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Convene Caso de Éxito

Comic Relief

Hablamos con Sarah Kucera, Secretaria de la Junta y con Gita Van Bilsen, Asistente Ejecutiva, sobre su experiencia con reuniones digitales y su asesoramiento a otras organizaciones benéficas.

Image: Tim Davie, Chair

Desde su fundación en 1985, Comic Relief ha estado a la vanguardia de la lucha contra la desigualdad y la erradicación de la pobreza en el Reino Unido y en todo el mundo.

 

Una oportunidad para digitalizarse

 La búsqueda de una solución para reuniones digitales fue proactiva por nuestra parte. Tenía menos que ver con que  cosas  haciamos mal y más que ver con el hecho de que vimos una oportunidad positiva en que otras funcionaliades podría proporcionar Convene.

Un miembro de la junta directiva nos propuso un proveedor alternativo, y nos reunimos con ellos. La demostración nos abrió los ojos al hecho de que este tipo de software existía para registrar acciones, tener todos los documentos en un solo lugar, hacer ediciones y obtener notas; esencialmente todas las funciones que Convene ofrece. Después de esa demostración, decidimos explorar más el mercado y ver que otras herramientas estaban disponibles. Despues de una investigación intensa, contactamos a Convene y algunas otros proveedores. Los invitamos a todos para que nos suministran más información y también para que nos proporcionan demostraciones. Al final del proceso elegimos a Convene.

Los consejeros se adaptaron a Convene rápidamente

 Los consejeros, particularmente los nuevos, se adaptaron a Convene muy fácilmente, y no han tenido ningún problema porque la herramienta es bastante intuitiva. Los consejeros que estaban acostumbrados a los paquetes de documentos impresos, aceptaron con facilidad la idea de digitalizar nuestras reuniones y adoptaron el software con poca preocupación.

Convene nos ha permitido alcanzar y fortalecer nuestro objetivos. Anteriormente, teníamos que imprimir varios paquetes de documentos para las reuniones, recopilarlos y enviarlos a través del correo a los miembros de la junta. Con la digitalización hemos conseguido poner en marcha un proceso mas dinámico y eficiente.

Una ves un miembro nuevo del consejo nos pidio imprimir una copia de los documentos, le explicamos que Convene le permitiría anotar en sus documentos digitalmente y que ademas podría obtener documentos actualizados inmediatamente. Esto fue suficiente y nos complació porque no queríamos dar ningún paso hacia atrás en el progreso que habíamos hecho.

A nuestros consejeros y administradores les gustan particularmente que los documentos se puedan adjuntar a los puntos de la agenda. Esto hace que la navegación sea muy fácil durante una reunión.

La seguridad era una preocupación antes de Convene

Antes de Convene distribuiamos algunos documentos del comité a través de Dropbox. Nos habíamos vuelto digitales en algunos aspectos, pero era tedioso configurar contraseñas y muy complicado realizar un seguimiento. Nos sentimos más a gusto teniendo una plataforma que fue construida para la seguridad de la junta en lugar de sólo una solución en la nube.

Preste atención a todos los usuarios y equipos 

Tómese tiempo para integrar la funcionalidad y capacitar a las personas internamente, no sólo a los administradores, sino también a personas como el presidente de la junta. Identifique a los principales usuarios, involúcrelos y manténgalos actualizados cuando esté configurando el sistema.

Apoyo extraordinario

Realmente apreciamos la capacidad de respuesta del personal de Convene. Si hemos estado atascados o si hemos tenido un problema, ellos nos han respondido de forma clara y en tiempo record. Incluso hemos tenido sesiones de formacion cuando ha habido alguna actualización. Es agradable y necesario que nos informen sobre cualquier actualización

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