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7 consejos para realizar una Asamblea General Virtual con éxito

3 de febrero de 2022 15:31:00 GMT

Las juntas de accionistas son la piedra angular del buen gobierno corporativo. Es a través de esta reunión donde las partes interesadas y más relevantes de la empresa ejercen influencia en la dirección de la toma de decisiones.

Como consecuencia del COVID-19 y el distanciamiento social, puede que ya no sea posible utilizar el lugar propuesto o planeado y celebrar esa asamblea de forma presencial.

Anticipándose a este problema, la mayoría de empresas españolas y de otros países considerar la posibilidad de celebrar una asamblea general de forma virtual, para no poner en peligro la salud de ninguno de sus accionistas o asociados.

Azeus Convene es consciente de este problema por lo que aquí exponemos el objetivo principal de las asambleas generales de accionistas, los diferentes formatos posibles para realizar estas juntas y tres consejos para organizarlas y llevarlas a cabo con éxito y seguridad.

El objetivo de las Asambleas Generales Virtuales:

La legislación jurisdiccional, los estatutos y los documentos constitutivos de una empresa establecen las normas para la realización de las asambleas generales.

La forma más común y habitual de reunión de accionistas es la celebración de la "Junta General Anual", o "AGM", en la que los directores, ejecutivos y accionistas se reúnen principalmente para determinar los siguientes puntos:

  • Nombrar al consejo de administración.
  • Acordar la remuneración y el pago de dividendos.
  • Seleccionar a los auditores.
  • Debatir las resoluciones sobre asuntos concretos presentados a la Asamblea General de Accionistas.
  • Permitir que los accionistas hagan preguntas al consejo de administración y a la dirección de la empresa.

También existe la posibilidad de que las empresas puedan convocar una "Asamblea General Extraordinaria" para considerar asuntos graves o urgentes que no pueden esperar hasta la siguiente asamblea general.

Por ejemplo, en algunas jurisdicciones, los accionistas deben reunirse para determinar si la empresa entra en un proceso de quiebra, administración o liquidación.

Asambleas generales de accionistas presenciales, híbridas o virtuales:

En lugar de reunirse en un espacio físico, una asamblea de accionistas virtual (o, más apropiadamente, una asamblea "sólo virtual"), se lleva a cabo completamente de forma online.

En el caso de una "asamblea híbrida", las empresas celebran una asamblea física pero también dan a sus accionistas la opción de participar en línea, una solución muy práctica para aquellos accionistas que geográficamente se encuentran muy lejos del lugar físico de esta reunión.

La mayoría de las jurisdicciones, aunque no todas, permiten las reuniones virtuales, en España y Latinoamérica este tipo de asambleas virtuales se están extendiendo cada vez más, siendo una de las soluciones más demandadas por las grandes empresas.

Los defensores de las asambleas de accionistas virtuales o híbridas argumentan que, gracias a los softwares que ayudan a la realización de las asambleas y a la presencia online, estas asambleas cuentan con una mayor participación de los accionistas, ya que de otro modo no podrían asistir de forma presencial a la asamblea general.

Pero no solo hay defensores de estas nuevas soluciones digitales, también existen detractores a usar la tecnología para la realización de estas asambleas generales.

Los que se oponen argumentan que la participación de los accionistas es menos efectiva en un formato sólo en línea, y que su capacidad para cuestionar y comprometerse con los directores y la gestión, se reduce.

Como ejemplo de esta vehemente oposición, el responsable de los gastos públicos de la ciudad de Nueva York ha ordenado que los fondos de pensiones de la ciudad de Nueva York voten en contra de los directores que permiten las reuniones virtuales de los accionistas (aunque, presumiblemente, esta idea se desvanecerá teniendo en cuenta los efectos del COVID-19).

7 consejos para garantizar que la asamblea general virtual de accionistas se desarrolle con éxito.

     1- Primer consejo:

Asegúrese de que la asamblea general virtual de accionistas cumple con la normativa.

Incluso si la empresa está situada en una jurisdicción que permite las asambleas virtuales o híbridas, es posible que los documentos constitutivos de la empresa, o sus estatutos, deban modificarse para permitir las asambleas virtuales.

Adelántese a las nuevas situaciones a las que se enfrenta la empresa moderna hoy en día y celebre una reunión para cambiar los estatutos en caso de que, la realización de la asamblea general virtual, no esté contemplada como una posibilidad para tomar decisiones.

