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A medida que muchas empresas adoptan una combinación de trabajo presencial y remoto, también cambia la forma de celebrar las reuniones. Hoy en día, las reuniones híbridas se están convirtiendo en algo habitual en los lugares de trabajo, en ocasiones denominadas "la nueva normalidad". Independientemente de su ubicación, los equipos pueden colaborar sin problemas y hacer un seguimiento de los progresos y las tareas sin necesidad de desplazarse.
Obtenga más información sobre cómo funciona este formato de reunión, así como consejos y prácticas sobre reuniones híbridas que debe tener en cuenta.
¿Qué es una reunión híbrida?
Una reunión híbrida es una forma de organizar reuniones con una combinación de elementos presenciales y virtuales. Este formato permite a los asistentes presenciales y remotos colaborar a través de videoconferencias u otras herramientas de reunión.
Si se ejecuta correctamente, una reunión híbrida puede ser muy eficaz y menos problemática para todos los asistentes. En una encuesta realizada por Live Career, el 49% de los profesionales encuestados revelaron que asisten a reuniones tanto en línea como en persona, frente al 26% que sólo asiste a reuniones en línea.
¿Por qué los equipos se están pasando a las reuniones híbridas?
Muchos equipos están actualmente distribuidos en diferentes lugares, por no hablar de países, lo que requiere una forma nueva y eficaz de reunirse en tiempo real. Las reuniones híbridas solucionan el problema de la ubicación. He aquí algunas razones por las que los equipos están cambiando a las reuniones híbridas:
- Más flexibilidad de horarios: Programar reuniones físicas puede ser un suplicio, desde las agendas apretadas hasta los viajes. En cambio, las reuniones híbridas ofrecen más comodidad a los participantes, eliminando el tiempo de desplazamiento y permitiéndoles elegir el lugar de reunión que mejor se adapte a su situación. Además, este tipo de reuniones fomentan la inclusión al adaptarse a las distintas necesidades y preferencias de los participantes, tanto si están en la oficina como si trabajan a distancia.
- Mayor tasa de asistencia: Dada la comodidad y flexibilidad que ofrecen las reuniones híbridas, es probable que el número de asistentes sea mayor. Los participantes no tienen que preocuparse por los desplazamientos, ni por el tiempo y el coste que supondrían. Los empleados pueden compartir contenidos y hacer sus presentaciones accediendo a diferentes zonas horarias y geográficas.
- Rentabilidad: Las reuniones híbridas no requieren gastos de viaje de los asistentes, recursos de última hora ni posibles gastos de alquiler de salas (sobre todo si se trata de grandes reuniones de toda la empresa). Esto significa que los costes de organización son menores.
- Mejor compromiso: Otra ventaja de celebrar reuniones híbridas es el acceso a plataformas modernas que ofrecen amplias funciones y herramientas interactivas. Esto proporciona tanto a los asistentes físicos como a los remotos múltiples formas y vías para comunicarse y colaborar durante la reunión. Puede incluir el uso compartido y la aprobación de documentos, votaciones y encuestas en tiempo real e incluso preguntas y respuestas en directo.
- Más sostenible: las reuniones tradicionales requieren más recursos, como material impreso, que a menudo contribuye al despilfarro de papel. Las reuniones híbridas, en cambio, reducen la necesidad de copias físicas y de desplazamientos de los participantes. Así se reduce la huella de carbono.
Desafíos comunes de las reuniones híbridas
Al permitir la colaboración presencial y a distancia, las reuniones híbridas ofrecen lo mejor de ambos mundos. Pero también plantean algunos retos. Descubra cuáles son estos retos y algunos consejos para reuniones híbridas de los que debe tomar nota.
Problemas técnicos
Cualquier tarea que implique el uso de tecnología suele tener problemas técnicos. Un problema técnico habitual es la mala calidad del audio. En la mayoría de los casos, los participantes remotos tienen dificultades para oír los debates en la sala de reuniones física. Puede deberse a que los asistentes en persona no están sentados lo suficientemente cerca de su portátil o micrófono, o pueden experimentar distorsión de audio o eco debido a la inestabilidad de las conexiones a Internet.
Las videoconferencias también pueden fallar en las reuniones híbridas. En el peor de los casos, las presentaciones de vídeo o los vídeos de los participantes se cortan durante la reunión, lo que crea interrupciones en el debate. Además, distrae a todos los participantes.
Estos problemas técnicos pueden no ser fáciles de solucionar o evitar, por lo que se recomienda contar siempre con asistencia informática. O bien, asegúrate de probar con antelación la tecnología de reuniones híbridas que vas a utilizar para minimizar los problemas técnicos.
