YMCA América Latina y el Caribe

Hablamos con Antonio Merino, director de YMCA América Latina y el Caribe, sobre cómo Convene ha ayudado a optimizar las reuniones de la Junta Directiva de YMCA, en su avance en alcanzar el máximo nivel de seguridad con los documentos y fortalecer la comunicación de la Organización.

¿Por favor, podrías describir la estructura de su Junta Directiva? ¿Cómo es su programa de reuniones, la frecuencia y el número de asistentes?

Nuestra Junta Directiva, está compuesta por diez miembros voluntarios que provienen de distintos países de América Latina y el Caribe. En nuestra estructura organizacional estamos divididos en cinco regiones: el Caribe, Mesoamérica, la zona Andina, el Cono Sur y Brasil; y cada una de estas regiones nomina dos miembros con voto y además tiene un ejecutivo que participa en las reuniones con voz, pero sin voto. Adicionalmente, participa un representante de la Comisión Fiscal y los miembros del staff directivo de la Alianza también asisten a las reuniones. En total, somos un grupo de aproximadamente 18 personas que participamos en las reuniones. Las reuniones son cada dos meses de manera virtual y solo tenemos una reunión presencial una vez al año.

¿Cuáles fueron las principales razones para considerar una solución para la Junta?

Para nosotros, la razón más importante tenía que ver con la gestión de la información ya que anteriormente trabajábamos con Google Drive o por correo electrónico. El tener una herramienta para compartir y resguardar la información de una forma segura fue algo atractivo para nosotros y que lo buscábamos. En el momento que comenzamos a explorar este tipo de herramientas observamos otros beneficios como tener registro o evidencia de las votaciones mas allá de la grabaciones de la reuniones. Convene nos proporcionó una evidencia de las votaciones que sustente las actas de las reuniones, estas fueron algunas de las necesidades que teníamos y que Convene no brindó una respuesta.

Las funcionalidades que tenemos incluidas en nuestra licencia han cumplido nuestras expectativas. En la junta directiva tenemos personas de varias generaciones y superamos fácilmente la barrera tecnológica. Actualmente utilizamos Zoom para el video y Convene para compartir documentos y registrar votaciones por lo que más adelante estaríamos interesados en incorporar la nueva funcionalidad de audio y video de Convene para consolidar todo en una sola herramienta y facilitar la participación de nuestros miembros de Junta Directiva.

¿Consideró otros proveedores de soluciones, si es así, cuántos y cuáles?

Si, nosotros exploramos otras opciones en el mercado como BoardEffect o Diligent. Convene nos ofreció un período de prueba gratuito y un producto con calidad y características muy similares a un costo más económico. Tras evaluar el producto y el costo-beneficio decidimos optar por Convene. Para las organizaciones sociales como la YMCA que operan en países de ingresos de renta baja y media, el costo es un factor muy importante.

¿Nos podrías comentar brevemente antes de usar Convene, cómo estaban ustedes realizando sus reuniones? Y ¿Qué cambios beneficiosos ha visto desde que están usando Convene?

Lo más importante ha sido la gestión de la información porque antes de Convene compartíamos documentos institucionales por medios que pudieran exponer información sensible y confidencial. También generaba más trabajo, y en ciertas ocasiones, confusión para las personas de nuestra Junta Directiva. Ahora tenemos una herramienta donde consolidamos toda la información relacionada con nuestro órgano de gobierno y donde las personas pueden revisar fácilmente documentos de reuniones anteriores, dar seguimiento a los acuerdos que tomamos, o prepararse para la siguiente reunión. Ha mejorado la participación de los miembros de la Junta Directiva y la eficiencia de las reuniones, además de la seguridad de la información.

¿Cómo respondió la Junta a la solución/ cuáles fueron los comentarios generales de los administradores de la solución?

Tenemos un grupo muy diverso con jóvenes menores de 30 años y adultos mayores, todos de distintos países y con diversas experiencias de vida. Percibo que hay una evaluación positiva de Convene y que las barreras que hemos enfrentado, como la tecnológica para algunas personas, es algo natural. Pienso que para los miembros de Junta Directiva también es más fácil identificar los documentos que corresponden a cada punto de la agenda, porque al ingresar a Convene puedes encontrar y acceder a los documentos listados bajo cada punto del Orden del Día. Como administradores nos ha reducido el tiempo de preparación de las reuniones y para los usuarios les permite leer y analizar más fácilmente los documentos y materiales de las reuniones.

¿Ha notado alguna reducción de costos después de implementar Convene? Si es así, ¿dónde ha visto una mejora en sus resultados?

En nuestro caso nos ha reducido el tiempo del staff porque es mucho más fácil subir y organizar la información en una sola plataforma permitiéndonos ser más productivos.

En otros costos, no nos ha representado ahorros porque ya hacíamos reuniones virtuales y desde hace varios años dejamos de imprimir documentos. Los gastos de viaje de nuestra reunión presencial anual son costos fijos e independientes de la plataforma. El valor agregado para nuestra organización es que estamos creando una cultura organizacional distinta en la era digital.

Estamos generando una cultura alineada con el presente y futuro porque ésta es la nueva forma de trabajar; y entre más rápido nos podamos incorporar a las nuevas tecnologías mayor tendremos una ventaja comparativa frente a otras organizaciones.

¿Ha necesitado ponerse en contacto con el equipo de soporte de Convene?

Hemos requerido pocas veces del auxilio del equipo de soporte técnico porque Convene es muy intuitivo. En aquellas ocasiones donde hemos contactado al área de soporte técnico nos han dado una respuesta oportunidad y efectiva.

También nos ha brindado acompañamiento Walter (Latin America Business Development Manager) quién ha sido muy eficiente en responder inmediatamente a cada pregunta y en los casos que hemos requerido atención siempre nos han dado una solución.

¿Tiene algún comentario o sugerencia sobre el sistema Convene para uso interno?

Es muy atractivo que hayan integrado la opción de videoconferencia porque es una funcionalidad muy necesaria en la actualidad y los animo a que sigan invirtiendo en este tipo de tecnología innovadora. También fue bueno conocer de futuras funcionalidades como la traducción simultánea por que es una necesidad para organizaciones internacionales como la nuestra. Les sugiero elaborar un documento de recomendaciones básicas o checklist para los administradores que les permita preparar mejor sus reuniones y prever eventualidades, como, por ejemplo, la velocidad mínima de internet de la persona que va a proyectar en pantalla.

¿Puede resumir Convene en una sola una frase?

Convene es una herramienta robusta fácilmente adaptable a las necesidades de distintas organizaciones.