Convene Caso de Éxito

London Metal Exchange

Hablamos con Kye Pearson, Secretario de London Metal Exchange, para saber qué buscaban en un portal para juntas directivas y cómo Convene respondía a sus necesidades

 

LME

 

London Metal Exchange es la central mundial para el comercio de metales industriales, siendo establecida formalmente en 1877, London Metal Exchange fue adquirida por Hong Kong Exchanges & Clearing Limited en 2012. Es cliente de Convene desde 2018.

 

Necesidad de una solución de portal de juntas local

La empresa siempre ha contado con un sistema de gestión de reuniones y, de hecho, utilizábamos Boardpad, que fue adquirido por Diligent. Cuando se produjo esta compra, nuestra oficina de Hong Kong buscó en el mercado soluciones de software alternativas y Convene fue una de ellas. Llevamos un año y medio utilizando Convene.

Convene era la única opción del mercado que ofrecía una solución local. LME se ha pasado a la nube porque somos una organización más pequeña, pero la sucursal de Hong Kong tiene unos 10.000 empleados, y un 20% de ellos son informáticos. Tienen un gran almacén de datos que les gusta utilizar. Nos hemos pasado a la nube, pero debido a la naturaleza de los servicios financieros en general en el Reino Unido y en Hong Kong, he tenido que salvar bastantes obstáculos para conseguirlo. Creo que hay una mayor demanda de soluciones locales y Convene ha sido muy inteligente al seguir ofreciendo esa opción. Por lo que he oído, muchas empresas siguen siendo cautelosas a la hora de adoptar la nube y, por lo tanto, lo hacen de forma muy lenta y selectiva.

Al igual que otros portales de juntas directivas, Convene almacena los datos más confidenciales que existen. Por lo general, esto es lo último que la gente quiere poner en la nube. Cuando implantamos Convene, su Director de Desarrollo de Negocio, Alasdair Mangham, participó en muchas discusiones con nuestra división de TI para asegurarse de que se sentían 100% cómodos con cómo iba a funcionar. Teníamos que estar separados y disponer de varias contraseñas. Podemos hacernos cargo del sistema, pero creo que si hubiéramos tenido un equipo técnico más grande, con más personal para dar soporte al sistema, probablemente habríamos optado por el sistema local.

 

Amplio calendario de reuniones y estructura del Consejo

Tenemos dos entidades operativas, la bolsa y una cámara de compensación, y hay 9 consejeros por cada parte, 5 consejeros independientes no ejecutivos y cuatro directivos de LME y la bolsa de Hong Kong. Utilizamos Convene para las reuniones a ese nivel, y para los comités a nivel del Consejo, además de nuestros comités Ejecutivos y también es utilizado por algunos de nuestros comités de riesgo para la gestión de reuniones.

Las reuniones del Consejo se celebran cinco veces al año. Por lo tanto, no suelen repartirse de manera muy uniforme a lo largo del año. Así, por ejemplo, necesitamos que las reuniones del Consejo coincidan con el cierre del ejercicio financiero, y luego tenemos periodos de estrategia que tratamos de encajar en el tiempo de reunión disponible. En una función ejecutiva se utiliza Convene para reuniones quincenales.

 

Convene facilita la preparación de reuniones

Esto lo hacemos desde la Secretaría de la empresa. Somos un equipo de cinco personas y la idea original era que esto se incluyera en el quinto puesto, pero ahora ella ha asumido un puesto de asistente personal, así que básicamente toda la preparación de las reuniones la hacemos colectivamente, y cada uno de nosotros gestiona diferentes tareas cuando es necesario. Me incorporé a LME hace unos tres años y era algo en lo que trabajaba con mucha frecuencia.

Consideramos que Convene es un sistema muy estable en lo que respecta a nuestras operaciones, que se mantiene bien frente a sus competidores, por ejemplo, Boardpad y Diligent. Es rápido en su funcionamiento, utilizo varias pantallas y varios documentos que arrastro y suelto y el sistema los carga rápidamente. Lo utilizo para establecer la agenda, tiene un aspecto agradable y el proceso es fluido. Hace lo que tiene que hacer por nosotros. Acabamos de incorporar encuestas a la función existente, pero en general lo utilizamos como portal de reuniones, y cumple bien su cometido.

Los portales de juntas directivas como Convene mejoran la eficiencia administrativa

Las principales razones para implantar una solución como Convene fueron el ahorro de tiempo y la eficiencia. El software se implantó antes de que Hong Kong adquiriera London Metals Exchange en 2011. Históricamente, los miembros de LME procedían de otras empresas; por ejemplo, los grandes corredores y bancos tenían un representante en el Consejo. El anterior secretario de la empresa recopilaba y encuadernaba manualmente los paquetes del Consejo antes de enviarlos a los distintos países, lo que resultaba ineficaz y requería mucho tiempo. En aquel momento, la secretaría de la empresa estaba a cargo de una sola persona, lo que hacía prácticamente imposible controlar la carga de trabajo, por lo que disponer del sistema Convene a un precio que considero razonable nos ha beneficiado mucho en LME.

