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5 funcionalidades que harán su reunión de MS Teams más efectiva:

2 de marzo de 2022 9:00:44 GMT

La pandemia hizo que muchos vieran las ventajas del trabajo remoto o híbrido, y en esta nueva era de trabajo la mayoría está recurriendo a Microsoft Teams como solución integral.

Microsoft Teams es fantástico, pero es posible que encuentres carencias en lo que respecta a las videoconferencias en comparación con una reunión en persona. Cambiar de pestaña puede resultar tedioso al cabo de un rato. Así que hemos hecho una lista de cinco características que mejorarían tu reunión de Microsoft Teams.


     1) Documentos y vídeo en una sola pantalla:

Trabajar desde casa, para la mayoría, significa hacerlo todo en una sola pantalla. Quieres ser capaz de leer los documentos por ti mismo, así como ver a la persona que está hablando.

Aunque ya estés familiarizado con la pantalla compartida, esta herramienta no es perfecta. Tienes que seguir el ritmo del presentador, lo que no es eficiente. Sería mucho más fácil si pudieras estar en la misma página que el presentador y tener la opción de leer a tu propio ritmo, todo en una pantalla.


     2) Puntos de acción:

A veces, en una reunión se quiere hacer un plan u organizar una reunión de seguimiento. Sin embargo, es posible que no quieras ocupar el tiempo de la reunión para hacerlo.

Aquí es donde una función de Elementos de Acción sería útil. Los puntos de acción se dirigen a personas y asuntos concretos, lo que permite centrarse en el resto de la discusión sin distracciones.


     3) Anotaciones en los documentos:

Junto con los elementos de acción, a veces es útil escribir notas tanto en privado como en público en el Board Pack.

En un Board Pack tradicional, podrías hacer anotaciones en los márgenes. Sin embargo, en la era digital esto resulta cada vez más difícil. A veces, mezclar lo viejo con lo nuevo es necesario para la productividad.

Tomar notas en los márgenes mejora la calidad de los debates. El objetivo es que los debates sean lo más dinámicos posible y llevar un registro de los puntos tratados agiliza el proceso de toma de decisiones. Si Teams tuviera esta función, podrías centrarte en los temas importantes.

     4) Aprobaciones y votaciones:

Una parte esencial de las reuniones de la Junta Directiva es llegar a un consenso sobre las acciones que deben tomarse y aprobar dichas decisiones. Esto puede hacerse de muchas maneras, tanto durante la reunión como fuera de ella.

Puedes utilizar encuestas o sondeos antes o después de la reunión para averiguar qué temas necesitan más discusión. Esto puede ayudarle a centrarse en cuestiones específicas durante las reuniones en lugar de repasar detalles innecesarios.

A continuación, durante la reunión de la Junta, hay que votar las decisiones. El sistema varía en función de su organización, pero algunos pueden optar por una votación a mano alzada, mientras que otros prefieren una votación secreta. Sea cual sea su método, es una parte esencial del proceso de toma de decisiones, por lo que sería útil contar con la opción de ambos.

Además, tener la opción de revisar los documentos para su aprobación, antes de subirlos a un área de documentos compartidos, agilizaría los procesos y reduciría el riesgo de error. Esto sería especialmente útil para las actas de las reuniones.

La última parte del proceso de toma de decisiones es la firma para ratificar las decisiones. Durante las reuniones a distancia, esto se hace mediante firmas electrónicas después de la reunión. Esto significa que los miembros de su Junta Directiva pueden olvidarse fácilmente de hacer un seguimiento y el envío de correos electrónicos recordatorios consume el tiempo de sus administradores. Agilizaría sus procesos si pudiera firmar los documentos durante la reunión.


     5) Auditoría:

Tener una pista de auditoría clara es crucial en los negocios. Si algo va mal, un registro exhaustivo de las acciones permite evaluar la situación. También puede mejorar el cumplimiento, la gobernanza y la seguridad.

Sin embargo, generar un registro de auditoría puede ser tedioso y pesado. Hay que recopilar registros de diversas fuentes y presentarlos de forma clara. Si Teams contara con informes de uso y auditorías, esto facilitaría mucho el mantenimiento de los registros.


Presentamos Convene in Teams:

Con Convene in Teams todo esto es posible.

Su proceso de reunión se agilizará de principio a fin. Ahora puedes tener todas las ventajas de Microsoft Teams y de un portal para juntas directivas en un solo producto integrado.

Esto significa la mejor seguridad para sus documentos y una pista de auditoría clara. Microsoft Teams no permite la elaboración de informes de uso, mientras que Convene in Teams ofrece informes de uso, auditorías de uso, cifrado completo de datos y alojamiento en la UE.

Antes de la reunión, puede crear una agenda y un Board Pack con tan solo arrastrar y soltar. También puede crear elementos de acción, antes, durante o después de la reunión, lo que le permite crear debates muy específicos sobre determinados temas. Su lista de contactos también se integrará con Active Directory, lo que le permitirá enviar recordatorios automáticos a los calendarios de los participantes, agilizando así las bandejas de entrada y los procesos de las reuniones.

Para tus reuniones, nuestra amplia gama de funciones está disponible en Convene in Teams, con la ventaja añadida de las videoconferencias. Esto incluye en la misma plataforma integrada que puedes votar, anotar, leer tu Board Pack y firmar electrónicamente cualquier documento necesario durante la reunión.

Por último, los procesos posteriores a la reunión se simplificarán, con actas de reunión autogeneradas, una biblioteca de documentos para facilitar el acceso seguro a los documentos confidenciales, la asistencia a la reunión y el seguimiento para su revisión. Estas funciones garantizan que sus reuniones sean inteligentes, sencillas y seguras.

Si desea obtener más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros o reserve su demostración gratuita ahora.

Convene in Teams: el complemento perfecto para Microsoft Teams.

Gabriella Mangham

Written by Gabriella Mangham