Por favor describa la situación antes de Convene
Antes de Convene, las reuniones de la Asamblea General y de la Junta Directiva eran presenciales, en distintos países y continentes. Tenemos de 3 a 4 reuniones de la Junta Directiva al año, así como 1 reunión ordinaria y 1 o 2 extraordinarias de la Asamblea General. Estas reuniones tienen entre 12 y 26 asistentes, por lo que actualmente utilizamos 19 licencias de Convene, pero tenemos previsto aumentarlas a 30.
¿Cuáles fueron las principales razones para considerar una solución para la junta?
El confinamiento global y la "nueva normalidad" en el trabajo, causada por la pandemia de Covid 19, nos hizo replantear las reuniones de presenciales a virtuales. Las principales funciones que buscábamos era compartir en una misma plataforma digital los documentos para las reuniones, la aprobación de puntos relevantes, registro de las resoluciones y mantener el registro de la reunión para garantizar la transparencia.
¿Qué funciones de Convene encuentra especialmente útiles?
La programación de la reunión nos permite anexar los documentos de respaldo para la reunión. Además, las resoluciones que permiten hacer una votación rápida generando el registro de la votación y la biblioteca que permite almacenar los documentos importantes y con rápido acceso.
A nuestros miembros les parece muy bien tener un registro completo de cómo se desarrolló la reunión, el orden del día, los documentos presentados, las votaciones, la asistencia, etc. Se registran automáticamente, de forma ordenada e histórica. Aunque esto es algo que se podría pensar que es lo mínimo que se debería ofrecer, ha hecho que varios de nuestros miembros nos pidan que incluyamos información de reuniones anteriores, para poder navegar por las reuniones anteriores de forma sencilla en la aplicación.
¿Qué ventajas ha aportado el uso de Convene a su organización?
El paso de las reuniones presenciales a virtuales ha supuesto una reducción de costes muy importante para la organización al no tener que comprar billetes de avión, ni hacer reservas de habitaciones de hotel, ni incurrir en gastos de alimentación y transporte interno para nuestros invitados y personal.
La parte operativa de las reuniones (gestión, coordinación, comunicación, interacción, toma de decisiones) ¡Todo ha sido mucho más fácil con la herramienta Convene! También desde el punto de vista económico, ya que se han eliminado los desplazamientos, la impresión de documentación, etc. La preparación de las reuniones ha disminuido la cantidad de horas invertidas por parte de las personas involucradas en coordinación de forma importante, pasando de 15 días a 2 días, aproximadamente.
¿Cómo ha funcionado Convene como herramienta de trabajo a distancia?
La existencia de Covid no hizo más que potenciar y facilitar el uso de la herramienta, ya que no había otra opción que la reunión virtual, por lo que la adopción de la plataforma fue mucho más fácil, ya que antes no utilizábamos aplicaciones de este tipo. Convene nos ha permitido cumplir con la ejecución de las reuniones reduciendo el riesgo de contagio y además de poder ingresar desde cualquier sitio con acceso a internet y dejando un registro de todas las decisiones y documentos utilizados.
Por el momento no hemos realizado reuniones híbridas, se han mantenido todas de forma virtual, utilizando Convene desktop para gestionar la reunión y Zoom para la comunicación, ya que Zoom nos permite tener varios canales de audio, así podemos manejar la traducción simultánea para los diferentes miembros.
"Convene reúne las funciones necesarias para realizar reuniones virtuales."
¿Cómo le ayuda Convene en su trabajo de sostenibilidad?
Diría que Convene ha ayudado a nuestra labor de sostenibilidad de tres maneras: La reducción de las emisiones de gases de efecto invernadero por los viajes, la disminución del papel por la impresión de documentos que sólo se utilizarán una vez y el uso más eficaz del tiempo, que nos permite dedicar nuestras horas de trabajo a la consecución de estos objetivos.
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