.svg)
Adaptándose a la nueva realidad COVID-19, las empresas de todo el mundo realizan cada vez con más frecuencia sus juntas generales anuales online. Con muchas soluciones disponibles para elegir, escoger la mejor plataforma de asamblea general virtual (AGM) y online que satisfaga las necesidades de su organización puede ser difícil. Para ayudarle en el proceso de toma de decisiones, a continuación se exponen los puntos a tener en cuenta a la hora de seleccionar una solución de junta general electrónica o virtual.
Costo
Para muchas empresas que están considerando la posibilidad de celebrar juntas generales virtuales, el precio de la solución será probablemente uno de los principales factores determinantes.
Aunque son muchos los factores que determinan el precio de una solución, el coste de una plataforma de juntas generales en línea suele depender del número de funciones y de la capacidad de las reuniones. Así que antes de empezar a buscar un proveedor de plataformas de asambleas generales, analice qué características y capacidad de reunión necesitará.
Busque proveedores que ofrezcan paquetes personalizados que se ajusten a sus necesidades. Las soluciones a medida ayudan a evitar una situación en la que se paga por funciones que luego no se van a utilizar, lo que supone un exceso de costes.
Características
Una solución de asamblea general de accionistas online debe gestionar eficazmente el debate y la discusión a través de un conjunto adecuado de funciones.
Si bien los diferentes tipos de empresas tendrán necesidades únicas para sus asambleas generales, las funciones son de utilidad universal.
- Votación:
La función de votación es crucial para la toma de decisiones y el almacenamiento de un registro conforme de la votación. Compruebe si su organización necesita una solución que pueda facilitar la votación en directo. - Preguntas y respuestas:
Una función intuitiva de preguntas y respuestas facilita la participación de los accionistas. La plataforma de preguntas -donde los participantes tienen tiempo suficiente para formular sus preguntas y revisar las respuestas- debe estar disponible antes, durante y después de la reunión. Además, soluciones como ConveneAGM admiten el vídeo interactivo bidireccional para facilitar mejor las sesiones de preguntas y respuestas en directo. - Lista de usuarios:
Una lista de usuarios interactiva facilita el seguimiento de la asistencia para llevar un registro. - Informes y exportación de datos:
La compilación de encuestas y actas de los procedimientos ayuda a mantener los registros disponibles para las auditorías internas y externas. - Administración digital de apoderados:
La gestión de los formularios de apoderamiento y los derechos de voto mejoran las tareas administrativas y ofrecen una experiencia de reunión fluida. - Funciones de la reunión:
La delegación de funciones en la reunión garantiza la organización de la misma.
Accesibilidad
La solución de la Asamblea General de Accionistas online debe ser fácilmente accesible a través de varias plataformas y dispositivos para impulsar aún más la participación y el compromiso de los asistentes. Por ejemplo, se puede acceder a las soluciones basadas en la web a través de dispositivos móviles sin comprometer la funcionalidad presente en la solución de escritorio.
Las versiones móviles de la solución de la Junta General de Accionistas deben ser intuitivas y fáciles de usar para que puedan participar accionistas de todos los niveles de conocimientos técnicos.
Seguridad
Una plataforma de asamblea general virtual debe emplear sólidas medidas de seguridad para evitar que terceros no autorizados accedan a la junta. Respaldada por pruebas periódicas de terceros para detectar vulnerabilidades, la mejor plataforma de junta general virtual permanece segura en todo momento.
Las siguientes son características imprescindibles para mantener la seguridad de los procedimientos:
- Autenticación de dos factores
- Entorno de nube seguro para el almacenamiento de datos
- Herramientas de detección y prevención de intrusiones
Soporte técnico
Contar con un soporte técnico externo antes y durante la reunión garantiza que cualquier problema técnico pueda resolverse rápidamente. Además, un soporte técnico fácilmente disponible reduce las posibles pérdidas de tiempo causadas por las interrupciones de la reunión.
El soporte técnico también debe estar fácilmente disponible para los asistentes en caso de que quieran solucionar los problemas antes de la reunión.
ConveneAGM ofrece a todos sus clientes un soporte global de la asambleas generales las 24 horas del día, incluyendo soporte en vivo el día de la junta.
Compliance (cumplimiento normativo)
Las normas que rigen las juntas generales anuales son diferentes en cada país y región. Por ejemplo, los estatutos especifican los requisitos que deben cumplir las organizaciones que desean celebrar una JGA virtual. Por lo tanto, es importante comprobar qué tipo de comunicación es viable para una JGA en línea. Por lo general, la tecnología debe permitir que los participantes se comuniquen simultánea e instantáneamente entre sí.
Busque soluciones que se ajusten a la normativa que regula las juntas generales anuales en su región y país.
Para garantizar la transparencia y facilitar las audiencias, considere soluciones que empleen informes resumidos detallados, exportación de datos y resultados de las votaciones y sesiones de preguntas y respuestas en tiempo real.
Capacidad de la junta
Dependiendo del número de accionistas, la solución que elija debe dar cabida a todos ellos.
Al elegir un proveedor, compruebe el límite de reuniones para asegurarse de que la solución tiene la capacidad necesaria. Recuerde que la plataforma tiene que acoger a todos los miembros, independientemente de cuántos vayan a asistir realmente.
Testimonios
Uno de los mejores indicadores a la hora de elegir una plataforma de asamblea general virtual y online son las experiencias de otras empresas que han utilizado la plataforma. No olvide consultar sus testimonios sobre la celebración de una junta general de accionistas en línea y ver si el éxito que han experimentado puede aplicarse también a su empresa.
Considere los detalles que hicieron que su JGA en línea tuviera éxito y cómo hicieron que la plataforma funcionara para su caso de uso. La construcción de una Junta General de Accionistas exitosa depende principalmente de si la plataforma es adecuada para su organización.
ConveneAGM: La mejor plataforma de asamblea general virtual que aumenta la participación
Un software de asamblea general virtual facilita la realización de las reuniones anuales de accionistas. Para algunas organizaciones, la adopción de nuevas tecnologías se ha convertido en una necesidad, incluso entre las empresas que han sido reticentes a la digitalización.
Algunas empresas informan de que la participación en las juntas generales se ha duplicado o incluso triplicado después de cambiar a las reuniones virtuales. Por lo tanto, una plataforma de asamblea general segura, cómoda y fiable es fundamental para llevar a cabo la reunión con éxito. Antes de decidirse a implementar su solución de juntas, analice su coste, características, facilidad de uso y opción de soporte para elegir una herramienta que responda a las necesidades de su empresa.
Si desea obtener la mejor experiencia de Asamblea General Virtual, ConveneAGM ofrece a las empresas una plataforma rápida, fluida y segura para sus necesidades de reuniones virtuales.
Obtenga más información o programe una demostración gratuita del producto con nuestra solución ConveneAGM.
