Las reuniones a distancia y las herramientas de videoconferencia ayudan a las empresas a colaborar y tomar decisiones importantes con rapidez, independientemente de las circunstancias. Esto también se aplica incluso a los directores y a las reuniones de su consejo de administración. Con la tecnología y el enfoque adecuados, las reuniones del consejo a distancia pueden ser tan eficaces como las reuniones en persona. Ahora bien, ¿cuáles son las mejores prácticas que los directores tienen que tener en cuenta a la hora de llevar a cabo una reunión del consejo de administración mediante videoconferencia?
1. Antes de la reunión
Elija el software correcto
Los preparativos comienzan con la elección del software y las herramientas de videoconferencia adecuados para celebrar la reunión del consejo de administración a distancia.
Se recomienda una solución que sea segura y cómoda y que facilite la colaboración. Dado que se discutirá la documentación de la empresa, una solución que permita a los participantes trabajar y colaborar en los documentos amplificará la experiencia de la reunión de la junta directiva.
Asimismo, considere las funciones disponibles frente a las que necesitará para llevar a cabo una reunión de junta eficaz. Un software lleno de funciones poco utilizadas puede resultar demasiado complicado para los participantes y generará costes elevados. Elija soluciones funcionales y eficaces, como el software de gestión de reuniones del consejo de administración de Convene, compatible con las videoconferencias.
¿Nuevo en el software para reuniones del consejo de administración? Lea nuestra guía para principiantes sobre el software para las reuniones de la junta.
Prepare el orden del día
El contenido del orden del día de una reunión del consejo de administración a distancia es el mismo que el de una reunión ordinaria del consejo. Por lo tanto, debe incluir:
-El acta de la reunión anterior
-Informes
-Asuntos a tratar (asuntos antiguos, asuntos nuevos y otros asuntos)
Todos los asistentes deben poder seguir fácilmente los puntos del orden del día, preferiblemente dentro del software de videoconferencia. Esto ayudará a aumentar el compromiso y la accesibilidad.
Consejo: Compruebe la reglamentación para saber qué asuntos comerciales pueden discutirse por videoconferencia y qué tipo de decisiones son válidas cuando se establecen a distancia.
Distribuya el orden del día junto con las instrucciones para la reunión remota
Distribuya el orden del día con suficiente antelación para que los participantes tengan tiempo de aportar sus sugerencias. Dar a los miembros del consejo y a los demás participantes al menos una semana de antelación debería ser suficiente para que puedan prepararse para la reunión.
Envíe las credenciales de acceso y las instrucciones de la reunión con antelación para asegurarse de que todos puedan acceder a ellas. Las instrucciones de la reunión deben contener un protocolo de reunión con las reglas básicas y una breve explicación del uso del software de videoconferencia.
Consejo: Puede considerar la posibilidad de limitar el tiempo de la reunión virtual de la junta a 75 minutos para mantener la productividad y el compromiso. Además, tenga en cuenta las diferencias de zona horaria en las instrucciones de la reunión para asegurarse de que todo el mundo sabe cuándo empieza la reunión según su zona horaria.
Asegúrese de que hay ayuda técnica disponible
Disponga de una línea de asistencia fácilmente disponible en caso de que surjan problemas técnicos. Los participantes deben ser capaces de resolver los problemas de manera eficiente.
Consejo: Permita que los participantes hagan una prueba antes de la reunión para asegurarse de que todo funciona bien. Si no están familiarizados con el software que se va a utilizar, asegúrese de que pueden familiarizarse con él, al menos con las funciones necesarias durante la reunión.
Prepare el entorno
Prepare su ordenador para la reunión de la junta virtual desactivando las notificaciones y asegurándose de que otros programas no afecten a la conexión de banda ancha.
Elimine todas las posibles interrupciones en la sala donde celebrará la reunión virtual del consejo de administración. Por ejemplo, cierre las ventanas, apague el teléfono móvil y asegúrese de que no le molestarán durante la reunión.
Consejo: En el caso de las videoconferencias, una conexión óptima a Internet es fundamental para mantener una buena calidad de vídeo. Recuerde las mejores prácticas para aumentar la ciberseguridad durante las reuniones de la junta directiva a distancia.
2. Durante la reunión
Iniciar la reunión
Una reunión a distancia comienza como una reunión normal. Te presentas y dejas que los demás participantes se presenten. Puedes recordar brevemente a los participantes las normas básicas y las instrucciones básicas sobre el uso del software de reuniones de la junta virtual para las acciones críticas. A continuación, pase a los puntos del orden del día.
Dirigir la reunión
Aunque todas las reuniones del consejo de administración deben optimizarse para que sean eficaces, esto es especialmente cierto en el caso de las reuniones virtuales del Consejo. Preste atención a debatir y decidir sobre los puntos del orden del día sin desviarse de otros temas. Siga las franjas horarias de los puntos incluidos la hora de inicio y finalización de la misma.
El presidente debe mantener el orden y asegurarse de que un miembro habla cada vez. Comprueba si el software de videoconferencia dispone de funciones que facilitan la reunión (levantamiento de manos virtual, diferentes opciones de silenciamiento, etc.).
Consejo: La especificidad de la videoconferencia dificulta que más de una persona hable simultáneamente, lo que provoca un jaleo ilegible. Incluso sin la interrupción, es posible que muchos temas deban repetirse o aclararse mediante un debate posterior.
Mejores prácticas para las reuniones de la Junta por videoconferencia
-Fomente la interacción. Incentive a los participantes para que hagan comentarios y preguntas durante la reunión.
-Silenciar el micrófono cuando no se hable para disminuir las posibles interferencias.
-No haga varias cosas a la vez durante la reunión para mantener la concentración.
-Reduzca las distracciones cerrando las pestañas o las aplicaciones innecesarias.
-Vístete adecuadamente.
-Comprueba la luz de la sala donde vas a celebrar la reunión para asegurarte de que eres visible en la cámara.
3. Después de la reunión
-Envíe una encuesta
Envíe una encuesta para evaluar cómo fue la experiencia durante la reunión remota del consejo de administración. Esto le ayudará a mejorar la próxima reunión y le proporcionará información importante sobre el software que está utilizando para la videoconferencia.
-Abordar los puntos de acción
Si hay elementos de acción asignados a los miembros, asegúrese de que estén fácilmente disponibles para su visualización en el acta de la reunión o en el software del portal del consejo.
-Distribuya el acta de la reunión
Poco después de terminar la reunión, puede distribuir el acta de la misma para que la revisen los demás miembros de la junta.
Utilice la videoconferencia para llevar a cabo una reunión del consejo con eficacia
Las reuniones remotas del consejo de administración ayudan a las empresas a ahorrar tiempo y dinero a la vez que permiten a los directores tomar decisiones críticas relacionadas con la empresa en un entorno seguro. El software de reuniones virtuales del consejo de administración facilita la colaboración y permite a los miembros del consejo celebrar reuniones independientemente de las circunstancias. Descubra cómo Convene puede apoyar las reuniones del consejo de administración con videoconferencias.