Los organizadores de la junta virtual de accionistas deben comprobar que se cumplen las normas aplicables a las acciones o valores cotizados: Por ejemplo, la Securities & Exchange Commission (SEC) de EE.UU. ha publicado teniendo en cuenta la nueva realidad y nuevas situaciones que ha producido la COVID-19 sobre la información a los accionistas, determina cuando una reunión física existente, se convierte en una reunión virtual.

Del mismo modo, la Bolsa de Singapur (SGX) también ha publicado directrices sobre las juntas generales de accionistas, así como asistencia financiera para ayudar a las empresas en la transición a formatos alternativos, modernos y seguros de este tipo de reuniones.

     2- Segundo consejo:

El procedimiento de notificación para asistir a la asamblea general virtual.

La notificación deberá ser realizada en la forma prevista por el respectivo reglamento, a la que se sumará una notificación electrónica.

Características adicionales de la notificación para la asistencia:

  • Deben incluir los datos necesarios para ingresar a la reunión virtual (URL, ID de la reunión, contraseña, etc.).
  • Esta notificación debe realizarse por email a la cuenta del propietario registrado en la base de datos del administrador.
  • Si no fuera posible notificarlo vía email, se podrán utilizar otros medios con el mismo fin, como (correo instantáneo, aplicación específica de notificación, etc.).
  • Deberá incluir el nombre y número de documento de la persona o las personas habilitadas a participar (titular, representante legal o apoderado) según registros del administrador.
  • Se deberá indicar un método para que el interesado solicite actualizar los datos antes de que la asamblea se realice.
  • También se deberá contar con un mecanismo para la emisión de cartas poderes.

     3- Tercer consejo:

Facilitar el debate y las preguntas en la asamblea general virtual.

Los accionistas pueden tener la percepción de que las asambleas generales virtuales de accionistas permiten manipular las preguntas y evitar la transparencia de estas reuniones.

Por lo tanto, es esencial que los organizadores asignen un tiempo para las preguntas durante la reunión real (no simplemente enviadas por adelantado).

Debe establecerse un procedimiento justo para gestionar las preguntas en caso de que sean duplicadas, inapropiadas o simplemente demasiado numerosas.

En una reunión híbrida en la que hay varios métodos de participación. Por ejemplo, el sistema no debe dar prioridad a los participantes en persona sobre los participantes a distancia.

Además, los accionistas deben disponer de un mecanismo para hablar entre ellos durante la reunión (por ejemplo, mediante mensajes privados).

     4- Cuarto consejo:

La votación en la asamblea general virtual.

La votación de las mociones presentadas deberá realizarse teniendo en cuenta lo siguiente:

  • Serán expresadas en forma verbal y escrita por las autoridades de la asamblea y su texto estará fijo en pantalla hasta que termine la votación.
  • Se podrá votar a través de un mecanismo de conteo de votos automático cuando el mismo pueda asegurar y garantizar los siguientes puntos a tener en cuenta:

1) Que cada voto sea individual y perteneciente a cada una de las personas con derecho a voto.

2) Que se establezca un tiempo prudencial y determinado para realizar el voto.

3) Que los votantes tengan la posibilidad cambiar de voto hasta el momento de cierre de la votación.

4) Que durante la votación en una pantalla u otro medio de comunicación se muestren el total de votaciones individuales, el porcentaje de participación sobre los presentes y el porcentaje total de votantes, así como el total de votos para cada una de las alternativas.

Si no se utiliza un software específico que recoja los registros de la votación, las autoridades de la asamblea harán uso de un micrófono para informar a todos los presentes, y quienes manifestarán su elección al voto de viva voz.

  • Finalizada la votación se plasmará en pantalla la moción aprobada.

Si la asamblea hiciera propuestas de decisiones que incluyeran a los accionistas o socios ausentes, la notificación de estas propuestas se hará por el mismo medio que la notificación de la citación a la asamblea que se hiciera oportunamente y los resultados de esa votación se recibirán por idéntico medio.

Una vez terminado el período para la realización de la votación, el administrador creara un archivo con los registros de la asamblea dejando constancia de los votos recibidos y del resultado final.

El resumen de esa información se plasmará al pie del acta en el libro correspondiente y será suscrito por los mismos firmantes del acta original.

