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¿Por qué son importantes las anotaciones en las reuniones?

21 de marzo de 2022 16:51:52 CET

Tu memoria puede desvanecerse, pero las anotaciones de las reuniones son para siempre.

Tomar buenas anotaciones para y durante las reuniones puede ayudarte a mantener las discusiones más productivas, pero puede ser difícil saber qué anotar. Por eso es importante saber qué información es necesaria y cuál no.

 ¿Cómo tomar buenas anotaciones antes de una reunión?
Cuando reciba el dossier de la Junta Directiva, es recomendable que lo revise lo antes posible y destaque lo que le parezca más importante o aquello sobre lo que necesite saber más.

Luego, cuando tenga tiempo de revisar los documentos de la reunión en detalle, debería escribir anotaciones privadas de lo que le gustaría discutir en las reuniones. Esto debería incluir:

  • Cualquier cuestión, ya sea de comprensión o dentro de la organización, que deba aclararse o resolverse.
  • Los éxitos de la organización que deban celebrarse.
  • Las mejoras que puedan introducirse en la planificación estratégica.
  • Acontecimientos próximos que deban ser anotados.

Esto permitirá que los debates en las reuniones se centren en lo que realmente importa.

¿Qué hay que anotar durante una reunión?

En una reunión de la Junta Directiva es importante anotar los puntos de acción a los que habrá que dar seguimiento. Esto puede ser en forma de una reunión separada con un grupo selecto para centrarse en un tema específico o una tarea que se asigna a un miembro individual.

El administrador de su junta directiva debe tomar nota de las actas de las reuniones y de cualquier otra información relevante para que se revise en la siguiente reunión. Por lo tanto, debe centrarse en anotar la información que le ayudará en el presente y no en el futuro.

Esta información puede incluir:

  • Puntos interesantes que otros hayan hecho en los debates.
  • Posibles ideas o soluciones, tanto propias como ajenas.
  • Posibles problemas que veas surgir.

Estos puntos te ayudarán en el debate que se desarrolla durante la reunión. Puede ser fácil olvidar tus propios puntos o los de los demás en las discusiones de ritmo rápido y es descortés que interrumpas para que tus anotaciones puedan refrescar tu memoria cuando tengas la oportunidad de hablar.

¿Cómo puede Convene ayudarte a tomar anotaciones eficaces?

La función de anotaciones de Convene puede ayudarle a tomar notas en cada etapa del proceso de la reunión. La opción de tomar anotaciones privadas o compartidas en todos los documentos de la Junta Directiva le ayuda a tener los debates más dinámicos.

Con nuestro software intuitivo que le permite seguir el paso de página del orador, puede estar seguro de que siempre estará en la misma página que sus colegas. Esto significa que puedes dirigir fácilmente su atención a cualquier cuestión que hayas detectado en tus lecturas preliminares.

También puede adjuntar fácilmente elementos de acción a áreas específicas del paquete de la Junta, que se añadirán automáticamente a las actas de la reunión, ahorrando tiempo y energía a su administrador de la Junta. Esto tendrá un seguimiento con recordatorios automáticos, por lo que puede estar seguro de que los problemas se resolverán rápidamente.

Si desea saber más sobre las demás funciones de Convene y cómo podemos ayudar a su organización a celebrar reuniones productivas, no dude en ponerse en contacto con nosotros o reservar una demostración gratuita.

 

Gabriella Mangham

Written by Gabriella Mangham