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¿Cómo construir la agenda perfecta?

By Lucy Palmer on 31 de marzo de 2022 12:00:35 CEST

Una agenda de reuniones eficaz es el núcleo de cualquier reunión. Para lograr la mejor colaboración, una Junta Directiva debe saber a dónde va. No tiene sentido presentarse el día de la reunión y esperar lo mejor.

Antes de emprender cualquier acción, hay que saber qué temas hay que tratar y cómo se van a abordar. Hemos reunido algunos consejos clave para responder a estas preguntas y mejorar la comunicación dentro de su organización.


     1.Mantenga la consistencia

Topics: Reuniones virtuales
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¿Cómo programar el horario perfecto para las reuniones?

By Lucy Palmer on 14 de marzo de 2022 17:02:13 CET

Reunir a tu equipo es crucial para avanzar en los negocios, pero a veces puede ser un reto. Cuando todo el mundo está ocupado, no es fácil encontrar una fecha y una hora que funcionen. Todos hemos visto lo difícil que puede ser trabajar con diferentes horarios.

Pero sólo porque sea un reto, no significa que no merezca la pena el esfuerzo. Una reunión bien programada puede mejorar la colaboración entre las partes y apoyar a su organización.

Para ayudarle a mejorar su calendario de reuniones, hemos reunido cinco consejos útiles:

Planifique con antelación

La preparación es uno de los aspectos más importantes de la gestión de cualquier organización. Cuando se trata de programar una reunión, no se puede dejar para el último momento. Todo el mundo tiene responsabilidades que atender, y planificar con antelación le dará las herramientas necesarias para gestionar el tiempo de forma adecuada.

La otra ventaja de planificar con antelación es que puedes entender mejor cuándo debe tener lugar la reunión. Si se echa un vistazo al calendario, es posible tener en cuenta las tendencias estacionales. Esto puede incluir cosas como la temporada alta, los cambios en la gestión, las revisiones de personal o el nuevo año fiscal.

Aprenda del pasado

Cada empresa tiene una historia única de colaboración de la que puede servirse. Tome nota de cuándo la hora de la reunión funciona para todos y cuándo no. Si ves que falta energía en una reunión concreta, puede haber una razón para ello.

Recuerda que siempre puedes pedir opiniones. Esperar a que el equipo se dirija a ti con sus quejas fomentará una mentalidad negativa. Al preguntarles directamente por los mejores momentos, puede asegurarse de que estarán preparados y entusiasmados con la reunión.


Manténgase flexible

Como hemos mencionado, la planificación por adelantado es crucial. Sin embargo, el pasado año nos ha demostrado que las cosas pueden cambiar. Hay que ser capaz de adaptarse si las cosas no salen como uno quiere y un poco de flexibilidad mejorará su estructura organizativa. Esto es especialmente importante en la era de Covid-19, en la que los cambios en la normativa pueden afectar a la capacidad de reunión.

El trabajo online facilita mucho las cosas, ya que puedes elegir una fecha y una hora que funcionen para todos. Dependiendo de la naturaleza de tu empresa, la adaptabilidad puede ser más o menos importante. A la hora de planificar tu calendario, tienes que encontrar un equilibrio entre estabilidad y flexibilidad.

Una forma de equilibrar esto podría ser establecer reuniones más regulares y flexibles con el comité ejecutivo. Se trata de un pequeño equipo formado por los miembros más importantes que puede ocuparse de los asuntos con poca antelación. De este modo, las reuniones de la Junta Directiva quedarán libres para debatir los problemas a largo plazo de la empresa.

Una de las principales ventajas del trabajo a distancia es la posibilidad de adaptarse a los cambios a medida que se producen. Aprovecha esta ventaja.


Compruebe las zonas horarias

Otra ventaja de las reuniones a distancia es que tu equipo puede reunirse desde cualquier parte del mundo. Sin embargo, a menudo es fácil olvidarse de las zonas horarias. Cuando pases a una reunión online, asegúrate de elegir una hora que se adapte a todos.

No se trata sólo de asegurarse de que la reunión empiece a una hora razonable (y evitar las reuniones a las 3 de la madrugada). También se trata de considerar la duración de la reunión y hacer los ajustes necesarios. Tal vez su equipo esté dispuesto a trabajar hasta tarde, pero no hará el mejor trabajo al estar demasiado agotado.

Envíe las invitaciones con antelación

El momento adecuado para la reunión sólo es perfecto si todo el mundo está preparado. Incluso si has hecho todo lo que hay en esta lista y has fijado la fecha ideal, no sirve de nada si tu equipo no es consciente de esa fecha. Presta atención a cuándo envías las invitaciones. Si es demasiado tarde, es posible que no puedan gestionar su tiempo de forma eficaz.

Todo lo que hay en esta lista se aplica al momento en que se envían las invitaciones. No envíes las invitaciones a última hora de un viernes a menos que sea necesario. Si la mitad de tu equipo se encuentra en una zona horaria con cuatro horas de retraso, presta atención a cuándo les sería útil recibir la información.

¿Cómo puede Convene ayudarle a programar sus reuniones?

Con un portal para juntas directivas como Convene, puede programar una reunión y enviar las invitaciones con unos pocos clics. Seleccione el tipo de reunión, el título, la fecha y la hora antes de añadir los puntos de la agenda, publicar y notificar a los asistentes.

También puede programar futuras reuniones con la misma plantilla. Esto mejorará la productividad de su organización y le permitirá aprender del pasado. Nuestro completo software de gestión de reuniones incluye la posibilidad de copiar la agenda y los puntos de acción pendientes de reuniones anteriores.

Convene está diseñado para apoyar a su organización en cada parte del proceso de la reunión. Desde la programación de la reunión hasta la creación de una pista de auditoría segura, puede garantizar que la comunicación sea eficaz. Para saber más sobre cómo mantener una buena gobernanza, lea los casos de éxito de nuestros clientes o póngase en contacto con nosotros hoy mismo.

Topics: Portal de Juntas Directivas Reuniones virtuales
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Supera las limitaciones del trabajo remoto en tus juntas directivas

By Darren Walker on 18 de febrero de 2022 17:07:44 CET

Antes de que su empresa pueda adoptar plenamente la transformación digital, primero debe hacer frente a los diversos retos del trabajo remoto. La falta de interacciones cara a cara significa que hay ciertas limitaciones en la comunicación, especialmente en la difusión de información y el compromiso.

De hecho, un estudio de Deloitte muestra que el 75% de los trabajos remotos luchan por mantener a sus miembros conectados a medida que adoptan la configuración virtual. Esto se aplica no sólo a los empleados, sino también a los miembros del consejo de administración.

Necesitas las herramientas adecuadas para superar estos retos y preparar a tu empresa para el trabajo a distancia. Considere la posibilidad de invertir en el mejor portal de consejos de administración para su sala de juntas y la empresa.

¿Qué es un portal para consejos de administración?

Topics: Portal de Juntas Directivas Reuniones virtuales
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6 consejos para llevar a cabo reuniones remotas con éxito

By Lemuel Canes on 2 de diciembre de 2021 19:19:12 CET

El trabajo remoto es un aspecto destacado de la empresa moderna, donde los avances tecnológicos han impulsado el éxito de nuevas iniciativas laborales. El trabajo remoto es más común que nunca  , lo que brinda a las partes involucradas la flexibilidad de trabajar desde cualquier ubicación. Sin embargo, coordinar reuniones remotas no es tan fácil como parece.
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