“Convene facilitó la gestión de convocatorias y documentación asociada”
¿Nos podrías comentar brevemente el proceso de sus reuniones antes de implementar Convene?
Previamente a la utilización de Convene, CIBG contaba con otra herramienta para la gestión de reuniones, además de otros recursos ofimáticos estándares de mercado.
CIBG es una asociación sin ánimo de lucro, que tiene como objetivo la promoción, el desarrollo y la innovación en el buen gobierno de las organizaciones, generando valor medible a través de su ejercicio. Nace de la vocación de un grupo de profesionales con dilatada experiencia ejecutiva, que consideran el buen gobierno como una palanca clave en el crecimiento sostenible y la evolución de las organizaciones.
A nivel de representación, CIBG cuenta con una Comisión Ejecutiva, formada por cuatro cargos electos (presidente, vicepresidente, tesorero y secretario) que son elegidos cada dos años, y seis coordinadores de Comisiones, elegidos por los miembros de cada una de ellas.
Para facilitar el desarrollo de la actividad de la Asociación a lo largo del tiempo, contamos además con varios grupos de trabajo, adscritos a las comisiones, que dotan a CIBG de un brazo flexible y adaptativo a cada circunstancia.
¿Por favor, podría describir la estructura de su Consejo?
La Comisión Ejecutiva de CIBG se reúne con sus 10 miembros una vez a la semana, así como la mayoría de las Comisiones de la Asociación. Adicionalmente, hay una sesión mensual plenaria de Consejo CIBG, en la que están invitados a participar todos los socios, que actualmente son casi cien miembros. La Asamblea General se convoca ordinariamente una vez al año y extraordinariamente, si fuera necesario.
¿Cuáles fueron las principales razones para considerar una solución para las reuniones del Consejo?
CIBG buscaba un entorno seguro, dinámico y sencillo para gestionar la documentación y convocatorias de sus reuniones. Entre las funciones deseadas destacaban la facilidad para convocar reuniones y administrar documentación.
¿Por qué decidieron utilizar Convene?
Convene fue elegida por su sencillez, seguridad y flexibilidad. Además, su modelo comercial resultó clave para una organización como CIBG. La herramienta permitió gestionar reuniones de manera segura, dinámica y eficiente.
Recepción y uso de Convene por parte del Consejo y los altos directivos
A nivel de la Comisión Ejecutiva, Convene se utilizó recurrentemente y facilitó la gestión de usuarios, convocatorias y documentación. Si bien su uso entre los coordinadores de comisiones fue heterogéneo y combinado con otras herramientas ofimáticas, las sesiones de formación ayudaron a familiarizar a los socios con su manejo básico, por ser una herramienta sencilla.
Beneficios observados con Convene
Convene permitió reducir el tiempo dedicado a la gestión de convocatorias y facilitó el acceso rápido y seguro a la documentación de las reuniones. Dentro las funciones más útiles de Convene destacan la administración de usuarios, la asignación de espacios de trabajo dentro de CIBG, así como la convocatoria de reuniones y la distribución de documentación.
¿Qué nos podrías comentar respecto a nuestro servicio de capacitación de Convene?
"Siempre que los he necesitado, me atendieron estupendamente", comentó Ana Cortes sobre el soporte recibido por el equipo de Customer Success.
“Poder contar con Convene fue de gran ayuda para aumentar el orden y la eficiencia de la convocatoria de nuestros Consejos, Asambleas y Comités, así como para garantizar la gestión segura de nuestra información”
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