Inscribirse para probar un producto puede parecer un gran esfuerzo. Especialmente cuando el producto tiene el potencial de cambiar los procesos de su organización, es posible que piense que sólo merece la pena dedicar tiempo a algo que esté seguro de que funcionará.

Ahora bien, esto no es necesariamente lo mejor para su empresa a largo plazo. Las pruebas tienen numerosas ventajas que ninguna otra experiencia puede reproducir. Sobre todo cuando son gratuitas.

Para ayudarte a tomar la decisión, hemos reunido algunas de las lecciones más importantes que puedes aprender probando un producto:

Evalúe la calidad:
La primera y más importante razón para probar un producto es poder evaluar la calidad de aquello por lo que estás pagando. Antes de la era digital, podías tener un producto en las manos antes de comprarlo, así que era fácil saber si era real.

Hoy en día, una prueba gratuita es un paso igualmente útil para adquirir un producto con éxito. Aunque la lista de funciones sea impresionante, hay que saber cómo funcionan en la práctica. Incluso si cada herramienta funciona por separado, tienen que crear un conjunto cohesionado y eficaz.

Por ejemplo, el producto puede tener toda una lista de funciones llamativas que resulten abrumadoras para su equipo y hagan que el software sea menos intuitivo. Debe asegurarse de que cualquier software en el que invierta sea accesible y fácil de usar. La mejor forma de comprobarlo es probarlo.

Compruebe que el software es el adecuado:
Cada organización tiene necesidades y expectativas diferentes. Un software que funciona perfectamente para una empresa puede resultar más difícil para otra. A lo largo del desarrollo del producto, los diseñadores tienen en cuenta tantas situaciones como pueden, pero deben adaptarse a su situación particular.

Una prueba puede ayudarle a comprender cómo encajará el software en sus procesos actuales. ¿Es el servicio flexible para su empresa? ¿Será escalable la implantación del producto? Son preguntas que hay que hacerse antes de comprar, así que siempre es mejor experimentar la realidad de primera mano.

Compare con la competencia:
En los tiempos que corren, existen numerosas opciones para cualquier elección que haga. Cuando se trata de software, usted quiere asegurarse de que está recibiendo el mejor y más fiable servicio disponible.

Con una prueba gratuita, tiene la oportunidad de comprobar lo que obtiene por su dinero. Esto significa que puede equilibrar el coste con la funcionalidad y evaluar los beneficios a largo plazo de cualquier producto.

Prepárese para la implantación:
Una vez evaluadas las ventajas del producto, una prueba gratuita puede ayudarle a preparar la implantación. Puede ver si hay alguna modificación que desee hacer en el servicio antes de una implantación completa. Si la empresa es flexible, le permitirá hacer estos cambios y asegurarse de que el servicio se ajusta a sus necesidades.

El proceso de implantación no siempre es tan sencillo como usted desea. A veces, los miembros del Consejo están acostumbrados a trabajar con software heredado y no están preparados para el cambio.

Una prueba gratuita puede ayudarle a evaluar posibles áreas problemáticas (o incluso personas) que necesitarán más apoyo durante el proceso. También puede ser una buena oportunidad para comprobar si los miembros de su equipo tienen buenas ideas sobre la forma que debería adoptar la implantación.

Garantizar la profesionalidad:
Aunque esté convencido de que es un gran producto, también es importante asegurarse de que el proveedor del software está al mismo nivel. Una prueba puede darle la oportunidad de ver cómo funciona la organización y si dan prioridad a sus clientes.

En Convene, tenemos más de 30 años de experiencia prestando asistencia a clientes de todo el mundo. Pero no se quede sólo con eso.

Convene cuenta con la confianza de instituciones financieras de todo el mundo que se apoyan en nuestro software para proteger sus datos confidenciales. Las organizaciones financieras desempeñan un papel crucial en la economía mundial por lo que no pueden permitirse correr riesgos en materia de seguridad.

Convene ofrece numerosas ventajas, pero la seguridad es una de las más importantes. Con numerosos clientes en el sector financiero, nuestro sistema de última generación está diseñado para garantizar el máximo nivel de cumplimiento y protección de datos.

