Amadeus Capital Partners es una empresa de capital riesgo que invierte en empresas europeas de alta tecnología, fundada por Anne Glover y Hermann Hauser en 1997. Utilizan Convene desde diciembre de 2018.
Nuestro CEO forma parte de la Junta del Bank of England, que utiliza una solución de Junta digital. Ella había oído hablar de los beneficios que pueden aportar las reuniones digitales de la Junta Directiva, por lo que la decisión de implementar una solución surgió en gran medida como resultado de su recomendación.
Proceso de reunión antes de Convene
Al ser una institución financiera, las reuniones son extremadamente extensas, lo que a su vez supone la impresión de varios documentos. Desafortunadamente, después de cada reunión eliminamos aproximadamente el 98% del material impreso, y desde un punto de vista ambiental era una prioridad introducir cambios.
Preparar toda la documentación para la reunión consumía mucho tiempo, y a menudo había actualizaciones de última hora que debían aplazarse debido a su gran volumen y la evidente presión del tiempo. Estábamos incurriendo en un gasto de casi ocho mil libras por año en costos de impresión, por lo que ese fue otro factor clave para el cambio.
Otro factor fue que, para cualquier persona que trabaja de manera remota, antes de introducir Convene, tenía que imprimir toda la documentación y enviarlos antes de la reunión. Este fue el caso con uno de los miembros de nuestra Junta que se mudó a Nueva Zelanda. Antes de su mudanza, comenzó a utilizar Convene, y fue fácil para él hacer un seguimiento de todas la reuniones de junta. El presidente que dirigió la reunión envió los documentos de la reunión a todos los asistentes, lo que hizo que el proceso se desarrollara sin problemas y también eliminó la necesidad de que cualquier asistente pasará tiempo innecesario hojeando páginas y páginas para encontrar la información específica que necesitaban.
La seguridad es primordial
La seguridad de la información es primordial para nosotros en Amadeus. Utilizamos iPads durante las reuniones, que pueden borrarse inmediatamente después de las mismas, de modo que los datos confidenciales pueden guardarse de forma segura. Esto siempre ha sido un riesgo con la información impresa en las reuniones en papel. El cambio a Convene ha aumentado la seguridad.
El hecho de que Convene pueda integrarse con los sistemas existentes (Octa) es muy beneficioso. Una vez añadidas las cuentas de usuario, no hay que hacer nada más. También nos parecen muy útiles las funciones de agenda y programación.
Transición fluida y el valor de Convene frente a la competencia
La acogida inicial fue buena. Al principio, uno o dos miembros del Consejo de Administración se mostraron un poco escépticos, pero después de la primera reunión con Convene, ¡nos dieron el visto bueno!
Consideramos la posibilidad de utilizar un par de productos más, porque somos 30 personas y siempre somos conscientes de la necesidad de equilibrar los costes. No vimos el valor de las costosas consultas preventa que eran obligatorias con los otros proveedores. Con Convene, nos dieron tiempo para evaluar la solución sin un compromiso inicial de inversión financiera.
Contentos con el apoyo de Convene
No hemos tenido que abrir ningún ticket de soporte desde hace tiempo, pero estamos contentos con el soporte que hemos recibido de Convene.
Somos un cliente bastante autosuficiente y Convene lo ha entendido y ha trabajado con nosotros. Los usuarios han encontrado en Convene un sistema intuitivo, por lo que no ha habido necesidad de una participación significativa de IT. Podríamos aprovechar mejor todas las funciones de Convene, así que lo haremos a medida que avancemos.
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