Hablamos con Helen Matthews, Asistente de la secretaría de la Universidad, sobre cómo Convene ha ayudado a Birmingham City University con su avance hacia la sostenibilidad.
¿Qué le impulsó a buscar una solución para la junta directiva? ¿Tiene la universidad un programa de desarrollo sostenible?
No estábamos realmente influenciados por ninguna campaña de sostenibilidad de la Universidad, pero habíamos estado jugando con la idea durante mucho tiempo. Nuestra iniciativa hacia una solución de la junta directiva sostenible y eficaz fue impulsado en parte por cinco de nuestros miembros más jóvenes y considerablemente más expertos en tecnología que veían las copias en papel como algo del pasado.
Nosotros habíamos estado usando Sharepoint sin embargo, esto no resultó ser una solución viable para nosotros. Junto con nuestro departamento de sistemas, realizamos una encuesta de efectividad de la junta directiva que fortaleció aún más el caso de avanzar hacia una solución sin papel. Luego invitamos a tres proveedores para que nos hicieran una presentación; Conevene, MinutePad Y BoardPacks. Convene había despertado nuestro interés cuando lo vimos en la conferencia de la AUA (asociación universitaria de administración), por lo que ya era un fuerte contendor. Sólo en la presentación, encontramos que Convene era muy fácil de usar y diseñado por alguien que entiende completamente los procesos para la organización de la reunión de las juntas directivas.
¿Cómo eran los procesos para las reunions antes de Convene?
Nuestros costos de envío y fotocopiado eran muy altos. Por ejemplo, para la reunión de la junta directiva en noviembre el paquete que tuvimos que elaborar fueron entre 700 y 800 páginas que tuvieron que ser fotocopiados 26 veces en color. Teníamos una desventaja añadida a todo ese proceso al invertir más tiempo por tener que copiar cualquier documento que llegara a última hora. Con Convene todo este proceso es mucho más rápido. Sólo implementamos Convene en noviembre de 2018, pero estamos increíblemente entusiasmados con su funcionalidad, y a menudo seguimos descubriendo nuevas características más allá de las que ya conocemos. ¡No nos imaginamos volver a vernos en ese proceso de fotocopiado nuevamente!
¿Quiénes usan Convene?
Convene es utilizado por la junta directiva y cinco a seis subcomités, que son las empresas que sirven de apoyo y el grupo ejecutivo interno. Estamos muy interesados en utilizar Convene en todo su potencial, por lo que estamos considerando próximamente extenderlo para todo el consejo académico. El presidente de la junta directiva no ha puesto en práctica Convene, por lo que la opción de impresión de Convene nos resulta útil cuando necesitamos producir un paquete de papel.
¿Acerca de la seguridad?
Convene nos permite decidir fácilmente que personas pueden tener acceso a documentos particulares. Recientemente tuvimos una presentación externa de la junta directiva que contenía documentos confidenciales. Pudimos ponerlos en Convene de forma segura, y permitir el acceso sólo a aquellos que lo requerían.
¿Cuáles son los comentarios del personal administrativo?
¡Extremadamente positivo! Comentarios como “No me puedo imaginar cómo hemos trabajado sin Convene”, “Si sigues las instrucciones correctamente, sería muy difícil poder equivocarte con Convene”. “Convene es muy simple y fácil de usar desde el punto de vista del usuario” son sólo algunos de los ejemplos, y siempre es maravilloso escucharlos!
¿Alguna característica de Convene que te guste en especial?
Nos gusta especialmente la sala de revisión. Antes de Convene, las copias de nuestras actas se mandaban por correo electrónico, pero ahora simplemente las colocamos en la Sala de revisión. Las anotaciones y los comentarios asociados ahora están disponibles al instante en un documento. La Biblioteca de Documentos es también una característica vital ya que nos permite guardar todos nuestros documentos de gobierno en un solo espacio; facilitando a las personas acceder exactamente a lo que necesitan.
.svg)
