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Todas las reuniones de un consejo de Administración debe quedar registradas para que se pueda realizar un seguimiento de las decisiones tomadas. El acta del consejo de administración es muy importante y debe redactarse de la manera correcta. De esta forma se deja constancia de todo lo que se habla en la reunión.
Un consejo de administración busca la manera de que la empresa funcione correctamente y tenga un crecimiento constante. Por tanto, las decisiones que se tomen deben estar bien registradas en un acta con el fin de poder ser consultadas y llevadas a cabo de forma efectiva.
Qué es el acta del consejo de administración
Las actas son documentos importantes que dan fe de los acuerdos realizados en una reunión del consejo administrativo. Estas permiten que los asistentes y los ausentes tengan un resumen de todo lo que se conversó en la reunión. Si una decisión no se documenta en el acta, es como si no se hubiera tomado.
Se trata de un documento legal que puede ser revisado tanto por los tribunales, los auditores y todos los interesados que formen parte de la entidad. De ahí que sea tan importante que el acta se redacte de manera apropiada. El acta de la última reunión se
revisa en la siguiente y se añade al libro de actas, el cual recoge todas las actas que se elaboran.
Qué debe contener el acta del consejo de administración
Es importante que las actas del consejo de administración contengan cierta información importante para que pueda seguir el modelo establecido. Además, esta información dará mayor validez, permitiendo que nada ponga en duda la veracidad de la misma. Entre las cosas que deben estar en un acta de consejo de administración están:
- Datos de la reunión: fecha, la hora y lugar.
- Nombres completos de quien liderará la reunión y del secretario.
- Nombre de todos los asistentes a la reunión.
- Resumen del acta de la reunión anterior, y también un seguimiento de la misma.
- Las decisiones que se han tomado para cada orden del día. Esto incluirá todos los detalles, como las acciones tomadas, las peticiones palabra por palabra y los votos.
- Qué temas se trataron y cuáles se desestimaron
- Si se han mencionado asuntos que no estaban en la agenda.
- La fecha y la hora a la que se terminó la reunión.
Toda esta información servirá como prueba fidedigna de las decisiones que toman en una reunión del consejo de administración.
Quién se encarga de redactar el acta del consejo de administración
Es el secretario del consejo de administración el encargado de llevar el acta de la reunión. Tomará notas de las conversaciones durante la reunión, y al finalizar redactará el acta, la cual se debe hacerse llegar a los asistentes a la reunión para que estos puedan consultarla y aprobarla. Debe asegurarse de que el acta esté bien redactada y que no quede fuera de ella ninguno de los puntos tratados.
En ocasiones, el secretario puede delegar la toma de notas a otras personas para poder participar de forma más activa en la reunión. A veces los mismos administradores pueden tomar notas, así como otras personas ajenas al consejo de administración para
que los responsables puedan concentrarse en la reunión.
Consejos para redactar el acta de forma adecuada
Un acta bien redactada no deja lugar a dudas en las decisiones que se han tomado. De ahí que sea de suma importancia seguir algunos consejos que permitan elaborar un acta adecuada.
Redacción adecuada
Es importante que para conseguir una buena redacción se utilicen frases cortas, las cuales permiten un mejor entendimiento. Además, las oraciones cortas causan menor cansancio al leer.
Contextualizar la reunión
Es importante que en el acta se entienda el contexto en el que se están realizando la reunión. Por un lado, se debe colocar el lugar, la fecha y la hora donde se realiza la reunión. Pero, además, es importante que esta contenga los nombres de todos los asistentes. Esto da mayor validez al acta. También es aconsejable incluir el orden del día para que quede claro qué temas se tratarán durante la sesión.
Agrupar los temas
Para que el acta mantenga un orden lógico se deben agrupar los bloque con temáticas parecidas. Para ello, el acta debe ir muy apegada a los puntos que se encuentran en la agenda. De esa forma el acta será más sencilla de entender.
Usar un formato
Lo mejor es establecer un formato del acta y usarlo para todas las reuniones del consejo de administración. De esta forma el proceso de elaborarla será mucho más rápido y sólo será necesario llenar los renglones en blanco.
Ejemplo de acta del consejo de administración
A continuación pudes descargar un ejemplo de acta del consejo de administración para usarla y modificarla según tus necesidades:
Descarga Gratis un Modelo de Acta del Consejo de Administración
Herramientas que facilitan la redacción del acta del consejo de administración
Contar con un modelo prediseñado puede ser una gran idea para realizar un acta del consejo de Administración, pero si tienes una herramienta que te ayude hacerlo de forma digital puede ser mucho más sencillo.
En Convene hemos incorporado a nuestro software un editor de actas online para consejos de administración con el que podrás tomar notas de las reuniones, crear y guardar las actas y luego compartirlas con las personas que corresponda.
Además te ofrece formatos digitales para realizar las actas y también para que pueda hacerse llegar a los integrantes del consejo para proponer modificaciones. De esta forma se pueden redactar actas que se ajusten de manera fidedigna a todos los puntos tratados, además de poder consultarlas y modificarlas fácilmente de de forma online.
