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Digitalización en el sector público: Por qué son imprescindibles los portales para consejos de administración?

20 de enero de 2023 11:45:00 GMT

El sector privado suele centrarse en innovar o aprovechar las últimas tecnologías. Para seguir siendo competitivo, se espera que el sector público explote también las soluciones digitales en su beneficio. Sin embargo, esto requiere una gran comprensión del impacto de la digitalización, sobre todo en sus actividades y procesos.

Con la aplicación adecuada, los gobiernos pueden mejorar sus servicios públicos mediante datos digitalizados y transacciones digitales más rápidas. Los empleados del sector público también pueden beneficiarse de la digitalización con menos cargas administrativas y tareas repetitivas, lo que se traduce en una mayor productividad y satisfacción laboral.

Siga leyendo para saber más sobre cómo influye la digitalización en el sector público y la administración.

Transformación digital para la Administración
Las organizaciones del sector público se ven cada vez más presionadas por la demanda de servicios digitales por defecto, lo que implica ofrecer un acceso totalmente digital a sus operaciones actuales y futuras.


¿Cómo impulsó el sector privado la digitalización del sector público?
En la actualidad, muchas empresas privadas se centran principalmente en impulsar las tecnologías digitales en sus procesos y operaciones para aumentar la calidad y la eficiencia de sus servicios. Sin embargo, esta gran capacidad digital procedente del sector privado tiende a ejercer más presión sobre las instituciones públicas, que no siempre pueden implementar o iterar a voluntad.

El sector público, de hecho, experimentó pocas presiones, ya que la competencia en el mercado era limitada. Hoy en día, tanto los ciudadanos como los consumidores exigen cada vez más responsabilidades a las organizaciones públicas.

Pero a diferencia de las empresas privadas que obtienen fondos de las cuotas de sus clientes, el sector público depende principalmente de la financiación gubernamental o de los impuestos, estrictamente controlados. También están gestionadas por fuerzas políticas, en comparación con las privadas que están controladas por el mercado. Estos son sólo algunos aspectos que dificultan que el sector público se digitalice por completo, a pesar de la presión de los consumidores y el empuje del sector privado.

La creciente demanda de una administración ágil
Los ciudadanos o consumidores esperan servicios públicos rápidos y de calidad, lo que exige gobiernos ágiles. Los gobiernos se ven presionados para reinventar sus formas de operar, independientemente del mundo cada vez más complejo y acelerado.

Con metodologías ágiles, los organismos gubernamentales no sólo pueden transformar sus estrategias y planes, sino también lograr una mayor productividad y rentabilidad. La agilidad puede hacer que una organización sea adaptable, receptiva y dinámica, lo que permite una mayor participación ciudadana y una mejor prestación de servicios.

Una forma sencilla de infundir agilidad a una organización es pasarse a los servicios públicos digitales. A los gobiernos les resultará más fácil cumplir las expectativas de los ciudadanos, los requisitos normativos y sus propios objetivos organizativos. La automatización, por ejemplo, puede ayudar a deshacerse de tareas administrativas repetitivas, reducir los retrasos (e incluso los residuos) y mejorar la productividad.

Ventajas del uso de soluciones centradas en el ciudadano y de la automatización
Según un informe de McKinsey & Company, los servicios son imprescindibles para conformar la confianza de los ciudadanos y su percepción del sector público. Esperan servicios transparentes, accesibles y con capacidad de respuesta. De hecho, muchos esperan que sus gobiernos locales ofrezcan servicios del mismo nivel que los que prestan las empresas comerciales privadas.

Estas crecientes expectativas, tanto de los ciudadanos como de los consumidores, instan a los gobiernos a aprovechar las modernas soluciones digitales para crear servicios públicos centrados en el ciudadano. Las administraciones públicas de todo el mundo están invirtiendo más en transformación digital, desde la creación de un centro de contacto con el ciudadano hasta la construcción de un portal de ventanilla única.

Invertir en soluciones digitales centradas en el ciudadano permite a los funcionarios racionalizar sus procesos y flujos de trabajo. De este modo, pueden ofrecer a los ciudadanos servicios rápidos, precisos y transparentes.

La automatización es otra ventaja que los gobiernos pueden aprovechar para crear procesos y sistemas en línea, reduciendo las tareas manuales mundanas. El Servicio Digital del Gobierno del Reino Unido, por ejemplo, ha digitalizado sus servicios y migrado completamente la publicación departamental a la plataforma GOV.UK.

