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Consejos para una auditoría eficaz

10 de junio de 2022 15:34:27 BST

Los registros de auditoría son esenciales para dirigir una organización con éxito. Le ayudan a seguir la seguridad, administración, gobernanza y cumplimiento de la normativa. Si algo va mal, la pista de auditoría es el primer lugar en el que debe buscar respuestas.

Por ello, es importante asegurarse de que sus registros de auditoría sean de la máxima calidad. Aunque al principio parezca posible tomar atajos, esto se volverá en su contra en caso de que se produzca una violación de datos o una mala conducta.

Consiga que sus registros de auditoría sean correctos a la primera siguiendo estos prácticos consejos:

Mantenga la claridad
Ante todo, su pista de auditoría debe estar diseñada para ser clara. Incluya sólo lo esencial y asegúrese de que se presenta de forma clara y eficaz.

La tecnología ha facilitado mucho este proceso. Antes, había que escribir a mano páginas de documentos, lo que convertía la coherencia en un verdadero reto. Ahora, basta con unos pocos clics para generar un informe.

Sin embargo, incluso con la tecnología, hay una gran variedad de software disponible y no todos tendrán el mismo nivel. Asegúrese de que el software que seleccione formatee los datos de manera profesional.

Una forma de evaluar la claridad del software es a través de los comentarios de los clientes. Cuando se trata de reuniones, asegúrese de que los clientes destacan la posibilidad de descargar y visualizar claramente cada documento.

Compruebe dos veces los detalles
Las actas digitales pueden ahorrar tiempo y energía, pero aún así es necesario revisarlas. A veces, hay errores evitables que podrían haberse solucionado con un breve repaso. Esto es poco profesional y puede resultar problemático en caso de incumplimiento.

Un ejemplo claro de ello son las marcas temporales. Si los relojes de su sistema no están sincronizados al minuto, puede haber variaciones de tiempo. Este tipo de error no es "culpa" del sistema, pero puede tener importantes implicaciones en el futuro.

Hay muchos otros errores que pueden obstaculizar la claridad y la precisión. La ortografía y la gramática, los conjuntos de datos duplicados y muchas otras cuestiones pueden aclararse con una simple revisión. No lo deje al azar y revise su pista de auditoría con regularidad.

Haga una copia de seguridad de sus datos
Hacer una copia de seguridad de sus datos es absolutamente crucial cuando se trata de pistas de auditoría. Este es su registro de cumplimiento y sin él pone a su empresa en riesgo.

Asegúrese de hacer una copia de seguridad de su registro de auditoría a través de una fuente de confianza. Esto puede ser a través de un software de alojamiento en la nube (como el almacenamiento de AWS) o en una ubicación remota.

Lo ideal es que cualquier software que utilice realice copias de seguridad automáticas diarias. Esto puede ayudar a garantizar que no se guarden datos obsoletos, lo que facilitará el seguimiento de los documentos.

Dar prioridad a la seguridad
Una de las principales ventajas de la auditoría digital es la seguridad. Los documentos en papel nunca han sido seguros, ya que pueden ser leídos por cualquiera. La era digital ofrece una nueva oportunidad para proteger su pista de auditoría del riesgo de infracción.

Tal y como se ha comentado anteriormente, no hay que menospreciar la importancia de mantener la integridad de la auditoría. No tiene sentido tener una pista de auditoría perfectamente clara si cualquier persona de la empresa puede editarla a voluntad.

El sistema que utilice debería tener un sistema basado en permisos para garantizar la integridad de los datos. También sería útil disponer de informes de uso detallados para poder ver los cambios históricos.

Dar prioridad a la seguridad también implica ponerse en contacto con los procesadores de datos que utilice para asegurarse de que mantienen los estándares. Cualquier empresa con la que trabaje debería tener la acreditación CMMI de nivel 5. Deberían emplear software con encriptación de 256 bits, que es el nivel de seguridad más alto disponible.

¿Cómo puede Convene ayudarle a crear un registro de auditoría eficaz?
Los registros de auditoría son una parte clave de su proceso de gobernanza, por lo que es esencial que sean coherentes y eficaces. Si sigue estos consejos, estará en camino de crear una pista de auditoría de buena calidad.

Los registros de auditoría digitales son el tipo de registro de auditoría más eficaz.

Un portal para juntas directivas como Convene puede ayudar a su organización a crear un registro de auditoría eficaz. El software integral fue concebido para agilizar la comunicación y mejorar sus procesos administrativos. Desde la agenda hasta la auditoría, puede asegurarse de que todo su equipo está en la misma página.

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Lucy Palmer

Written by Lucy Palmer