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IFEAT

En conversación con Louise Kapor, Secretaria del Comité Ejecutivo y Directora de la gestión de miembros, comenta sobre cómo la Federación Internacional de Aceites Esenciales y Comercios de Aromas consiguieron celebrar su AGM virtualmente.

Foto: Louise Kapor

Normalmente, celebramos una gran conferencia que se lleva a cabo anualmente. Este año, vamos a tener la conferencia de forma virtual por la situación actual, pero esto viene con sus propios desafíos.

 

Todos estamos establecidos remotamente, trabajando desde casa. ¡Nuestros directores son voluntarios, así que trabajar para IFEAT es esencialmente un hobby para ellos! Las cosas son diferentes en este momento, y no nos hemos visto desde febrero. Todas las reuniones de nuestro comité son online, nuestra AGM es ahora por internet, así que vamos a tener una gran cantidad de cambios.

Estamos agradecidos de poder seguir adelante, pero si lamentamos el no poder realizar los eventos de forma presencial a los que normalmente estamos acostumbrados a celebrar. Esperamos poder volver a celebrarlos presencialmente el año que viene, aunque sea con menos personas. Por lo general vamos a un país diferente cada año, pero no hemos podido hacer nada mientras las restricciones de viaje están en vigor, especialmente teniendo en cuenta las reglas de viaje establecidas de cada país. A pesar de esto, nuestra industria ha tenido un buen desempeño en general.

Lo interesante es que muchas organizaciones han tenido que evolucionar hacia el modelo actual de trabajo a distancia, por lo que es un nuevo panorama para muchas de ellas. Esto es algo a lo que IFEAT ha estado acostumbrado durante al menos cinco años, ya que nuestros miembros están en diferentes países, por lo que la distancia y la colaboración remota van de la mano para nosotros. Pero estamos perdiendo la parte presencial de nuestras operaciones, lo cual es una lastima, y estamos ansiosos por cambiar esto, aunque eso signifique que tenemos que introducir una serie de políticas y procedimientos para permitir que esto ocurra.

Cuáles fueron los factores clave que impulsaron la decisión de utilizar Convene AGM

Normalmente, celebramos nuestra AGM en una conferencia presencial que se celebra entre Septiembre/Octubre. Se suponía que estaríamos en Berlín la próxima semana, sin embargo, se pospuso hasta abril. Nos enfrentamos al desafío de cómo llevar a cabo nuestra AGM si no pudiéramos celebrar nuestra conferencia.

La pospusimos por un par de meses y luego consideramos hacer algo en Londres. Nuestro presidente tiene su sede en el Reino Unido, al igual que otros dos miembros del equipo, yo estoy en Europa, así que pensamos en reunir un equipo pequeño y luego invitar a otras personas que se unan a través de Zoom u otra herramienta de reunión remota. Entonces nos dimos cuenta de que esto no funcionaría, así que comenzamos a buscar alternativas.

Empecé a investigar diferentes plataformas y al mismo tiempo me puse en contacto con nuestro abogado porque de acuerdo con nuestra constitución, tenemos que celebrar nuestra AGM este año. Por esta razón decidimos celebrar nuestra conferencia en septiembre lo cual nos fue posible votar a través de la plataforma.

Qué fue lo que motivó su decisión a elegir Convene Assembly AGM

Teníamos que elegir la plataforma muy bien ya que era la primera vez que celebrábamos una conferencia de esta manera y necesitábamos estar seguros de que el producto elegido tenía la capacidad suficiente y cumpliera con nuestros requisitos. La elección fue entre Convene y otra compañía.

Una de las cosas que me gustó inmediatamente de Convene fue el hecho de que Verónica (ejecutiva de ventas) respondía inmediatamente con respuestas concretas a las preguntas. Los procesos de ventas de todas las compañías eran igual, pero lo que vimos de Convene muy atractivo fue la capacidad y experiencia que tienen para manejar cualquier situación por complicada que sea.

Nuestros miembros son empresas, no personas, por lo que cada empresa tiene un voto por resolución. Nuestro sistema de membresía se basa en tener un contacto principal, es decir a un representante de esa empresa, y también tenemos miembros como personas naturales. Nosotros queremos que todos puedan ver la AGM, pero sólo queremos que el representante principal de esa empresa haga la votación. Queríamos evitar una situación en la que un representante de una empresa votara dos o tres veces por diferentes compañías, así que necesitábamos un sistema que pudiera controlar esto con mucho cuidado.

Convene dijo que sería más trabajo para mí, pero que cualquiera y todas las personas que deseen asistir a la AGM podrían recibir un enlace para que creen su propio registro. Como estaba enviando enlaces a un número limitado de personas me resulto fácil ver si dos miembros de la empresa se habían registrado, así podía informarles que sólo un miembro podría votar, por lo que nos dio más confianza. ¡Al final sólo tuvimos 70 registros aproximadamente, por lo que el proceso fue realmente fácil de manejar!

Cuando me reuní nuevamente con el presidente y le expliqué que Convene era la solución que ofrecía el mayor control, el se mostró complacido para seguir adelante. Y al mismo tiempo Verónica nos dio un descuento que consolidó el acuerdo.

Quiénes eran los otros proveedores que consideró

Hablamos con dos, una empresa holandesa Lumi, y otro proveedor de soluciones más pequeño en el Reino Unido llamado Attend2IT.

Se encontró con algún desafío en el proceso de reunión

Todo salió muy bien. Creamos un grupo de trabajo con uno de mis colegas y el equipo de Convene, el proceso fue realmente muy eficiente y coordinamos todo muy rápido a pesar de que la mayoría de ellos estaban en Asia considerando la diferencia horaria. Recibí respuestas inmediatas a los correos electrónicos durante el día, los correos que enviaba por la noche siempre obtuve la respuesta al día siguiente. Tenía la impresión de que habría mucho trabajo en todo el proceso, pero esto resultó no ser así, realmente fue mucho más sencillo de lo que pensé.

Es un evento muy importante y la conferencia presencial es parte integral para la federación cada año, pero en realidad sólo tenemos 50 miembros que vienen físicamente a votar, relativamente el proceso de votación virtual fue muy fácil y se completó en unos 8 minutos. Se hicieron muchos preparativos previos a la asamblea, lo que nos facilito tomar las medidas necesarias para el momento de emitir los votos por lo cual obtuvimos los resultados en muy poco tiempo. Todo salió muy bien.

Todas las personas que tratamos fueron muy amables y pacientes. Nuestro presidente no tiene mucho conocimiento técnico, así que fue bueno tener sugerencias útiles presentadas por el equipo de Convene. También les pregunté si podían estar conectados online por unos 20 minutos antes de la transmisión en vivo y la verdad fue que estuvieron 2 horas antes de la reunión respondiendo cualquier pregunta, lo cual esto fue una asistencia adicional que recibimos.

Cuáles fueron las características de Convene Assembly AGM que usted encontró las más beneficiosas

¡El hecho de que realmente podríamos celebrar la reunión en primer lugar! La conveniencia de poder realizar todo esto desde casa. Fue realmente sencillo.

Consideraría utilizar Convene Assembly AGM para reuniones futuras

Si tenemos que hacer lo mismo el año que viene, definitivamente. Especialmente si fuera posible trabajar con el mismo equipo.

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