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Celebra mejores reuniones en Teams con una sola aplicación

28 de octubre de 2022 12:10:36 BST

Run Better Meeting in Teams with CiT

A principios de 2022, Microsoft Teams anunció oficialmente que había superado los 270 millones de usuarios activos en su plataforma de colaboración. Con un crecimiento tan meteórico, MS Teams es ahora la plataforma de colaboración y comunicación empresarial más popular, superando a Slack y Zoom.

La herramienta de mensajería empresarial de Microsoft se enorgullece de sus capacidades de colaboración inteligente y en equipo, como las integraciones con otras aplicaciones de Office 365 como Outlook y SharePoint. Sin embargo, la preparación de las reuniones puede seguir siendo complicada con todas las aplicaciones de MS abiertas para hacer las cosas.

No hay un enfoque único para la colaboración, pero las reuniones de MS Teams pueden prepararse y ejecutarse sin esfuerzo con un solo software integrado, lo que garantiza que no se comprometa la calidad. Siga leyendo para saber más.

Múltiples aplicaciones solo para ejecutar una reunión
Organizar reuniones en Teams puede ser abrumador ya que hay que abrir y maniobrar todas las aplicaciones de MS 365. Esto puede ser una tarea para los administradores y participantes de la reunión, ya que todo está disperso: las aplicaciones, los documentos y la comunicación no están centralizados.

Por ejemplo, los administradores tendrán que acceder a Exchange para programar las reuniones, luego pasar a SharePoint para cargar los archivos de la reunión, editar los documentos con Office Offline, distribuir los paquetes de reuniones con Outlook y publicar la agenda en Teams. Además, durante las reuniones en vivo, los participantes necesitan abrir varias aplicaciones para intervenir simultáneamente en la videollamada, ver la presentación, acceder a los documentos de la reunión, presentar si es necesario, y tomar notas propias o compartidas.

Tanto los administradores como los participantes necesitarían demasiadas aplicaciones para llevar a cabo una reunión estructurada en Teams.

Función de reunión de MS Teams
Mediante la función de reunión de Teams, los usuarios o administradores pueden programar fácilmente reuniones o videollamadas dentro del canal o chat si los miembros ya forman parte de él. Sin embargo, esto puede ser más tedioso si algunos asistentes no se encuentran en un solo canal.

Una solución para invitar a todas las personas necesarias a una sala de reuniones es programar mediante la función de reuniones y enviar manualmente el enlace a cada una de las plataformas de reuniones. El orden del día y los documentos pertinentes también se comparten por separado a través del chat de Teams, lo que puede resultar confuso para los participantes en la reunión.

Aplicaciones de creación y edición de archivos
Las reuniones estructuradas no son sólo alineaciones rápidas que rara vez necesitan una agenda. Las reuniones estructuradas eficaces necesitan una estructura para que los debates fluyan sin problemas. Las agendas o paquetes de reuniones son una recopilación de los documentos, temas de discusión y elementos de acción necesarios en la reunión.

Los administradores se encargan de crear el paquete de agenda y distribuirlo a todas las plataformas de reuniones. Lo que tienen que hacer es recompilar o editar los documentos y escribir los puntos del orden del día.

Como las reuniones ya están alojadas en Teams, deben utilizar las aplicaciones de MS 365 (Word, Excel, Powerpoint, etc.) para recopilar la información, editar los documentos y exportarlos en PDF.

Aunque las reuniones estructuradas son más extensas, algunos puntos del orden del día pueden requerir colaboradores de la agenda, que no tienen funciones administrativas. Por lo tanto, también se les debe dar permiso para acceder y editar el paquete de reuniones. Además de las aplicaciones de MS 365, también tendrían que acceder a One Note y MS To Do para sacar las notas de la reunión y los elementos de acción de las reuniones anteriores.

Si hay cambios de última hora, los administradores tendrán que revisar y volver a exportar los archivos para otro lote de envíos.

SharePoint
Preparar reuniones estructuradas en Teams implicaba cotejar todos los documentos necesarios como referencia para la colaboración y la toma de decisiones. Los administradores necesitarían otra aplicación para almacenar y proteger los archivos: SharePoint. SharePoint proporciona una biblioteca en la que los usuarios pueden cargar los archivos de la reunión e incluso los paquetes de la misma.

Una vez cargados los archivos en SharePoint, los organizadores de la reunión pueden vincularlos a los paquetes de la reunión. Sin embargo, para que los participantes pertinentes puedan acceder al documento, el organizador de la reunión deberá ponerse en contacto con el administrador de SharePoint para configurar los permisos y los ajustes de uso compartido de cada usuario.

Outlook y el Calendario
Al estar integrado con Teams para el acceso empresarial y organizativo, Outlook permite a los organizadores de reuniones establecer reuniones de Teams mediante invitaciones por correo electrónico. Programe reuniones de Teams en el Calendario consultando la disponibilidad de cada uno en su calendario, añadiendo todos los participantes de la reunión y vinculando la reunión de Teams. Adjunte y distribuya paquetes de reuniones con la invitación.