Veamos algunas de las razones por las que nuestros clientes se benefician de nuestro avanzado sistema de seguridad.

Los registros de auditoría son esenciales para dirigir una organización con éxito. Le ayudan a seguir la seguridad, administración, gobernanza y cumplimiento de la normativa. Si algo va mal, la pista de auditoría es el primer lugar en el que debe buscar respuestas.

Por ello, es importante asegurarse de que sus registros de auditoría sean de la máxima calidad. Aunque al principio parezca posible tomar atajos, esto se volverá en su contra en caso de que se produzca una violación de datos o una mala conducta.

Consiga que sus registros de auditoría sean correctos a la primera siguiendo estos prácticos consejos:

Mantenga la claridad
Ante todo, su pista de auditoría debe estar diseñada para ser clara. Incluya sólo lo esencial y asegúrese de que se presenta de forma clara y eficaz.

La tecnología ha facilitado mucho este proceso. Antes, había que escribir a mano páginas de documentos, lo que convertía la coherencia en un verdadero reto. Ahora, basta con unos pocos clics para generar un informe.

Sin embargo, incluso con la tecnología, hay una gran variedad de software disponible y no todos tendrán el mismo nivel. Asegúrese de que el software que seleccione formatee los datos de manera profesional.

Una forma de evaluar la claridad del software es a través de los comentarios de los clientes. Cuando se trata de reuniones, asegúrese de que los clientes destacan la posibilidad de descargar y visualizar claramente cada documento.

Compruebe dos veces los detalles
Las actas digitales pueden ahorrar tiempo y energía, pero aún así es necesario revisarlas. A veces, hay errores evitables que podrían haberse solucionado con un breve repaso. Esto es poco profesional y puede resultar problemático en caso de incumplimiento.

Un ejemplo claro de ello son las marcas temporales. Si los relojes de su sistema no están sincronizados al minuto, puede haber variaciones de tiempo. Este tipo de error no es "culpa" del sistema, pero puede tener importantes implicaciones en el futuro.

Hay muchos otros errores que pueden obstaculizar la claridad y la precisión. La ortografía y la gramática, los conjuntos de datos duplicados y muchas otras cuestiones pueden aclararse con una simple revisión. No lo deje al azar y revise su pista de auditoría con regularidad.

Haga una copia de seguridad de sus datos
Hacer una copia de seguridad de sus datos es absolutamente crucial cuando se trata de pistas de auditoría. Este es su registro de cumplimiento y sin él pone a su empresa en riesgo.

Asegúrese de hacer una copia de seguridad de su registro de auditoría a través de una fuente de confianza. Esto puede ser a través de un software de alojamiento en la nube (como el almacenamiento de AWS) o en una ubicación remota.

Lo ideal es que cualquier software que utilice realice copias de seguridad automáticas diarias. Esto puede ayudar a garantizar que no se guarden datos obsoletos, lo que facilitará el seguimiento de los documentos.

Dar prioridad a la seguridad
Una de las principales ventajas de la auditoría digital es la seguridad. Los documentos en papel nunca han sido seguros, ya que pueden ser leídos por cualquiera. La era digital ofrece una nueva oportunidad para proteger su pista de auditoría del riesgo de infracción.

Tal y como se ha comentado anteriormente, no hay que menospreciar la importancia de mantener la integridad de la auditoría. No tiene sentido tener una pista de auditoría perfectamente clara si cualquier persona de la empresa puede editarla a voluntad.

El sistema que utilice debería tener un sistema basado en permisos para garantizar la integridad de los datos. También sería útil disponer de informes de uso detallados para poder ver los cambios históricos.

Dar prioridad a la seguridad también implica ponerse en contacto con los procesadores de datos que utilice para asegurarse de que mantienen los estándares. Cualquier empresa con la que trabaje debería tener la acreditación CMMI de nivel 5. Deberían emplear software con encriptación de 256 bits, que es el nivel de seguridad más alto disponible.

