¿Qué es un Software para la Gestión del Consejo Administrativo?

Un portal para consejos de administración y juntas directivas es una solución de software que facilita las reuniones digitales seguras de los consejos de administración y la colaboración entre ellos, en sus propios dispositivos. Esto les permite ejercer sus responsabilidades de gobierno y toma de decisiones a pesar de estar en un lugar de trabajo remoto.

El portal para juntas directivas, también conocido como software de gestión de juntas directivas, proporciona a los directores y administradores herramientas de comunicación y colaboración que simplifican la preparación de las reuniones, el intercambio de documentos, el seguimiento de las acciones, las votaciones y las aprobaciones en línea, entre otras muchas tareas relacionadas con las juntas directivas.

 

Diseñado para elevar la transparencia, practicar el cumplimiento corporativo y la eficiencia en el trabajo, un software para juntas directivas agiliza todo el proceso de las reuniones de las juntas directivas, eliminando la necesidad de tareas laboriosas como la impresión de documentos, la coordinación a través de correos electrónicos y la recopilación física de anotaciones.

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El proceso de las Reuniones de la Junta Directiva

La función principal de todo portal para juntas directivas es resolver los obstáculos y las redundancias en el proceso de las reuniones de las juntas directivas, a la vez que proporciona una capa de seguridad adicional.

 

Antes de la Reunión

En el entorno del portal de la junta directiva en línea, los secretarios pueden estructurar y preparar rápidamente el orden del día de la reunión de la junta directiva. Después, pueden enviar inmediatamente los paquetes digitales de la junta directiva a los miembros de la misma, al tiempo que hacen circular las notificaciones importantes e incorporan las últimas revisiones de los documentos de forma instantánea.

Antes de la Reunión

 

Durante la reunión

El portal del consejo de administración permite a los consejeros acceder a sus documentos, colocar notas o anotaciones y realizar atractivas presentaciones durante las reuniones del consejo. Los secretarios también pueden escribir las actas de las reuniones, asignar el seguimiento de las acciones y registrar las resoluciones en el portal. Todo esto y otras funciones digitales útiles son accesibles en una sola plataforma integrada.

Durante la Reunión

 

 

Después de la Reunión

Después de las reuniones, los secretarios pueden generar automáticamente el acta de la reunión, archivar la información de la misma y colocar los documentos utilizados en el repositorio de documentos del software de la junta directiva para su registro y custodia.

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¿Cómo ayuda un portal para juntas directivas a las organizaciones?

Un portal para juntas directivas ayuda a las organizaciones a facilitar la buena gobernanza y el intercambio seguro de información entre sus líderes, ofreciendo una comodidad sin precedentes en la sala de juntas.

Efficiency

Eficiencia

El software para juntas directivas ayuda a cultivar un mejor sistema y proceso para el ciclo de reuniones de las juntas directivas de una organización. Evita la necesidad de realizar procesos manuales que son arduos y consumen mucho tiempo.

Governance

Gobernanza

Con una mejor colaboración y un cómodo acceso a los paquetes e informes de la junta directiva, un portal de la junta directiva ayuda a los directores y a las partes interesadas a tomar decisiones más informadas y basadas en datos que se traducen en una mejor gobernanza.

Centralization

Centralización

El uso de numerosas herramientas de terceros puede convertirse en un inconveniente y éstas pueden no tener las integraciones requeridas o los estándares de seguridad necesarios para manejar datos confidenciales. Es mejor utilizar un software "todo en uno" que sea más seguro y centralice todas las herramientas necesarias para el proceso de las reuniones de la junta directiva.

Compliance

Compliance

Una solución de portal para juntas directivas ayuda a recopilar una serie de buenas prácticas para cumplir las políticas y directrices pertinentes. La información confidencial se almacena de acuerdo con la normativa vigente y el sistema ayuda a los miembros del consejo a cumplir con los requisitos de gobernanza.

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Transparencia

Toda la información importante se almacena en una biblioteca segura. En caso de una auditoría o de cuestiones de cumplimiento, se puede acceder fácilmente a la documentación necesaria. Cada cambio en los documentos también se registra y puede ser revisado en base a la configuración de permisos.