Outlook también permite hacer un seguimiento de los participantes que van a confirmar su asistencia. Si hay algún cambio en el calendario o se actualizan los documentos, los administradores de la reunión tendrán que volver a enviar la invitación y los archivos adjuntos a través de Outlook.

Videoconferencia de MS Teams
Aunque puede ser más fácil que las llamadas instantáneas se inicien dentro del canal, las reuniones estructuradas son otro caso. Hay que acceder al enlace de la reunión a través de la invitación de Outlook antes de dirigirla a Teams para la videollamada. Los documentos también se envían por separado, lo que puede causar confusión a los participantes con todos los enlaces enviados en sus correos electrónicos.

En este tipo de reuniones, los participantes tienen que acceder y ver el paquete de reuniones y los archivos fuera de Teams, seguir la presentación y tomar notas, todo ello mientras realizan la videoconferencia en Teams. Esto requeriría que varias aplicaciones estuvieran abiertas y presentes, lo que puede causar inconvenientes.

Un centro para gestionar todas sus reuniones en Teams

Llevar a cabo reuniones estructuradas en Teams con el flujo de trabajo anterior puede ser laborioso. Los administradores de las reuniones se ven obligados a gestionar múltiples aplicaciones y pasos para la preparación y la coordinación. Incluso los participantes tendrían que abrir varias aplicaciones durante la reunión para colaborar en documentos y decisiones.

Lo que necesitan tanto los administradores como los participantes es una herramienta única que facilite los procesos de las reuniones y ponga todo en un solo lugar.

Convene in Teams (CiT) es la plataforma de productividad todo en uno en Teams que reúne todas las capacidades de colaboración e integraciones que necesitas en MS Teams. ¡No es necesario cambiar entre varias aplicaciones! Con CiT, realizar reuniones eficaces es ahora cómodo y fácil de usar.

Publicar reuniones estructuradas en un solo clic
Normalmente se necesitan más de 14 aplicaciones para crear y publicar reuniones estructuradas en Teams. CiT consolida todos los recursos en una sola pantalla: agenda, documentos de la reunión, elementos de votación, presentador. Las múltiples aplicaciones y pasos se reducen a un solo clic.

Con las funciones fáciles de usar que ofrece CiT, como el Creador de Agendas y el Programador y Editor de Reuniones, los administradores no tendrán que dedicar horas adicionales creando manualmente los canales, invitando a los participantes, consolidando los archivos de la reunión y estructurando la agenda. Puede crear, programar, publicar reuniones y distribuir archivos a los participantes de la reunión de forma instantánea.

Además, no hay que preocuparse por el versionado de los documentos. CiT permite el envío instantáneo de la última versión de cada documento en caso de cambios de última hora. Los participantes en la reunión siempre tendrán en sus manos la versión más actualizada de los archivos de la reunión.

Acceso a los documentos en un solo lugar
La organización de reuniones estructuradas requiere el acceso y la recopilación de varios documentos procedentes de diferentes departamentos y recursos. Con Convene in Teams, accede a todos los recursos en una sola plataforma en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

Elimine la molestia de recorrer SharePoint u otras bibliotecas de recursos para encontrar y recopilar los documentos pertinentes para la reunión. CiT es la única plataforma de búsqueda que necesita para acceder a todo: archivos de reuniones, paquetes de agenda, registros de decisiones y actas.

Los administradores también pueden crear y editar documentos en tiempo real a través de Office 365. Gracias a las capacidades de integración de CiT, puede conectarse a SharePoint, garantizando al mismo tiempo el cifrado de los documentos, un seguimiento de auditoría exhaustivo y controles de acceso.

Los participantes en las reuniones también pueden prepararse para reuniones estructuradas. Tener todos los documentos de la reunión en una sola ubicación puede equipar a los participantes con toda la información que necesitan para discutir durante la reunión, para una colaboración bien informada, productiva y fructífera.

Colaborar en una sola pantalla
Realizar mejores reuniones en Teams debería beneficiar esencialmente a los participantes con herramientas inteligentes, eficientes y fáciles de usar. Convene in Teams permite a los participantes tener todo lo que necesitan para colaborar en una sola ventana. Pueden participar en la videoconferencia, ver los archivos de la reunión y seguir la presentación sin tener que cambiar de pantalla.

Los participantes en la reunión pueden tomar notas al instante, anotar documentos y asignar elementos de acción durante la reunión mientras están en la videollamada de Teams. Convene in Teams permite un funcionamiento cómodo, una mejor participación y una colaboración eficaz en una sola aplicación.

Gestionar reuniones en Teams con Convene in Teams (CIT)

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Audrey Quiteves

Written by Audrey Quiteves