¿Cómo puede Convene ayudarle a crear un registro de auditoría eficaz?
Los registros de auditoría son una parte clave de su proceso de gobernanza, por lo que es esencial que sean coherentes y eficaces. Si sigue estos consejos, estará en camino de crear una pista de auditoría de buena calidad.

Los registros de auditoría digitales son el tipo de registro de auditoría más eficaz.

Un portal para juntas directivas como Convene puede ayudar a su organización a crear un registro de auditoría eficaz. El software integral fue concebido para agilizar la comunicación y mejorar sus procesos administrativos. Desde la agenda hasta la auditoría, puede asegurarse de que todo su equipo está en la misma página.

Si desea saber más sobre cómo Convene puede ayudar a su empresa, lea las historias de éxito de nuestros clientes o reserve una prueba gratuita hoy mismo.

A medida que el sector financiero avanza hacia el futuro, la tecnología desempeñará un papel crucial en la mejora de las prácticas bancarias. En Convene, entendemos lo importante que es para los bancos confiar en el software que utilizan. Por eso estamos tan orgullosos de la cantidad de bancos que han elegido a Convene.

Hemos reunido algunas de las razones clave por las cuales han elegido Convene:

Convene transforma los obsoletos procesos internos
Conforme el sector financiero avanza hacia el futuro, muchos bancos se están percatando de que necesitan desprenderse del software obsoleto para mejorar los procesos internos. Convene está diseñado para mejorar la colaboración en todas las fases del proceso administrativo. Este software, creado específicamente, ofrece la alternativa perfecta a las prácticas anticuadas e ineficaces.

Así lo señaló Chris Spanias, arquitecto de soluciones de Tesco Bank: 'Antes de Convene, nuestros administradores tenían que imprimir los paquetes de reuniones y utilizar el antiguo software. Esto anulaba el propósito de la digitalización y sólo aumentaba la carga de trabajo para ellos. Convene ha ahorrado tiempo a nuestros administradores y ha aumentado la eficacia a la hora de organizar reuniones".

La interfaz intuitiva de Convene es fácil de implementar
La complejidad de los asuntos que manejan los bancos durante las reuniones del consejo de administración hace que los directores no necesiten añadir a su trabajo la complejidad de un software confuso. La interfaz de Convene es fácil de usar, por lo que incluso los miembros más tecnófobos del Consejo de Administración pueden hacerse con ella fácilmente.

En palabras de Christina Giannopoulou, del Piraeus Bank: "Era importante para nuestros miembros poder acceder a la información con facilidad y compartir documentos importantes durante las reuniones. Nos gustó mucho la interfaz de usuario de la aplicación Convene, y la encontramos muy fácil de usar'.

Convene cumple con altos requisitos de seguridad
Los bancos no pueden permitirse correr riesgos con sus datos, ya que tienen un deber con sus clientes. Con la encriptación AES de 256 bits y la acreditación CMMI de nivel 5, Convene está diseñado para responder a las amenazas de ciberseguridad en evolución. Para saber más sobre el sistema de protección de datos de última generación de Convene, eche un vistazo a nuestra gama de características de seguridad.

Convene mejora la colaboración a distancia
El objetivo principal de Convene es agilizar la comunicación y crear reuniones más dinámicas. Muchos bancos aprecian la posibilidad de reunir a sus miembros a distancia, especialmente tras la pandemia.

Tal y como observó Afonso Cardoso de Menezes, secretario de empresa del Bison Bank: 'Convene facilita y fomenta una colaboración internacional vital que es fundamental para el éxito. La información es ahora accesible para los miembros del Consejo de Administración a nivel internacional en un instante".

