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El acta de reunión es un documento clave para garantizar que las reuniones sean eficaces. Uno de los errores comunes que impiden que las reuniones sean realmente útiles es su tendencia a la informalidad.
En ciertos casos, este tipo de reuniones rápidas puede ser útiles para aclarar cuestiones y volver al trabajo de forma ágil. Sin embargo, en muchas otras ocasiones es imprescindible redactar un acta que permita consultar las decisiones, estrategias y pactos que se hayan acordado durante la reunión, así como repasar los puntos y temas pendientes que han quedado por resolver.
En este artículo explicamos cómo se hace un acta, cómo debe estructurarse y qué elementos debe contener. También te damos algunas recomendaciones para que puedas afrontar con garantías la tarea de elaborar el acta sea cual sea el tipo de reunión y el propósito de la misma.
Qué es un acta de reunión
El acta de una reunión es el documento en el que se recoge toda la información y las intervenciones que se han producido durante la misma, así como los acuerdos que se hayan establecido entre los participantes.
Se trata de un documento con carácter legal que es indispensable en cualquier reunión formal. También puede llevarse a cabo en reuniones del día a día para tener un registro de lo que se habla en las reuniones y los avances del proyecto.
Es importante tanto en reuniones del sector público, como las sesiones parlamentarias, como en las reuniones privadas, como pueden ser las juntas directivas, las asambleas de accionistas o las reuniones de negocios.
Las actas de reunión le dan validez a la reunión, además de servir para recordar lo que en ella se trata. En un acta de reunión se debe anotar de forma precisa y detallada todo lo que se habla en la sesión. Además, se debe de registrar si las propuestas planteadas han sido aprobadas o rechazadas detallando los resultados de las votaciones.
Para que el acta tenga validez debe ser aprobada por todas las personas que estuvieron en la reunión, por lo que debe estar firmada por los asistentes.
Para qué sirven las actas de reuniones
El acta de reunión tiene dos finalidades, ambas de gran importancia. Por un lado, sirven para dejar constancia por escrito de todos los puntos tratados en la reunión. Es decir, tiene una función legal. De este modo, los participantes pueden adherirse a la información contenida en la misma a la hora de discutir si un acuerdo o decisión fue efectivamente llevado a término o no. Si algo no se encuentra en el acta, legalmente ese punto no se ha tratado.
Por otro lado, el acta sirve para que se puedan recordar los puntos tratados y los procedimientos a realizar. Es decir, tiene también una función pragmática. Contar con un acta permitirá mantener frescos los contenidos discutidos y poder consultar qué pactos o decisiones se han efectuado. Esto ayuda a organizar los equipos para poder alcanzar os objetivos estratégicos u operativos de la organización.
Tipos de actas de reuniones
Por otro lado, las actas de reuniones se adaptan al contexto en el que se realiza la reunión, de manera que esto nos define varios tipos de actas. Entre ellos destacan los siguientes:
Acta de una reunión de empresa
En este acta se debe dejar anotado todo lo que se trata de una reunión de representantes de una empresa. Es importante que se realice sin dejar por fuera nada de lo tratado y que ésta sea firmada por los diferentes representantes.
Acta de una reunión de trabajo
Es el acta de reunión entre planes de trabajo o participantes de un mismo proyecto. En esta acta se escribe todo lo que se trata relacionado a la realización del proyecto de trabajo. Dejando anotado los acuerdos y quién realizará cada proceso.
Acta de reunión de departamento
Es el acta realizada por los miembros de un mismo departamento de trabajo. En ella pueden ir anotadas las decisiones tomadas en cada reunión del departamento o decisiones relacionadas con el trabajo asignado.
Acta del consejo de administración
Es sobre entendido que es el acta de la reunión del consejo de administración. En ella quedan registradas las decisiones relacionadas con las partidas presupuestarias y demás decisiones que afecten la estructura empresarial.
Acta de la junta de accionistas
En la junta de accionistas también deben realizarse un acta para dejar constancia de cada aspecto tratado. Estas tienen mayor validez legal al tratarse de una reunión de gran importancia para una sociedad.
Acta de reunión de una asociación
El acta de una asociación debe dejar por escrito las decisiones tomadas por todos los miembros de la asociación. Además de dejar constancia de los acuerdos, es importante que se encuentre firmada por todos los implicados.
Acta de una reunión de vecinos
En las juntas de vecinos también es importante llevar un acta de reunión, esto permitirá que haya constancia de las decisiones tomadas. Además, a la hora de exponer un punto se debe indicar cuántas personas estuvieron de acuerdo y cuántas no.
