“Convene es la plataforma ideal para gestionar reuniones.”
¿Nos podrías comentar brevemente el proceso de sus reuniones antes de implementar Convene?
Los procesos de nuestras reuniones eran normales, hacíamos la convocatoria, enviábamos la información con antelación para que las personas que fueran a asistir a la reunión llevaran material preparado, teníamos las discusiones normales dentro de los procesos que se presentan en una reunión, posteriormente se levantaban las actas correspondientes, normalmente era un proceso dispendioso que nos tomaban bastantes días en tener las actas a tiempo, normalmente estábamos con procesos de tres semanas después de la reunión para contar con el acta respectiva.
La RUAV es una asociación civil sin ánimo de lucro, tiene 14 años de existencia y está constituida en este momento por 22 organizaciones de los sectores de educación, salud, social, gobierno, defensa, investigación, industria y servicios.
Normalmente, nuestra junta directiva se reúne con frecuencia mensual y tiene una asistencia promedio entre cinco y siete asistentes miembros, los demás comités la frecuencia de reunión es una vez cada dos o tres meses y allí si es abierto el numero de instituciones que pueden asistir, normalmente asisten como mínimo diez en adelante. Utilizamos 30 licencias de Convene para nuestra organización.
¿Por favor, podrías describir la estructura de su Junta Directiva?
Actualmente contamos con una junta directiva compuesta por siete organizaciones o instituciones y adicionalmente tenemos otros comités de trabajo permanentes que son nuestro comité de proyectos donde están los directores de tecnología de estas instituciones, el comité técnico donde asisten los directores de infraestructura tecnológica de las mismas instituciones, el comité académico que tiene una composición mucho mas heterogénea donde asisten desde decanos, directores de educación virtual, directores de educación el cual este es un perfil mucho mas diverso, un comité de bibliotecas y un comité de sistemas de información donde están los responsables de los sistemas de información de las instituciones.
¿Cuáles fueron las principales razones para considerar una solución para las reuniones de la Junta Directiva?
Especialmente, el tema de trabajo a distancia, es decir la pandemia nos obligaba a seguir manteniendo reuniones de junta directiva e incluso con más frecuencia dadas las situaciones que nos toco vivir como organización, pero al mismo tiempo necesitábamos una solución que nos permitiera trabajar de manera remota puesto que la mayoría de los miembros de la junta por no decir todos estaban trabajando desde sus casas.
También nos motivó la facilidad de uso ya que los directores son personas ocupadas y lo que buscábamos era una solución muy fácil de utilizar y que permitiera llevar el trabajo normal que se debe llevar en una junta directiva, a demás nuestra prioridad ha sido la eficiencia y la simplificación de los procesos.
¿Qué beneficiosos ha aportado Convene?
Convene mejoró los procesos de la reunión, se volvieron mucho más organizados y permitieron que las personas que están a cargo de las tareas especificas de la reunión, las pudieran organizar de mejor forma. También dentro de la organización de las reuniones, las personas están al tanto del orden del día previo a la reunión, para los funcionarios de la RUAV nos facilita mucho el tener organizado el material que se requiere para cada reunión y adicionalmente el tema de las actas se pueden obtener mucho mas rápido contando con todo el registro de lo que sucede en la reunión.
¿Hay alguna característica de Convene que encontraron especialmente útil y qué beneficio específico han aportado a la RUAV?
El tema de las responsabilidades, esto nos ha ayudado porque desde el mismo orden del día se asignan responsabilidades a los miembros de la Junta, esto permite generar un seguimiento de los documentos que hay que aportar y de las acciones que quedan resultantes de cada reunión, puesto que nos permite que el trabajo tenga una trazabilidad y adicionalmente facilita también la misma construcción de las actas.
¿Ha notado alguna reducción de costos después de implementar Convene?
Sobre todo, reducción de costos administrativos en los tiempos de entrega de las actas, en nuestra asamblea general necesitamos muy rápidamente el acta para poder hacer los procesos de facturación, entonces cada día que se demora el acta en estar lista, nos cuesta en tiempo de entrega de las facturas, el hecho de poder contar un acta rápidamente en cuestión de uno o dos días tiene un impacto muy positivo para la organización en términos administrativos.
¿Cómo ha ayudado Convene en el trabajo remoto?
Convene respondió a la necesidad que tenían los miembros de la junta de poder sostener las reuniones de manera periódica y virtual. Parte del equipo de trabajo de RUAV durante mucho tiempo ha venido trabajando de manera remota, y Convene permitió la rápida organización de los procesos relacionados tanto con la junta directiva como con otros comités, para tener estas reuniones, sostenerlas y mantenerlas de manera que no se vieran afectadas por el hecho de que se estuvieran realizando con todo el personal de manera simultanea en el trabajo remoto.
¿Qué nos podrías comentar respecto a nuestro servicio de capacitación de Convene?
Fue un proceso muy rápido y nos acompañaron en todas las dudas que se presentaron en el camino y esto fue una experiencia muy positiva con todo el apoyo en la implementación.
¿Recomendaría usted Convene a otras organizaciones?
Por supuesto de manera inequívoca Convene es una solución que tiene mucho valor para cualquier tipo de organización.
“Convene nos ha parecido una herramienta muy valiosa, saben adaptarse muy rápido a las necesidades de las organizaciones y espero que sigan con esa misma política, investigando e incorporando funcionalidades que mejoren los procesos administrativos de las organizaciones. En nuestra cultura corporativa Latino Americana genera y aporta muchos beneficios en temas de organización”
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