Una comunicación fluida está en el centro de la transformación financiera, y nuestro software lo hace más sencillo que nunca. Convene es un galardonado portal para juntas directivas diseñado para digitalizar y agilizar sus procesos de reunión de principio a fin. Nuestras completas funciones incluyen

-Una Biblioteca de Documentos con acceso basado en roles para garantizar la protección de sus documentos sensibles.
-Un registro de auditoría integrado, para que pueda estar seguro de que cumple con todas las normativas.
-Videoconferencia integrada, para que pueda pasar del trabajo remoto al híbrido sin problemas, sin dejar de ver el paquete de la junta directiva en una sola pantalla.
-Encuestas, con opción de anonimato, para que pueda conocer la opinión de sus empleados.
-Funciones de accesibilidad, incluyendo la conversión de texto a voz, lo que nos convierte en el principal portal de juntas directivas accesible.

 En los últimos años, los proveedores de servicios sanitarios se han visto sometidos a una presión sin precedentes. El tiempo, el dinero y la inspiración se han estirado al máximo. En Convene, hemos apoyado a numerosos clientes para que cumplan su misión ahorrando valiosos recursos y mejorando su gobernanza clínica.

Hemos reunido algunas de las razones por las que han valorado una solución de gestión de reuniones como Convene:

Convene hace que la administración sea más eficiente
Aumentar la eficacia de la administración previa a las reuniones es una de las principales razones que mencionaron nuestros clientes para elegir Convene. Como dice Gerry Crow, miembro de la junta directiva y responsable de desarrollo empresarial del Mary Stevens Hospice: 'Después de nuestras reuniones de la junta directiva, volvía a salir mucho papeleo para confirmar las decisiones, que a veces se perdía en el correo. Teníamos papel por todas partes'.

Con Convene, los administradores pueden componer el paquete de reuniones con un simple arrastrar y soltar. El intuitivo creador de agendas significa que ya no tienen que perder horas en la preparación. Muchos de nuestros clientes citaron mejoras tangibles en sus procesos internos.

En palabras de Anne Greaves, responsable de comunicación digital de Sheffield Children's NHS Foundation Trust: "El tiempo administrativo que Convene ha ahorrado es increíble. Antes tardaba unas cinco horas en preparar los paquetes para una reunión de la junta directiva. Ahora se tarda unos 30 minutos".


Convene simplifica el mantenimiento de registros
Convene no es sólo para la preparación de las reuniones. El software está diseñado para ayudar a las organizaciones en todas las fases del proceso. Esto resuena en las organizaciones sanitarias que necesitan un servicio fiable para hacer mejor su trabajo.

Este es otro aspecto que destacó Gerry Crow, del hospicio Mary Stevens: antes de Convene, una de sus mayores dificultades "era que no teníamos un repositorio de información accesible. Cuando llegaban nuevos miembros del personal o de los fideicomisarios, podían ir a los archivos a buscar copias impresas de los paquetes de reuniones y documentos, pero nunca eran de fácil acceso y a menudo resultaban imposibles de encontrar'.

Con Convene, las organizaciones tienen acceso a una biblioteca de documentos en la que pueden almacenar archivos de forma segura. Se trata de un sistema accesible que permite a los usuarios con los permisos adecuados añadir, editar y eliminar archivos en un instante. Cuando se trata de mantener registros, esto es esencial para la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento de la normativa.

Convene cumple con los requisitos de alta seguridad
Las organizaciones sanitarias tienen un deber con sus pacientes y no pueden permitirse correr riesgos con los datos personales. Con un cifrado AES de 256 bits y la acreditación CMMI de nivel 5, Convene está diseñado para responder a las amenazas de ciberseguridad emergentes. Para saber más sobre el sistema de protección de datos de última generación de Convene, eche un vistazo a nuestras características de seguridad.


Convene se adapta a las necesidades de la organización
Cada organización sanitaria es diferente y, por tanto, tiene necesidades y expectativas distintas. La implementación de Convene es flexible y permite a los clientes sacar el máximo provecho de su software.

Esta fue una ventaja que destacó Anne Greaves, del Sheffield Children's NHS Foundation Trust. Uno de los factores que influyeron en la adopción de Convene por parte de los fideicomisos de hospitales infantiles ha sido que "el software es multiplataforma y funciona en Android, Windows y iOS. Además, tuvimos la sensación de que había mucha más flexibilidad a la hora de hacer que Convene avanzara y se adaptara a nuestras necesidades'.