Accountability

Auditoría

El sistema de portal centralizado proporciona una capa adicional de responsabilidad a los miembros de la junta directiva y a los equipos internos. Todas las actividades dentro del portal se rastrean a través de una pista de auditoría y un análisis en el sistema que muestra lo que está sucediendo dentro con fines de supervisión.

Productivity

Productividad

Los portales para juntas directivas disminuyen el tiempo necesario para las tareas administrativas, cortándolo de horas a minutos. En efecto, esto libera a los directores, secretarios y asistentes ejecutivos para trabajar en tareas más urgentes o exigentes. Los consejeros también pueden trabajar sobre la marcha accediendo a la aplicación del portal del consejo en su dispositivo.

Security

Seguridad

Llevar a cabo las operaciones de la junta directiva en una plataforma segura ofrece a los usuarios un menor riesgo y un mayor control sobre el acceso a los datos corporativos. También existen funciones de seguridad clave para garantizar la confidencialidad, como el registro de dispositivos y la autenticación multifactorial.

¿Por qué utilizar un portal para juntas directivas?

Porque un portal para juntas directivas reduce el margen de error a la hora de preparar y llevar a cabo reuniones de juntas directivas que implican el manejo de la información y los documentos más confidenciales de una organización. Es un medio seguro que protege todos los datos que fluyen dentro y fuera de la sala de juntas.

 

La celebración de las reuniones del consejo de administración requiere una estrecha colaboración y un correcto intercambio de información entre la alta dirección, los administradores, los secretarios y los directores. Una forma manual de preparar estas importantes reuniones es contraria a la intuición, ineficiente y corre el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos, como hilos de correo electrónico enviados accidentalmente o documentos extraviados.

Con una interfaz de portal para juntas directivas, estas reuniones a nivel de sala de juntas se pueden realizar de forma eficiente y en poco tiempo.

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Los órganos de gobierno deben ser capaces de comunicarse y colaborar de manera efectiva teniendo un proceso de reunión de la junta directiva que sea organizado, pero lo suficientemente simple. Esto incluye la capacidad de hacer reuniones digitales remotas, recibir circulación instantánea de paquetes y otras actividades que pueden estar dentro del software de la junta directiva.

La tecnología de los portales para juntas directivas ha ganado una enorme popularidad y se considera cada vez más indispensable en las salas de juntas directivas de las organizaciones de todo el mundo.

A la hora de elegir el software de portal para juntas directivas perfecto para su organización, debe tener en cuenta las características que pueden hacer que las reuniones de las juntas directivas sean más eficientes y estén más organizadas – fáciles de usar, seguras y que respondan a sus necesidades.

¿Qué debo buscar en un portal para juntas directivas?

La búsqueda de una solución de portal para juntas directivas requiere considerar numerosos factores y características. Con múltiples proveedores, es importante que elija el que mejor se adapte a su organización.

board-portal-security-featuresFunciones de seguridad robustas

La protección multicapa, respaldada por estrictos procedimientos para los empleados (tanto por parte del proveedor como de su empresa) y diversas certificaciones, son imprescindibles.

 

board-portal-user-interfaceInterfaz de usuario intuitiva

Una interfaz fácil de usar dentro de un portal para juntas directivas y un software de agenda aumentaría la eficiencia y permitiría a los administradores realizar rápidamente sus tareas, como la elaboración de agendas, el seguimiento de los puntos de acción y la distribución de paquetes de reuniones al instante.

 

board-portal-extraAsistencia al cliente 24/7

Las opciones de soporte y la respuesta del servicio de atención al cliente son cruciales en caso de que necesite una respuesta rápida a una pregunta urgente.

 

board-portal-interactiveFunciones de colaboración interactiva

Las herramientas de colaboración en vivo son necesarias para mantener el compromiso y aumentar la productividad entre los participantes de la reunión, al tiempo que se evitan las distracciones innecesarias que puedan producirse.

 

board-portal-mobile-solutionsCapacidad multiplataforma

El fácil acceso a través de los dispositivos autorizados permite a la junta directiva celebrar reuniones y tomar decisiones informadas en tiempo real sin tener que superar las barreras técnicas.

 

board-portal-supportPropiedad total del sistema

Los administradores del sistema deben poder configurar las opciones de seguridad y establecer permisos adaptados a las necesidades específicas de la organización y al flujo de trabajo.