Si hubiésemos hecho las cosas a la antigua, habríamos necesitado una persona más, lo que obviamente supone un coste, así que Convene ha amortizado la inversión. El secretario de la empresa del que dependía tomó la decisión original de introducir Boardpad basándose en el tiempo y la ineficacia. Fue una adopción bastante temprana del software de reuniones en aquella etapa.

 

Escoger Convene: Sencillo y directo

Diligent y Convene fueron los únicos proveedores que tuvimos en cuenta.   Para mí y para el equipo, era cuestión de preguntarse si Convene ofrecía...

Toda la funcionalidad que necesitábamos

Rápido y eficaz como sistema...

¿Nos permitía producir un Board-packs en menos de 30 minutos?

¿Todos los documentos se convertían bien y eran legibles en un iPad?

La lista de tareas era bastante simple y directa, así que se trataba más bien de lo que los directores buscaban en un sistema. Una de las grandes ventajas de Convene era que ofrecía la opción de una cuenta única con una contraseña y un nombre de usuario, algo que Boardpad no ofrecía. Como tenemos personas en varias Juntas, por ejemplo la Oficina de Hong Kong y la Junta de la LME, el problema con Diligent era que tenían que tener tres cuentas y tres contraseñas distintas y tenían que entrar y salir de cada una.

Desde la perspectiva de la oficina de Londres, hacía todo lo que necesitábamos. Por supuesto, nos guiamos por las necesidades y expectativas de nuestras organizaciones matrices. Pero desde el punto de vista de Londres, tanto Diligent como Convene ofrecían configuraciones similares en términos de software básico para reuniones, pero Hong Kong optó por Convene por su funcionalidad adicional como solución local.

Seguridad y confidencialidad: Plena propiedad de los datos en Convene

La preocupación era saber que si hackeaban la nube, se podría acceder instantáneamente a todos los datos, y el problema era que no teníamos el control. Podemos controlar nuestra propia arquitectura, pero no necesariamente sabríamos si Convene fuera pirateada. La configuración normal de la nube implica un montón de cuentas diferentes, con 10 ordenadores utilizando la misma nube. Convene superó este problema ofreciendo nubes segregadas, con contraseñas maestras para nuestro equipo de TI. De este modo, podíamos hacernos cargo de la nube y tomar medidas en caso necesario.

Desde el punto de vista de la confidencialidad, existe un control centralizado de Convene por parte del equipo de secretaría de la empresa. Sólo damos cuentas y permisos a personas seleccionadas.   Con Diligent, recuerdo que cuando un empleado se marchaba, teníamos que ponernos en contacto con Diligent para que eliminaran su cuenta. Si un empleado se marchaba en malos términos, eso podía dar lugar a problemas, ya que tendría acceso al sistema mientras esperábamos a que Diligent eliminara su cuenta después de haber dado el paso adicional con nuestra solicitud inicial de eliminar un usuario.

Con Convene, podemos hacerlo nosotros mismos. También tenemos la posibilidad de controlar los permisos de las personas, de modo que, por defecto, nadie puede descargar nada a menos que sea un administrador dentro del equipo de secretariado de la empresa, y esto proporciona una mayor seguridad en el caso de una mala salida. El control de usuarios en general es mucho mejor con Convene. Desactivar una licencia es un proceso rápido y sencillo.

Convene facilita el trabajo a distancia durante COVID-19

Si siguiéramos haciendo las cosas a la antigua con la impresión y la encuadernación, y no tuviéramos Convene, la situación en Covid no habría funcionado como lo ha hecho. Con Convene, todo ha ido sobre ruedas. Como resultado, el aumento del nivel de trabajo a distancia no nos ha afectado ni a los administradores ni a los usuarios, y todo funciona a la misma velocidad que si estuviéramos en la oficina.

Antes de COVID-19 teníamos que trabajar a distancia, ya que los gestores de Hong Kong marcaban desde allí. A menudo se daba el caso de que el 10% de las personas que técnicamente deberían haber estado en la mesa no podían estar allí. Estaban en la oficina, trabajando desde casa o de viaje, así que siempre había un elemento de trabajo a distancia. Nuestras reuniones se celebran a través de Webex, de modo que la gente lo tiene en sus ordenadores y Convene funciona en paralelo, así que es exactamente lo mismo que si la gente estuviera físicamente presente.

Ahorros notables y menor uso de papel con Convene

Hace uno o dos años, la ICSA publicó una calculadora con la que se pueden hacer cálculos. Luego se procesan y el sistema desglosa el tiempo y los materiales gastados. Convene ha ahorrado a LME entre 40.000 y 50.000 euros al año. Si tuviéramos que imprimir y encuadernar, nos supondría un ahorro cercano a los 100.000 al año.

Tenemos una iniciativa ecológica en LME. Ahora funciona aquí un grupo de trabajo ecológico, y se están tomando medidas para reducir los volúmenes de impresión, entre otras iniciativas. Por ejemplo, ya hemos ahorrado un 40% de papel imprimiendo a doble cara.

Convene en una frase:

Gestión de reuniones más fácil

Haga que todas sus reuniones sean inteligentes, sencillas y seguras

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