Convene ofrece una asistencia dedicada las 24 horas del día para cualquier pregunta. Aunque nuestro software intuitivo hace que haya pocos problemas, entendemos lo importante que es para las organizaciones sanitarias recibir asistencia en el momento en que la necesitan.

¿Cómo puede Convene apoyar a su organización sanitaria?
Convene es un galardonado portal para juntas directivas diseñado para digitalizar y agilizar sus procesos de reuniones de principio a fin. Nuestras completas funciones incluyen:

-Una biblioteca de documentos con acceso basado en roles para garantizar la protección de sus documentos sensibles.
-Un registro de auditoría integrado, para que pueda estar seguro de que cumple con todas las normativas.
-Videoconferencia integrada, para que pueda pasar del trabajo remoto al híbrido sin problemas, sin dejar de ver el paquete de la junta directiva en una sola pantalla.
-Encuestas, con opción de anonimato, para que pueda conocer la opinión de sus empleados.
-Funciones de accesibilidad, incluyendo la conversión de texto a voz, lo que nos convierte en el principal portal de juntas directivas accesible.

En Convene, reconocemos la importancia de la responsabilidad y la fiabilidad en el sector jurídico. Por eso estamos tan orgullosos de la cantidad de firmas de abogados que han elegido nuestro software para mejorar sus reuniones.

A continuación, hemos reunido algunas razones por las que nuestros clientes han elegido Convene:

El rol de las universidades en el intercambio de conocimientos es esencial mientras el mundo trabaja por un futuro mejor. En Convene reconocemos la importancia de la comunicación y la colaboración. Por eso estamos tan orgullosos de la cantidad de instituciones académicas que han decidido adoptar nuestro software.

Más de 300 instituciones académicas, como la Universidad de Warwick y la LSE, ya confían en Convene. ¿Qué es lo que hace que Convene sobresalga con respecto a otro software de gestión?

Convene cumple con altos estándares de seguridad

Una agenda de reuniones eficaz es el núcleo de cualquier reunión. Para lograr la mejor colaboración, una Junta Directiva debe saber a dónde va. No tiene sentido presentarse el día de la reunión y esperar lo mejor.

Antes de emprender cualquier acción, hay que saber qué temas hay que tratar y cómo se van a abordar. Hemos reunido algunos consejos clave para responder a estas preguntas y mejorar la comunicación dentro de su organización.


     1.Mantenga la consistencia

Reunir a tu equipo es crucial para avanzar en los negocios, pero a veces puede ser un reto. Cuando todo el mundo está ocupado, no es fácil encontrar una fecha y una hora que funcionen. Todos hemos visto lo difícil que puede ser trabajar con diferentes horarios.

Pero sólo porque sea un reto, no significa que no merezca la pena el esfuerzo. Una reunión bien programada puede mejorar la colaboración entre las partes y apoyar a su organización.

Para ayudarle a mejorar su calendario de reuniones, hemos reunido cinco consejos útiles:

Planifique con antelación

La preparación es uno de los aspectos más importantes de la gestión de cualquier organización. Cuando se trata de programar una reunión, no se puede dejar para el último momento. Todo el mundo tiene responsabilidades que atender, y planificar con antelación le dará las herramientas necesarias para gestionar el tiempo de forma adecuada.

La otra ventaja de planificar con antelación es que puedes entender mejor cuándo debe tener lugar la reunión. Si se echa un vistazo al calendario, es posible tener en cuenta las tendencias estacionales. Esto puede incluir cosas como la temporada alta, los cambios en la gestión, las revisiones de personal o el nuevo año fiscal.

Aprenda del pasado

Cada empresa tiene una historia única de colaboración de la que puede servirse. Tome nota de cuándo la hora de la reunión funciona para todos y cuándo no. Si ves que falta energía en una reunión concreta, puede haber una razón para ello.

Recuerda que siempre puedes pedir opiniones. Esperar a que el equipo se dirija a ti con sus quejas fomentará una mentalidad negativa. Al preguntarles directamente por los mejores momentos, puede asegurarse de que estarán preparados y entusiasmados con la reunión.


