Adaptándose a la nueva realidad COVID-19, las empresas de todo el mundo realizan cada vez con más frecuencia sus juntas generales anuales online. Con muchas soluciones disponibles para elegir, escoger la mejor plataforma de asamblea general virtual (AGM) y online que satisfaga las necesidades de su organización puede ser difícil. Para ayudarle en el proceso de toma de decisiones, a continuación se exponen los puntos a tener en cuenta a la hora de seleccionar una solución de junta general electrónica o virtual.

Costo

Para muchas empresas que están considerando la posibilidad de celebrar juntas generales virtuales, el precio de la solución será probablemente uno de los principales factores determinantes.

Aunque son muchos los factores que determinan el precio de una solución, el coste de una plataforma de juntas generales en línea suele depender del número de funciones y de la capacidad de las reuniones. Así que antes de empezar a buscar un proveedor de plataformas de asambleas generales, analice qué características y capacidad de reunión necesitará.

Busque proveedores que ofrezcan paquetes personalizados que se ajusten a sus necesidades. Las soluciones a medida ayudan a evitar una situación en la que se paga por funciones que luego no se van a utilizar, lo que supone un exceso de costes.

Características

Una solución de asamblea general de accionistas online debe gestionar eficazmente el debate y la discusión a través de un conjunto adecuado de funciones.

Si bien los diferentes tipos de empresas tendrán necesidades únicas para sus asambleas generales, las funciones son de utilidad universal.

• Votación:
  La función de votación es crucial para la toma de decisiones y el almacenamiento de un registro conforme de la votación. Compruebe si su organización necesita una solución que pueda facilitar la votación en directo.
  
  
• Preguntas y respuestas:
  Una función intuitiva de preguntas y respuestas facilita la participación de los accionistas. La plataforma de preguntas -donde los participantes tienen tiempo suficiente para formular sus preguntas y revisar las respuestas- debe estar disponible antes, durante y después de la reunión. Además, soluciones como ConveneAGM admiten el vídeo interactivo bidireccional para facilitar mejor las sesiones de preguntas y respuestas en directo.
  
  
• Lista de usuarios:
  Una lista de usuarios interactiva facilita el seguimiento de la asistencia para llevar un registro.
  
  
• Informes y exportación de datos:
  La compilación de encuestas y actas de los procedimientos ayuda a mantener los registros disponibles para las auditorías internas y externas.
  
  
• Administración digital de apoderados:
  La gestión de los formularios de apoderamiento y los derechos de voto mejoran las tareas administrativas y ofrecen una experiencia de reunión fluida.
  
  
• Funciones de la reunión:
  La delegación de funciones en la reunión garantiza la organización de la misma.

Las empresas y organizaciones están obligadas a celebrar juntas generales anuales para tratar asuntos con los miembros del consejo de administración y los accionistas. La celebración de estas reuniones debe prepararse y facilitarse adecuadamente, ya que hay consecuencias legales en juego. Pero, ¿qué son exactamente las juntas generales anuales? ¿Cómo deben administrar las empresas estas reuniones?