Problemas de comunicación y participación
No todos los problemas de las reuniones híbridas son técnicos. La comunicación y el compromiso de los asistentes presenciales y virtuales pueden ser un serio obstáculo.
Los participantes remotos, por ejemplo, a menudo pueden sentirse excluidos de los debates, sobre todo si hay más empleados que se unen físicamente a la reunión. Independientemente del formato de la reunión, los participantes también pueden carecer de confianza para contribuir, ya que no tienen acceso a las señales sociales ni al lenguaje corporal.
Además, las reuniones en las que se comparte mucho contenido suelen olvidar dedicar tiempo a las interacciones y las preguntas, sobre todo para los asistentes remotos. Estructurar agendas de reuniones que prevean franjas horarias para preguntas y respuestas y lluvias de ideas puede facilitar un mayor compromiso entre los participantes.
Mejores prácticas para celebrar reuniones híbridas con MS Teams
Los estudios sugieren que sólo el 30% de las reuniones se consideran productivas, y que se pierden unos 37.000 millones de dólares por culpa de las reuniones improductivas. Algunas de las causas de las reuniones improductivas son la falta de objetivos claros, las reuniones irrelevantes, la sobrecarga de trabajo y la falta de información sobre las reuniones. Otros factores que contribuyen a la improductividad son atender llamadas o enviar mensajes de texto durante las reuniones y que los asistentes se interrumpan unos a otros.
Dicho esto, es aconsejable seguir las buenas prácticas de las reuniones híbridas para evitar estos problemas. De este modo, no se malgastará el tiempo de los empleados ni los gastos de la empresa en el proceso. Éstas son algunas de las mejores prácticas que se deben seguir en las reuniones híbridas.
1. Elija una solución híbrida para reuniones y pruébela
La elección de la mejor tecnología puede marcar el éxito o el fracaso de la reunión. Las soluciones de reuniones híbridas incapaces pueden causar más perjuicios que beneficios, como un intercambio de contenidos ineficaz o presentaciones interrumpidas. En general, busque soluciones para reuniones híbridas con capacidades de:
- Almacenar, compartir y archivar el material de la reunión
- Videoconferencia para participantes en reuniones presenciales y remotas
- Planificación y seguimiento de puntos de la agenda o acciones
- Colaboración y planificación visual
Un proveedor de soluciones fiable debe ofrecer sesiones de formación y asistencia continua a los usuarios. Esto ayuda a su equipo a minimizar o resolver cualquier problema técnico que pueda surgir. También es mejor probar la solución para reuniones días antes de la reunión real.
Esto incluye comprobar los ajustes de audio y vídeo, la cámara y el micrófono, e incluso la estabilidad de la conexión a Internet. Realizar un ensayo completo puede ayudar a probar la tecnología de las reuniones híbridas. Además, podrá hacerse una idea de cómo funciona en distintos dispositivos y realizar los cambios necesarios antes de la reunión.
2. Utilizar una plataforma diseñada para reuniones híbridas
Microsoft Teams es una de las aplicaciones más utilizadas para celebrar reuniones virtuales y presenciales sin problemas. Características como las herramientas de reuniones interactivas, subtítulos en directo, Microsoft Whiteboard y chat garantizan el compromiso entre los participantes de la reunión en todo momento. ¿Realiza actualmente reuniones en Teams y busca una experiencia mejorada?
Si es así, Convene in Teams (CiT) es el software de reuniones híbrido ideal para usted. Diseñada como el complemento definitivo para Teams, la plataforma ofrece funciones para la gestión de tareas y reuniones híbridas sin interrupciones.
3. Cree un plan de comunicación para la reunión
Lo siguiente que hay que hacer es preparar un plan de comunicación específico para el evento, por ejemplo, cómo se utilizará MS Teams para la reunión híbrida. De este modo, sus equipos sabrán dónde comunicarse, qué herramientas utilizar y cómo utilizarlas. También podrán comprobar fácilmente a qué reuniones se espera que asistan, de modo que puedan ajustar sus agendas con suficiente antelación. Algunos aspectos que deben incluirse son:
- Frecuencia y tipos de reuniones: algunas reuniones, como las de intercambio de ideas y de progreso del proyecto, pueden tener lugar semanalmente. Otras, como las reuniones "all-hands" y las reuniones "sprint", pueden hacerse cada mes. Las reuniones trimestrales pueden ser para revisiones de negocio, objetivos y planificación de objetivos de rendimiento (OKR).
- Canal de comunicación: determina cómo organizarás y celebrarás la reunión. Pueden ser videoconferencias, cara a cara, correo electrónico y conferencias telefónicas tradicionales.