     5- Quinto consejo:

El proceso de deliberación para la asamblea general virtual:

  • Para la deliberación si se opta por una solución digital,  es necesario que este pueda garantizar y asegurar la equidad, comunicación, audio y video en directo según lo que mencionaremos a continuación.
  • Un método equitativo de asignación de la palabra: El tiempo previsto de deliberación para ese tema; la cantidad de interesados en hablar; la prioridad de quien no habló todavía respecto a otro que sí lo hizo; el derecho a responder cuando un participante hace alusión expresa a otro participante.
  • Transmisión en simultáneo de audio y video de quien esté en uso de la palabra.
  • Posibilidad de que los participantes puedan intercambiar mensajes o información en cualquier momento del debate aún sin tener el uso de la palabra.
  • Posibilidad de todos los participantes puedan volver a escuchar cualquier exposición hecha antes del momento de la votación.
  • La administración del uso de la palabra la llevaran a cargo las autoridades de la asamblea o un administrador seleccionado para ello pero también en forma automática mediante las reglas conocidas por los asistentes.

 
     6- Sexto consejo:

Regulación y mantenimiento de las actas en la asamblea general virtual.

  • Se obliga a llevar un registro electrónico completo de la asamblea virtual, para asegurar el libre acceso a su contenido por parte de los propietarios y administradores durante al menos cinco años.
  • Se creará un resumen de lo sucedido durante la asamblea general y se añadirá al libro de actas siendo firmado por las personas designadas.
  • En dicha transcripción constará:

    A.- Forma en que se realizó la asamblea, presencial, hibrida o virtual, así como la forma en que fueron notificados los participantes.
    B.-  El día, hora y duración de la asamblea general.
    C.-  Qué personas fueron elegidas durante la celebración del acto.
    D.- El resumen de las exposiciones, las acciones aprobadas y otras constancias que los participantes hayan solicitado en forma expresa.
    E.- El link de acceso a los registros electrónicos completos de la asamblea y la clave de acceso si correspondiera.

     7- Séptimo consejo:

Elija la plataforma adecuada para realizar la asamblea general virtual

Debe asegurarse de que ha elegido la plataforma remota adecuada para su asamblea general virtual de accionistas. Además de tener en cuenta los seis puntos anteriores, entre los aspectos a considerar se encuentran:

  • La plataforma debe tener la capacidad de grabar la reunión.
  • Debe permitir la interacción a través de varios mecanismos. Si se trata de una reunión híbrida, debe permitir la interacción en persona, a través de una aplicación y por teléfono.
  • Mecanismos de verificación de la identidad. Cualquier persona que pueda participar en la reunión debe tener su identidad verificada.
  • Método de votación segura. Tiene que haber algún método que garantice que sólo votan los que tienen derecho a hacerlo.
  • Por ejemplo, códigos enviados a los participantes con antelación o la creación de autorizaciones o funcionalidades dentro de los perfiles determinados de cada uno de los accionistas.
  • Participación de otras partes interesadas. Considere la posibilidad de permitir que los accionistas sin derecho a voto, los empleados de la empresa u otras partes interesadas vean/escuchen la reunión.

Lea nuestra guía para elegir la plataforma de asambleas generales virtuales adecuada para su organización.

Conclusión

Las asambleas generales virtuales de accionistas son necesarias para la continuidad y funcionalidad de la actividad empresarial, pero de momento no son de obligado cumplimiento gubernamental, teniendo en cuenta el distanciamiento social que ha provocado la COVID-19.

Sin embargo, las empresas deben asegurarse de llevar a cabo sus reuniones a distancia en una plataforma que sea segura y que cumpla con todos los requisitos.

ConveneAGM es una solución integral para la celebración de la asamblea general virtual de accionistas que ofrece a las empresas una plataforma segura y conforme a las necesidades para celebrar juntas virtuales de accionistas.

ConveneAGM garantiza una transición sin problemas a la asamblea general virtual de accionistas y cuenta con el respaldo y la confianza de más de 300 organizaciones de todo el mundo, que ya han logrado celebrar sus asambleas generales de accionistas de forma virtual con éxito.

Ha sido tan bueno el feedback de las empresas que han utilizado nuestra solución integral por primera vez, que ya han decido incorporar la herramienta en la actividad normal de sus organizaciones durante este tipo de reuniones anuales donde se encuentran todos los accionistas.

Si todavía no ha contemplado la posibilidad de una solución para las Asambleas Generales en su organización, nosotros podemos programar una demostración gratuita. Para enseñarle cómo funciona el software, las características funcionales y sobre todo las características de seguridad, que respaldan la confiabilidad y seguridad de la información que se comparte tanto entre los socios y la directiva.

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Con la época confusa que hemos vivido en los últimos años, la forma de trabajar ha tenido que cambiar. La pandemia de Covid-19 está en curso y el constante cambio en las restricciones ha provocado que muchos hayan decidido celebrar sus asambleas generales de accionistas como un evento virtual. Te traemos algunos consejos sobre cómo se puede hacer y qué hay que tener en cuenta a la hora de tomar decisiones.