Manténgase flexible

Como hemos mencionado, la planificación por adelantado es crucial. Sin embargo, el pasado año nos ha demostrado que las cosas pueden cambiar. Hay que ser capaz de adaptarse si las cosas no salen como uno quiere y un poco de flexibilidad mejorará su estructura organizativa. Esto es especialmente importante en la era de Covid-19, en la que los cambios en la normativa pueden afectar a la capacidad de reunión.

El trabajo online facilita mucho las cosas, ya que puedes elegir una fecha y una hora que funcionen para todos. Dependiendo de la naturaleza de tu empresa, la adaptabilidad puede ser más o menos importante. A la hora de planificar tu calendario, tienes que encontrar un equilibrio entre estabilidad y flexibilidad.

Una forma de equilibrar esto podría ser establecer reuniones más regulares y flexibles con el comité ejecutivo. Se trata de un pequeño equipo formado por los miembros más importantes que puede ocuparse de los asuntos con poca antelación. De este modo, las reuniones de la Junta Directiva quedarán libres para debatir los problemas a largo plazo de la empresa.

Una de las principales ventajas del trabajo a distancia es la posibilidad de adaptarse a los cambios a medida que se producen. Aprovecha esta ventaja.


Compruebe las zonas horarias

Otra ventaja de las reuniones a distancia es que tu equipo puede reunirse desde cualquier parte del mundo. Sin embargo, a menudo es fácil olvidarse de las zonas horarias. Cuando pases a una reunión online, asegúrate de elegir una hora que se adapte a todos.

No se trata sólo de asegurarse de que la reunión empiece a una hora razonable (y evitar las reuniones a las 3 de la madrugada). También se trata de considerar la duración de la reunión y hacer los ajustes necesarios. Tal vez su equipo esté dispuesto a trabajar hasta tarde, pero no hará el mejor trabajo al estar demasiado agotado.

Envíe las invitaciones con antelación

El momento adecuado para la reunión sólo es perfecto si todo el mundo está preparado. Incluso si has hecho todo lo que hay en esta lista y has fijado la fecha ideal, no sirve de nada si tu equipo no es consciente de esa fecha. Presta atención a cuándo envías las invitaciones. Si es demasiado tarde, es posible que no puedan gestionar su tiempo de forma eficaz.

Todo lo que hay en esta lista se aplica al momento en que se envían las invitaciones. No envíes las invitaciones a última hora de un viernes a menos que sea necesario. Si la mitad de tu equipo se encuentra en una zona horaria con cuatro horas de retraso, presta atención a cuándo les sería útil recibir la información.

¿Cómo puede Convene ayudarle a programar sus reuniones?

Con un portal para juntas directivas como Convene, puede programar una reunión y enviar las invitaciones con unos pocos clics. Seleccione el tipo de reunión, el título, la fecha y la hora antes de añadir los puntos de la agenda, publicar y notificar a los asistentes.

También puede programar futuras reuniones con la misma plantilla. Esto mejorará la productividad de su organización y le permitirá aprender del pasado. Nuestro completo software de gestión de reuniones incluye la posibilidad de copiar la agenda y los puntos de acción pendientes de reuniones anteriores.

Convene está diseñado para apoyar a su organización en cada parte del proceso de la reunión. Desde la programación de la reunión hasta la creación de una pista de auditoría segura, puede garantizar que la comunicación sea eficaz. Para saber más sobre cómo mantener una buena gobernanza, lea los casos de éxito de nuestros clientes o póngase en contacto con nosotros hoy mismo.

Para muchas empresas, las reuniones virtuales de la Junta Directiva son una necesidad. Apoyan la importancia de la comunicación y permiten a los equipos colaborar a cientos de kilómetros de distancia.

Microsoft Teams es una potente herramienta para simplificar el proceso de las reuniones virtuales. El software de videoconferencia permite intercambiar ideas sin tener que volar todos a un mismo lugar. A lo largo de la pandemia, muchos han adoptado el software como un nuevo estándar de comunicación.

