseña es hackeada, el hacker puede acceder a tus datos. Si tienes una contraseña fuerte, este es un riesgo pequeño - ¡pero sigue siendo un riesgo!

La autenticación multifactorial elimina esta posibilidad. Añade un paso más para iniciar la sesión. Un ejemplo es un código pin enviado a tu número de teléfono que puedes introducir en la pantalla de inicio de sesión. También puedes utilizar una aplicación en tu teléfono para verificar tu identidad.

Las formas de autenticación son cada vez más comunes. Con el aumento de los datos biométricos en la vida cotidiana, la tecnología puede comprobar quién es usted con datos únicos. Las empresas pueden utilizar programas de reconocimiento de voz o análisis de huellas dactilares. Se trata de un nivel de seguridad aún mayor, ya que el acceso es tan único para ti.

3. Cifrado

Muchas empresas dicen que sus datos están encriptados, pero ¿qué significa esto realmente? En pocas palabras, es una forma de codificar los datos para que sólo se pueda acceder a ellos con la clave adecuada. Para proteger tus datos, debes asegurarte de que están encriptados a un alto nivel. Hay diferentes niveles de encriptación: ¡no se trata sólo de encriptar o no encriptar! El nivel más alto es el cifrado AES de 256 bits. Este es el estándar que debe utilizarse para los documentos confidenciales del consejo.

4.Haga una copia de seguridad de sus datos

Asegúrate de hacer una copia de seguridad de tus datos a través de una fuente de confianza. Esto puede ser a través de un software de alojamiento en la nube (como el almacenamiento de AWS) o en una ubicación remota. Lo ideal es que cualquier software que utilices haga copias de seguridad automáticas diarias. Esto garantiza que la integridad de tus datos es absoluta. También puede ayudar a asegurarse de que no se conservan datos obsoletos, lo que facilitará el seguimiento de los documentos.

5. Software actualizado

El software cambia cada día. Incluso si su software era el mejor hace cinco años, puede que hoy esté anticuado. La seguridad es cada vez mejor, pero también lo son los hackers. Asegúrese de prestar atención a los cambios en las normas de seguridad. Cualquier software que emplees debe estar al tanto de las actualizaciones periódicas.

6.Trabaje con empresas de confianza

La empresa con la que trabaje debe contar con la verificación de fuentes externas. El nivel más alto es la acreditación CMMI de nivel 5, este es el nivel exigido por el Gobierno de Estados Unidos. También merece la pena comprobar si tienen testimonios de clientes, ya que esto le ayudará a evaluar si la empresa es fiable.

7. Borrar el hardware vulnerable

Incluso en la era digital, la seguridad incluye tanto el hardware como el software. Los dispositivos pueden desaparecer: por accidente o a propósito. Es importante asegurarse de no dejar datos importantes por ahí. Deberías poder borrar los datos de forma remota en caso de pérdida o robo. El borrado automático es una herramienta útil para garantizar la eliminación de los datos, se puede utilizar siempre que un usuario haya cerrado la sesión o haya permanecido desconectado durante un número determinado de días.

8.Controlar el acceso y los permisos

El control de acceso es una parte clave de la seguridad de los datos. Un sistema basado en permisos significa que el administrador puede controlar exactamente quién puede ver qué documentos. Durante una reunión, es posible que haya datos que sólo deban ver el presidente y un subcomité pertinente. En la época de los documentos impresos, había que proteger el papel como un jugador de póquer. Ahora, simplemente puedes eliminar el acceso.

Esto también es una ventaja si invitas a las reuniones a personas que no son miembros de la Junta Directiva. Por ejemplo, si el director financiero está haciendo una presentación sobre el presupuesto, no necesita acceder a sus documentos legales sensibles. Los controles de acceso granulares eliminan el riesgo de que los documentos caigan en manos equivocadas.

9. Gestión de incidencias

A veces, las cosas salen mal. Debes asegurarte de que cualquier incidente se resuelve de forma rápida y eficaz. Su software debe ser supervisado 24 horas al día, 7 días a la semana, para detectar violaciones de datos y tener un mecanismo de detección de riesgos incorporado. Es necesario contar con personas en el equipo que comprendan la seguridad de la información y sepan cómo afrontar cualquier incidente. No basta con esperar que los incidentes no se produzcan. Debes estar preparado en caso de que ocurran.

10. Registro de auditoría

Un registro de auditoría es crucial para mejorar la seguridad de tus documentos. Asegúrate de saber quién ha accedido a cada documento y qué acciones se han llevado a cabo. En la era digital, esto es más fácil que nunca. No tiene que revisar manualmente cada papel, ya que existe un software que registra las acciones por usted. Si hay alguna actividad sospechosa, puede actuar de inmediato.

¿Cómo puede un portal para juntas directivas mejorar la seguridad de sus documentos?

Un portal para juntas directivas como Convene está diseñado con el máximo nivel de seguridad. A diferencia de otras aplicaciones, está diseñado para almacenar documentos confidenciales. Desde la redacción de las actas de las reuniones hasta la creación de una pista de auditoría segura, podemos mejorar su seguridad en cada paso del proceso.

Tenemos numerosos clientes de diferentes sectores que confían en nosotros para proporcionarles este nivel de protección. No deje la seguridad de sus datos al azar. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para reservar una prueba gratuita.

Lucy Palmer

Written by Lucy Palmer