Desde el envío de correos electrónicos y la escritura de datos entre aplicaciones hasta la garantía de la exactitud de la información, la automatización puede ser una inversión importante para distintos procesos gubernamentales.

A public sector employee taking meeting notes

¿Cómo puede ayudar un portal para consejos de administración a las empresas del sector público?

Entre las muchas soluciones digitales de hoy en día, un portal para consejos de administración es una herramienta fundamental que las organizaciones del sector público deberían considerar en primer lugar. Los portales para juntas directivas, normalmente denominados soluciones integrales de gestión de reuniones, pueden ayudar a las empresas públicas a agilizar las tareas y a interactuar mejor con el público.

A continuación se indican algunas formas en que los portales para juntas directivas pueden ayudar a las organizaciones del sector público:

Racionalización del ciclo de reuniones
Racionalizar el ciclo de reuniones es uno de los pilares fundamentales de cualquier portal para consejos de administración. Convene, un portal para consejos premiado en múltiples ocasiones, está diseñado para ser una solución eficaz de gestión de reuniones para organizaciones del sector público. Ofrece herramientas para reuniones en directo que incluyen sincronización de páginas, puntero láser y anotaciones, lo que permite celebrar reuniones virtuales e híbridas sin problemas.

El editor de reuniones de Convene permite organizar reuniones únicas o de varios días. Los usuarios también podrán crear agendas de reuniones, paquetes de reuniones y enviar notificaciones de reuniones a los participantes. Con Convene, es posible automatizar y agilizar las tareas antes, durante y después de las reuniones.

Gestión centralizada de documentos
Las organizaciones del sector público manejan cientos de páginas de informes y documentos semanal o mensualmente. Convene pretende facilitar la búsqueda y gestión de esos numerosos archivos mediante un repositorio de documentos centralizado. Los responsables de la toma de decisiones o los funcionarios pueden acceder rápidamente a los documentos necesarios para las deliberaciones y reuniones.

¿Le preocupan sus documentos más confidenciales? La biblioteca de documentos de Convene está protegida con configuraciones basadas en permisos, cifrado multinivel y restricciones de copia. Para mayor tranquilidad, los usuarios pueden programar el archivo y la eliminación de documentos, siguiendo las políticas de eliminación de todos los registros de una oficina gubernamental.

Toma de decisiones más rápida
La toma de decisiones de alto impacto es una parte crítica de las funciones de una organización pública. Con las Salas de Revisión y Resoluciones de Convene, los funcionarios y servidores públicos pueden crear, rastrear y aprobar decisiones desde cualquier dispositivo y ubicación.

Los miembros de la junta directiva de la organización pueden emitir sus votos desde cualquier lugar. Pueden acceder a los documentos de apoyo, si es necesario, y ver todas las aprobaciones pendientes en tan sólo unos clics.

Mejor trazabilidad y seguridad
Las organizaciones públicas están obligadas por ley a realizar auditorías anuales, por lo que las pistas de auditoría son una necesidad evidente. La pista de auditoría de Convene está diseñada para ayudar a las organizaciones públicas a rastrear cualquier actividad sospechosa o irregularidad interna, y mantener sólo la información precisa y verificada. Esta función ayuda a rastrear las actividades de los usuarios o las acciones realizadas en documentos sensibles de la junta directiva, y minimiza el uso indebido o el acceso no autorizado.

Para una garantía de seguridad adicional, Convene ofrece funciones de seguridad aprobadas por el gobierno para una tranquilidad continua. Entre ellas se incluyen los controles de acceso basados en funciones, el cifrado de usuarios y documentos en varios niveles y la autenticación segura de usuarios. Más información sobre las funciones de seguridad de Convene.

Public sector organization members having a meeting

¡Conviértase hoy mismo en un usuario satisfecho de Convene!

Convene es un portal de consejos de administración multipremiado y probado por numerosas organizaciones del sector público desde hace años. El Children and Family Courts Advisory and Support Service (CAFCASS), un organismo no departamental de Inglaterra, no escatimó en reconocer a Convene como una solución fácil de usar y flexible para las reuniones de comités y juntas directivas.

La organización pública de salud mental sin ánimo de lucro Beyond Blue de Australia también elogió a Convene por ser un software de gestión de reuniones que ahorra tiempo y ofrece una experiencia de usuario increíble. Experimente todo esto y mucho más de forma gratuita con la prueba de 30 días sin coste ni compromiso de Convene.

Póngase en contacto con nuestro equipo para obtener más información sobre cómo Convene puede ayudar a su organización del sector público.

 

 

 

 

 

Jielynne Barao

Written by Jielynne Barao