- Participantes y funciones: Especifique los equipos y departamentos que deben asistir a la reunión. También conviene indicar las funciones de cada persona clave, como el presidente o el moderador de la reunión.
4. Asignar un buen moderador de reuniones
Otra forma de garantizar un debate productivo es contar con un facilitador de la reunión. Pueden ayudarle significativamente a moderar la conversación entre individuos o equipos, así como a marcar el tono de toda la reunión. Además, se aseguran de que todo el mundo tenga la oportunidad de participar, creando un entorno de reunión integrador.
Opte por un moderador de reuniones con amplia experiencia en la organización y facilitación de reuniones de trabajo, sobre todo si es experto en el uso de MS Teams. Asimismo, es mejor contratar a uno con una actitud positiva y enérgica que pueda influir en la sala, especialmente cuando los niveles de energía empiecen a decaer. Lo más importante es que sea profesional y pueda trabajar con integridad y respeto, teniendo en cuenta únicamente los intereses del grupo y los resultados de la reunión.
5. Respetar el tiempo de todos
A nadie le gusta perder el tiempo, sobre todo en reuniones mal organizadas. Para garantizar el compromiso y la asistencia, es fundamental respetar el tiempo de todos. Una forma de hacerlo es elaborar una agenda eficaz y ceñirse a ella. Asegúrese de que incluye sólo los puntos necesarios de la agenda y los temas de debate que se tratarán en la reunión.
Para no alargar demasiado los debates, es mejor asignar tiempos estimados a cada punto de la agenda. De este modo, el presentador sabrá de cuánto tiempo dispone. Al mismo tiempo, puede ajustar de antemano sus puntos de discusión sin sentirse apurado. Incluye también tiempo para preguntas y respuestas o para planificar futuras acciones.
Otra forma inteligente de asegurarse de que no se pierde el tiempo es adoptar el método Amazon 6-pager: un memorándum de seis páginas diseñado para una reunión de 60 minutos. Este método utiliza un formato estructurado para centrar los debates, lo que ayuda a los asistentes a ceñirse al programa. Más información sobre el método Amazon 6-pager aquí.
6. Obtenga feedback y haga un seguimiento
No hay mejor forma de mejorar las futuras reuniones híbridas que pedir la opinión de los empleados. Pídales su opinión sobre toda la estructura de la reunión para saber qué funciona y qué hay que mejorar. También debes distribuir las actas o notas de la reunión, para que puedan revisar los puntos de acción y los plazos que se les han asignado. Esto es útil para hacer cambios finales y hacer seguimientos eventuales.
Asegúrate también de recabar sus opiniones sobre el uso de tus herramientas de reunión, como MS Teams. ¿Les parece fácil de usar? ¿Con qué aspectos tienen dificultades durante la reunión? ¿Están dispuestos a utilizarla en futuras reuniones? De este modo, podrás comprobar si estás invirtiendo en las herramientas de reunión adecuadas para tu equipo.
CIT: Organice sus reuniones híbridas con confianza
Muchas empresas organizan sus reuniones híbridas utilizando varias aplicaciones. Una para crear agendas y notas, otra para compartir archivos de forma segura y otra para la videoconferencia en sí. Para agilizar el proceso de reunión, lo mejor es optar por herramientas como CiT.
En lugar de hacer malabarismos con múltiples aplicaciones, CiT ofrece una plataforma todo en uno para sus necesidades de reuniones híbridas. ¿Qué hace de CiT la opción ideal para la gestión optimizada de reuniones híbridas?
- Maximiza la integración con Microsoft: Nuestra plataforma se integra perfectamente con MS Teams, SharePoint y Office 365, lo que le permite aprovechar sus inversiones actuales en Microsoft para una experiencia de reunión cohesiva.
- Creación de agendas: Cree y comparta fácilmente sus agendas con solo unos clics y garantice una colaboración fluida para todos los asistentes.
Gestión de tareas: Supervise sus elementos de acción con CiT y asegúrese de que tanto los participantes remotos como los presenciales contribuyen eficazmente a los resultados de la reunión. - Acceso centralizado a recursos: CiT centraliza todos los materiales de su reunión en un solo lugar para un acceso rápido, promoviendo una toma de decisiones eficiente y permitiendo que tanto los asistentes presenciales como los remotos se mantengan informados.
- Herramientas para reuniones en directo: Involucre a sus asistentes remotos y presenciales con las videoconferencias, los controles de presentación, las votaciones durante la reunión, la toma de notas y las asignaciones de acciones de CiT, ofreciéndole una experiencia de reunión híbrida interactiva e inclusiva.
Póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo y descubra cómo CiT puede ayudarle con sus reuniones híbridas.
