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1. Los portales para juntas directivas no son seguros
Debido a la naturaleza de las operaciones que tienen lugar en los portales para juntas directivas, el mayor error se refiere a la seguridad de los datos y la comunicación que se mantienen dentro del portal del consejo.
La verdad es que los proveedores de portales para juntas directivas de buena reputación abordan la cuestión de la seguridad de forma muy meticulosa. Al emplear una estrategia de varios niveles y herramientas de probada eficacia, los portales para juntas directivas garantizan que los datos estén seguros, sean conformes y estén cifrados en todo momento.
Pero la seguridad de alto nivel no viene por defecto. Por lo tanto, las características de seguridad esenciales que debe tener todo portal para juntas directivas son
- Encriptación (preferiblemente de varios niveles)
- Opción de purga automática para dispositivos robados o perdidos
- Control de acceso basado en permisos
Medidas de autenticación sólidas
Otro aspecto que determina la seguridad es el tipo de alojamiento: una solución de portal para juntas directivas puede implementarse en la nube o en las instalaciones. La implementación en las instalaciones refuerza aún más la seguridad al dar a las empresas la propiedad y el control exclusivos de los datos.
Incluso si se dedican a diferentes causas, las juntas directivas sin fines de lucro comparten responsabilidades similares a las de las organizaciones con fines de lucro. Debido a las similitudes, las juntas directivas sin fines de lucro pueden beneficiarse del software del portal de juntas como cualquier otro tipo de junta.
Las organizaciones sin fines de lucro generalmente operan con fondos limitados. Cada gasto debe justificarse y cumplir con el propósito de ayudar a las organizaciones sin fines de lucro en sus actividades de recaudación de fondos.
Los portales para juntas directivas promueven sistemas sin papel, lo que reduce en gran medida los gastos en papel, impresión y distribución de paquetes para juntas directivas. Al automatizar múltiples tareas administrativas, los portales de juntas directivas liberan a las juntas directivas de las organizaciones sin ánimo de lucro para que centren su atención en operaciones cruciales. Dado que las reuniones digitales de la junta directiva pueden celebrarse completamente en línea, las organizaciones no lucrativas no incurren en gastos de viaje.
Otra área en la que los portales para juntas directivas ayudan a las juntas directivas sin fines de lucro es el cumplimiento. Las juntas directivas pueden utilizar un portal para juntas directivas como un depósito conveniente y seguro para la documentación crítica, haciendo que los datos estén organizados y fácilmente disponibles para las auditorías externas e internas.
3. Los portales para juntas directivas son complicados
Los portales para juntas directivas deben tener una curva de aprendizaje suave, que se caracteriza por un tiempo de incorporación de 30 minutos. El espacio de trabajo digital de un portal para juntas directivas debe ser intuitivo y basarse en elementos de interfaz de usuario conocidos.
También hay que tener en cuenta otro aspecto a la hora de abordar la complejidad de los portales para consejos de administración. Los consejos de administración suelen estar formados por directores con distintos niveles de conocimientos y habilidades técnicas. Por lo tanto, no es raro que los miembros del consejo sean reacios a adoptar un nuevo software, especialmente si introduce nuevas soluciones a los procesos establecidos. Sin embargo, esta reticencia al cambio se puede vencer fácilmente.
Si organiza sesiones de formación, dará a los miembros de la junta directiva la oportunidad de explorar el software y sentirse cómodos con él. Las soluciones que se ejecutan en múltiples plataformas y dispositivos ayudan aún más a la adopción. Un periodo de prueba gratuito ayuda a los miembros de la junta directiva a adoptar el software gradualmente. Busque proveedores de portales para juntas directivas que ofrezcan un período de prueba gratuito con soporte de incorporación.
4. La implementación lleva demasiado tiempo
Los tiempos en los que la implementación de nuevas soluciones de software tomaba semanas han quedado atrás. Actualmente, la transición toma horas en lugar de semanas. Sin embargo, las soluciones en las instalaciones tardarán más en implementarse, según su servidor y su infraestructura de TI.
5. Los portales para juntas directivas son costosos
Optar por las reuniones sin papel puede, de hecho, reducir el gasto a largo plazo. Las reuniones en papel pueden generar cientos de miles de hojas de papel al año, mientras que las reuniones de la junta directiva sin papel eliminan la necesidad de utilizar papel, cotejar los documentos y entregarlos a los asistentes.
La eliminación del papel puede reducir los gastos en papel en decenas de miles de dólares al año.
Otros gastos generados por las reuniones presenciales de la junta directiva:
- Gastos de viaje
- Alquiler de locales
- Número de usuarios
- Tipo de alojamiento (en las instalaciones o en la nube)
- Número de funciones
6. La migración de datos es complicada cuando se hace la transición a un portal para juntas directivas
La migración de datos sin problemas es un aspecto clave de las operaciones empresariales que dependen de los datos para funcionar eficazmente. Los proveedores de portales para juntas directivas de alta calidad ofrecen apoyo para transferir sus activos al portal para juntas directivas y ayudar a los miembros de la junta directiva a sincronizar sus aplicaciones esenciales con el portal para juntas directivas.
¿Cómo tomar una decisión informada para emplear un portal para juntas directivas?
Para tomar una decisión informada de emplear un software para juntas directivas, considere lo siguiente:
Analice las características con las necesidades de la empresa
Invertir en una solución con múltiples funciones no es la mejor idea si su junta directiva sólo necesita unas pocas. Analice las características de una solución de portal para juntas directivas y compruebe si se ajustan a las necesidades de la junta directiva.
Consulte con otros miembros de la junta directiva
Adoptar una nueva solución de software puede ser un reto para algunos. Asegúrese de consultar con otros miembros de la junta directiva acerca de los objetivos mutuos que se esperan lograr con el uso del software para juntas directivas, así como los posibles temores de adopción.
Probar exhaustivamente el portal para juntas directivas
Probar a fondo la plataforma le ayudará a decidir si es la solución con la que se siente cómodo a largo plazo. La realización de una prueba le ayudará a despejar cualquier idea errónea que pueda tener sobre el uso de los portales para juntas directivas. Si hay algo que cause problemas o dificultades persistentes durante el periodo de prueba, opte por otro software más intuitivo y fiable en el que confíen otras organizaciones.
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El multi galardonado portal para juntas directivas de Convene ha ayudado a los usuarios a agilizar eficazmente el funcionamiento de sus juntas directivas y a reducir los costes administrativos. Equipado con las últimas funciones de seguridad y una interfaz fácil de usar, Convene ha demostrado ser una valiosa herramienta de gobierno y colaboración en varias organizaciones de más de 100 países.
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