Aunque esto conlleva muchas ventajas inestimables, el nuevo formato de las reuniones puede presentar otros retos. Hemos reunido algunos consejos clave para ejecutar una reunión remota impactante con Microsoft Teams:

     1. Preparación
Cuando se trata de reuniones remotas, la preparación es clave. Envía los materiales con suficiente antelación y asegúrate de que todos puedan acceder a ellos con tiempo suficiente. Si el equipo recibe los paquetes de la junta directiva demasiado tarde, no tendrá tiempo de leerlos a fondo antes de que comience la reunión.

También debes ser consciente de las normas legales que rigen las reuniones en línea. Esto varía según los países y las empresas, por lo que será individual para el equipo. Antes de organizar una reunión online, debes conocer las normas de seguridad de tu empresa para almacenar documentos y compartir información.

     2. Minimizar las distracciones
Una cosa que hay que tener en cuenta es que cada uno trabaja desde un entorno diferente. Cuando se está en una sala de juntas, las interrupciones se pueden controlar al instante. Esto es más difícil cuando los miembros de la Junta Directiva están a cientos de kilómetros de distancia en sus propios hogares.

En consecuencia, todos los presentes en la reunión tienen que hacer un esfuerzo. Guía a tu equipo para establecer un espacio de trabajo remoto eficaz. Puedes compartir consejos sobre cómo trabajar desde casa, para que puedan prepararse para estos retos. Además, establece un punto de contacto para cualquier problema, como la pérdida de conexión o la dificultad para acceder a los documentos.

También es importante prestar atención a las necesidades individuales de los miembros de tu Junta Directiva. Por ejemplo, asegúrate de comprobar las zonas horarias de tu equipo. Una reunión a las 9 de la mañana GMT tendrá lugar a las 5 de la mañana EST, lo que dejaría a algunos miembros en desventaja. Al atender a todos, puedes ayudarles a sentirse como si estuvieran en una misma sala.

     3. Cambia el fondo de pantalla
Esto puede parecer obvio, pero cuando estás en una sala de juntas en persona, todos tienen el mismo fondo. Esto es difícil de mantener mientras se trabaja desde casa y puede crear desafíos.

Algunas personas pueden tener una ambientación que distraiga, mientras que otras pueden no querer mostrar su casa por razones personales. Por suerte, Microsoft Teams te permite ocultar tu fondo. Puedes difuminar la imagen existente o subir una nueva.

La función es totalmente personalizable, por lo que puedes utilizar una de las imágenes proporcionadas por Teams o una propia. Puede ser una foto de tu espacio de trabajo en la oficina o una imagen de marca con el logotipo de tu empresa. Para utilizar esta función, seleccione el fondo antes de comenzar la reunión en el menú "Efectos de fondo".

     4. Controla a tus usuarios
Como las salas de juntas virtuales facilitan la comunicación, existe la tentación de enviar numerosas invitaciones. Asegúrate de no invitar a personas que no necesitan estar allí. Esto ayudará a agilizar el proceso de la reunión y a ahorrar tiempo al evitar interrupciones.

Esto también es crucial desde el punto de vista de la seguridad. Aunque las reuniones digitales de la junta directiva son más seguras que las reuniones en persona, hay que tomar precauciones. Asegúrate de no compartir documentos sensibles en un chat público si no quieres que todos los miembros tengan acceso a ellos.

     5. Aprovecha al máximo las funciones de reunión de Teams
Muchos piensan que Teams es un simple software de videoconferencia. Aunque destaca en esto, hay muchas otras funciones de las que puede beneficiarse. Estas funciones pueden incluso ayudarle a mejorar sus procesos presenciales.

Por ejemplo, la función Hand Raise puede permitir a su equipo plantear puntos de forma ordenada. No interrumpirán el flujo del orador como lo haría una interrupción vocal. Además, puedes aprovechar las herramientas de comunicación compartida, como la función de pizarra, las presentaciones de PowerPoint y las notas.