“Una solución óptima para gestionar reuniones de juntas directivas de manera remota, eficaz y económica”
Por favor describa la situación antes de Convene
Antes de implementar Convene, nuestras reuniones eran muy básicas, realizábamos las convocatorias y el envío de informes por email, teníamos dificultades para mantener las fechas de las reuniones y no contábamos con recordatorios automáticos para ello.
Las reuniones de junta directiva se llevan a cabo mensualmente, donde participan todos sus miembros, en este caso ocho directivos. Es por ello que hemos adquirido ocho licencias una para cada uno de nuestros directivos, repartidas entre nuestro presidente, secretario general, tesorero y vocales, así como dos licencias extra para invitado. A medida que vaya creciendo los miembros de la directiva ampliaremos progresivamente el número de licencias.
¿Cuáles fueron las principales razones para considerar Convene como herramienta para sus juntas?
Necesitábamos una herramienta que nos ayudara a mejorar la organización, a tener un repositorio / histórico de todas las reuniones (temas tratados) y sobre todo la posibilidad de hacer todo esto de manera remota. Fue una decisión conjunta e impulsada por la pandemia que nos ayudó a no postergar por más tiempo. Las funciones principales que buscábamos era el acceso inmediato de los documentos de reuniones pasadas, los temas a tratar, fijación de fechas y un mejor proceso en el transcurso de las reuniones mejorando la comunicación, consiguiendo una mayor eficiencia a la hora de preparar y realizar estas reuniones.
¿Hay alguna característica de Convene que encuentre especialmente útil /cuáles y qué beneficio específico han aportado?
La creación de notas de la reunión, reutilizar la estructura del orden del día de reuniones previas, nos ayudan a ahorrarnos tiempo. La flexibilidad de Convene nos permite también subir el acta directamente después de la reunión y de modificarla posteriormente si fuera necesario.
Desde el principio hemos notado que nuestras reuniones ahora son más estructuradas, eficientes y productivas gracias a conseguir un mayor engagement con la Junta, somos más organizados.
¿Cómo han contribuido las herramientas de Convene a tener una comunicación más fluida entre los miembros de la Junta?
Nos ha ayudado mucho, principalmente para recordar cuando es la reunión, organizarla y sobre todo a la hora de compartir la información valiosa, de una forma rápida, sencilla y muy segura
La verdad es que estamos muy satisfechos con la herramienta, ha sido súper fácil de implementar, ya que por ser tan intuitiva nuestros directivos se adaptaron muy rápidamente a esta mejora, independientemente de su edad o conocimientos técnicos de este tipo de herramientas.
Hay organizaciones más pequeñas que piensan que este tipo de soluciones son solo para grandes corporaciones. ¿Qué les dirías?
Todas las PYMES verán lo positivo de manejar una herramienta como Convene.
“Los animo a que prueben estas soluciones y si el retorno o el beneficio es satisfactorio les invito a que sigan usándola”
¿Cómo ha ayudado Convene a alcanzar sus objetivos de sostenibilidad con el medio ambiente?
Desde que utilizamos Convene hemos reducido los costes laborales, debido a que ahora somos más eficientes, también hemos ahorrado 100% en emisiones por desplazamientos ya que realizamos todas las juntas de forma digital y en cuanto al uso de papel lo hemos reducido considerablemente incorporando un uso sostenible.
“El uso de una herramienta digital como Convene permite generar cambios en los hábitos de desplazamientos de los directivos, con la posibilidad y comodidad de realizar reuniones desde su casa u oficina, evitando así grandes desplazamientos para hacerla de forma presencial. La reducción de estos desplazamientos no solo reduce el gasto de la empresa por este motivo, sino que además ayuda a medioambiente al reducir las emisiones de CO2, causadas por el automóvil o avión así como la reducción de la contaminación acústica”
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