Cafcass representa los intereses de los niños en los juzgado de familia, asegurándose que sus voces sean escuchadas y que se tomen las mejores decisiones teniendo siempre en cuenta el interés del menor.
En Cafcass, siempre estamos buscando ser innovadores y hacer más por menos dinero. Nuestro Director de Recursos fue quien sugirió que buscáramos una solución digital para la junta directiva.
Comparamos la cantidad de páginas que se imprimían para cada junta directiva, los costos de impresión, cuánto tiempo se tomaba para preparar el pack de información de cada junta, y el costo del envío por correo. Después comparamos el costo de adquirir Convene, y el costo de comprar dispositivos para todos los miembros de la junta directiva. Nos dimos cuenta que digitalizarnos era la solución para reducir costes y tiempo.
Utilice Convene en diferentes dispositivos
Analizamos BoardPad, Nasdaq BoardVantage, BoardEffect y VirtualBoard, pero Convene era la mejor opción, calidad-precio en comparación con todos los demás proveedores. Por ejemplo, se puede usar Convene en diferentes dispositivos, incluidas las tabletas Android, mientras que muchos de los otros proveedores no tienen esa opción. Ese fue un punto clave para nosotros porque muchos de nuestros miembros de la junta directiva ya tienen sus propios dispositivos, así que no querían llevar uno más para nuestras reuniones. La seguridad y el cifrado de protección que ofrece Convene también fue un factor clave para nosotros porque nuestros documentos pueden contener información altamente confidencial, y es muy importante que nuestra documentación permanezca segura.
Sencillo y fácil de usar
Tuvimos un período de prueba que nos ofreció Convene, pudiendo así tener un ciclo de reuniones. Evaluamos los comentarios de todos los miembros de la junta directiva y fueron ellos quienes realmente lo recomendaron. Es justo lo que necesitábamos. Podemos realizar comentarios sobre los documentos, se pueden imprimir copias y además ahora no necesitamos imprimir. Empezamos a introducir Convene de manera gradual en diciembre de 2014 y en marzo del 2015 toda la junta directiva lo utilizaba.
La guía de usuarios que ofrece Convene y alguna sesión con los miembros de la junta directiva fue suficiente formación. Los miembros de la junta lo encontraron sencillo y fácil de usar. Como administradora también me pareció muy sencillo y no necesite ninguna formación adicional.
Facultad para personalizar la experiencia del usuario
Ahora tenemos 13 licencias de Convene que utilizamos para todas las reuniones de la junta directiva y las reuniones de los consejeros. Desde el momento que empezamos a usar Convene hemos realizado una encuesta a los miembros de la junta directiva para preguntar si había algo que pudiera mejorarse. Sugirieron tener diferentes tipos de grosor en el lápiz para realizar las anotaciones. Transmitimos esta sugerencia a Convene y el cambio se aplico inmediatamente.
Si un documento necesita ser actualizado, puedo subir la ultima version instantáneamente. En cuanto los miembros de la junta inicien su sesión en Convene podrán tener acceso a todas las actualizaciones de forma sencilla.
Anteriormente, si un documento se mandaba fuera de tiempo retrasaba la publicación del pack de información de la reunión. Lo cual tenía un impacto directo en el tiempo de lectura y revision que ofrecíamos a los directores antes de la reunión
La biblioteca de documentos en Convene también es muy útil ya que puede almacenar documentos, a los que los miembros de la junta pueden acceder regularmente, así como al calendario mensual para acceder a la información de futuras reuniones. Antes de Convene teníamos que enviar los documentos por correo electrónico cada vez que nos lo solicitaban.
“Toda la documentación para una Junta se puede elaborar en menos de 30 minutos”
La forma tradicional de realizar nuestras reuniones era muy lenta y costosa. Calculamos que el promedio de cada paquete de documentos para la junta era de 100 páginas, así que con 13 miembros de la junta imprimiamos 1.300 páginas de papel. Esto suponía un día entero para preparar el pack de documentos para una reunión. Con Convene realizamos toda la preparación en menos de 30 minutos!
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