Convene Caso de Éxito

Logo de Banco BICE, cliente de Convene

Fundado en Chile en el 1979, Banco BICE solicitó a Convene para reforzar su gobierno corporativo.

Foto: Felipe León, Subgerente de Desarrollo Tecnológico

Convene Caso de Éxito

Logo de Banco BICE, cliente de Convene

Fundado en 1979, Banco BICE solicitó a Convene para reforzar su gobierno corporativo.

Foto: Felipe León, Subgerente de Desarrollo Tecnológico

Felipe Leon de Banco BICE
Hablamos con Felipe León, Subgerente de Desarrollo Tecnológico en Banco BICE (Chile) sobre como Convene ha fortalecido la gestión de directorios y comités, en su avance en lograr el máximo nivel de seguridad y digitalización de los documentos, reducción del uso del papel y la seguridad de la información, lo cual ha sido fundamental para celebrar las reuniones de forma remota durante estos tiempos tan difíciles.

 

La forma tradicional de manejar la gestión de los órganos de gobierno no nos estaba funcionando

El proceso antes de adquirir Convene consistía en el uso masivo del mail para el envío de información de carácter sensible, enviando la misma de forma previa a las reuniones para la revisión y comentarios por parte de los integrantes, y en caso de los directorios, algunos mails eran externos a la organización. Lo anterior consideraba un esfuerzo importante para los organizadores para consolidar los comentarios y para generar la versión final para la firma en el caso de los directorios, además, para el envío al regulador. También, para el caso de las participaciones a distancia, los integrantes debían imprimir los documentos y llevarlos consigo para el día de la reunión.

 

Queríamos una solución que nos permitiera agilizar el manejo de directorios y comités

Primero fue optar por una solución especializada en la gestión de directorios y comités, ya que en la organización no se contaba con una solución que permitiera de forma segura, el envío de información para las reuniones ni la participación a distancia. Por tanto, la usabilidad, seguridad y digitalización de documentos fueron los principales argumentos para la contratación de la solución.

Para nosotros era la participación a distancia, la reducción del uso del papel y la seguridad de la información. Hicimos un piloto de todas las soluciones que consideramos como Diligent y BoardPack. Evaluamos la usabilidad tanto en la administración como del usuario, haciendo una prueba en un directorio y dos tipos distintos de comités. Además del precio y el soporte local de la plataforma a cargo de Pacific Cloud Solutions que también es muy relevante.

 

La razón por qué elegimos a Convene

El motivo de implementar fue la facilidad de uso, la seguridad al usar segundo factor, y temas de administración, que te dan un rápido control de los distintos directorios y comités.  Todo el mundo tuvo una rápida aceptación de la herramienta, por lo que activamos un plan estratégico que incluyó en la contratación de una empresa, que nos apoyó en la gestión del cambio, lo cual fue un punto clave para lograr este efecto.

 

Convene es una herramienta esencial para un teletrabajo eficaz

Principalmente y empujado por la pandemia del COVID-19, gran parte de los directorios y comités ahora se celebran de forma remota, pudiendo firmar las actas directamente en la herramienta, llevando el proceso a un estado digital, que no se hubiera logrado sin la herramienta. La disminución del uso de papel es otro factor relevante, donde ya no se imprimieron más documentos ni actas, quedando todo en Convene.

La retroalimentación de la plataforma ha sido muy positiva en la organización, incluso tuvimos que adelantar la implementación en los diferentes comités, debido a la solicitud de la alta administración.

 

Contamos con un soporte inigualable

Primero al ser una plataforma en la nube contamos con todo el soporte y respaldo de tener un SaaS, y por otro lado el soporte del equipo técnico de Convene y Pacific Cloud Solutions, lo cual fué el otro 50% clave para el éxito de la implementación, ya que una muy buena herramienta sin un muy buen soporte no tendría todo el éxito que sí tuvimos.

 

Ahorramos costes, papel y sobre todo, tiempo

Claramente el digitalizar todos los directorios y comités, ha ahorrado un número importante de horas de gestión de estos mismos, pudiendo hacer más eficientes y seguros el manejo de la información que se trata. Efectivamente el ahorro de papel y de horas-hombre para la gestión de comités es muy importante y hemos notado una reducción de estos costos.

 

¿Recomendaría Convene a otras organizaciones de su sector?

Por supuesto, y así lo hemos hecho con los directores que trabajan en otras compañías y también me han pedido referencias de otros directorios.

 

¿Puedes resumir Convene en una sola frase?

Una plataforma segura y fácil de usar para la gestión de directorios y comités.

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