Acta de una reunión de padres (AMPA)
La asamblea de madres y padres de alumnos es una de las reuniones en las que se deben realizar actas de reunión. Por un lado, en ellas deben quedar registrados los acuerdos tomados por la asamblea en pleno.
Cómo hacer un acta de reunión
Las actas son documentos legales, por lo que es importante que sean redactadas de la manera correcta para que tengan la validez necesaria. Así que vamos a ver cómo se debe hacer un acta de reunión.
Contenido de un acta de formación: qué información debe contener
Lo primero es saber qué información debe tener el acta, ya que no se debe anotar cualquier cosa. Al contrario es apropiado que se sigan los preceptos establecidos para lograr una buena recopilación de la información. En un acta se debe asentar la información de los temas tratados en la reunión. Para ello se debe hacer un resumen de cada tema y colocar las decisiones tomadas en cada caso. Todo esto debe escribirse en el acta para que tenga validez legal.
Formato, estructura y presentación de un acta de reunión
Lo primero que se debe colocar en el acta es el orden del día, lo que significa la agenda que se seguirá en la reunión. Seguidamente se coloca el desarrollo o el diálogo de los temas tratados, en estas partes se redacta un resumen de lo tratado y las personas que han expuesto sus puntos de vista.
Además, se tienen que escribir las decisiones tomadas, lo que es uno de los apartados más importantes. En este caso es importante que coloques el resumen de las votaciones. Y para finalizar el último apartado es el cierre del acta, generalmente hay una fórmula para ello seguida de las firmas.
Cómo redactar un acta de reunión: requisitos y recomendaciones
Una buena recomendación es que se haga un formato de acta y que este se use en todas las reuniones, así se puede mantener uniformidad. Por otro lado, es importante que se coloque la fecha, la hora y el lugar en el que se están realizando la región. Además, se debe cuidar la redacción para que no haya errores. Coloca información concreta y precisa para no escribir de forma innecesaria. Lo mejor es hacer uso de las capacidades de síntesis para lograr una buena acta de reunión.
Aplicaciones para hacer actas de reuniones
Existen algunas aplicaciones para realizar actas de reunión, lo que facilita mucho el trabajo del secretario. Algunas de estas son las siguientes:
- Minute: Una aplicación donde puedes preparar la reunión con anterioridad, y establecer los puntos a tratar. Además, después puedes rellenar cada campo para permitir ir llevando un resumen de lo que se ha tratado.
- Project Meeting: esta agenda te permite gestionar las 3 etapas de una reunión, es decir, la preparación, la reunión y el seguimiento.
- Meetly: esta app también es de gran ayuda para llevar el acta de una reunión, ya que cuenta con un apartado para llevar notas de cada punto y exportarlos al acta.
Cómo almacenar, archivar y enviar un acta de reunión
En general se usa un libro de actas para guardar las actas de una reunión de cualquier tipo. Si se llevan en oficio este será un libro foliado que permitiera llevar un registro certero de las actas de las reuniones. Pero también pueden llevarse en formato digital, para lo cual se deben guardar en una carpeta.
Además todas las personas deben tener acceso al acta, así que se debe enviar una copia de la misma a todos los interesados. Si se usan aplicaciones digitales, quizás se les pueda dar acceso a la misma a aquellos que estén interesados en ver el acta.
Ejemplos de actas de reunión: plantillas y modelos gratis
Son muchos los modelos de actas que se pueden encontrar, incluso algunos están personalizados y los hay en diferentes formatos de archivo. El siguientes es solo un ejemplo de acta de reunión que puede servir de plantilla o guía para que las realices:
Descargar Modelo Acta de Reunión
Cómo elaborar online actas del Consejo de Administración con Convene
Una muy buena opción para realizar el acta del consejo de administración es aprovechar las potentes herramientas de Convene. Este software de gestión corporativa tiene muchas opciones que pueden hacer más fácil la labor de dirigir una empresa. Además de poder realizar reuniones virtuales en tiempo real, también puedes crear el acta de manera virtual.
El editor de actas online de Convene ofrece una gran variedad de opciones para que puedas tomar notas de la reunión y convertirlas de manera automática en actas. Además, te ofrece la posibilidad de permitir acceso al resto de los participantes de la reunión a fin de que puedan ver el acta.
El acta de reunión es un aspecto importantísimo en cualquier reunión, especialmente en aquellas que son formales y que deben realizarse obligatoriamente, como la reunión del consejo de administración de las empresas. Es por ello que debes usar los mejores sistemas para crearlas, actualizarlas, almacenarlas, gestionarlas y consultarlas.
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