Cómo elegir el proveedor de portales para juntas directivas adecuado

 

El uso de portales para juntas directivas se ha convertido en algo esencial para muchas organizaciones a lo largo de los años. Empresas y organizaciones de diferentes sectores han confiado en este tipo de software para aumentar la eficiencia y reducir los costes administrativos.

Para aquellos que buscan el mejor software de portal para juntas directivas para su organización, es fundamental saber cómo elegir el proveedor de servicios adecuado. Más allá de las características del producto, también hay que tener en cuenta estos varios factores.


  Sostenibilidad

Considere cuánto tiempo lleva el proveedor en el mercado y cuán sostenible es su software. Busque un proveedor en el que pueda invertir y confiar a largo plazo.

 


  Flexibilidad

Elija un proveedor de TI que pueda dedicar tiempo y esfuerzo a personalizar realmente el software para su caso de uso. Debe ser capaz de implementar los ajustes necesarios en el portal de su junta directiva o en su plan de suscripción, según sea necesario.

 


  Soporte y presencia geográfica

El proveedor de portales para juntas directivas debe ser capaz de ofrecer opciones de alojamiento flexibles y asistencia al cliente de guardia en cualquier país del mundo. Esto es especialmente necesario para las empresas que se adhieren a la seguridad de los datos o a los requisitos de cumplimiento.

 


  Prácticas de seguridad

Es increíblemente importante que el portal para juntas directivas que elija emplee un modelo de seguridad con el que se sienta cómodo. Evalúe si sus medidas de seguridad y prácticas de almacenamiento de datos cumplen con los requisitos de su organización.

La multi-galardonada Solución Portal del Consejo de Administración para Directores y Administradores

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Convene es un software de portal para juntas directivas diseñado exclusivamente para hacer que todo el ciclo de reuniones, desde la preparación hasta la documentación, sea más eficiente y sencillo.

Un Portal para Juntas Directivas Diseñado para Lograr una Mejor Gobernanza

Las potentes capacidades de Convene están diseñadas para permitir una experiencia de toma de decisiones más rica para los consejos de administración y los ejecutivos, y procesos de reunión más fluidos para los administradores.

Intuitive-App-and-Admin-ProcessesAplicación y procesos administrativos intuitivos

Los directores y administradores pueden aprender la plataforma del portal de juntas directivas en línea en tan sólo 30 minutos. Los administradores pueden ejecutar los flujos de trabajo de la junta directiva, como la creación de reuniones y la revisión de documentos, con unos pocos clics. Los directores pueden utilizar fácilmente la aplicación del portal para juntas directivas Convene sin mucha ayuda gracias a su interfaz familiar y fácil de usar.

 

Cross-Platform-AccessAcceso multiplataforma

Los administradores pueden acceder cómodamente a Convene en cualquier momento y lugar, en línea o sin conexión, y en cualquier dispositivo, ya sea iOS, Android, Windows o Mac. Los administradores también son libres de elegir su navegador preferido para acceder al portal.

 

MUltilanguageSoporte multilingüe

Los administradores y directores pueden utilizar la plataforma del portal para juntas directivas en su idioma preferido, teniendo la opción de elegir entre los 14 idiomas que ofrece Convene.

System-Scalability-and-Enterprise-VolumeEscalabilidad del sistema y volumen empresarial

Los usuarios, los documentos y los procesos de las grandes organizaciones empresariales pueden gestionarse fácilmente en Convene a través de funciones como los espacios de trabajo y la biblioteca de documentos. Además, Convene es altamente escalable para dar cabida a miles de usuarios que utilizan simultáneamente el portal de la junta directiva. Los directores y administradores también pueden buscar entre grandes volúmenes de datos a través de la Búsqueda Empresarial.

 

Easy-to-Deploy-SystemUn Sistema Fácil de Desplegar

El proceso de despliegue e incorporación de Convene, incluidas las sesiones de formación y la configuración de la integración, sólo suele durar menos de una semana, lo que garantiza que las organizaciones puedan mejorar la experiencia de sus reuniones de junta directiva lo antes posible.


Mejora la colaboración

¡La mejor manera de conocer todas sus funcionalidades es probarlo!

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Permita que los altos directivos presenten y se comuniquen dentro de una misma plataforma. No tiene necesidad de realizar cambios entre aplicaciones o visualizar varias pantallas. Reuniones sin distracciones.

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