¿Qué preguntas hay que hacerse antes de organizar una asamblea general de accionistas virtual?

     1. ¿Cómo va a controlar la actividad de los accionistas?
La asamblea o Junta General de Accionistas es un momento en el que los accionistas pueden expresar su opinión y tomar decisiones conjuntas con los miembros del Consejo de Administración sobre cuestiones importantes. Por lo tanto, se necesita un consenso claro, lo que puede ser difícil en un entorno virtual.

Hay que asegurarse de que todas las voces tengan peso, no sólo la que tenga la mejor conexión a Internet. Esto significa que hay que hacer encuestas, votaciones y sondeos a intervalos regulares.


     2. ¿Cómo va a determinar quién habla y cuándo?
¿Habrá un anfitrión de la reunión? ¿Habrá que levantar la mano antes de hablar? ¿Habrá discursos y luego salas de descanso? Todas estas consideraciones deben ser tenidas en cuenta.

Una parte importante de la asamblea general es el aspecto social, ya que es un momento para compartir ideas entre los accionistas y los miembros del consejo de administración, que no siempre tienen la oportunidad de hablar entre sí de forma habitual.



     3. ¿Cómo se desarrollarán los discursos?
Una parte esencial de una Junta General de Accionistas es la presentación de los hechos del año pasado y los planes para el siguiente. Esto significa que hay que considerar cómo van a pronunciar sus discursos los oradores. ¿Podrá optar por discursos pre-grabados que estarán disponibles para verlos a su antojo o en horarios programados. ¿O sería más apropiado transmitir los discursos en directo?

Si opta por la transmisión en directo, es esencial que haga una prueba. No querrá que haya ningún contratiempo con el wifi durante el discurso, no hay nada peor en una reunión que una pantalla congelada.


     4. ¿Cómo va a controlar la asistencia?
Garantizar la participación de todos significa saber quién está presente. En una junta general de accionistas presencial, se tendrían hojas de inscripción y se haría un seguimiento de la asistencia a través de medios físicos.

Si se trata de una asamblea general virtual, debe asegurarse de que dispone de la tecnología necesaria para controlar la asistencia de los participantes.



     5.¿Cómo va a celebrar su junta general virtual?
Será difícil organizar su junta general virtual en su software de colaboración tradicional, como Teams o incluso en un portal para juntas directivas. Debería considerar la posibilidad de invertir en un producto de software de junta general virtual para poder garantizar una junta general virtual segura y sin problemas.


¿Qué debe tener en cuenta a la hora de seleccionar un proveedor para una junta general virtual?


A la hora de elegir un producto de junta general electrónica, hay tres consideraciones principales que debe tener en cuenta.

     1. Seguridad:
Una junta general de accionistas es un momento en el que se discuten asuntos delicados y se votan planes de futuro, y lo último que quiere en ese momento es que se produzca un fallo de seguridad.

Debe seleccionar un proveedor que tenga un historial probado de buena seguridad. También hay normas de seguridad que debe comprobar que han obtenido, como: ISO (u9001, 27001, 27017 y 27018) y AICPA (SOC 1/2/3)


     2. Características ofrecidas:
Debe asegurarse de que el proveedor que elija tenga características que no sólo permitan su asamblea general virtual, sino que la mejoren.

Como mínimo, debe comprobar que existen protocolos adecuados para supervisar las votaciones y la presentación de preguntas, así como videoconferencias integradas. También debe considerar si hay otras características que necesite específicamente para su organización.


     3. Apoyo:
Las asambleas generales de accionistas virtuales pueden ser complicadas, por lo que debe asegurarse de que el proveedor de software que elija cuente con un soporte dedicado. Las juntas generales son el mayor evento del año, por lo que no puede permitirse ningún error.

También sería útil que el anfitrión de la junta general virtual ofreciera una prueba para que usted pueda sentirse 100% cómodo el día del evento.


¿Cómo puede Convene ayudarle con su Asamblea General Virtual?
El producto ConveneAGM es uno de los principales anfitriones de asambleas generales virtuales. De hecho, recientemente organizamos la Junta General virtual del Chartered Governance Institute. Ofrecemos un apoyo ilimitado, incluyendo un simulacro gratuito del evento y apoyo "in situ" durante todo el día.

Nuestras funciones son dinámicas y están diseñadas para ayudarle a celebrar una junta general de accionistas sin problemas. Si quiere saber más, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

David Vaquero

Written by David Vaquero